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Diagnóstico da Situação Arquivística
O Diagnóstico da situação arquivística tem por objetivo mapear as diversas variáveis que, de forma direta ou indireta, afetam a realidade documental e informacional das unidades do Ministério do Desenvolvimento Regional - MDR.
Este formulário de coleta de dados, criado especificamente para a Coordenação de Documentação e Informações - CDOC, será aplicado para apoiar a compreensão das forças, fraquezas, ameaças e oportunidades que afetam a atuação dessa importante unidade técnica do MDR.
A partir dessas informações, será possível a CDOC lançar mão de soluções pontuais e estratégicas para tornar os processos arquivísticos e informacionais mais efetivos.
Este formulário de coleta de dados, criado especificamente para a Coordenação de Documentação e Informações - CDOC, será aplicado para apoiar a compreensão das forças, fraquezas, ameaças e oportunidades que afetam a atuação dessa importante unidade técnica do MDR.
A partir dessas informações, será possível a CDOC lançar mão de soluções pontuais e estratégicas para tornar os processos arquivísticos e informacionais mais efetivos.
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Seção A: IDENTIFICAÇÃO
Esta seção tem o intuito de conhecer quem são os respondentes.
1. Nome do respondente:
1. Nome do respondente:
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2. Vínculo com o Ministério do Desenvolvimento Regional:
2. Vínculo com o Ministério do Desenvolvimento Regional:
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Servidor Comissionado
Terceirizado
Consultor
Bolsista/Estagiário
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2.1 Se a resposta acima for "Outro", identifique o vínculo.
2.1 Se a resposta acima for "Outro", identifique o vínculo.
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3. E-mail institucional do respondente:
3. E-mail institucional do respondente:
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4. Onde está localizada a sua unidade:
4. Onde está localizada a sua unidade:
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Coordenação-Geral de Suporte Logístico (CGSL)
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5. Nome completo da unidade que você está representando:
5. Nome completo da unidade que você está representando:
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Espaço para preenchimento com observações e comentários adicionais sobre a identificação do colaborador (servidor, comissionado terceirizado, consultor, estagiário/bolsista) e de sua unidade.
Espaço para preenchimento com observações e comentários adicionais sobre a identificação do colaborador (servidor, comissionado terceirizado, consultor, estagiário/bolsista) e de sua unidade.
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Section 3 of 14
Seção B: PERFIL DA UNIDADE
Essa seção é destinada a análise da unidade responsável pelas atividades de gestão, preservação e acesso aos documentos e informações no MDR.
1. A Unidade de Arquivo possui Missão e Visão?
1. A Unidade de Arquivo possui Missão e Visão?
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2. A Unidade de Arquivo possui metas de desempenho?
2. A Unidade de Arquivo possui metas de desempenho?
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3. Identifique quais das atribuições do Regimento Interno elencadas abaixo são plenamente, parcialmente ou não são realizadas pela Unidade de Arquivo:
3. Identifique quais das atribuições do Regimento Interno elencadas abaixo são plenamente, parcialmente ou não são realizadas pela Unidade de Arquivo:
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3.1 Coordenar e planejar a política de documentação e informação no âmbito do Ministério;
3.1 Coordenar e planejar a política de documentação e informação no âmbito do Ministério;
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3.2 Coordenar e planejar as atividades inerentes aos serviços de biblioteca, arquivo e protocolo no âmbito do Ministério;
3.2 Coordenar e planejar as atividades inerentes aos serviços de biblioteca, arquivo e protocolo no âmbito do Ministério;
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3.3 Coordenar e planejar a política de seleção, aquisição e desenvolvimento de coleções que compõem o acervo de publicações;
3.3 Coordenar e planejar a política de seleção, aquisição e desenvolvimento de coleções que compõem o acervo de publicações;
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3.4 Padronizar os procedimentos do trâmite documental, no sistema informatizado, entre as unidades do Ministério;
3.4 Padronizar os procedimentos do trâmite documental, no sistema informatizado, entre as unidades do Ministério;
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3.5 Coordenar e planejar as ações referentes à produção documental, agilidade do fluxo documental e uniformidade de procedimentos de registro, tramitação, classificação, eliminação, arquivamento, acervo técnico e acesso a documentos e informações;
3.5 Coordenar e planejar as ações referentes à produção documental, agilidade do fluxo documental e uniformidade de procedimentos de registro, tramitação, classificação, eliminação, arquivamento, acervo técnico e acesso a documentos e informações;
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3.6 Coordenar e definir normas e procedimentos das atividades de arquivo e protocolo do Ministério, assegurando a guarda, organização e preservação dos documentos dos arquivos corrente, intermediário e permanente;
3.6 Coordenar e definir normas e procedimentos das atividades de arquivo e protocolo do Ministério, assegurando a guarda, organização e preservação dos documentos dos arquivos corrente, intermediário e permanente;
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3.7 Coordenar a transferência dos documentos das unidades setoriais para o Arquivo Central e o recolhimento dos documentos de valor permanente para o Arquivo Nacional;
3.7 Coordenar a transferência dos documentos das unidades setoriais para o Arquivo Central e o recolhimento dos documentos de valor permanente para o Arquivo Nacional;
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3.8 Coordenar e planejar, em articulação com a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas o aperfeiçoamento e treinamento de recursos humanos para as atividades relacionadas à gestão de documentos;
3.8 Coordenar e planejar, em articulação com a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas o aperfeiçoamento e treinamento de recursos humanos para as atividades relacionadas à gestão de documentos;
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3.9 Manter intercâmbio e cooperação com o Arquivo Nacional e instituições arquivísticas nacionais e internacionais;
3.9 Manter intercâmbio e cooperação com o Arquivo Nacional e instituições arquivísticas nacionais e internacionais;
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3.10 Propor, implementar e acompanhar boas práticas de gestão da informação;
3.10 Propor, implementar e acompanhar boas práticas de gestão da informação;
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3.11 Gerir o sistema de gestão de documentos e protocolo do Ministério;
3.11 Gerir o sistema de gestão de documentos e protocolo do Ministério;
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3.12 Coordenar, supervisionar e gerir os contratos de responsabilidade da área;
3.12 Coordenar, supervisionar e gerir os contratos de responsabilidade da área;
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3.13 Promover a divulgação de produtos disponíveis e serviços prestados pela Coordenação;
3.13 Promover a divulgação de produtos disponíveis e serviços prestados pela Coordenação;
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4. Existe Organograma, Mapeamento de Processos ou Fluxos de trabalhos específicos da Unidade de Arquivo? Se sim, anexar abaixo.
4. Existe Organograma, Mapeamento de Processos ou Fluxos de trabalhos específicos da Unidade de Arquivo? Se sim, anexar abaixo.
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1
5
10
Maximum file size
1 MB
10 MB
100 MB
1 GB
10 GB
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5. A Unidade de Arquivo possui histórico da sua criação, reestruturação e atuação?
5. A Unidade de Arquivo possui histórico da sua criação, reestruturação e atuação?
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6. A Unidade de Arquivo sabe informar/tem mapeado quais os principais produtos e serviços ofertados ao MDR?
6. A Unidade de Arquivo sabe informar/tem mapeado quais os principais produtos e serviços ofertados ao MDR?
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7. A Unidade de Arquivo foi impactada pela mudança de governo na última eleição presidencial?
7. A Unidade de Arquivo foi impactada pela mudança de governo na última eleição presidencial?
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Sim, ganhou funções
Sim, perdeu funções
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7.1 Selecione na lista de itens abaixo, quais foram os principais problemas e/ou desafios de gestão de documentos e informações para Unidade de Arquivo a partir da mudança de governo.
7.1 Selecione na lista de itens abaixo, quais foram os principais problemas e/ou desafios de gestão de documentos e informações para Unidade de Arquivo a partir da mudança de governo.
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Time
Grandes volumes de documentos físicos para organizar e avaliar
Grandes volumes de documentos digitais para organizar e avaliar
Documentos em suporte físico (em meio analógico – papel ou outro) migrando para o ambiente digital
Documentos digitais grandes e complexos para migrar (por exemplo, migração de um banco de dados ou conjuntos de dados significativos)
Necessidade de desenvolver tecnologias de suporte específicas para acomodar a transferência de informações de negócios (por exemplo, Interface de Programação de Aplicativos ou API)
Dificuldades em torno de questões de segurança e ou privacidade
Pessoal técnico de arquivo (servidores) insuficiente frente as demandas da unidade
Falta de compreensão e/ou visibilidade de quais informações foram impactadas pela mudança
Impacto negativo de recursos materiais ou financeiros para Projetos
Nenhum impacto significativo
Other:
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8. A atual estrutura organizacional da Unidade de Arquivo permite o atendimento de quais funções arquivísticas elencadas abaixo?
8. A atual estrutura organizacional da Unidade de Arquivo permite o atendimento de quais funções arquivísticas elencadas abaixo?
Question Type
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Time
Criação/Produção
Avaliação
Aquisição
Conservação/Preservação
Classificação
Descrição
Difusão e Acesso
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9. Qual foi o grau de maturidade da gestão de documentos do MDR mensurado pelo SIGA em 2018?
9. Qual foi o grau de maturidade da gestão de documentos do MDR mensurado pelo SIGA em 2018?
Question Type
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Time
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
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10. Qual o grau de maturidade dos serviços de gestão de documentos no MDR atualmente?
10. Qual o grau de maturidade dos serviços de gestão de documentos no MDR atualmente?
Question Type
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FONTE: ECM3 MATURITY MODEL – VERSION 2.0.
NÍVEL 1 – NÃO GERENCIADO: O Ministério não tem uma Gestão de Documentos e Informação formal. Discos compartilhados e discos locais servem para o armazenamento de documentos, resultando em dados redundantes, dificuldade para encontrar informações, alto nível de retrabalho e frustração dos usuários.
NÍVEL 2 – INCIPIENTE: Abordagens funcionais e projetos surgem para gerenciar alguns conjuntos de conteúdo. Várias tecnologias e produtos redundantes são utilizados, não na sua plenitude e são aplicados insuficientemente.
NÍVEL 3 – EM FORMAÇÃO: O Ministério inventariou seu conteúdo (registros documentais) e desenvolve planos, políticas e procedimentos, mas está no processo de implementação há alguns anos. Múltiplos projetos estão em andamento, mas correm o risco de conflitar e falhar por falta de uma estratégia mais ampla. Inicia-se a incorporação de noções de gestão do ciclo de vida da informação.
NÍVEL 4 – OPERACIONAL: O conteúdo é gerenciado através do Ministério – apesar de estar em diversos sistemas. As temporalidades aplicáveis estão sendo gerenciadas em conteúdo eletrônico crítico. A organização também identificou qual conteúdo não gerenciar e abriu espaço para a gestão de conteúdo colaborativo e de redes sociais também.
NÍVEL 5 - PRÓ-ATIVO: A funcionalidade de gestão de conteúdo está disponível amplamente como um serviço compartilhado e é identificado no contexto de maiores esforços orientados a serviços. O Ministério pode incorporar novas tecnologias de conteúdo à medida do necessário, plugando em uma arquitetura flexível para atender aos negócios. Entendimento sólido dos principais pontos relacionados à gestão da informação e fatores críticos para o negócio permitem ao MDR disponibilizar novos serviços de forma mais ágil.
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Espaço para preenchimento com informações ou observações adicionais sobre o perfil da sua unidade.
Espaço para preenchimento com informações ou observações adicionais sobre o perfil da sua unidade.
Question Type
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Section 4 of 14
Seção C: Normas e Atividades desenvolvidas pela Unidade de Arquivo
1. A Unidade de Arquivo tem diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos aprovadas?
1. A Unidade de Arquivo tem diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos aprovadas?
Question Type
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Date
Time
Sim, publicada e adotada internamente nos diversos setores do Ministério
Sim, publicada mas não divulgada/utilizada pelos diversos setores do Ministério
Não, pendente de aprovação final
Não, em desenvolvimento
Não, e sem data de elaboração
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2. Quando as diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos foram revisadas?
2. Quando as diretrizes (manuais, normas, orientações e regras internas para o Ministério) de gestão de documentos foram revisadas?
Question Type
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Dropdown
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Date
Time
2020 - presente
2015 - 2019
2010 - 2014
2009 ou anterior
Não se aplica
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or
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…
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3. A Unidade de Arquivo dispõe políticas e ações para proteger os documentos e informações de riscos internos e externos?
3. A Unidade de Arquivo dispõe políticas e ações para proteger os documentos e informações de riscos internos e externos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
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Dropdown
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Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Não, pendente de aprovação final
Não, em desenvolvimento
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or
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4. Quais das funções e atividades elencadas abaixo são desenvolvidas pela Unidade de Arquivo?
4. Quais das funções e atividades elencadas abaixo são desenvolvidas pela Unidade de Arquivo?
Question Type
Short answer
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Dropdown
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Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Arquivamento/Desarquivamento
Atribuição de restrição de acesso
Avaliação
Capacitação
Classificação
Consulta/Acesso
Consultoria arquivística (Orientações às unidades do MDR)
Controle de tramitação
Criação/Produção
Digitalização
Eliminação
Empréstimo
Higienização
Indexação
Registro
Recolhimento
Other:
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…
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5. Das funções e atividades listadas no item anterior, quais possuem maior complexidade/dificuldade de execução?
5. Das funções e atividades listadas no item anterior, quais possuem maior complexidade/dificuldade de execução?
Question Type
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Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Arquivamento/Desarquivamento
Atribuição de restrição de acesso
Avaliação
Capacitação
Classificação
Consulta/Acesso
Consultoria arquivística (Orientações as unidades do MDR)
Controle de tramitação
Criação/Produção
Digitalização
Eliminação
Empréstimo
Higienização
Indexação
Registro
Recolhimento
Other:
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…
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6. A Unidade de Arquivo possui/realiza capacitações em gestão de documentos para servidores e colaboradores do Ministério?
6. A Unidade de Arquivo possui/realiza capacitações em gestão de documentos para servidores e colaboradores do Ministério?
Question Type
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Multiple choice
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Date
Time
Sim
Não
Possuía/Realizava, de forma rotineira, antes da fusão dos Ministérios (reestruturação administrativa)
Possuía/Realizava, de forma esporádica, antes da fusão dos Ministérios (reestruturação administrativa)
Other:
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7. A Unidade de Arquivo faz uso ou já utilizou técnicas de marketing para promover seus produtos e serviços no Ministério?
7. A Unidade de Arquivo faz uso ou já utilizou técnicas de marketing para promover seus produtos e serviços no Ministério?
Question Type
Short answer
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Multiple choice
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Date
Time
Sim
Não
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8. A Unidade de Arquivo já realizou uma avaliação do grau de satisfação dos seus produtos e serviços prestados as demais Unidades do MDR?
8. A Unidade de Arquivo já realizou uma avaliação do grau de satisfação dos seus produtos e serviços prestados as demais Unidades do MDR?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
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Linear scale
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Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
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or
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9. A Unidade de Arquivo consegue atuar no Ministério de forma proativa, propondo soluções, inovações e projetos?
9. A Unidade de Arquivo consegue atuar no Ministério de forma proativa, propondo soluções, inovações e projetos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim, plenamente.
Sim, parcialmente.
Não, por questões de excesso de demandas pendentes de análise da fusão dos extintos Ministérios.
Não, atua apenas quando provocadas pelos setores.
Other:
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10. O que falta ou precisa melhorar para que a Unidade de Arquivo realize suas atividades com maior efetividade?
10. O que falta ou precisa melhorar para que a Unidade de Arquivo realize suas atividades com maior efetividade?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Ampliação do número de pessoal
Reestruturação administrativa interna com previsão de setores específicos para as demandas mais complexas
Ampliação de documentos normativos/orientadores (instruções, manuais e publicações)
Padronização dos documentos (Forma, conteúdo e tipo documental)
Melhores ferramentas (Instrumentos ou sistemas de fácil utilização)
Ampliação das atividades de capacitação e orientação
Integração e corresponsabilização das demandas informacionais com às áreas de TI e Processos
Other:
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…
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Espaço para observações adicionais sobre as atividades arquivísticas desenvolvidas na unidade.
Espaço para observações adicionais sobre as atividades arquivísticas desenvolvidas na unidade.
Question Type
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Paragraph
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Date
Time
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Section 5 of 14
Seção D: CARACTERÍSTICA DOS DOCUMENTOS ACUMULADOS
Levantamento do acervo produzido e recebido (acumulado): tipologia de documentos, quantidade dos documentos; datas/período de produção dos documentos.
1. Atualmente a Unidade de Arquivo produz/recebe documentos ou processos em suporte papel?
1. Atualmente a Unidade de Arquivo produz/recebe documentos ou processos em suporte papel?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
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Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
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2. A sua unidade fornece documentos em suporte papel ou cópia impressa como opção disponível para as atividades?
2. A sua unidade fornece documentos em suporte papel ou cópia impressa como opção disponível para as atividades?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
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Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Talvez
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or
add "Other"
…
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3. A sua unidade recebe ou guarda documentos que foram produzidos/recebidos originalmente em papel e que posteriormente foram digitalizados, incluídos em sistema eletrônico (SEI ou outro Sistema Informatizado) e seguiram em tramitação no sistema (Documentos Híbridos)?
3. A sua unidade recebe ou guarda documentos que foram produzidos/recebidos originalmente em papel e que posteriormente foram digitalizados, incluídos em sistema eletrônico (SEI ou outro Sistema Informatizado) e seguiram em tramitação no sistema (Documentos Híbridos)?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
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4. Cite abaixo quantos processos/documentos são híbridos na sua unidade:
4. Cite abaixo quantos processos/documentos são híbridos na sua unidade:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
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5. Os documentos estão organizados?
5. Os documentos estão organizados?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim, seguindo critérios técnicos
Não, estão espalhados/empilhados e sem possibilidade direta de acesso
Não, mas estão separados por ano/setor em caixas/pastas
Outros (Esse dado será coletado na entrevista com o pesquisador da UnB)
Add option
or
add "Other"
…
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6. Qual o volume/quantidade de documentos produzidos no ano de 2021?
6. Qual o volume/quantidade de documentos produzidos no ano de 2021?
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6.1 Qual o volume/quantidade de documentos existentes no Arquivo do MDR atualmente?
6.1 Qual o volume/quantidade de documentos existentes no Arquivo do MDR atualmente?
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7. Qual o ano do documento mais antigo e do mais recente em suporte papel?
7. Qual o ano do documento mais antigo e do mais recente em suporte papel?
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Exemplo: 2008 - 2017
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8. Existem documentos em outro tipo de suporte além do papel? Se sim, marque uma ou mais alternativas se necessário.
8. Existem documentos em outro tipo de suporte além do papel? Se sim, marque uma ou mais alternativas se necessário.
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Plantas Arquitetônicas
Gravuras/Desenhos
Ampliações Fotográficas
Negativos Fotográficos
Slides/Diapositivos
Fitas de vídeo cassete
Fitas de vídeo tape
Filmes (Super 8, etc.)
