Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Oulun yliopiston Vesiteknillinen Yhdistys ry:lle.
Laatimispäivämäärä 15.05.2018. Viimeisin muutos 23.3.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry
Pentti Kaiteran katu 1, 90500 Oulun yliopisto
Postiosoite:
PL 3000
90014 Oulun yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistyksen hallituksen excursiomestari
vty(at)student.oulu.fi
3. Rekisterin nimi
Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n ulkomaanexcursion osallistujarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on osallistujarekisterin ylläpito ja yhteyden pito tapahtumaan osallistuviin henkilöihin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o   Täydellinen nimi
o   Sähköpostiosoite
o   Puhelinnumero
Rekisterissä ei säilytetä muiden kuin Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistyksen jäsenten tietoja, ja henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan sisällä tapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään kuukauden päästä tapahtumasta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan polkupyöräexcursion ilmoittautumista varten luodusta Forms-lomakkeesta, johon ilmoittautuminen tapahtumaan jätetään, ja johon on pääsy excursiomestarin lisäksi yhdistyksen excuapurilla.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa tarpeen vaatiessa vain Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n hallitukselle. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella mikäli tarpeen. Rekisterin salaus toteutetaan Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistys ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjän tulee vastata asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa ja Suomen laissa asiasta säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat luovuttaneet tietonsa ilmoittautumislomakkeen kautta ja ovat Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n jäseniä. Jäsenyydestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.