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Diagnóstico da Situação Arquivística
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Seção A: IDENTIFICAÇÃO
1. Nome do respondente:
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2. Vínculo com o Ministério do Desenvolvimento Regional:
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2.1 Se a resposta acima for "Outro", identifique o vínculo.
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3. E-mail institucional do respondente:
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4. Onde está localizada a sua unidade:
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5. Nome completo da unidade que você está representando:
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Espaço para preenchimento com observações e comentários adicionais sobre a identificação do colaborador (servidor, comissionado terceirizado, consultor, estagiário/bolsista) e de sua unidade.
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Seção B: PERFIL DA UNIDADE
1. A Unidade de Arquivo possui Missão e Visão?
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2. A Unidade de Arquivo possui metas de desempenho?
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3. Identifique quais das atribuições do Regimento Interno elencadas abaixo são plenamente, parcialmente ou não são realizadas pela Unidade de Arquivo:
3.1 Coordenar e planejar a política de documentação e informação no âmbito do Ministério;
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3.2 Coordenar e planejar as atividades inerentes aos serviços de biblioteca, arquivo e protocolo no âmbito do Ministério;
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3.3 Coordenar e planejar a política de seleção, aquisição e desenvolvimento de coleções que compõem o acervo de publicações;
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3.4 Padronizar os procedimentos do trâmite documental, no sistema informatizado, entre as unidades do Ministério;
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3.5 Coordenar e planejar as ações referentes à produção documental, agilidade do fluxo documental e uniformidade de procedimentos de registro, tramitação, classificação, eliminação, arquivamento, acervo técnico e acesso a documentos e informações;
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3.6 Coordenar e definir normas e procedimentos das atividades de arquivo e protocolo do Ministério, assegurando a guarda, organização e preservação dos documentos dos arquivos corrente, intermediário e permanente;
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3.7 Coordenar a transferência dos documentos das unidades setoriais para o Arquivo Central e o recolhimento dos documentos de valor permanente para o Arquivo Nacional;
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3.8 Coordenar e planejar, em articulação com a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas o aperfeiçoamento e treinamento de recursos humanos para as atividades relacionadas à gestão de documentos;
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3.9 Manter intercâmbio e cooperação com o Arquivo Nacional e instituições arquivísticas nacionais e internacionais;
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3.10 Propor, implementar e acompanhar boas práticas de gestão da informação;
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3.11 Gerir o sistema de gestão de documentos e protocolo do Ministério;
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3.12 Coordenar, supervisionar e gerir os contratos de responsabilidade da área;
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3.13 Promover a divulgação de produtos disponíveis e serviços prestados pela Coordenação;
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4. Existe Organograma, Mapeamento de Processos ou Fluxos de trabalhos específicos da Unidade de Arquivo? Se sim, anexar abaixo.
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5. A Unidade de Arquivo possui histórico da sua criação, reestruturação e atuação?
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6. A Unidade de Arquivo sabe informar/tem mapeado quais os principais produtos e serviços ofertados ao MDR?
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7. A Unidade de Arquivo foi impactada pela mudança de governo na última eleição presidencial?
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7.1 Selecione na lista de itens abaixo, quais foram os principais problemas e/ou desafios de gestão de documentos e informações para Unidade de Arquivo a partir da mudança de governo.
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8. A atual estrutura organizacional da Unidade de Arquivo permite o atendimento de quais funções arquivísticas elencadas abaixo?
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9. Qual foi o grau de maturidade da gestão de documentos do MDR mensurado pelo SIGA em 2018?
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10. Qual o grau de maturidade dos serviços de gestão de documentos no MDR atualmente?
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Espaço para preenchimento com informações ou observações adicionais sobre o perfil da sua unidade.
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Seção C: Normas e Atividades desenvolvidas pela Unidade de Arquivo
1. A Unidade de Arquivo tem diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos aprovadas?
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2. Quando as diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos foram revisadas?
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3. A Unidade de Arquivo dispõe políticas e ações para proteger os documentos e informações de riscos internos e externos?
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4. Quais das funções e atividades elencadas abaixo são desenvolvidas pela Unidade de Arquivo?
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5. Das funções e atividades listadas no item anterior, quais possuem maior complexidade/dificuldade de execução?
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6. A Unidade de Arquivo possui/realiza capacitações em gestão de documentos para servidores e colaboradores do Ministério?
