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まずはじめに 岩間市民プラザ個人情報保護方針をご確認ください

1 基本方針
 横浜市岩間市民プラザ(以下、当館)は、情報通信技術が発展し、個人情報の利用が拡大されるとともに、個人の権利や利益が侵害されることのないよう、個人情報を保護することが重要な責務と考えています。この考え方を徹底するため、横浜市岩間市民プラザは、様々な個人情報の取り扱いにあたっては、個人情報保護法の趣旨にのっとり、下記のように行動指針を定めて、ご利用の皆様の期待を裏切ることのないよう、万全を期すことを宣言します。
 横浜市岩間市民プラザは、個人情報の主体の意思を尊重し、社会的責任を果たすべく個人情報の保護に関する法令を遵守することを約束します。
2016年4月1日

2 行動指針
① 個人情報の取得に際しては、その利用目的を明らかにします。
② 個人情報は利用目的に沿った内容に限り取得します。
③ 個人情報の取得は適正な方法で行います。
④ 個人情報は、その利用目的の範囲内で正確かつ最新の内容を保持して利用します。
⑤ 個人情報は、その情報主体の同意を得ずに第三者へ提供しません。
⑥ 個人情報は、定められた責任者のもとで万全な保護体制を構築して安全に管理します。
⑦ 個人情報は、最短に定めた保存期間を明示し、保存期間終了とともに確実に消去します。
⑧ 個人情報を取り扱う従業者・委託先の適切な監督と必要な研修・啓発を行います。
⑨ 個人情報の情報主体からの要請・苦情に関する手続きを定め誠実に対応します。
⑩ 個人情報の漏洩・滅失・き損に際しては速やかに適正な処置を講じます。

3 個人情報の管理について
① 当館では指定管理者代表者である株式会社tvkコミュニケーションズ取締役総務担当ないしはこれに準じる者が個人情報保護管理者として個人情報保護に関する責任者を務めます。
② 各部署に個人情報の管理責任者をおき、適正な取り扱いが行われるよう監督します。
③ 当館で勤務するものは、個人情報保護規程を順守し、個人情報を適正に取り扱います。
④ 当館で勤務するものには、個人情報保護に関する研修を行い、常に意識して行動するよう啓発いたします。
⑤ 個人情報の保存期間は次のように定めます。
(ア) 原則として、お預かりした個人情報は6ヵ月以内に削除、消去します。
(イ) 但し、利用目的達成のために6ヶ月を超えて管理する必要がある保有個人データについては、この原則から異なる扱いとします。したがって、保有個人データについては、利用目的、開示などの請求手続やお問い合わせ窓口を後述する 「個人情報に関するお問い合わせについて」 の項で、ご案内させていただきます。
(ウ) 保存期間を終了した個人情報は、裁断・溶解・破砕のほか、情報の復元が不可能な方法で消去いたします。
⑥ 個人情報の取り扱いを委託する場合は、秘密保持契約を交わすなど、委託先において当館と同等以上の個人情報保護が担保されることを確認のうえ、行います。
⑦ 個人情報の取り扱いを委託する場合は、個人情報保護について委託先の研修・啓発を行うとともに、適正な取り扱いがなされるよう当館が責任をもって監督します。

4 個人情報に関するお問い合わせについて
個人情報の本人または代理人が、本人の個人情報について開示等(利用目的の通知、情報内容の開示、訂正・追加・削除、情報の利用停止・消去)の請求を行う場合は、次の手続きによります。なお、請求と返答は書面(郵送・FAX等)による方法を原則とします。
HPから該当する請求用の用紙(請求書、ⅰ)をダウンロードして必要事項を記入します。
① 開示請求書PDF (156KB) http://www.iwamaplaza.jp/cl1.pdf
② 内容訂正請求書PDF(147KBk) http://www.iwamaplaza.jp/cl2.pdf
③ 利用停止請求書PDF(152KB) http://www.iwamaplaza.jp/cl3.pdf
④ 本人の確認のための書類を準備します。
(i) 本人の氏名と住所が記載された公的証明書
(ii)運転免許証、健康保険の被保険者証、住民基本台帳カード、パスポート、外国人登録証明書、年金手帳)のうちから2種類を選んでコピーしたもの。
(注)代理人の場合は、代理人についても確認のための書類が必要です。
⑤ 代理人に関する上記ⅰまたはⅱのほか、未成年者または成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類、もしくは本人からの委任状をご用意ください。
なお、確認に使用したコピーは、用が済み次第、廃棄いたします。
「ⅰで必要事項を記入した請求書」、「ⅱの確認用書類」、「返送用郵便切手80円分」を下記宛先に郵送してください。

宛先
〒240-0004 神奈川県横浜市保土ケ谷区岩間町1丁目7−15
横浜市岩間市民プラザ 個人情報担当
利用目的の通知、情報内容の開示の請求の場合は、手数料として1件につき500円をお支払いいただきます。(相当額の切手を郵送してください)その他、上記手続き以外で費用がかかる場合は、別途、請求させていただきます。なお、情報の訂正・追加・削除、利用停止・消去の請求の場合は、手数料は不要です。
受け付けた請求書は、該当する個人情報の管理責任者が内容を確認のうえ、受け付け後10日以内に、請求用紙記載の住所に返答を発送いたします。請求に応じない場合は、その理由を返答いたします。
個人情報の取扱いに関するご意見または苦情は、住所・氏名を明記のうえ、下記担当にご連絡ください。
<封書> 〒240-0004 神奈川県横浜市保土ケ谷区岩間町1丁目7−15
横浜市岩間市民プラザ 個人情報担当
<電話番号> 045-337-0011(代表)
個人情報の漏えい・滅失・き損に際しては速やかに調査し、適正な処置を講じます。

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