Fitas Sonoras (Cassete)
Discos Sonoros
Microfichas
Rolos de Microfilmes
Fitas de Computador
Disquetes
Hard Disk (HDs)
Mapas
Other:
Add option
…
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8.1 É possível precisar o volume desses documentos? (Ex.: 15.323 processos digitais produzidos pela unidade no SEI).
8.1 É possível precisar o volume desses documentos? (Ex.: 15.323 processos digitais produzidos pela unidade no SEI).
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9. A Unidade de Arquivo tem ou já identificou os documentos vitais (mais importantes) dos setores do MDR?
9. A Unidade de Arquivo tem ou já identificou os documentos vitais (mais importantes) dos setores do MDR?
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10. Há presença de materiais estranhos ou não arquivísticos¹ armazenados no acervo documental?
10. Há presença de materiais estranhos ou não arquivísticos¹ armazenados no acervo documental?
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¹Documentos não orgânicos, tais como de biblioteca, museu e de referência. Também deverá ser verificada a existência de material estranho ao acervo (equipamentos inservíveis, mobiliário, etc.).
Grande parte do acervo é composto por materiais não arquivísticos (somente se a proporção for de 1/3 ou mais, em relação ao acervo).
Foi observada uma pequena parcela de materiais não arquivísticos misturados ao acervo.
Não existem materiais não arquivísticos armazenados juntos ao acervo.
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11. A Unidade de Arquivo produz ou guarda cópias de documentos?
11. A Unidade de Arquivo produz ou guarda cópias de documentos?
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Other:
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11.1 Caso existam cópias quais são:
11.1 Caso existam cópias quais são:
Question Type
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Cópias de segurança
Cópias para comprovação
Cópias de recebimento
Outros tipos de cópias
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12. Quanto a utilização do e-mail no MDR:
12. Quanto a utilização do e-mail no MDR:
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12.1 As atividades são desempenhadas (comunicadas e documentadas) também, além dos sistemas informatizados, por e-mail institucional?
12.1 As atividades são desempenhadas (comunicadas e documentadas) também, além dos sistemas informatizados, por e-mail institucional?
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12.2 Ocorre de alguns documentos produzidos serem registrados e armazenados apenas no e-mail institucional?
12.2 Ocorre de alguns documentos produzidos serem registrados e armazenados apenas no e-mail institucional?
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12.3 Ocorre o uso do e-mail pessoal para realização de atividades institucionais?
12.3 Ocorre o uso do e-mail pessoal para realização de atividades institucionais?
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Algumas vezes
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12.4 Existe norma específica ou orientação sobre o uso correto do e-mail em conjunto a utilização dos sistemas informatizados?
12.4 Existe norma específica ou orientação sobre o uso correto do e-mail em conjunto a utilização dos sistemas informatizados?
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13. Há documentos de outros órgãos arquivados junto aos documentos do MDR?
13. Há documentos de outros órgãos arquivados junto aos documentos do MDR?
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13.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", transcreva abaixo quais são os órgãos.
13.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", transcreva abaixo quais são os órgãos.
Question Type
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Espaço para preenchimento com informações e/ou observações adicionais sobre as características dos documentos da sua unidade.
Espaço para preenchimento com informações e/ou observações adicionais sobre as características dos documentos da sua unidade.
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Section 6 of 14
Seção E: FORMAS DE ORGANIZAÇÃO E RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. Quais instrumentos/métodos listados a seguir são usados para a organização dos documentos?
1. Quais instrumentos/métodos listados a seguir são usados para a organização dos documentos?
Question Type
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Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-meio - Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020 - CONARQ.
Por assunto do documento
Método de classificação desenvolvido pela unidade/setor
Método numérico
Método alfabético
Método cronológico
Pelo tipo/espécie/suporte/gênero documental
Pela unidade ou setor produtor
Os servidores organizam sem seguir um critério específico (método individual)
Os documentos não são organizados
Other:
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1.1 Método de classificação desenvolvido pela Unidade de Arquivo.
1.1 Método de classificação desenvolvido pela Unidade de Arquivo.
Question Type
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Caso tenha marcado a opção de Classificação Paralela no item acima, anexar abaixo o documento. Caso não, favor desconsiderar o item.
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5
10
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1 MB
10 MB
100 MB
1 GB
10 GB
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2. Mesmo com a utilização do instrumento/método, a Unidade de Arquivo sente dificuldade para organizar os documentos?
2. Mesmo com a utilização do instrumento/método, a Unidade de Arquivo sente dificuldade para organizar os documentos?
Question Type
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Se sim, cite os motivos abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
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3. Existem documentos na Unidade de Arquivo sem organização/tratamento técnico?
3. Existem documentos na Unidade de Arquivo sem organização/tratamento técnico?
Question Type
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Time
Se sim, cite o volume abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
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3.1 Motivo da não organização/tratamento:
3.1 Motivo da não organização/tratamento:
Question Type
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Date
Time
Falta de pessoal para organizar os documentos
Excesso de demandas técnicas
Opção da diretoria
Documentos transferidos das unidades sem tratamento técnico
Não utilização/consulta ao acervo
Other:
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…
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4. Selecione na lista abaixo quais instrumentos são utilizados para recuperação e controle dos documentos arquivados.
4. Selecione na lista abaixo quais instrumentos são utilizados para recuperação e controle dos documentos arquivados.
Question Type
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Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Sistemas (Citar o sistema no campo "Outro") Ex.: Sistema Eletrônico de Informação
Planilhas (Excel, Word, outros)
Código de Classificação
Índice alfabético
Índice cronológico
Listagem geral do acervo
Listagem numérica sequencial
Mapa de localização física
Método direto (espelho nas caixas, gavetas, pastas, etc.)
Other:
Add option
…
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5. A unidade encontra dificuldades para recuperar e controlar os documentos?
5. A unidade encontra dificuldades para recuperar e controlar os documentos?
Question Type
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Time
Se sim, especifique os motivos abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
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6. O Armazenamento do acervo documental do MDR é feito, atualmente, pelo próprio Ministério?
6. O Armazenamento do acervo documental do MDR é feito, atualmente, pelo próprio Ministério?
Question Type
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Sim
Não
Add option
or
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6.1 Se a resposta ao item anterior for "Não", qual o custo anual para armazenamento dos documentos realizado outro instituição (público ou privado)?