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7. A Unidade de Arquivo faz uso ou já utilizou técnicas de marketing para promover seus produtos e serviços no Ministério?
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8. A Unidade de Arquivo já realizou uma avaliação do grau de satisfação dos seus produtos e serviços prestados as demais Unidades do MDR?
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9. A Unidade de Arquivo consegue atuar no Ministério de forma proativa, propondo soluções, inovações e projetos?
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10. O que falta ou precisa melhorar para que a Unidade de Arquivo realize suas atividades com maior efetividade?
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Espaço para observações adicionais sobre as atividades arquivísticas desenvolvidas na unidade.
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Seção D: CARACTERÍSTICA DOS DOCUMENTOS ACUMULADOS
1. Atualmente a Unidade de Arquivo produz/recebe documentos ou processos em suporte papel?
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2. A sua unidade fornece documentos em suporte papel ou cópia impressa como opção disponível para as atividades?
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3. A sua unidade recebe ou guarda documentos que foram produzidos/recebidos originalmente em papel e que posteriormente foram digitalizados, incluídos em sistema eletrônico (SEI ou outro Sistema Informatizado) e seguiram em tramitação no sistema (Documentos Híbridos)?
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4. Cite abaixo quantos processos/documentos são híbridos na sua unidade:
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5. Os documentos estão organizados?
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6. Qual o volume/quantidade de documentos produzidos no ano de 2021?
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6.1 Qual o volume/quantidade de documentos existentes no Arquivo do MDR atualmente?
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7. Qual o ano do documento mais antigo e do mais recente em suporte papel?
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8. Existem documentos em outro tipo de suporte além do papel? Se sim, marque uma ou mais alternativas se necessário.
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8.1 É possível precisar o volume desses documentos? (Ex.: 15.323 processos digitais produzidos pela unidade no SEI).
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9. A Unidade de Arquivo tem ou já identificou os documentos vitais (mais importantes) dos setores do MDR?
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10. Há presença de materiais estranhos ou não arquivísticos¹ armazenados no acervo documental?
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11. A Unidade de Arquivo produz ou guarda cópias de documentos?
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11.1 Caso existam cópias quais são:
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12. Quanto a utilização do e-mail no MDR:
12.1 As atividades são desempenhadas (comunicadas e documentadas) também, além dos sistemas informatizados, por e-mail institucional?
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12.2 Ocorre de alguns documentos produzidos serem registrados e armazenados apenas no e-mail institucional?
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12.3 Ocorre o uso do e-mail pessoal para realização de atividades institucionais?
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12.4 Existe norma específica ou orientação sobre o uso correto do e-mail em conjunto a utilização dos sistemas informatizados?
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13. Há documentos de outros órgãos arquivados junto aos documentos do MDR?
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13.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", transcreva abaixo quais são os órgãos.
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Espaço para preenchimento com informações e/ou observações adicionais sobre as características dos documentos da sua unidade.
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Seção E: FORMAS DE ORGANIZAÇÃO E RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. Quais instrumentos/métodos listados a seguir são usados para a organização dos documentos?
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1.1 Método de classificação desenvolvido pela Unidade de Arquivo.
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2. Mesmo com a utilização do instrumento/método, a Unidade de Arquivo sente dificuldade para organizar os documentos?
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3. Existem documentos na Unidade de Arquivo sem organização/tratamento técnico?
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3.1 Motivo da não organização/tratamento:
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4. Selecione na lista abaixo quais instrumentos são utilizados para recuperação e controle dos documentos arquivados.
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5. A unidade encontra dificuldades para recuperar e controlar os documentos?
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6. O Armazenamento do acervo documental do MDR é feito, atualmente, pelo próprio Ministério?
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6.1 Se a resposta ao item anterior for "Não", qual o custo anual para armazenamento dos documentos realizado outro instituição (público ou privado)?
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Espaço para observações adicionais sobre a organização e recuperação dos documentos.
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Seção F: ANÁLISE DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA DOCUMENTAL
1. Os servidores e colaboradores do MDR são informados sobre suas responsabilidades pelos documentos que criam ou recebem?
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2. Há algum critério para transferência dos documentos?
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3. Como se dá o controle das transferências dos documentos para a Unidade de Arquivo?
