INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“RGPD”)

Al fine di garantire che il trattamento sia effettuato conformemente al Regolamento, l’Agenzia ICE, in qualità di Titolare del trattamento, rende agli interessati la seguente informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento, dando evidenza delle informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali nell’ambito dei Servizi offerti tramite la registrazione al portale istituzionale nell’Area Clienti.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati è ICE - Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane, con sede legale in via Liszt, 21 – 00144 Roma, Tel.06 59921 (da ora in poi “ICE Agenzia” o anche Titolare del trattamento”). Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), designato dal Titolare per assolvere alle funzioni previste dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, è raggiungibile al recapito email: privacy@ice.it

Finalità del trattamento e base giuridica

Utilizziamo i Suoi dati personali per consentirle di usufruire dei servizi di assistenza ed informazione on line e delle funzionalità del portale istituzionale offerte attraverso la registrazione all’Area clienti; i dati sono trattati da ICE Agenzia per finalità di esecuzione dei propri compiti istituzionali e di interesse pubblico, per gli adempimenti previsti da norme di legge o di regolamento, nonché per consentire un’efficace comunicazione istituzionale.

Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche: (i) il trattamento è necessario per l’esercizio di attività di pubblico interesse svolte dal Titolare art. 6 co. 1 lettera “e”; (ii) Il trattamento è necessario per adempiere obblighi giuridici a cui è soggetto il titolare del trattamento, ad esempio adempimento di obblighi di legge (contabili, fiscali), regolamento e contratto, esecuzione di provvedimenti dell’autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6 par. 1 lettera “c”); (iii) Il trattamento è necessario ai fini della stipula e dell’esecuzione del contratto, ovvero ai fini dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 punto 1 lettera “b”).

Inoltre, qualora di suo interesse e come dettagliato di seguito nel paragrafo “Dati Facoltativi”, i dati personali confluiti nella Banca Dati Centrale (BDC) dell’Agenzia ICE potranno inoltre essere utilizzati nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art. 22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall'art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L.132/2019.

I suoi dati potranno, quindi, essere utilizzati per l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dal Titolare quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, attività di business matching e utilizzati per proporre la rilevazione della customer satisfaction ed effettuare altri sondaggi attinenti alle attività istituzionale e di pubblico interesse.

Modalità del trattamento

ICE Agenzia tratta i dati personali nel rispetto dei principi previsti dal Regolamento, vincolando il trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza, per finalità esplicite e legittime connesse agli adempimenti di legge, alle finalità istituzionali, e alle attività amministrative ad esse strumentali. Vengono trattati solamente i dati personali adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

I dati sono trattati da personale di ICE Agenzia, adeguatamente istruiti che operano in qualità di personale autorizzato al trattamento del dato, o da eventuali persone autorizzate per occasionali operazioni di manutenzione dei sistemi, delle applicazioni e dei dati necessari ai servizi del portale.

Il trattamento avviene in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, mediante l’utilizzo di strumenti automatizzati, compresa la riservatezza e la protezione, attraverso misure tecnico organizzative volte a prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati.

I dati non saranno utilizzati per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella presente informativa, se non informandola preventivamente.

Dati obbligatori

I suoi dati personali sono trattati al fine di consentirle la partecipazione all’Evento organizzato da Agenzia ICE e i suoi partner nell’Evento stesso.

Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente informativa, potranno essere trattati le seguenti categorie di dati come identificativi personali (per es. nome, cognome, codice fiscale), contatti telefonici, indirizzi e-mail.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è indispensabile per usufruire del servizio richiesto; l’eventuale rifiuto di fornire tali informazioni ne impedirà l’erogazione.

I Suoi dati personali saranno gestiti anche attraverso software online o servizi cloud, situati all’interno dell’Unione Europea, nel rispetto dei diritti e garanzie previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (RGPD).

Saranno altresì trattati dati di servizio quali informazioni relative al traffico telematico dei servizi audio e videoconferenza per la gestione alla partecipazione all’Evento. Nel caso in cui l’evento sia documentato con mezzi fotografici/audiovisivi, ritraendo il pubblico partecipante, il materiale raccolto potrà essere diffuso tramite stampa, canali social, radio, web, tv. La permanenza nel luogo di svolgimento verrà considerata come assenso alla raccolta audiovisiva ed alla possibile diffusione.

I suoi dati potranno essere trasferiti ad altri soggetti esclusivamente al fine di assicurare la migliore riuscita dell’Evento o per adempiere a compiti di interesse pubblico e specifici obblighi di legge.

Dati facoltativi – Finalità non obbligatorie

Il conferimento dei dati contrassegnati come facoltativi è finalizzato esclusivamente alla possibilità di offrirle un servizio maggiormente personalizzato. I dati conferiti confluiscono altresì nella Banca Dati Centrale dell’Agenzia ICE, che potrà utilizzarli nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art.22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall’art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L. 132/2019, nel rispetto delle disposizioni di cui agli artt. 13 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 sulla tutela dei dati personali delle persone fisiche, come richiamate dall'art. 4 del citato Regolamento.

I suoi dati potranno quindi essere anche utilizzati per:

- l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dall’Agenzia ICE quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, ecc…;

- per rilevare la customer satisfaction;

- effettuare sondaggi attinenti alle attività istituzionali e di pubblico interesse dell’Agenzia ICE;

- attività di business matchmaking.

Il trattamento avverrà con modalità cartacee e/o informatizzate.

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali contrassegnati come obbligatori saranno conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità o in base alle scadenze previste dalle norme di legge. Essi potranno essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica e storica o ai fini statistici fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.

I dati personali contrassegnati come facoltativi saranno conservati per dieci anni.

Diritti dell’interessato

Le ricordiamo, inoltre, che potrà esercitare in qualunque momento i diritti di cui all’articolo 15 e ss. del Reg. UE 2016/679.
Per ogni informazione è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento: Agenzia-ICE, Via Liszt 21, 00144 Roma, o al responsabile dell’Ufficio organizzatore dell’iniziativa riportato nella presente comunicazione della Sede di Roma, o al Responsabile della Protezione Dati al seguente indirizzo email: privacy@ice.it.

La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative e/o dei provvedimenti del Comitato europeo per la protezione dei dati personali (EDPB) e dell’Autorità Garante Nazionale. La versione aggiornata dell’informativa è comunque sempre consultabile online all’indirizzo: https://www.ice.it/privacy