Regulamin Konferencji naukowej pt. Konwencja ramowa w prawie międzynarodowym – międzynarodowa konferencja naukowa w 33 rocznicę przyjęcia Ramowej konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (dalej: regulamin)

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument jest regulaminem  Konferencji pt. Konwencja ramowa w prawie międzynarodowym – międzynarodowa konferencja naukowa w 33 rocznicę przyjęcia Ramowej konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (dalej: konferencja), która odbędzie się w dniu 9 maja 2025 r. w Toruniu w formie on-line (MS TEAMS).

2. Organizatorem konferencji jest Instytut na rzecz Nauk o Życiu, Środowisku i Klimacie (dalej: Instytut).

3. Uczestnikiem konferencji może być osoba fizyczna w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, pracownik dydaktyczno-badawczy lub dydaktyczny, a także przedstawiciel firmy lub innej organizacji, który spełni łącznie wszystkie wymagania określone w dalszej części regulaminu (dalej: Uczestnik).

4. Przesłanie zgłoszenia w formie elektronicznej do Instytutu jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez uczestnika niniejszego regulaminu oraz jest formą zawarcia umowy pomiędzy Instytutem a Uczestnikiem.

5. Celem konferencji jest  naukowa analiza znaczenia 33-letniej Ramowej konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu w historii prawa międzynarodowego oraz jej roli w kształtowaniu przyszłych prawnomiędzynarodowych rozwiązań ramowych. Podczas konferencji zostaną wygłoszone referaty o charakterze edukacyjnym, dydaktycznym i naukowym.

6. Konferencja ma charakter interdyscyplinarny, ze szczególnym uwzględnieniem nauk prawnych, politycznych, ekonomicznych i społecznych.

7. W zależności od liczby otrzymanych zgłoszeń Instytut ma prawo podzielić zgłoszone propozycje wystąpień na panele tematyczne po zakończeniu rejestracji.

8. Nad stroną merytoryczna konferencji czuwa Komitet naukowy powołany przez Instytut.

9. Miejsce konferencji: platforma internetowa MS TEAMS.  

§2. Warunki uczestnictwa i rezygnacji z udziału w konferencji

1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest: a) przesłanie drogą elektroniczną, do dnia 27 kwietnia 2025 r., poprawnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego konferencji; b) dokonanie do dnia 27 kwietnia 2025 r. wpłaty w wysokości 150,00 zł (75,00 zł w przypadku studentów i doktorantów) w formie darowizny na cele statutowe Instytutu na rachunek bankowy Instytutu BNP Paribas 70 1600 1462 1715 8792 3000 0001 c) akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Instytut.

2. Instytut ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń.

3. Uczestnik może zgłosić tylko jedno wystąpienie konferencyjne w formie referatu lub prezentacji ustnej/multimedialnej o charakterze edukacyjnym, dydaktycznym i naukowym. Instytut może wnioskować o zmianę formy wystąpienia.

4. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.

5. Instytut nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w konferencji.

6. Zgłoszenie chęci udziału w konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na:

• utrwalanie przebiegu konferencji oraz wizerunku, głosu i wypowiedzi uczestników za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz,

• rozpowszechnianie i wykorzystanie przez organizatora wizerunku zarejestrowanego na materiałach filmowych/zdjęciach i ich rozpowszechnienie w celach informacyjnych, edukacyjnych, reklamowych i marketingowych.

7. Instytut zastrzega sobie prawo do:

• nieograniczonego w czasie, wielokrotnego i nieodpłatnego zamieszczania utrwalonych materiałów w wybranym przez siebie medium,

• użycia wizerunku Uczestników do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, utrwalania, obróbki, powielania, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne.

• jednocześnie Instytut oświadcza, że wszystkie działania związane z udostępnianiem utrwalonych materiałów realizowane będą z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa dotyczących ochrony dóbr osobistych, w tym danych osobowych.

8. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat uczestnictwa w konferencji w wersji elektronicznej.

9. Zabronione jest zwielokrotnianie referatów lub prezentacji zaakceptowanych przez Instytut do przedstawienia podczas konferencji, wprowadzanie ich do obrotu, rozpowszechnianie ich w jakikolwiek sposób, użyczanie, wyświetlanie, publiczne odtwarzanie lub udostępnianie.

10. Konferencja nie jest wydarzeniem komercyjnym. Darowizny wpłacane przez Uczestników na rachunek bankowy Instytutu służą finansowaniu działalności statutowej Instytutu, włącznie z organizacją niniejszej konferencji.

11. Instytut przewiduje możliwość wydania publikacji pokonferencyjnej w zależności od liczby Uczestników chętnych do opublikowania referatu w monografii naukowej.

12. W przypadku rezygnacji z udziału w konferencji na co najmniej 7 dni przed 9 maja 2025 r. darowizny wniesione przez Uczestników zostaną zwrócone w całości. W przypadku rezygnacji z udziału w konferencji w późniejszym terminie darowizny zostaną zwrócone w połowie ich wartości.

§3 Postanowienia końcowe

1. Wszystkie dane osobowe Uczestników są przechowywane przez Instytut w czasie korzystania z serwisu zgłoszeniowego oraz po zakończeniu konferencji w zakresie niezbędnym do jej rozliczenia.

