2023 Horizon Ottawa Membership Status Form

(Un texte français suit)

In order to conduct our AGM, we need to figure out how many active members are part of the organization to determine things like quorum for the meeting, quorum for voting, etc.

Membership in good standing will be determined by an annual self-assessment form (like this one) that will be sent by email to members to confirm that their membership status is active. To this end, please fill and submit this form to ensure that we receive your preference.

If a member selects “Canceled” as the response to the membership status question in this form, or does not respond within one month of us sending the form, their membership will be considered “Lapsed” and they will no longer have voting rights at meetings or via our online voting system, Loomio. They will also be removed from our regular membership mailing list.

Outside of this form, any member can relinquish their membership at any time by notifying a board member in writing via the email they used to sign up. In case you are unable to determine the email used to sign up, or have signed up using multiple emails, you can get in touch with the board who will help you proceed.

We have also included some additional questions in order to get a good idea of the demographics of our membership. All of these questions have a “Prefer Not to Say” option, but answering them helps us to identify and remedy any lack of equity in Horizon Ottawa.

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Afin de tenir notre AGA, nous devons déterminer combien de membres actifs font partie de l'organisation pour déterminer des choses comme le quorum pour la réunion, le quorum pour voter, etc.

L'adhésion en règle sera déterminée par un formulaire d'auto-évaluation annuel (comme celui-ci) qui sera envoyé par courriel aux membres pour confirmer que leur statut de membre est actif. À cette fin, veuillez remplir et soumettre ce formulaire pour vous assurer que nous recevons votre préférence.

Si un membre sélectionne « Annulé » comme réponse à la dernière question de ce formulaire, ou ne répond pas dans le mois suivant l'envoi du formulaire, son adhésion sera considérée comme « périmée » et il n'aura plus le droit de vote aux réunions ou via notre système de vote en ligne, Loomio. Ils seront également retirés de notre liste de diffusion régulière des membres.

En dehors de ce formulaire, tout membre peut renoncer à tout moment à son adhésion en avisant un membre du conseil d'administration par écrit via l'e-mail qu'il a utilisé pour s'inscrire. Si vous ne parvenez pas à déterminer l'e-mail utilisé pour vous inscrire ou si vous vous êtes inscrit en utilisant plusieurs e-mails, vous pouvez contacter le conseil d'administration qui vous aidera à continuer.

Nous avons également inclus quelques questions supplémentaires afin d'avoir une bonne idée de la démographie de nos membres. Toutes ces questions ont une option « Je préfère ne pas dire », mais y répondre nous aide à identifier et à remédier à tout manque d'équité à Horizon Ottawa.


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