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4. Já ocorreu transferências de documentos das unidades e setores administrativos ao Arquivo sem nenhum critério (documentos sem organização)? Se sim, especifique por qual motivo:
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Espaço para observações adicionais sobre o processo de transferência documental.
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Seção G: ANÁLISE DO PROCESSO DE SELEÇÃO, AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. A configuração da CPAD é considerada ideal?
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2. Quantas vezes ao ano a CPAD se reúne e em quais finalidades?
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3. Já houve eliminação de documentos na Unidade de Arquivo?
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4. Houve prévia avaliação e seleção dos documentos eliminados?
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5. Informe abaixo a quantidade de documentos eliminados:
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6. Informe abaixo o ano da última eliminação de documentos realizada na Unidade de Arquivo:
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7. A Unidade de Arquivo já realizou recolhimento de documentos ao Arquivo Nacional?
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Espaço para observações adicionais sobre os processos de seleção, avaliação e eliminação de documentos.
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Seção H: ANÁLISE DO PROCESSO DE PESQUISA E ACESSO AOS DOCUMENTOS
1. O acesso aos documentos de arquivo é:
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2. Existem normas, manuais ou orientações da Unidade de Arquivo que regulem a forma de acesso aos documentos?
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3. Os documentos da Unidade de Arquivo são facilmente recuperáveis e acessíveis quando solicitados para o desenvolvimento das atividades diárias?
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3.1 Qual o tempo médio de resposta no fornecimento de consulta e acesso aos documentos
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4. Há dados/estudos sobre o perfil dos usuários (solicitantes) de documentos de arquivo do Ministério?
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5. Existem dados/estudos sobre os tipos de documentos mais demandados nas solicitações de pesquisa/acesso ao acervo?
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6. Qual é a forma de solicitação de acesso aos documentos e informações da sua unidade?
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7. Já ocorreram solicitações de pesquisas em que os documentos não foram localizados?
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8. Existem mecanismos de controle de acesso aos documentos?
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9. Os métodos, instrumentos e ferramentas existentes na unidade permitem eficiência no processo de pesquisa e acesso aos documentos?
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10. Já ocorreu divulgação indevida de informações/documentos na Unidade de Arquivo?
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11. A Unidade de Arquivo considera que os mecanismos de acesso aos documentos e informações atualmente disponíveis são seguros?
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Espaço para observações adicionais sobre os processos de pesquisa e acesso aos documentos.
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Seção I: PERFIL DOS SERVIDORES E COLABORADORES DO SETOR QUE LIDAM DIRETAMENTE COM OS DOCUMENTOS E AS ROTINAS ARQUIVÍSTICAS
1. Quantos profissionais estão alocados diretamente com as demandas específicas da Unidade de Arquivo?
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2. A quantidade de servidores/colaboradores é suficiente para o desempenho das atribuições da Unidade de Arquivo?
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3. Os profissionais da sua unidade já participaram de cursos na área de gestão de documentos de arquivo?
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3.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique abaixo os cursos.
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4. Há na equipe um ou mais servidores/colaboradores responsáveis por instruir e/ou orientar sobre os processos no SEI?
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4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique os servidores responsáveis.
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5. Nos trabalhos de gestão de documentos, há necessidade de capacitação em uma ou mais atividades listadas abaixo?
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6. Houve, na unidade, casos de doenças adquiridas em função do manuseio direto nos documentos do acervo (alergia, micose de pele/unha etc.)? Se sim, especifique abaixo quais foram.
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Espaço para comentários adicionais sobre o perfil e quantitativo da equipe.
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Seção J: ANÁLISE DOS MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
1. Selecione na lista a seguir os tipos de embalagens utilizadas para acondicionar os documentos:
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2. Os materiais de acondicionamento são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, especifique abaixo o porquê.
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3. Selecione o estado das embalagens.
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4. Selecione na lista abaixo os tipos de mobiliários utilizados na unidade para guardar os documentos:
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5. Os mobiliários são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, aponte os motivos.
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6. Informe o estado físico do mobiliário.
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Espaço para observações adicionais sobre os materiais para acondicionamento e armazenamento.
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Seção L: ESTUDO DOS AMBIENTES UTILIZADOS PARA ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
1. São utilizadas empresas terceirizadas para a guarda de documentos?
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2. O depósito/sala de arquivo está localizado:
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2.1 Especifique o endereço de cada local de guarda de arquivos da unidade:
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2.2 Qual a distância aproximada entre a unidade e o prédio/sala de arquivo?