2. Przesłanie zgłoszenia udziału w konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Instytut do celów konferencji oraz  wykorzystanie wizerunku Uczestnika na stronie konferencji zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 119 z 4 maja 2016 r.) oraz Ustawą z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

3. Instytut zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych.

4. Instytut ma prawo zmiany postanowień regulaminu.

5. Kwestie sporne oraz nie ujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Instytut.

6. Brak akceptacji regulaminu jest jednoznaczny ze skreśleniem z listy uczestników.

Regulations of the scientific conference entitled Framework Convention in International Law - international scientific conference on the 33rd anniversary of the adoption of the United Nations Framework Convention on Climate Change (hereinafter: Regulations)

§1 General Provisions

1. This document is the scientific conference entitled Framework Convention in International Law - international scientific conference on the 33rd anniversary of the adoption of the United Nations Framework Convention on Climate Change (hereinafter: Conference), which will be held on 9 May 2025 in Toruń in online form (MS TEAMS).

2. The conference is organized by the Institute for Life, Environmental and Climate Sciences (hereinafter: Institute).

3. A participant of the conference may be a natural person, in particular a student, PhD student, researcher, teaching and research employee or teaching employee, as well as a representative of a company or other organization who meets all the requirements specified in the further part of the regulations (hereinafter: Participant).

4. Sending an application in electronic form to the Institute is tantamount to the participant's acceptance of these regulations and is a form of concluding an agreement between the Institute and the Participant.

5. The aim of the conference is to scientifically analyze the significance of the 33-year-old United Nations Framework Convention on Climate Change in the history of international law and its role in shaping future international legal framework solutions. The conference will feature educational, didactic and scientific papers.

6. The conference is interdisciplinary in nature, with particular emphasis on legal, political, economic and social sciences.

7. Depending on the number of applications received, the Institute has the right to divide the submitted proposals for presentations into thematic panels after the registration is closed.

8. The substantive side of the conference is supervised by the Scientific Committee appointed by the Institute.

9. Conference venue: MS TEAMS online platform.

§2. Conditions of participation and withdrawal from participation in the conference

1. The condition of participation in the conference is: a) sending a correctly completed conference registration form electronically until 27 April 2025; b) payment of EUR 40.00 (EUR 20.00 in the case of students and doctoral students) until 27 April 2025 in the form of a donation for the statutory purposes of the Institute to the Institute's bank account BNP Paribas 16 1600 1462 1715 8792 3000 0003, BIC/SWIFT: PPABPLPK, IBAN: PL c) acceptance of the submitted application by the Institute.

2. The Institute has the right to extend the application deadline.

3. The Participant may submit only one conference presentation in the form of a paper or an oral/multimedia presentation of an educational, didactic and scientific nature. The Institute may apply for a change in the form of the presentation.

4. The Participant undertakes to fill out the registration form correctly and in accordance with the actual state.

5. The Institute is not liable for damages resulting from entering incorrect data into the form by persons registering their participation in the conference.

6. Submitting a request to participate in the conference is tantamount to expressing consent to:

• recording the course of the conference and the image, voice and statements of participants using sound or image recording devices,

• distribution and use by the organizer of the image recorded in film materials/photos and their distribution for informational, educational, advertising and marketing purposes.

7. The Institute reserves the right to:

• multiple and free publication of recorded materials in a medium of its choice, without time limit,

• use of the image of Participants for various forms of electronic image processing, recording, processing, duplication, framing and composition, without the obligation to accept the final product, but not in offensive or generally considered unethical forms,

• at the same time, the Institute declares that all activities related to sharing recorded materials will be carried out in compliance with the applicable legal provisions regarding the protection of personal rights, including personal data.

8. Each Participant will receive a certificate of participation in the conference in electronic form.

9. It is prohibited to reproduce papers or presentations accepted by the Institute for presentation during the conference, to introduce them into circulation, to distribute them in any way, to lend them, to display them, to publicly play them or to make them available.

10. The conference is not a commercial event. Donations paid by Participants to the Institute's bank account are used to finance the statutory activities of the Institute, including the organization of this conference.

11. The Institute provides for the possibility of publishing a post-conference publication depending on the number of Participants willing to publish a paper in a scientific monograph.

12. In the event of withdrawal from the conference at least 7 days before 9 May, 2025, donations made by Participants will be returned in full. In the event of withdrawal from the conference at a later date, donations will be returned in half of their value.

§3 Final provisions

1. All personal data of Participants are stored by the Institute during the use of the registration service and after the end of the conference to the extent necessary for its settlement.

2. Submitting a conference registration is tantamount to expressing consent to the processing of personal data by the Institute for the purposes of the conference and the use of the Participant's image on the conference website in accordance with: Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, Official Journal of the European Union L 119 of 4 May 2016) and the Act of 10 May 2018 on the protection of personal data (consolidated text: Journal of Laws of 2019, item 1781).

3. The Institute reserves the right to cancel or postpone the conference in the event of circumstances beyond its control.

4. The Institute has the right to change the provisions of the regulations.

5. Disputes and issues not covered by these regulations will be resolved by the Institute.

6. Failure to accept the regulations is tantamount to deletion from the list of participants.