Demande de partenariat - Organisation membre - AJJRO 2014

i) - Marche à suivre

• La demande de partenariat concerne les organisations désirant devenir des Organisations membres selon l’article 4.4 des Règlements administratifs de l’AJJRO.
• La présente demande ne concerne pas l’organisation/proposition d’activités.
• La demande de partenariat est soumise une seule fois par année.
• La demande de partenariat fait office de promesse de contracter.

1) La demande doit être remplie, puis soumise électroniquement au Conseil d’Administration (CA) de l’AJJRO.

2) Une fois la demande reçue, le CA pourra accepter (avec ou sans conditions) ou refuser la demande de partenariat. Elle fera suivre sa décision dans un délai raisonnable, accompagné de l’Entente signée.

3) L’Entente entre en vigueur conformément à l’article 5.1.

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    Préambule

    La présente entente vise à régir la relation entre l’Association des Joueuses et Joueurs de Rôles de l’Outaouais (AJJRO) et le(s) organisateur(s) d’un Grandeur Nature (GN), ou un GN, à titre d'organisation membre (ci-après « les parties »).

    Section 1 - Personnes responsables et organisateurs

    ARTICLE 1 – Inscription comme membres 1.1 Toutes les personnes responsables et tous les organisateurs indiqués à l’Annexe 2 et ceux communiqués subséquemment par l’Organisation membre doivent être personnellement membres de l’AJJRO conformément à l’article 4 des Règlements administratifs dont le coût pour l’année 2013 est de 10$ par membre. 1.2 Cette inscription doit se faire dans les 7 jours de l’acceptation par le CA de la Demande de partenariat ou de l’activité soumise selon le cas. ARTICLE 2 – Statut de l’Organisation membre 2.1 L’Organisation membre devient membre de l’AJJRO, conformément à l’article 4.4 des Règlements administratifs, au moment où le CA transmet une réponse favorable à la Demande de partenariat soumise. L’Entente signée et transmise par le CA confirme ce statut. 2.2 Afin de bénéficier de l’assurance responsabilité civile de l’AJJRO, l’Organisation membre ne peut être une personne morale distincte, ni une société en nom collectif ou en commandite* , ni une association**. * Voir notamment l’article 2189 du Code civil du Québec ** Article 2186 al2 du Code civil du Québec

    Section 2 - Description des articles

    ARTICLE 3 - Contribution aux frais communs 3.1 Comprends notamment les frais associés à la visibilité, la publicité, l’accès à l’homologation et aux autres Comités, l’utilisation des règles, la couverture de l’assurance responsabilité civile, l’accès aux infrastructures auxquels aucuns frais ne sont généralement associés et la réservation par le CA de locaux, terrains ou autres infrastructures auprès des partenaires de l’Association. 3.2 Les frais associés à la location, la réservation, aux dépôts et à l’annulation de locaux, terrains ou autres infrastructures auprès des partenaires de l’Association sont à la charge de l’Organisation membre. 3.3 La cotisation annuelle est fixée pour 2014 selon le nombre d’activités organisées en fonction de la formule suivante : • 100$ pour l’organisation d’au moins une activité de GN • 125$ pour l’organisation de 2 activités de GN • 150$ pour l’organisation de 3 à 4 activités de GN • 200$ pour l’organisation de 5 activités de GN et plus 3.4 Une activité de GN est définie comme ayant une durée d’au moins 4 heures. 3.5 L’Organisation membre s’engage à offrir au minimum, à titre de rabais aux membres de l’AJJRO sur les frais d’inscription à leurs activités, selon le cas : i) 10% si les frais d’inscription sont moins de 20$. ii) 5$ si les frais d’inscription sont de 20$ jusqu’à 50$. iii) 10% si les frais d’inscription sont de 50$ et plus. 3.6 L’Organisation membre peut déroger à l’article 3.5 en payant une cotisation annuelle supplémentaire de 100$. ARTICLE 4 - Options de services offerts et paiement des frais 4.1 L’AJJRO offre les services stipulés à l’Annexe 1. 4.2 La cotisation annuelle prévue à l’article 3.3 doit être payée au plus tard 7 jours après l’entrée en vigueur de l’Entente selon l’article 5.1; sauf entente contraire. 4.3 Les frais de transaction (PayPal ou autre) sont à la charge de l’Organisation membre. 4.3.1 Des frais fixes de 5% s’appliquent si la transaction est effectuée par Paypal. Un remboursement des frais payer en trop, si applicable, sera fait en fin d’année fiscale (31 décembre). 4.4 En cas de retard excédant 7 jours dans le paiement de tous frais prévu au présent article, des frais supplémentaires de 25$ s’appliquent. 4.5 Tout solde impayé empêche une Organisation membre de soumettre une demande de partenariat l’année suivante.

    Section 3 - Entrée en vigueur et terme

    ARTICLE 5 – Entrée en vigueur et terme 5.1 L’Entente entre en vigueur lorsque le CA signifie à l’Organisation membre qu’elle accepte la demande de partenariat soumise et lui envoie une copie signée de l’Entente. 5.2 Si la demande de partenariat est acceptée sous conditions, l’Entente entre en vigueur lorsque l’Organisation membre aura signifié au CA qu’elle accepte ces conditions. 5.3 L’adhésion en tant qu’Organisation membre vient à échéance à la clôture de l’Assemblée générale annuelle de l’AJJRO conformément à l’article 5.1 des Règlements administratifs.

    Annexe 1 : Options de service

    A - Trousse de maquillage : L’AJJRO met à la disposition des organisations membres les perruques, maquillage et autres prothèses en latex qu’elle détient et choisit d’inclure. L’AJJRO a la responsabilité d’offrir et entretenir une trousse de bonne qualité. Frais : 30$ Maquillage, perruques, prothèses de latex, « spirit gum » B - Trousse costumes : L’AJJRO met à la disposition des organisations membres les costumes qu’elle détient et choisit d’inclure. L’AJJRO a la responsabilité d’offrir et entretenir une trousse de bonne qualité. *Veuillez noter que des frais de 50 $ seront imposés si les costumes ne sont pas lavés, s’il y a des bris excessifs ou des pertes importantes de costumes. Les costumes devront aussi être ramenés et rangés chez la personne responsable de l’entreposage au nom de l’AJJRO dans un délai de 14 jours après l’activité. L'Organisation membre est aussi responsable d'aller chercher, et ramener le costumier. Frais : 20$ Accès aux divers costumes de l’AJJRO (Lavage en sus). C - Épées en mousse injectée: L'AJJRO met à la disposition des organisations membres 10 épées en latex de 90cm de la compagnie Mythril de 2 couleurs différentes. L’AJJRO a la responsabilité de s'assurer de la sécurité des épées, et les organisations membres sont responsables de s'assurer de leur bonne utilisation. Frais : 5$ chacune, 20$ pour 5 épées, 40$ kit de trollball complet

    Annexe 2 : Information sur l’Organisation membre

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