6.1 Se a resposta ao item anterior for "Não", qual o custo anual para armazenamento dos documentos realizado outro instituição (público ou privado)?
Question Type
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Espaço para observações adicionais sobre a organização e recuperação dos documentos.
Espaço para observações adicionais sobre a organização e recuperação dos documentos.
Question Type
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Section 7 of 14
Seção F: ANÁLISE DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA DOCUMENTAL
1. Os servidores e colaboradores do MDR são informados sobre suas responsabilidades pelos documentos que criam ou recebem?
1. Os servidores e colaboradores do MDR são informados sobre suas responsabilidades pelos documentos que criam ou recebem?
Question Type
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Sim
Não
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or
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2. Há algum critério para transferência dos documentos?
2. Há algum critério para transferência dos documentos?
Question Type
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Somente processos
Somente Atividade-Fim
Somente Atividade-Meio
Somente documentação recente
Não existe critério
Other:
Add option
…
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3. Como se dá o controle das transferências dos documentos para a Unidade de Arquivo?
3. Como se dá o controle das transferências dos documentos para a Unidade de Arquivo?
Question Type
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Time
Listagem de Transferência
E-mail
Sistema
Não existe controle
Other:
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…
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4. Já ocorreu transferências de documentos das unidades e setores administrativos ao Arquivo sem nenhum critério (documentos sem organização)? Se sim, especifique por qual motivo:
4. Já ocorreu transferências de documentos das unidades e setores administrativos ao Arquivo sem nenhum critério (documentos sem organização)? Se sim, especifique por qual motivo:
Question Type
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Espaço para observações adicionais sobre o processo de transferência documental.
Espaço para observações adicionais sobre o processo de transferência documental.
Question Type
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Section 8 of 14
Seção G: ANÁLISE DO PROCESSO DE SELEÇÃO, AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. A configuração da CPAD é considerada ideal?
1. A configuração da CPAD é considerada ideal?
Question Type
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Sim
Não
Add option
or
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2. Quantas vezes ao ano a CPAD se reúne e em quais finalidades?
2. Quantas vezes ao ano a CPAD se reúne e em quais finalidades?
Question Type
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3. Já houve eliminação de documentos na Unidade de Arquivo?
3. Já houve eliminação de documentos na Unidade de Arquivo?
Question Type
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Se sim, especifique abaixo quais as causas da eliminação, marcando uma ou mais alternativas e especifique no campo "Outro", em caso de se tratarem de documentos digitais ou eliminação por acidente. Caso não, favor desconsiderar o item.
Eliminação legal, conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/MDR
Acidente
Determinação superior
Falta de espaço físico
Other:
Add option
…
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4. Houve prévia avaliação e seleção dos documentos eliminados?
4. Houve prévia avaliação e seleção dos documentos eliminados?
Question Type
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Time
Especificar em caso de se tratarem de documentos digitais no campo "Outro".
Sim
Não
Não sabe informar
Other:
Add option
…
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5. Informe abaixo a quantidade de documentos eliminados:
5. Informe abaixo a quantidade de documentos eliminados:
Question Type
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Especificar a quantidade em caixas-arquivo. Em caso de documentos digitais, especificar em megabytes, gigabytes ou terabytes.
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6. Informe abaixo o ano da última eliminação de documentos realizada na Unidade de Arquivo:
6. Informe abaixo o ano da última eliminação de documentos realizada na Unidade de Arquivo:
Question Type
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7. A Unidade de Arquivo já realizou recolhimento de documentos ao Arquivo Nacional?
7. A Unidade de Arquivo já realizou recolhimento de documentos ao Arquivo Nacional?
Question Type
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Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
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Espaço para observações adicionais sobre os processos de seleção, avaliação e eliminação de documentos.
Espaço para observações adicionais sobre os processos de seleção, avaliação e eliminação de documentos.
Question Type
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Section 9 of 14
Seção H: ANÁLISE DO PROCESSO DE PESQUISA E ACESSO AOS DOCUMENTOS
1. O acesso aos documentos de arquivo é:
1. O acesso aos documentos de arquivo é:
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Aberto ao público externo
Restrito aos servidores e colaboradores da instituição
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…
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2. Existem normas, manuais ou orientações da Unidade de Arquivo que regulem a forma de acesso aos documentos?
2. Existem normas, manuais ou orientações da Unidade de Arquivo que regulem a forma de acesso aos documentos?
Question Type
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Time
Se sim, anexar cópia abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
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10 MB
100 MB
1 GB
10 GB
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3. Os documentos da Unidade de Arquivo são facilmente recuperáveis e acessíveis quando solicitados para o desenvolvimento das atividades diárias?
3. Os documentos da Unidade de Arquivo são facilmente recuperáveis e acessíveis quando solicitados para o desenvolvimento das atividades diárias?
Question Type
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Time
Sim, todos os documentos são facilmente recuperáveis e acessíveis quando necessários
A maioria dos documentos podem ser recuperados e acessados em tempo hábil
Alguns documentos podem ser recuperados e acessados em tempo hábil
Há dificuldade no acesso aos documentos para o desenvolvimento dos trabalhos da unidade
Não sabe informar
Add option
or
add "Other"
…
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3.1 Qual o tempo médio de resposta no fornecimento de consulta e acesso aos documentos
3.1 Qual o tempo médio de resposta no fornecimento de consulta e acesso aos documentos
Question Type
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Dropdown
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Date
Time
1 dia
2 dias
3 dias
1 semana
2 semanas
Não existe essa estatística.
Add option
or
add "Other"
…
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4. Há dados/estudos sobre o perfil dos usuários (solicitantes) de documentos de arquivo do Ministério?
4. Há dados/estudos sobre o perfil dos usuários (solicitantes) de documentos de arquivo do Ministério?
Question Type
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Sim
Não
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5. Existem dados/estudos sobre os tipos de documentos mais demandados nas solicitações de pesquisa/acesso ao acervo?
5. Existem dados/estudos sobre os tipos de documentos mais demandados nas solicitações de pesquisa/acesso ao acervo?
Question Type
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Sim
Não
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6. Qual é a forma de solicitação de acesso aos documentos e informações da sua unidade?
6. Qual é a forma de solicitação de acesso aos documentos e informações da sua unidade?
Question Type
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Time
Caso a forma de solicitação seja via sistema, selecione a opção e cite quais no campo "Outro".
