Poučení o nakládání s osobními údaji

Společní správci osobních údajů

Společnými správci osobních údajů člena je ústředí hlavního spolku Liga lesní moudrosti, z. s. IČO: 00536474, sídlem: Senovážné nám. 24, Praha 1 a Liga lesní moudrosti - kmen Zlatí draci, IČO: 23803690, se sídlem Husovo náměstí 60, 413 01 Roudnice nad Labem (dále jen „LLM“, jako společní správci osobních údajů (dále jen Správci).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“) a nařízením (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále jen „ GDPR“).

Správci osobní údaje zpracovávají v rozsahu nezbytném pro výkon oprávněné činnosti spolku, a to konkrétně pro následující účel:

zajištění výchovné práce, kmenové, případně i další obdobné činnosti kmenů a LLM (dále jen činnost),
evidence členů, kdy členství je zákonný právní vztah mezi fyzickou osobou, LLM a jejím příslušným pobočným spolkem – kmenem (která je pobočným spolkem LLM ve smyslu Občanského zákoníku),
LLM své členy eviduje mimo jiné kvůli výběru členských příspěvků nebo rozesílky časopisu Woodcraft,
kontaktování člena, případně jeho zákonných zástupců při zajištění činnosti a v návaznosti na ní (např. komunikace se zákonným zástupcem ohledně činnosti člena, pozvánky na akce aj.),
evidence účastníků akcí pořádaných hlavním či pobočným spolkem LLM,
poskytnutí údajů požadovaných po LLM orgány veřejné správy při čerpání finančních prostředků z jejich rozpočtů nebo při plnění dalších povinností vyplývajících z právních předpisů,
zpracovávání plateb na bankovní účty, včetně transparentních.

Správci zpracovávají o každém členovi tyto osobní údaje:

identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, trvalé bydliště, fotografie (v případě, že jsou členem poskytnuty pro účely vystavení členského průkazu, vložení profilové fotografie do registrace, ročenky organizace, e-mail a další obdobné údaje,
podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), sloužící k dokumentaci a propagaci činnosti pro potřeby spolku; Tyto pak slouží zejména k propagaci spolku (hlavního i pobočného) v tištěných i multimediálních mediích (časopis, výroční zpráva, web, sociální sítě…), dokumentaci činnosti atd. (kroniky, výstavy, fotoalba…),
údaje o zákonných zástupcích – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, telefon, e-mail a podobné údaje,
údaje o zdravotním stavu a zdravotní pojišťovně, které jsou ve smyslu Nařízení považovány za zvláštní kategorii osobních údajů. Tyto údaje zpracovávají správci za účelem nezbytným pro posouzení zdravotního stavu člena pro účast na činnosti, a dále slouží k preventivní ochraně zdraví člena a též jako informace pro ošetřujícího lékaře,
údaje o zdravotním stavu, další údaje související s činností člena – plavecké, tělesné a jiné schopnosti a dovednosti a podobné údaje.

Výše uvedené osobní údaje člena jsou zpracovávány za účelem plnění závazků spolku vůči členovi, za účelem plnění právních povinností správců a na základě oprávněného zájmu správců k ochraně jejich práv a prezentace jejich činnosti veřejnosti.

Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva subjektu údajů

Správci v přiměřeném rozsahu a v souladu s účelem zpracovávání osobních údajů zveřejnit osobní údaje členů, kteří vykonávají funkce v hlavním či pobočném spolku LLM, či se o ně ucházejí.

Osobní údaje mohou být zpracovávány kromě Správců i jimi pověřenými zpracovateli, a to za použití manuálních a automatizovaných způsobů zpracování. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny pobočným spolkům LLM (dostupný také na www.justice.cz), přičemž budou zpřístupněny pouze těm vedoucím, kteří je potřebují pro výkon své funkce (vzdělávací kurzy, soutěže…).

Zákonný zástupce je povinen o členovi poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a identifikační a kontaktní údaje o alespoň jednom zákonném zástupci. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Správců ve vztahu k členovi po dobu jeho členství. V případě neposkytnutí těchto údajů člen nemůže být přijat. Poskytnutí ostatních osobních údajů je dobrovolné.

Na základě písemné žádosti je LLM povinna poskytnout členovi (případně za něj jeho zákonnému zástupci) informace o osobních údajích o něm zpracovávaných. Pokud se člen nebo zákonný zástupce domnívá, že jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s Nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

požádat Správce, zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení;
požádat, aby jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce odstranil takto vzniklý stav;
obrátit se s podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů;
požadovat opravu osobních údajů v souladu s Nařízením;
v případě použití údajů pro marketingové a informační účely má člen, resp. jeho zákonný zástupce právo vznést ke správci námitku.

Člen resp. zákonný zástupce má právo na přenositelnost těchto údajů a na právo na výmaz těchto údajů v souladu s Nařízením. Dále má právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti Správcem.

Doba zpracovávání osobních údajůOsobní údaje jsou zpracovávány po dobu členství. Z důvodu uchovávání historie kmene i hlavního spolku a důvodu uvedených dále, jsou údaje uchovávány i po ukončení členství a uplynutí dalších zákonných lhůt nejdéle však po dobu 50 let po skončení členství v LLM. Správci budou zpracovávat tyto osobní údaje za účelem:

obnovení údajů o členství příslušného člena v LLM, pokud se člen rozhodne do LLM znovu vstoupit,
informování bývalého člena o akcích a projektech organizovaných hlavním nebo pobočným spolkem LLM
ochrany oprávněných zájmů LLM.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Zaškrtnutím pole GDPR v evidenci členů nebo vlastnoručním podpisem, případně podpisem zákonného zástupce tohoto dokumentu, beru na vědomí a souhlasím se zpracováváním mých osobních údajů uvedených v registru členů spolku LLM.

Pro tyto účely:1. pro informační účely:

vytváření propagačních materiálů spolku a kmene obsahujících fotografie mé osoby samostatně, popř. ve skupině s jinými osobami bez připojení dalších osobních údajů,
zasílání informací o pořádaných akcích, výrobcích, zboží a službách a dalších výstupech aktivit spolku nad rámec běžné činnosti.

Tento souhlas uděluji na dobu trvání mého členství ve spolku a dále na dobu 50 let ode dne skončení mého členství ve spolku.

Prohlašuji, že jsem byl/a informován o tom, že podle výše uvedených právních předpisů o ochraně osobních údajů mám právo:

kdykoliv odvolat udělený souhlas, a to pro každý ze shora uvedených účelů samostatně,
vyžádat si informaci o tom, jaké osobní údaje jsou o mně zpracovávány,
vyžádat si opravu nebo doplnění svých osobních údajů,
žádat výmaz osobních údajů, pro jejichž zpracovávání již dále není důvod,
žádat omezení zpracovávání údajů, které jsou nepřesné, neúplné nebo u nichž odpadl důvod jejich zpracování, ale nesouhlasím s jejich výmazem,
žádat umožnění přenesení zpracovávaných údajů,
vznést námitku proti zpracování mých osobních údajů pro přímý marketing, včetně souvisejícího profilování,
nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování,
mám právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti správcem.

Souhlas se týká mých osobních údajů evidovaných v registru LLM.