Entente des exposants
G-Anime été, 13-14 juillet 2019
Palais des Congrès de Gatineau
50 boulevard Maisonneuve,
Gatineau, Québec, J8X 4H4

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Règlements de la salle des exposants
Le Palais des Congrès ne permet pas la vente de nourriture ou de breuvages.

Les passes exposants ne peuvent pas être transférées, vendues ou prêtées. Chacun doit porter son badge exposant en tout temps, et celui-ci devrait indiquer le nom du kiosque, marchand ou artiste. Il doit toujours avoir au moins une personne au kiosque.

Rien ne doit dépasser de votre espace (devant ou sur les côtés) ni empêcher la circulation des autres exposants qui veulent se déplacer. Les tables peuvent être retirées pour votre kiosque sur demande. Les installations ne peuvent pas être de plus de 8' de hauteur. Nous tolérons 9' de hauteur le long des murs, mais les installations ne doivent pas être supportées par les murs ni être inclinées sur ceux-ci pour ne pas les endommager. Veuillez noter que l'affichage sur les murs est interdit.

Les exposants doivent se conformer aux règles de marchandise acceptable. Veuillez consulter la section marchandise et nous contacter si vous avez des questions. Aucune sollicitation ou vente à pression. Les exposants ont seulement le droit d'opérer dans l'espace de leur kiosque.

Les exposants doivent respecter les politiques du G-Anime ainsi que les lieux et le personnel de l'organisation et du Palais des Congrès.

À la fin du festival, l’exposant doit remettre les lieux dans l’état dans lequel ils étaient à son arrivée. L’exposant devra assumer la responsabilité des réparations pour tout dommage matériel qu’il aurait pu causer par sa négligence.

Responsabilités
L’organisateur garantit la fermeture à clé des portes de la salle des exposants de 18h le samedi jusqu’à 8h le dimanche. L’exposant peut laisser son équipement et sa marchandise dans la salle; cependant, le festival G-Anime ne sera pas tenu responsable des pertes ou vols d’objets personnels ou marchandise durant les heures d’installation, d’ouverture, de fermeture ou de démontage. Tout bien de l’exposant est au soin de ce dernier et il doit en assurer la garde et le contrôle pendant le transport vers les lieux d’exposition ou hors de ceux-ci.

L’exposant comprend que l’organisateur et le Palais des Congrès n’offrent aucune assurance englobant les exposants et leurs biens, et qu’il est la responsabilité de l’exposant d’obtenir ces assurances s’il y a lieu. L’exposant doit souscrire les assurances nécessaires contre la perte ou les dommages aux biens, les blessures et les décès, ainsi que contre toutes les responsabilités qui en découlent.

L’exposant convient que l’organisateur a le droit de modifier la disposition des lieux et de déplacer un espace exposant. L’exposant convient que le déplacement éventuel de l’espace de l'exposant décrit aux présentes ne lui donne aucunement le droit d’annuler sa participation au festival G-Anime ou de réclamer des dommages à l’organisateur.

Si l’espace loué est inoccupé ou s’il n’est pas aménagé à l’ouverture du festival G-Anime, l’exposant accepte que l’organisateur l’utilise ou le redistribue à sa discrétion sans obligation ni remboursement envers l’exposant.

Si, pour toute raison qui est hors du contrôle de l’organisateur, le festival G-Anime devrait être annulé, l’organisateur ne sera pas tenu responsable des pertes engagé par l’exposant et n’aura nulle autre responsabilité envers l’exposant que le remboursement des frais liés à la location de l’espace. L’exposant convient de relever l’organisateur de toute obligation à l’égard de dommages, de réclamations, de frais de jugements et de frais judiciaires résultant de la perte ou de dommages aux biens ainsi que des blessures ou du décès de personnes, relativement à l’utilisation de l’espace loué.

La responsabilité de l’organisateur se limite à la location de la table et aux frais qui y sont reliés.

Marchandise
La vente d’images officielles, reproduites ou copiées — en tout ou en partie — est interdite, peu importe le format. L’exposant ne peut vendre que des œuvres d’art et des produits d’artisanat qu’il a confectionnés. La nourriture est interdite sauf si il s’agit de produit de collection ou japonais empaquetés (p. ex. : Pocky).

Si le participant fait partie d’un groupe, cercle ou studio (ci-après « groupe ») et vend des œuvres de membres qui ne sont pas présents, il doit en informer le personnel à son arrivée au festival. Un document de consentement signé par les autres membres est obligatoire. Si l’exposant ne possède pas un tel document, il ne pourra vendre que ses œuvres et non celles des membres de son groupe.