Via sistema
Portal corporativo - Site (Atendimento ao Usuário / Ouvidoria)
Intranet
E-mail institucional
Visita direta ao arquivo/unidade
Other:
Add option
…
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7. Já ocorreram solicitações de pesquisas em que os documentos não foram localizados?
7. Já ocorreram solicitações de pesquisas em que os documentos não foram localizados?
Question Type
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Time
Sim
Não
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8. Existem mecanismos de controle de acesso aos documentos?
8. Existem mecanismos de controle de acesso aos documentos?
Question Type
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Se sim, citar abaixo como é realizado o controle (Ex.: controle de entrada de usuários, login, senha). Caso não, favor desconsiderar o item.
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9. Os métodos, instrumentos e ferramentas existentes na unidade permitem eficiência no processo de pesquisa e acesso aos documentos?
9. Os métodos, instrumentos e ferramentas existentes na unidade permitem eficiência no processo de pesquisa e acesso aos documentos?
Question Type
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Time
Plenamente
Parcialmente
Não permitem
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or
add "Other"
…
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10. Já ocorreu divulgação indevida de informações/documentos na Unidade de Arquivo?
10. Já ocorreu divulgação indevida de informações/documentos na Unidade de Arquivo?
Question Type
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Se sim, citar abaixo como e onde. Caso não, favor desconsiderar o item.
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11. A Unidade de Arquivo considera que os mecanismos de acesso aos documentos e informações atualmente disponíveis são seguros?
11. A Unidade de Arquivo considera que os mecanismos de acesso aos documentos e informações atualmente disponíveis são seguros?
Question Type
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Caso a Unidade de Arquivo considere os mecanismos existentes seguros, favor desconsiderar o item. Se não, citar abaixo o motivo.
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Espaço para observações adicionais sobre os processos de pesquisa e acesso aos documentos.
Espaço para observações adicionais sobre os processos de pesquisa e acesso aos documentos.
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Section 10 of 14
Seção I: PERFIL DOS SERVIDORES E COLABORADORES DO SETOR QUE LIDAM DIRETAMENTE COM OS DOCUMENTOS E AS ROTINAS ARQUIVÍSTICAS
1. Quantos profissionais estão alocados diretamente com as demandas específicas da Unidade de Arquivo?
1. Quantos profissionais estão alocados diretamente com as demandas específicas da Unidade de Arquivo?
Question Type
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Descreva a quantidade, os cargos e os vínculos com o MDR
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2. A quantidade de servidores/colaboradores é suficiente para o desempenho das atribuições da Unidade de Arquivo?
2. A quantidade de servidores/colaboradores é suficiente para o desempenho das atribuições da Unidade de Arquivo?
Question Type
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Sim
Não
Não se aplica
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3. Os profissionais da sua unidade já participaram de cursos na área de gestão de documentos de arquivo?
3. Os profissionais da sua unidade já participaram de cursos na área de gestão de documentos de arquivo?
Question Type
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Sim
Não
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or
add "Other"
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3.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique abaixo os cursos.
3.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique abaixo os cursos.
Question Type
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4. Há na equipe um ou mais servidores/colaboradores responsáveis por instruir e/ou orientar sobre os processos no SEI?
4. Há na equipe um ou mais servidores/colaboradores responsáveis por instruir e/ou orientar sobre os processos no SEI?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique os servidores responsáveis.
4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", identifique os servidores responsáveis.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
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Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
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5. Nos trabalhos de gestão de documentos, há necessidade de capacitação em uma ou mais atividades listadas abaixo?
5. Nos trabalhos de gestão de documentos, há necessidade de capacitação em uma ou mais atividades listadas abaixo?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Arquivamento/Desarquivamento
Avaliação documental
Classificação arquivística
Consulta e acesso aos documentos
Digitalização
Empréstimo de documentos
Eliminação
Transferência
Conservação
Não há necessidade de capacitação
Other:
Add option
…
Answer key
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6. Houve, na unidade, casos de doenças adquiridas em função do manuseio direto nos documentos do acervo (alergia, micose de pele/unha etc.)? Se sim, especifique abaixo quais foram.
6. Houve, na unidade, casos de doenças adquiridas em função do manuseio direto nos documentos do acervo (alergia, micose de pele/unha etc.)? Se sim, especifique abaixo quais foram.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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Espaço para comentários adicionais sobre o perfil e quantitativo da equipe.
Espaço para comentários adicionais sobre o perfil e quantitativo da equipe.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
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Checkbox grid
Date
Time
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Section 11 of 14
Seção J: ANÁLISE DOS MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
1. Selecione na lista a seguir os tipos de embalagens utilizadas para acondicionar os documentos:
1. Selecione na lista a seguir os tipos de embalagens utilizadas para acondicionar os documentos:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
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Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Caixas de papelão
Caixas de plástico
Caixotes
Pastas A-Z
Pastas suspensas
Envelopes
Pacotes
Amarrados
Amontoados/empilhados
Dispositivos de armazenamento em rede (servidor)
Dispositivos de armazenamento portáteis (Pen- drive, HD externo, CD, DVD, disquete, etc.)
Other:
Add option
…
Answer key
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2. Os materiais de acondicionamento são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, especifique abaixo o porquê.
2. Os materiais de acondicionamento são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, especifique abaixo o porquê.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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3. Selecione o estado das embalagens.
3. Selecione o estado das embalagens.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Em bom estado: Conservadas, sem danos.
Em mau estado: Danificadas, rasgadas e velhas
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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4. Selecione na lista abaixo os tipos de mobiliários utilizados na unidade para guardar os documentos:
4. Selecione na lista abaixo os tipos de mobiliários utilizados na unidade para guardar os documentos:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Armários de aço
Armários de madeira
Arquivos de aço
Arquivos de madeira
Arquivos deslizantes
Estantes de aço
Estantes de madeira
Fichários
Gavetas
Mapotecas
Other:
Add option
…
Answer key
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5. Os mobiliários são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, aponte os motivos.
5. Os mobiliários são considerados suficientes/adequados? Caso não sejam, aponte os motivos.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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6. Informe o estado físico do mobiliário.
6. Informe o estado físico do mobiliário.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Em bom estado: Conservado, sem danos.
Em mau estado: Danificado, desgastado e velho
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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Espaço para observações adicionais sobre os materiais para acondicionamento e armazenamento.
Espaço para observações adicionais sobre os materiais para acondicionamento e armazenamento.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
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Section 12 of 14
Seção L: ESTUDO DOS AMBIENTES UTILIZADOS PARA ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
1. São utilizadas empresas terceirizadas para a guarda de documentos?
1. São utilizadas empresas terceirizadas para a guarda de documentos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, cite a empresa. Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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2. O depósito/sala de arquivo está localizado:
2. O depósito/sala de arquivo está localizado:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
No mesmo edifício em que a unidade está localizada
Em outro edifício
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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2.1 Especifique o endereço de cada local de guarda de arquivos da unidade:
2.1 Especifique o endereço de cada local de guarda de arquivos da unidade:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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2.2 Qual a distância aproximada entre a unidade e o prédio/sala de arquivo?
2.2 Qual a distância aproximada entre a unidade e o prédio/sala de arquivo?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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3. Sobre o prédio/sala do arquivo:
3. Sobre o prédio/sala do arquivo:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
É antigo (+ de 30 anos)
É recente (- de 30 anos)
Foi reformado
Necessita de reformas
É conservado
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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3.1 Em que categoria se encaixa este imóvel? (exceto em caso de guarda de documentos terceirizada).
3.1 Em que categoria se encaixa este imóvel? (exceto em caso de guarda de documentos terceirizada).
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso seja compartilhado com outras unidades, utilize a opção "Outro" para informar quais são.
Próprio
Cedido
Alugado
Não sabe informar
Other:
Add option
…
Answer key
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3.2 Informe a área aproximada do depósito/sala, em m².
3.2 Informe a área aproximada do depósito/sala, em m².
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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4. Acerca das características da construção:
4. Acerca das características da construção:
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4.1 As paredes são de:
4.1 As paredes são de:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Alvenaria
Concreto
Drywall
Madeira
Divisórias
Other:
Add option
…
Answer key
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4.2 O telhado é de:
4.2 O telhado é de:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Telhas de barro
Amianto
Laje
Forro
Gesso
Other:
Add option
…
Answer key
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5. Qual o pavimento ocupado pelo arquivo?
5. Qual o pavimento ocupado pelo arquivo?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Subsolo
Térreo
Sobreloja/Mezanino
Primeiro andar
Acima do primeiro andar
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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6. Há algum sinal de infiltração ou manchas nas paredes e teto?
6. Há algum sinal de infiltração ou manchas nas paredes e teto?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, registrar em foto e anexar abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
Add file
View folder
Allow only specific file types
Maximum number of files
1
5
10
Maximum file size
1 MB
10 MB
100 MB
1 GB
10 GB
View folder
Answer key
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6.1 Se houver, marque os danos eventualmente existentes nas instalações:
6.1 Se houver, marque os danos eventualmente existentes nas instalações:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário. Caso não existam danos, favor desconsiderar o item.
Piso
Paredes
Teto
Falha
Quebrado(a)
Umidade Aparente
Infiltração
Rachaduras
Mofo
Fiação Elétrica exposta
Outros (portas, janelas, etc.)
Rows
1.
Falha
2.
Quebrado(a)
3.
Umidade Aparente
4.
Infiltração
5.
Rachaduras
6.
Mofo
7.
Fiação Elétrica exposta
8.
Outros (portas, janelas, etc.)
9.
Add row
Columns
Piso
Paredes
Teto
Add column
…
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6.2 Relate os procedimentos adotados após os danos identificados acima.
6.2 Relate os procedimentos adotados após os danos identificados acima.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não existam danos, favor desconsiderar o item.
Answer key
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7. Existe espaço adequado disponível para recebimento de novos documentos?
7. Existe espaço adequado disponível para recebimento de novos documentos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Não recebe documentos
Add option
or
add "Other"
…
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8. Indique qual é o tipo de iluminação nas instalações.
8. Indique qual é o tipo de iluminação nas instalações.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Natural
Natural, incidindo diretamente na documentação
Artificial, com lâmpada fluorescente
Artificial, com lâmpada incandescente
Other:
Add option
…
Answer key
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8.1 As janelas possuem proteção contra luz solar (filtros, cortinas persianas, etc.)?
8.1 As janelas possuem proteção contra luz solar (filtros, cortinas persianas, etc.)?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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9. Indique qual o tipo de ventilação existente:
9. Indique qual o tipo de ventilação existente:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Natural (Janelas)
Ar condicionado geral
Ar condicionado de parede
Ventilador
Exaustor
Other:
Add option
…
Answer key
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9.1 A quantidade e funcionamento dos equipamentos de ventilação é:
9.1 A quantidade e funcionamento dos equipamentos de ventilação é:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Suficiente
Insuficiente
Add option
or
add "Other"
…
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10. Acerca da segurança:
10. Acerca da segurança:
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10.1 Existem mecanismos de prevenção contra incêndio?
10.1 Existem mecanismos de prevenção contra incêndio?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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10.2 Que tipo de equipamento é utilizado na prevenção de incêndios?
10.2 Que tipo de equipamento é utilizado na prevenção de incêndios?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Detector de fumaça
Sprinkler
Extintor portátil de CO²
Extintor industrial de CO²
Extintor portátil de pó químico
Sistemas hidráulicos
Other:
Add option
…
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10.3 Existe algum sistema de vigilância no prédio (servidores do órgão, empresas contratadas, etc.)?
10.3 Existe algum sistema de vigilância no prédio (servidores do órgão, empresas contratadas, etc.)?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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10.4 Existe sistema de alarme eletrônico nas portas de acesso ao depósito?
10.4 Existe sistema de alarme eletrônico nas portas de acesso ao depósito?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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10.5 Os equipamentos de segurança são considerados:
10.5 Os equipamentos de segurança são considerados:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Suficientes
Insuficientes
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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11. Existe um plano de prevenção de desastres e salvamento dos documentos?
11. Existe um plano de prevenção de desastres e salvamento dos documentos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, anexar abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
Add file
View folder
Allow only specific file types
Maximum number of files
1
5
10
Maximum file size
1 MB
10 MB
100 MB
1 GB
10 GB
View folder
Answer key
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11.1 Existe risco de inundação?
11.1 Existe risco de inundação?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, especificar as causas. Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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12. Acerca dos agentes poluentes:
12. Acerca dos agentes poluentes:
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12.1 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no interior do depósito?
