Usted es un fiscal delegado ante un juez de circuito y está a cargo de un caso de alto perfil que ha generado gran revuelo mediático. La investigación, que ha durado varios años, está a punto de entrar en su fase final: el juicio oral. La integridad del proceso depende de la solidez de las pruebas presentadas, las cuales están organizadas en un voluminoso expediente. En una revisión de última hora, su asistente le informa con preocupación que faltan varios documentos clave, específicamente una serie de informes periciales que fueron remitidos por el Grupo de Balística de la División de Criminalística. La ausencia de estos informes podría debilitar la acusación y llevar a la absolución del imputado.

El asistente ha revisado minuciosamente el archivo físico y el sistema de gestión documental de la Fiscalía, pero los informes no se encuentran registrados ni se tiene evidencia de su recepción o custodia. El Grupo de Balística, por su parte, asegura haber enviado los documentos a través de mensajería interna, pero no tiene el registro de la entrega. La presión mediática y la expectativa de la sociedad por una sentencia justa son enormes. El juicio está programado para comenzar en tres días y usted se encuentra en una encrucijada: ¿Cómo proceder para recuperar la información faltante sin comprometer la legitimidad de su gestión? La inacción o una respuesta inadecuada podría tener graves consecuencias para el caso y para su carrera. Su responsabilidad es garantizar la "Justicia con Calidad" que promueve la Fiscalía.

La situación se agrava al descubrir que el procedimiento estándar para la recepción de documentos no se siguió estrictamente en este caso, lo que ha generado una "no conformidad" en el proceso. Los protocolos de control interno no se aplicaron adecuadamente, lo que resalta la importancia de la fase de "Hacer" del ciclo PHVA del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. La falta de un registro de entrega o una "evidencia" documentada demuestra un fallo en la implementación del control interno. Como líder del proceso, usted debe tomar una decisión que no solo resuelva el problema actual, sino que también evite que situaciones similares vuelvan a ocurrir, fortaleciendo los "mecanismos de control" y la "transparencia" en la actuación pública. La meta final es cumplir con la misión de la entidad de "encontrar la verdad de los hechos en la investigación penal".