Les œuvres comprenant de la nudité ou du contenu sexuel ne peuvent être exposées à moins d’être recouvertes de manière à ce que les éléments explicites ne puissent être vus par les mineurs. Vendre ou exposer des items à caractère sexuel à un mineur constitue un acte criminel. L’exposant doit s’assurer que son client a plus de 18 ans en exigeant une preuve d’identité avec photo.

L’acceptabilité d’une œuvre ou d’un produit est à la discrétion des responsables de la salle des exposants. Tout contrevenant sera expulsé de la salle des exposants sans remboursement.

NOTE : L’organisateur se réserve le droit d’inspecter les espaces durant l’installation et durant le festival. L’organisateur peut à tout moment expulser un exposant du festival, sans avertissement s’il contrevient aux règles de la salle des exposants, et ce, sans être responsable des frais de location, perte de revenus, ou tout autre dommage.

CE CONTRAT CONSTITUE LE SEUL AVERTISSEMENT.

Exposants - Informations additionnelles
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Heures d'ouverture et installation
L’exposant peut installer son espace selon l’horaire qui suit :

Vendredi 12 juillet 2019, de 10h à 17h
Samedi 13 juillet 2019, de 8h à 10h
Dimanche 14 juillet 2019, de 8h à 10h

Les heures d’ouverture de la salle des exposants sont les suivantes :

Samedi 13 juillet 2019, de 10h à 17h
Dimanche 14 juillet 2019, de 10h à 17h

L’exposant doit démonter son espace entre 17h et 20h le dimanche 14 juillet 2019 (sous réserve de changements, l’organisateur communiquera avec l’exposant par écrit s’il y a lieu).

L’organisateur se réserve le droit de modifier cet horaire en fonction de ses besoins et avisera l’exposant de toute modification.

Paiement de l'espace exposant
Les options de paiement sont PayPal ou par chèque.

Vous recevrez une facture PayPal dans les 48h suivant l'envoi de ce formulaire, à moins de spécifier en commentaire que vous voulez payer par chèque.

Le paiement complet est exigé dans les dix (10) jours suivant la réception de la facture. Après ce délai, si le montant n’est pas reçu, l’espace pourrait être redistribué à la discrétion de l’organisateur.

Annulation et remboursement
Dans l’éventualité où l’événement ne pourrait avoir lieu, l’organisateur remboursera aux exposants tous les versements, sans pénalité.

En cas d’annulation par l’exposant après le 31 Mai 2019, aucun remboursement ne sera accordé.

Entente relative aux espaces des exposants
L’entente entrera en vigueur dès que les modalités auront été acceptées par les deux partis, par écrit ou verbalement. G-Anime se réserve le droit de modifier les modalités relatives aux espaces des exposants, aux tarifs, aux règles ou à tout autre élément, et ce, sans préavis.

Les places sont limitées et seront attribuées par ordre de réservation. L’exposant comprend qu’il pourrait être nécessaire de modifier la disposition de la salle ou de déplacer cette dernière; l’organisateur se réserve le droit de modifier, voir d’échanger, les places assignées aux exposants.

Réservation de kiosque
Nom à afficher pour votre kiosque : *
Votre nom de commerce ou d'artiste.
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Nom complet de la personne responsable : *
Ce nom doit correspondre au nom sur votre pièce d'identité au moment de réclamer votre passe exposant.
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Numéro de téléphone pour vous rejoindre : *
Téléphone mobile de préférence, pour pouvoir vous contacter sur les lieux si quelque chose arrive.
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Courriel : *
Nous communiquons toujours par courriel en premier.
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Site internet :
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Quel type de marchandise vendez-vous? *
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Sélectionnez les options que vous voulez inclure dans votre espace *
1 table et 2 badges (150$)
2 tables et 4 badges (300$)
3 tables et 6 badges (450$)
4 tables et 8 badges (600$)
5 tables 10 Badges (750$)
6 tables 12 Badges (900$)
Quantité de tables de 6' simples (en rangée)
Nom complet des détenteurs de passes supplémentaires : *
SVP inscrire les noms de tous les détenteurs de passes pour votre/vos table(s), excluant la personne responsable nommé plus tôt sur ce formulaire. Les noms doivent correspondre au nom sur la pièce d'identité au moment de réclamer votre passe exposant.
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Commentaires ou requêtes :
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