12.1 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no interior do depósito?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Gás Carbônico (CO²)
Produtos químicos
Poeira
Gordura, vapores de cozinha
Other:
Add option
…
Answer key
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12.2 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no exterior do depósito?
12.2 Existe alguma das fontes de poluição relacionadas abaixo no exterior do depósito?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Gás Carbônico (CO²)
Produtos químicos
Poeira
Gordura, vapores de cozinha
Other:
Add option
…
Answer key
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13. Acerca do controle biológico:
13. Acerca do controle biológico:
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13.1 Já ocorreu infestação por fungos?
13.1 Já ocorreu infestação por fungos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, especificar a data abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
(0 points)
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13.2 Já ocorreu infestação por insetos ou roedores?
13.2 Já ocorreu infestação por insetos ou roedores?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, especificar a data abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
(0 points)
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13.3 Qual o meio de controle utilizado nesses casos?
13.3 Qual o meio de controle utilizado nesses casos?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não tenha ocorrido infestação, favor desconsiderar o item.
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13.31 Caso tenha sido realizada desinfestação ou dedetização, especifique os locais:
13.31 Caso tenha sido realizada desinfestação ou dedetização, especifique os locais:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
No ambiente do depósito
Na documentação
No mobiliário
Add option
or
add "Other"
…
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13.4 Caso seja realizada limpeza periodicamente, especifique os locais:
13.4 Caso seja realizada limpeza periodicamente, especifique os locais:
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
No ambiente do depósito
Na documentação
No mobiliário
Add option
or
add "Other"
…
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14. Acerca do monitoramento do ambiente:
14. Acerca do monitoramento do ambiente:
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14.1 É realizado o monitoramento da temperatura e da umidade?
14.1 É realizado o monitoramento da temperatura e da umidade?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Se sim, especificar abaixo. Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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Espaço para observações adicionais sobre os ambientes utilizados para armazenamento dos documentos.
Espaço para observações adicionais sobre os ambientes utilizados para armazenamento dos documentos.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
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Section 13 of 14
Seção M: MIGRAÇÃO DE SUPORTE
1. Existe processo de digitalização de documentos arquivísticos na unidade?
1. Existe processo de digitalização de documentos arquivísticos na unidade?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Não sabe informar
Add option
or
add "Other"
…
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2. Já houve a digitalização na unidade conduzida por empresa privada (terceirizada)?
2. Já houve a digitalização na unidade conduzida por empresa privada (terceirizada)?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Talvez
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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3. Caso a digitalização tenha seguido alguma alguma norma ou orientação técnica, especifique abaixo.
3. Caso a digitalização tenha seguido alguma alguma norma ou orientação técnica, especifique abaixo.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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4. Qual foi o objetivo da digitalização?
4. Qual foi o objetivo da digitalização?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Cópia de originais.
Substituição dos originais.
Preservação dos originais.
Facilitar o acesso por meio de um sistema de informação.
Recuperação da informação.
Other:
Add option
…
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5. Os documentos são eliminados após digitalização?
5. Os documentos são eliminados após digitalização?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
add "Other"
…
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6. Onde são armazenados os documentos digitalizados?
6. Onde são armazenados os documentos digitalizados?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
Pastas em rede (diretórios)
Sistemas
HD's
Other:
Add option
…
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7. Existe processo de microfilmagem de documentos arquivísticos na unidade?
7. Existe processo de microfilmagem de documentos arquivísticos na unidade?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Não sabe informar
Add option
or
add "Other"
…
Answer key
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8. Caso a microfilmagem obedeça alguma norma, especifique abaixo.
8. Caso a microfilmagem obedeça alguma norma, especifique abaixo.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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9. Onde são armazenados os documentos microfilmados?
9. Onde são armazenados os documentos microfilmados?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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10. Caso existam outras práticas de migração de suporte, especifique abaixo.
10. Caso existam outras práticas de migração de suporte, especifique abaixo.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não, favor desconsiderar o item.
Answer key
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10.1 Caso exista normatização que regulamente esta prática, especifique abaixo.
10.1 Caso exista normatização que regulamente esta prática, especifique abaixo.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Caso não, favor desconsiderar o item.
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Espaço para observações adicionais sobre a migração de suporte.
Espaço para observações adicionais sobre a migração de suporte.
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Answer key
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Section 14 of 14
Seção N: SEI E OUTROS SISTEMAS INFORMATIZADOS UTILIZADOS
1. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a desenvolvimento de sistemas de negócio?
1. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a desenvolvimento de sistemas de negócio?
Question Type
Short answer
Paragraph
Multiple choice
Checkboxes
Dropdown
File upload
Linear scale
Rating
Multiple choice grid
Checkbox grid
Date
Time
Sim
Não
Add option
or
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2. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a preservação digital?
2. A Unidade de Arquivo atua conjuntamente com a área de Tecnologia nas demandas relacionadas a preservação digital?
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3. A Unidade de Arquivo já foi consultada sobre a inutilização ou migração de sistemas informatizados (de negócios) no âmbito do Ministério?
3. A Unidade de Arquivo já foi consultada sobre a inutilização ou migração de sistemas informatizados (de negócios) no âmbito do Ministério?
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4. A Unidade de Arquivo já mapeou ou tem acesso a quantidade de sistemas informatizados (de negócios) existente no MDR?
4. A Unidade de Arquivo já mapeou ou tem acesso a quantidade de sistemas informatizados (de negócios) existente no MDR?
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4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", disponibilize uma relação contendo os sistemas informatizados (de negócios) existentes:
4.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", disponibilize uma relação contendo os sistemas informatizados (de negócios) existentes:
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5. Além do SEI, a sua Unidade de Arquivo é responsável por outros sistemas no âmbito do Ministério?
5. Além do SEI, a sua Unidade de Arquivo é responsável por outros sistemas no âmbito do Ministério?
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5.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", cite quais sistemas:
5.1 Se a resposta ao item anterior for "Sim", cite quais sistemas:
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6. Qual é o nível de satisfação da Unidade de Arquivo quanto a utilização do SEI?
6. Qual é o nível de satisfação da Unidade de Arquivo quanto a utilização do SEI?
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6.1 Quais as principais dificuldades encontradas na utilização do SEI?
6.1 Quais as principais dificuldades encontradas na utilização do SEI?
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Espaço para observações adicionais acerca do SEI e outros sistemas informatizados.
Espaço para observações adicionais acerca do SEI e outros sistemas informatizados.
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