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3. Sobre o prédio/sala do arquivo:
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3.1 Em que categoria se encaixa este imóvel? (exceto em caso de guarda de documentos terceirizada).
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3.2 Informe a área aproximada do depósito/sala, em m².
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4. Acerca das características da construção:
4.1 As paredes são de:
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4.2 O telhado é de:
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5. Qual o pavimento ocupado pelo arquivo?
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6. Há algum sinal de infiltração ou manchas nas paredes e teto?
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6.1 Se houver, marque os danos eventualmente existentes nas instalações:
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6.2 Relate os procedimentos adotados após os danos identificados acima.
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7. Existe espaço adequado disponível para recebimento de novos documentos?
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8. Indique qual é o tipo de iluminação nas instalações.
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8.1 As janelas possuem proteção contra luz solar (filtros, cortinas persianas, etc.)?
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9. Indique qual o tipo de ventilação existente:
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9.1 A quantidade e funcionamento dos equipamentos de ventilação é:
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10. Acerca da segurança:
10.1 Existem mecanismos de prevenção contra incêndio?
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10.2 Que tipo de equipamento é utilizado na prevenção de incêndios?
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10.3 Existe algum sistema de vigilância no prédio (servidores do órgão, empresas contratadas, etc.)?
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10.4 Existe sistema de alarme eletrônico nas portas de acesso ao depósito?
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10.5 Os equipamentos de segurança são considerados:
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11. Existe um plano de prevenção de desastres e salvamento dos documentos?
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11.1 Existe risco de inundação?
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12. Acerca dos agentes poluentes:
12.1 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no interior do depósito?
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12.2 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no exterior do depósito?
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13. Acerca do controle biológico:
13.1 Já ocorreu infestação por fungos?
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13.2 Já ocorreu infestação por insetos ou roedores?
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13.3 Qual o meio de controle utilizado nesses casos?
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13.31 Caso tenha sido realizada desinfestação ou dedetização, especifique os locais:
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13.4 Caso seja realizada limpeza periodicamente, especifique os locais:
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14. Acerca do monitoramento do ambiente:
14.1 É realizado o monitoramento da temperatura e da umidade?
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Espaço para observações adicionais sobre os ambientes utilizados para armazenamento dos documentos.
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Seção M: MIGRAÇÃO DE SUPORTE
1. Existe processo de digitalização de documentos arquivísticos na unidade?
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2. Já houve a digitalização na unidade conduzida por empresa privada (terceirizada)?
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3. Caso a digitalização tenha seguido alguma alguma norma ou orientação técnica, especifique abaixo.
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4. Qual foi o objetivo da digitalização?
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5. Os documentos são eliminados após digitalização?
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6. Onde são armazenados os documentos digitalizados?
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7. Existe processo de microfilmagem de documentos arquivísticos na unidade?
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8. Caso a microfilmagem obedeça alguma norma, especifique abaixo.
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9. Onde são armazenados os documentos microfilmados?
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10. Caso existam outras práticas de migração de suporte, especifique abaixo.
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10.1 Caso exista normatização que regulamente esta prática, especifique abaixo.
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Espaço para observações adicionais sobre a migração de suporte.
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Seção N: SEI E OUTROS SISTEMAS INFORMATIZADOS UTILIZADOS
1. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a desenvolvimento de sistemas de negócio?
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2. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a preservação digital?
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3. A Unidade de Arquivo já foi consultada sobre a inutilização ou migração de sistemas informatizados (de negócios) no âmbito do Ministério?
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4. A Unidade de Arquivo já mapeou ou tem acesso a quantidade de sistemas informatizados (de negócios) existente no MDR?
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4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", disponibilize uma relação contendo os sistemas informatizados (de negócios) existentes:
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5. Além do SEI, a sua Unidade de Arquivo é responsável por outros sistemas no âmbito do Ministério?
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5.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", cite quais sistemas:
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6. Qual é o nível de satisfação da Unidade de Arquivo quanto a utilização do SEI?
No responses yet for this question.
6.1 Quais as principais dificuldades encontradas na utilização do SEI?
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Espaço para observações adicionais acerca do SEI e outros sistemas informatizados.
No responses yet for this question.
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