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Apostila de Assistente Administrativo do concurso da SESAU/RR
Prof. José Maria Rodrigues Neto - www.profneto.com.br
Blog: www.profneto.com.br E-mail: contato@profneto.com.br
APOSTILA DO CONCURSO DA SESAU/RR
DATAS DOS AULÕES
ESPECÍFICOS PARA O CARGO
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO:
1. Dia 10/08 (sábado), 18h as 23h
Local: Acadêmico News
2. Dia 17/08 (sábado), 18h as 23h
Local: Vencer
Aulas de arquivologia, noções de
administração e AFO com a Profa Eridan,
Lei 053 e Noções de licitação com o Prof.
Neto. Garanta sua vaga nos cursinhos.
Esta apostila é gratuita e foi
elaborada exclusivamente
para o concurso da
SESAU/2013 com base no
conteúdo programático
exigido pelo edital.
Elaborada pelo Professor
José Maria Rodrigues NETO
e
Prof.a Eridan Pimenta
Cursinhos Parceiros:
Acadêmico News,
Praetorium e Vencer
CALENDÁRIO DOS AULÕES
PROF. NETO
COM EXERCÍCIOS
COMENTADOS PARA A
SESAU/2013
• Dia 21/Julho, 08h30m/18h
Local: Acadêmico News
Ingressos à venda a partir do
dia 15 de julho
• Dia 28/Julho, 08h30m/18h
Local: Vencer
Ingressos à venda a partir do
dia 22 de julho
• Dia 04/Agosto, 08h30m/18h
Local: Acadêmico News
Ingressos à venda a partir do
dia 29 de julho
• Dia 11/Agosto, 08h30m/18h
Local: Acadêmicos/Vencer
Ingressos à venda a partir de
04 de agosto
• Dia 18/Agosto, 08h30m/18h
Local: Vencer/Acadêmicos
Ingressos à venda a partir do
dia 11 de agosto
• Dia 24/Agosto, 08h/17h
Local: Palácio da Cultura
Ingressos à venda a partir do
dia 18 de agosto (Revisão Geral)
Local de Venda dos Ingressos:
Acadêmico News, Vencer e
Praetorium.
Fones: 3224-0169 e 3627-4258
APOSTILA DA SESAU
ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO
Conteúdo Específico
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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
O QUE É ARQUIVOLOGIA?
É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos métodos e
técnicas a serem observados na implantação, organização, desenvolvimento e utilização dos documentos e
das informações.
Noções de Arquivamento
Órgãos de Documentação
• Arquivo: É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo
de suas atividades.
•Biblioteca: Conjunto de material impresso e não impresso disposto ordenadamente para estudo e
consulta.
• Museu: É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de peças e obras de valor,
representativas dos diferentes campos de conhecimento humano.
Princípios da Arquivologia
Princípio da Proveniência: Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter
a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a
outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Princípio do respeito á ordem original: O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade
produtora.
Conceitos básicos:
•Informação: Ideia, conhecimento.
• Suporte: Todo e qualquer meio físico utilizado para registrar a informação. Ex: papel, CD, VHS, DVD.
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• Documento: Informação registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatório, certidão,
memorando.
Características dos documentos
• Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas
diferentes:
1. Rascunho (minuta);
2. Original;
3. Cópia.
• Formato: é a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o odo como foi
confeccionado. Ex: Papel = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.
• Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no
documento e da aplicação a que este documento se destina. Ex: ofícios, certidões, atestados, atas, contratos,
declarações.
• Tipologias ou tipo: É a soma da espécie documental com a atividade(finalidade) a que o documento
se destina.
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
O documento é classificado de acordo com a forma que a informação foi registrada. Assim, o
documento pode ser classificado em um ou mais gênero.
Ex:
ü Textuais ou escritos;
ü Iconográficos;
ü Filmográficos;
ü Sonoro;
ü Informáticos ou digitais;
ü Cartográficos;
ü Fotográficos;
ü Micrográficos.
Quanto à natureza dos documentos:
• Especiais: Guardam documentos de determinados tipos ou suporte.
• Especializados: Guardam documentos de determinados assuntos específicos.
Quanto á extensão de sua localização:
• Setoriais: São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo
corrente. Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal.
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•Central ou geral: São os que se destinam receber os documentos correntes provenientes dos
diversos órgãos e instituições, centralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente.
Quanto aos valores dos documentos:
• Primários(administrativo): É o valor que o documento apresenta para o funcionamento de
atividades realizadas pela instituição. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
É o valor temporário e estará presente nas fases corrente e intermediária.
• Secundário(histórico): É o valor que o documento apresenta para história da instituição. É o valor
definitivo(dura para sempre)e nem todo documento o apresentará.
Quanto ao seu estágio de evolução
• CORRENTE: É a fase em que os documentos são criados; Nesta fase os documentos tramitam
bastantes e são muito consultados;
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS CORRENTES
Devem ser localizados junto aos órgãos produtores nos próprios escritórios ou próximos a eles, a fim
de facilitar o acesso aos documentos.
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO CORRENTES
O acesso é restrito ao órgão produtor (gerador).
ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE
• PROTOCOLO
• EXPEDIÇÃO
• ARQUIVAMENTO
• EMPRESTIMO
• CONSULTA
• INTERMEDIÁRIA: É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco
consultados. Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final(eliminação ou guarda permanente).
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
Devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos.
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
ü O acesso é restrito ao órgão produtor (gerador).
ü O acesso aos documentos pelo publico apenas quando a sua fonte geradora
autorizar.
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• PERMANENTE: É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são
guardados pelo seu valor histórico;
-Os documentos desta fase jamais serão eliminados.
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
PERMANENTES: Os pesquisadores são o seu principal publico. Por essa razão, devem estar
localizados junto aos centros culturais ou próximos as universidades.
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO PERMANENTE
O acesso é liberado ao público sem restrições devido ao seu valor secundário.
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE
• DESTINAÇÃO
• ARRANJO
• DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
• CONSERVAÇÃO
• REFERÊNCIA
TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento que define o prazo de guarda(tempo que o documento será guardado nas fases
corrente e intermediária) bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).
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Avaliação de Documentos
É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermediária, bem
como a destinação final dos documentos da instituições(eliminação ou guarda permanente). Na prática é o
ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comissão permanente de avaliação de documentos.
Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por:
• Arquivista ou responsável pela guardados documentos;
• Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja
subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;
• Profissionais da área jurídica;
• Profissionais da área financeira;
• Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de
avaliação(historiador, economista, Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).
Grau de sigilo
• Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.
• Sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso,
requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação.