Manual do Usuário Externo

Peticionamento e Intimação Eletrônicos, Acesso Externo e Assinatura Externa

Este Manual pode ser acessado pelo link: https://bit.ly/2Cn1TU9

Em caso de dúvidas ou problemas, entrar em contato pelo e-mail: processoeletronico@pmt.pi.gov.br

1. Pesquisa Pública

1.1. Informações Importantes

1.2. Realizando pesquisa sabendo o número do Processo ou do Documento

1.3. Pesquisa Livre

1.4. Pesquisa por Interessado / Remetente

1.5. Pesquisa por unidade Geradora

1.6. Pesquisa por Tipo de Processo

1.7. Pesquisa por Tipo de Documento

2. Cadastro do Usuário Externo

2.1. Informações Importantes

2.2. Passos para o Cadastro

2.3. Formas de Entrega da Documentação para Liberação do Cadastro

2.3.1. Termo entregue via e-mail

2.3.1.1. Assinado com certificado digital

2.3.1.2. Assinado manualmente

2.4. Alteração do Cadastro de Usuário Externo

2.5. Desativação do Cadastro de Usuário Externo

3. Login, Recuperar Senha e Tela Inicial

3.1. Login

3.2. Recuperar Senha

3.3. Tela Inicial

4. Responsável Legal de Pessoa Jurídica

4.1. Informações Importantes

4.2. Formalizar Responsável Legal de Pessoa Jurídica

4.3. Alterar Responsável Legal

4.4. Emitir Procuração Eletrônica Especial

4.5. Emitir Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Jurídica

4.6. Emitir Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Física

5. Revogar Procuração Eletrônica

6. Renunciar Procuração Eletrônica

7. Peticionamento Eletrônico

7.1. Orientações Gerais

7.2. Peticionamento de Processo Novo

7.3. Peticionamento Intercorrente

7.4. Concluir o Peticionamento e visualizar Recibo

7.5. Digitalização

7.6. Formatos de Arquivos Permitidos (extensões)

7.7. Tamanho Máximo de Arquivos

7.8. Hipóteses Legais de Restrição

7.9. Passar OCR em PDF de Digitalização

8. Acesso Externo aos Processos

9. Assinatura Externa

10. Intimação Eletrônica

10.1. Cumprir Intimação Eletrônica

10.2. Peticionar Resposta a Intimação Eletrônica

11. Tabela de Ícones

12. Tabela das Hipóteses Legais de Restrição

1. Pesquisa Pública

1.1. Informações Importantes

1. Qualquer pessoa pode realizar uma Pesquisa Pública, independente de ter usuário cadastrado no SEI.
2. A forma mais fácil de encontrar um Processo ou Documento é saber o seu Protocolo SEI, composto por 17 números no caso de Processos e por 7 números no caso de Documentos. Exemplo de número de processo: 53500.040708/2018-44. Exemplo de número de documento: 4716231 (números fictícios).
3. Toda pesquisa pode ser limitada a um período específico utilizando a opção “Data do Processo / Documento”. Essa opção limita os resultados da busca em um determinado período no tempo.

1.2. Realizando pesquisa sabendo o número do Processo ou do Documento

1. Para pesquisar um Processo com o número de protocolo já conhecido, basta inseri-lo no campo “Nº do Processo ou Documento”, preencher o código (captcha) e clicar em pesquisar.

2. Após clicar em “Pesquisar” aparecerá o processo pesquisado e uma árvore. Clique no número do processo ou na árvore para que apareçam todos os documentos inseridos no processo bem como a Lista de Andamentos.

3. Para pesquisar um Documento com o número de protocolo já conhecido, basta inseri-lo no campo “Nº do Processo ou Documento”, preencher o código (captcha) e clicar em pesquisar. Para pesquisar Documentos, é necessário marcar a opção “Documentos Gerados”. Apenas documentos gerados e assinados podem ser localizados na Pesquisa Pública. A Pesquisa por “Documentos Externos” não retornará resultados.

1.3. Pesquisa Livre

1. A pesquisa livre permite que o usuário digite qualquer termo. É importante clicar no ícone da interrogação  e visualizar a ajuda para a pesquisa livre, que possui diversas regras que podem ser realizadas, como apresentado abaixo.

1.4. Pesquisa por Interessado / Remetente

1. A pesquisa por Interessado / Remetente retorna uma lista de interessados previamente cadastrados no SEI. É necessário escolher um desses interessados e clicar em pesquisar.
2. O resultado dessa pesquisa trará todos os processos os quais a Pessoa Física ou Jurídica foi registrada no SEI como Interessado ou Remetente.

1.5. Pesquisa por unidade Geradora

1. A pesquisa por unidade geradora lista todos os processos elaborados por determinada Unidade da PMT. A Unidade deverá ser selecionada na lista.

1.6. Pesquisa por Tipo de Processo

1. A pesquisa por Tipo de Processo lista todas as tipologias processuais constantes no rol de processos da PMT. O tipo de processo deverá ser escolhido de uma lista.

1.7. Pesquisa por Tipo de Documento

1. A pesquisa por Tipo de Documento lista todas as tipologias documentais constantes no rol de documentos da PMT. O tipo de documento deverá ser escolhido de uma lista.

2. Cadastro do Usuário Externo

2.1. Informações Importantes

1. O cadastro do usuário externo no SEI envolve a execução de DOIS PASSOS DISTINTOS E CONSECUTIVOS PELO INTERESSADO. Só execute o segundo passo após executar o primeiro, para não atrasar a liberação do cadastro.

1. O primeiro passo é preencher o formulário online do SEI acessível pelo link onde está escrito "Clique aqui para continuar" ao final da página de cadastro de usuário externo do SEI. 
2. O segundo passo é preencher e enviar o formulário de Abertura de chamado na Central de Atendimento e Suporte Técnico para liberação do usuário externo, com os mesmos dados inseridos no primeiro passo, para que a liberação do cadastro seja então processada.

2. O cadastro como Usuário Externo no SEI é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa física que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido de todas as ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.
3. É destinado aos Usuários Externos que participem de processos administrativos junto ao órgão, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de peticionamento e intimação eletrônicos, visualização de processos com restrição de acesso aos interessados e assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres.
4. O Sistema possui funcionalidades de vinculação dos Usuários Externos com Pessoas Jurídicas, seja como Responsável Legal ou como representante em razão de poderes outorgados por meio de Procuração Eletrônica emitida e gerida diretamente no SEI.

2.2. PRIMEIRO PASSO: Preenchendo o Formulário eletrônico do SEI

1. Primeiramente, para conseguir logar no Acesso Externo do SEI é necessário realizar o cadastro como Usuário Externo, seguindo o procedimento abaixo:

2. Na página aberta, acesse o link para o Acesso Externo do SEI:

3. Na página de login do Acesso Externo do SEI, se ainda não tiver cadastro, acesse a opção “Clique aqui se você ainda não está cadastrado” e siga as orientações:

4. Realizado o cadastro online, onde é registrado o E-mail de login e a senha pessoal, siga as orientações indicadas para obter sua liberação do cadastro.
5. Após enviar o cadastro, você receberá um e-mail do serviço de suporte do sistema SEI (processoeletronico@pmt.pi.gov.br), com instruções para validação do cadastro.

2.3. SEGUNDO PASSO: Abertura de chamado na Central de Atendimento e Suporte Técnico da PRODATER para liberação de usuário externo - SEI

1. Após a execução do primeiro passo, descrito anteriormente, o usuário externo receberá em seu e-mail o link para preenchimento do formulário de  “Abertura de chamado para liberação de usuário externo - SEI”. Ao acessar o link, será apresentado a seguinte tela:

2. Nesta tela, caso já tenha executado o primeiro passo, o usuário externo deverá clicar em “sim”. Ao clicar em “Sim”, será expandido o formulário para que o usuário possa fazer o preenchimento com os mesmos dados inseridos no primeiro passo, para que a liberação do cadastro seja então processada.
3. A primeira parte do formulário, possui os campos para que seja feito a identificação do usuário externo, conforme imagem abaixo:

4. Fique atento às orientações presentes no formulário, pois, caso o formulário não seja preenchido corretamente, não será possível validar seu cadastro.
5. A segunda parte do formulário, diz respeito aos TERMOS E CONDIÇÕES DE USO do sistema de Processo Eletrônico da Prefeitura Municipal de Teresina no qual deve ser lido e ao final aceito pelo usuário.
6. Somente após o aceite, será possível abrir chamado para validação do cadastro.
7. Ao clicar em “Aceito” será habilitado o botão de “enviar” para que o usuário possa concluir o procedimento, conforme imagem abaixo.

8. Após o envio do formulário, caso não exista nenhuma pendência, o cadastro será liberado em até 3 dias úteis.
9. O usuário externo será notificado pelo e-mail quando houver a liberação do seu cadastro.

2.4. Alteração do Cadastro de Usuário Externo

1. Se antes da liberação do cadastro o Usuário Externo precisar corrigir o endereço de e-mail ou outros dados cadastrais de sua conta de Acesso Externo do SEI, neste caso, deverá requerer a alteração exclusivamente pelo e-mail processoeletronico@pmt.pi.gov.br, com o assunto “Alteração de Dados Cadastrais de Usuário Externo do SEI”.
2. Caso o Usuário Externo já esteja com seu cadastro devidamente liberado, neste caso, após login no Acesso Externo do SEI, deverá requerer a alteração de dados cadastrais exclusivamente por meio do Peticionamento > Processo Novo, utilizando o Tipo de Processo “PRODATER: Solicitações Diversas”.

2.5. Desativação do Cadastro de Usuário Externo

1. O requerimento pelo Usuário Externo para desativação de sua conta de Acesso Externo do SEI deve ser realizado exclusivamente por meio do Peticionamento > Processo Novo, utilizando o Tipo de Processo “PRODATER: Solicitações Diversas”.

3. Login, Recuperar Senha e Tela Inicial

3.1. Login

1. Somente depois do cadastro liberado será possível logar na página de Acesso Externo do SEI: SEI - Acesso Externo

3.2. Recuperar Senha

1. Caso tenha esquecido a Senha de acesso, somente se o cadastro já estiver liberado será possível recuperá-la, clicando no botão “Esqueci minha senha” na tela acima.
2. Na tela aberta, digite o e-mail do cadastro para que uma nova Senha aleatória seja enviada:

3.3. Tela Inicial

1. Depois de logado, é aberta a tela inicial, intitulada “Controle de Acessos Externos”, onde o Usuário Externo:

1. visualiza a lista de processos que lhe tenha sido concedido Acesso Externo.
2. pode assinar documento para o qual foi concedida permissão para Assinatura Externa (caneta preta na coluna de “Ações”).
3. acessa os menus de funcionalidades na coluna da esquerda.

4. Responsável Legal de Pessoa Jurídica

4.1. Informações Importantes

1. Agora a gestão dos Procuradores será feita pelos próprios Usuários Externos por meio de funcionalidades próprias no SEI.
2. No caso de Pessoa Jurídica, o primeiro passo para a gestão dos Procuradores é a formalização do Responsável Legal, que é a Pessoa Física responsável pelo CNPJ na Receita Federal do Brasil (RFB).

1. O Responsável Legal pelo CNPJ na Receita Federal deverá necessariamente possuir cadastro de Usuário Externo no SEI. Veja como é feito o cadastro no tópico 1.
2. O Responsável Legal pela Pessoa Jurídica poderá cadastrar Procuradores Especiais, que terão todos os poderes de representação previstos no sistema e poderá, também, emitir Procurações Eletrônicas simples, realizando a gestão de Procurações Eletrônicas afetas à Pessoa Jurídica junto com o Responsável Legal.
3. Existem diversos tipos de ícones que indicam informações e ações que podem ser realizadas. Qualquer dúvida sobre estes ícones consulte  a  Tabela de Ícones.

3. Em resumo, o Responsável Legal terá poderes para:

1. Gerenciar o cadastro da Pessoa Jurídica.
2. Receber Intimações Eletrônicas e realizar Peticionamento Eletrônico em nome da Pessoa Jurídica, com todos os poderes previstos no sistema
3. Emitir Procurações Eletrônicas Especiais a outros Usuários Externos, bem como revogá-las quando lhe convier.
4. Emitir Procurações Eletrônicas simples, com indicação de poderes específicos, abrangência e prazo de validade.

4.2. Formalizar Responsável Legal de Pessoa Jurídica

1. Para o Usuário Externo do SEI formalizar sua vinculação como Responsável Legal de uma Pessoa Jurídica é bem simples:

1. Faça login no Acesso Externo do SEI: SEI - Acesso Externo
2. Acesse o menu “Responsável Legal de Pessoa Jurídica”
3. Clique no botão “Novo Responsável Legal”

2. Na tela seguinte, o sistema faz uma validação sobre o CNPJ informado pelo Usuário Externo.

3. Após a validação com sucesso, é necessário marcar a Declaração abaixo para continuar:

4. Fornecer os dados sobre a Pessoa Jurídica e anexar os Atos Constitutivos, com destaque àqueles que comprovam os poderes de representação da Pessoa Jurídica pelo Declarante.
5. Os Atos Constitutivos podem ser Contrato Social, Ata de Eleição dos Sócios e Procuração, etc.

6. Com o peticionamento deste cadastro de Responsável Legal, será aberto um novo Processo com a documentação anexada. Este processo também será utilizado para armazenar todos os demais documentos gerados sobre a Pessoa Jurídica, como alterações de seus atos constitutivos, emissão, revogação e renúncia de Procuração Eletrônica, alteração de Responsável Legal, etc.
7. No Menu “Responsável Legal de Pessoa Jurídica” é possível “Visualizar” () e “Alterar” () o Cadastro da Pessoa Jurídica.

8. Após esta primeira vinculação, o Responsável Legal receberá as Intimações Eletrônicas destinadas à Pessoa Jurídica correspondente, podendo responder as intimações.
9. O Responsável Legal pode emitir Procuradores Eletrônicas Especiais  e Procurações Eletrônicas simples, com indicação de poderes específicos, abrangência e prazo de validade, gerenciando-as por meio do menu “Procurações Eletrônicas”.

4.3. Alterar Responsável Legal

1. Se o Responsável Legal pela Pessoa Jurídica tiver sido alterado na Receita Federal, é necessário que o novo Responsável Legal entre no SEI e realize novo cadastro de Responsável Legal, conforme passos indicados no tópico 7.2.
2. O SEI identifica automaticamente o Responsável Legal anterior e o novo, gerando a substituição de Responsável Legal.

4.4. Emitir Procuração Eletrônica Especial

1. Apenas o Responsável Legal de Pessoa Jurídica pode emitir Procuração Eletrônica Especial.
2. O Procurador Especial possui todos os poderes previstos no sistema e poderá emitir Procurações Eletrônicas simples em nome da Pessoa Jurídica Outorgante, com indicação de poderes específicos, abrangência e prazo de validade. Também poderá atualizar os atos constitutivos da Pessoa Jurídica, mas não pode alterar o Responsável Legal nem outros Procuradores Especiais.

1. Como possui todos os poderes previstos no sistema, junto com o Responsável Legal, os Procuradores Especiais sempre recebem as Intimações Eletrônicas destinadas à Pessoa Jurídica, podendo cumprí-las e respondê-las.

3. Para emitir uma Procuração Eletrônica Especial, o Responsável Legal já formalizado deve acessar o menu “Procurações Eletrônicas” e acionar o botão “Nova Procuração Eletrônica” no canto superior direito. Podem ser emitidas quantas Procurações Eletrônicas Especiais forem necessárias.

4. Para emitir qualquer Procuração Eletrônica no SEI, o Outorgado a ser indicado antes deve já possuir cadastro liberado como Usuário Externo.

5. A partir da emissão da Procuração Eletrônica Especial, enquanto ela não for Renunciada ou Revogada, o Procurador Especial receberá as Intimações Eletrônicas destinadas à Pessoa Jurídica Outorgante.
6. Ao acessar o menu “Responsável Legal de Pessoa Jurídica”, o Procurador Especial terá acesso às informações das Pessoas Jurídicas com as quais possui Procuração Eletrônica Especial vigente e os processos em que foram incluídas..

7. Ao acessar o menu “Procurações Eletrônicas”, o Usuário Externo terá acesso a todas as Procurações em que figurar como Outorgado.

4.5. Emitir Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Jurídica

1. A Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Jurídica pode ser emitida pelo Representante Legal ou por Procurador Especial.
2. A Procuração Eletrônica Simples em nome da Pessoa Jurídica poderá conceder os seguintes poderes específicos:

1. *Receber, Cumprir e Responder Intimação Eletrônica
2. Operar Sistemas de Coleta de Dados
3. Operar Sistemas de Outorga
4. Operar Sistemas de Planos de serviços
5. Participar de Reuniões
6. Peticionar Processo Novo ou Intercorrente

3. O prazo de validade da Procuração pode ser Determinado ou Indeterminado.

1. Quando o prazo da Procuração for Determinado será necessário indicar uma data limite na qual a Procuração automaticamente perderá sua validade. A qualquer momento o outorgante poderá Revogar a Procuração ou o próprio Outorgado Renunciar à Procuração.
2. Quando o prazo for Indeterminado a Procuração não perderá a validade automaticamente.

4. A Abrangência da Intimação poderá ser em Qualquer Processo em Nome do Outorgante ou em Processos Específicos.

1. Se for selecionada a opção “Processos Específicos” será necessário informar o número válido de cada processo sobre os quais o Procurador poderá atuar.

5. Para emitir uma Procuração Eletrônica, o Responsável Legal já formalizado ou o Procurador Especial devem acessar o menu “Procurações Eletrônicas” e acionar o botão “Nova Procuração Eletrônica” no canto superior direito. Na combo “Tipo de Procuração” selecionar “Procuração Eletrônica”. Podem ser emitidas quantas Procurações Eletrônicas forem necessárias.

4.6. Emitir Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Física

1. A Procuração Eletrônica Simples é emitida de um Usuário do SEI para outro.

1. Só aparecerão na lista usuários com perfil validado no SEI.

2. A Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Física tem as mesmas opções de Poderes, Validade e Abrangência da Procuração Eletrônica Simples para Pessoa Jurídica, descritas logo acima no item 7.5.

5. Revogar Procuração Eletrônica

1. No caso de Pessoa Jurídica, o Responsável Legal ou os Procuradores Especiais podem revogar as Procurações Eletrônicas vigentes em que a Pessoa Jurídica por eles representada figurar como Outorgante no botão .

1. Os Procuradores Especiais somente podem revogar Procurações Eletrônicas simples.
2. O Responsável Legal pode revogar Procurações Eletrônicas Especiais e também as simples.

2. A partir do momento em que o Outorgante revogar a Procuração Eletrônica, o Usuário Externo correspondente não receberá mais Intimações Eletrônicas destinadas ao Outorgante, sendo mantidos os acessos apenas aos Documentos sobre os quais teve acesso enquanto a Procuração estava vigente.

1. No caso Procurações Eletrônicas simples, os poderes constantes na procuração não poderão mais serem exercidos a partir da sua revogação.

6. Renunciar Procuração Eletrônica

1. A qualquer momento, os Procuradores poderão renunciar as Procurações Eletrônicas vigentes em que figurar como Outorgado.
2. A partir do momento em que o Outorgado renunciar à Procuração Eletrônica ele não receberá mais Intimações Eletrônicas destinadas ao Outorgante, sendo mantidos os acessos apenas aos Documentos sobre os quais teve acesso enquanto a Procuração estava vigente.
3. No caso Procurações Eletrônicas simples, os poderes constantes na procuração não poderão mais serem exercidos a partir da sua renúncia.

7. Peticionamento Eletrônico

7.1. Orientações Gerais

1. Utilize preferencialmente os navegadores web Firefox ou Chrome.
2. Antes de iniciar o peticionamento tenha os arquivos de cada documento já separados em seu computador e prontos para carregar.
3. Entre o carregamento do primeiro documento e o último não pode ultrapassar 1 hora. Com mais de 1 hora no sistema sem finalizar o peticionamento o arquivo carregado será considerado temporário e eliminado automaticamente.
4. Cada documento deve ser adicionado separadamente, um a um, com o preenchimento dos dados próprios. O peticionamento segue a legislação de gestão de documentos públicos, ou seja, o SEI não é um repositório de arquivos, mas sim de formalização de documentos.
5. Pare o mouse sobre os ícones  para ler orientações sobre a forma correta de preenchimento do campo correspondente.
6. Ainda, no preenchimento dos campos NÃO ESCREVA OS TEXTOS EM CAIXA ALTA. Alterne entre maiúscula e minúscula somente quando necessário, geralmente apenas a primeira letra de cada palavra fica em maiúscula.
7. Tenha especial atenção à indicação de Nível de Acesso, em que a opção “Restrito” deve ser exceção e somente deve ser indicado se no teor do documento contiver informações de fato restritas em razão de Hipótese Legal própria, conforme é detalhado em tópico mais abaixo.
8. Indique o Formato “Digitalizado” apenas se o arquivo foi produzido da digitalização de documento em papel, sendo importante antes passar OCR, para que o texto seja pesquisável (sugestão de software de OCR no tópico 3.6 abaixo). Ainda, é de responsabilidade do Usuário Externo ou entidade representada a guarda do documento em papel correspondente.
9. Atenção:

1. Formalmente, o horário do peticionamento, que, inclusive, constará expressamente no “Recibo Eletrônico de Protocolo” correspondente, será o do final de seu processamento, ou seja, com a protocolização dos documentos efetivada.
2. Todas as operações anteriores à conclusão do peticionamento são meramente preparatórias e não serão consideradas para qualquer tipo de comprovação ou atendimento de prazo.
3. Dessa forma, orientamos que os Usuários Externos efetuem seus peticionamentos com margem de segurança necessário para garantir que a conclusão do peticionamento ocorra em tempo hábil para atendimento do prazo processual pertinente.
4. Importante lembrar que considerando-se tempestivos os atos praticados até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília, independente do fuso horário em que se encontre o usuário externo.

10. Depois de logado no Acesso Externo do SEI, na coluna da esquerda, acesse os menus do Peticionamento Eletrônico:

7.2. Peticionamento de Processo Novo

1. Escolha o Tipo de Processo que deseja formalizar a abertura junto ao Órgão. Visualize orientações específicas parando o mouse sobre cada Tipo:

1. Para protocolizar documentos em processos já existentes, acesse o menu Peticionamento > Intercorrente.

2. Para cada Tipo de Processo tem-se definido apenas um Tipo de Documento Principal. Por Tipo de Processo pode ainda ser apresentada a área para carregar Documentos Essenciais, que são obrigatórios (deve carregar pelo menos um documento para cada Tipo indicado), e a área para carregar os Documentos Complementares, que são necessários a depender do caso concreto.
3. Selecionado o Tipo de Processo para abertura, observe os destaques abaixo:

4. Logo abaixo das duas seções acima, é apresentada a seção “Documentos”. Basta clicar em “Escolher arquivo”, preencher os campos e clicar “Adicionar” para cada documento que pretende peticionar.

1. O sistema critica os campos obrigatórios e também as extensões de arquivos permitidas.

7.3. Peticionamento Intercorrente

1. Tem por finalidade a protocolização de documentos em processos já existentes.
2. Condicionado ao número do processo indicado, os documentos poderão ser incluídos diretamente no processo indicado ou em processo novo relacionado.
3. Antes de tudo, na seção “Processo” deve inserir o número do processo no qual quer peticionar e clicar no botão “Validar”.

1. O número de processo deve ser previamente conhecido e indicado por completo para ser validado. o sistema somente válida se o número do processo existir no SEI do Órgão.

4. Depois que o número do processo é validado é exibido o botão “Adicionar”:

5. Somente depois que o processo validado é adicionado será apresentada a seção “Documentos”.

1. Basta clicar em “Escolher arquivo”, preencher os campos pertinentes e clicar “Adicionar” para cada documento que pretende peticionar.
2. O sistema critica os campos obrigatórios e também as extensões de arquivos permitidas.

7.4. Concluir o Peticionamento e visualizar Recibo

1. Depois que adicionar todos os documentos que pretende peticionar, clique no botão “Peticionar” no canto superior ou inferior direito da tela para abrir a janela “Concluir Peticionamento - Assinatura Eletrônica”.
2. Na janela aberta, o Usuário Externo deve selecionar o “Cargo/Função” mais próximo da função ora exercida, confirmar sua “Senha de Acesso ao SEI” e clicar no botão “Assinar” para que a Assinatura Eletrônica e o processamento do peticionamento seja de fato iniciado.

3. Imediatamente depois que o processamento do peticionamento é finalizado, o sistema gera automaticamente o “Recibo Eletrônico de Protocolo”, o exibe para o Usuário Externo e o incluí no processo correspondente.
4. O Recibo é a garantia que o peticionamento foi concluído com sucesso. O Sistema só gera o Recibo Eletrônico quando o peticionamento foi finalizado e os arquivos carregados.

5. Em caráter meramente informativo, um e-mail automático é enviado ao Usuário Externo confirmando o peticionamento realizado, conforme protocolo do “Recibo Eletrônico de Protocolo” gerado.
6. A qualquer momento o Usuário Externo pode acessar a lista dos Recibos de seus peticionamentos.

7.5. Digitalização

1. Caso o documento a ser peticionado exista originalmente somente em meio físico (papel), deverá ser digitalizado pelo interessado para que seja peticionado.
2. Segue orientações sobre padrões de digitalização recomendados:

1. Documento Preto e Branco: utilizar 300 dpi de resolução e digitalização em preto e branco
2. Documento Colorido: utilizar 200 dpi de resolução e digitalização colorida.

3. O não atendimento das recomendações acima pode gerar um arquivo maior do que o sistema permite para upload e impedir o peticionamento, sob responsabilidade do Usuário Externo que o peticiona.,
4. Ainda, informamos que a digitalização tecnicamente inviável será a que se referir a documento em papel originalmente em formato superior a A3 (297 × 420 milímetros).

Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente aos Protocolo das Secretarias da Prefeitura no prazo de 10 (dez) dias contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação da Prefeitura.

• A definição acima leva em consideração a disponibilização no mercado de escâneres até mesmo domésticos que digitalizam papel até o formato A3 e a digitalização de papéis de formato maiores do indicado demandaria escâneres mais específicos.

7.6. Formatos de Arquivos Permitidos (extensões)

1. Peticionamento de Processo Novo:

1. Documento Principal: pdf, jpeg, jpg e html.
2. Documentos Essenciais e Complementares: pdf, jpeg, jpg, bmp, png, html, htm, xls, xlsx, csv, mp4, mp3 e ods.

2. Peticionamento Intercorrente e Resposta a Intimação: pdf, jpeg, jpg, bmp, png, html, htm, xls, xlsx, csv, mp4, mp3 e ods.

7.7. Tamanho Máximo de Arquivos

1. Peticionamento de Processo Novo:

1. Documento Principal: 6 Mb
2. Documentos Essenciais e Complementares: 6 Mb

2. Peticionamento Intercorrente e Resposta a Intimação: 6 Mb

7.8. Hipóteses Legais de Restrição

1. Conforme antecipado no tópico de Orientações Gerais, o Usuário Externo deve ter especial atenção à indicação de Nível de Acesso, em que a opção “Restrito” deve ser exceção e somente deve ser indicado se no teor do documento contiver informações de fato restritas em razão de Hipótese Legal própria.
2. Evite indicar Nível de Acesso Restrito para documentos que são por natureza públicos, por exemplo, Procuração e Contrato Social.
3. Para que possa ser considerada restrita, a informação contida no documento deve se enquadrar em uma das Hipóteses Legais disponíveis na tabela abaixo, observando principalmente o constante na coluna “Orientações de Uso”.
4. Veja o item 12. Tabela das Hipóteses Legais de Restrição

7.9. Passar OCR em PDF de Digitalização

O que é o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)? Por que devo passá-lo nos PDFs de digitalização?

1. Se o documento é digitalizado sem OCR, ele fica igual a uma foto: não se consegue selecionar seu texto, copiar e, principalmente, não é possível indexá-lo.
2. Quando se utiliza um software para passar OCR numa digitalização é criada uma camada invisível de texto sobre a imagem disposta no documento digitalizado. Tais softwares geralmente possuem um corretor ortográfico para tentar minimizar os erros de reconhecimento. Mesmo não sendo 100% preciso, o OCR é muito importante para a obtenção da mais ampla indexação possível dos documentos externos capturados para o SEI.
3. Mas, o que vem a ser a indexação? O texto dos documentos é lido pelo servidor de indexação do SEI e seu conteúdo é reconhecido e armazenado. Com isso, é possível realizar pesquisas por palavras e frases constantes no teor dos documentos. É o OCR que permite a indexação do conteúdo de documentos digitalizados.
4. Sugerimos o software gratuito “PDF-XChange Viewer” para passar OCR sobre PDF de digitalização. Siga os passos abaixo para instalar o referido software e o pacote de idiomas:

1. Baixar e instalar o software o PDF-XChange Viewer: https://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer (quando estiver instalando, escolher “Free Version”)
2. Baixar e instalar o Pacote de Idiomas “European Languages Pack” para o PDF XChange Viewer: https://www.tracker-software.com/OCRAdditionalLangsEU.zip
3. Para passar OCR no PDF de digitalização, siga os passos abaixo:

• Abra o PDF de digitalização no software PDF-Viewer e, depois, clique no botão OCR:

• Abrirá a janela a seguir, na qual as opções devem ser configuradas da forma abaixo:

• Clique no botão “OK” para começar o processamento do OCR:

• Depois de finalizado o processamento do OCR, o PDF já estará com texto selecionável (vide abaixo). Para finalizar, agora é necessário salvar o PDF para que o arquivo mantenha o texto pesquisável:

8. Acesso Externo aos Processos

1. Os Acessos Externos aos processos são concedidos quando:

1. O Usuário Externo possui poderes de representação e precise acompanhar o processo, sempre concedido na medida que for necessário ou em atendimento a pedidos de vistas.
2. Existir documentos restritos no processo e, por isso, não sejam acessíveis pela “Pesquisa Pública” do SEI. Nestes casos, o acesso externo é concedido em atendimento a pedidos de vistas.

2. Existem duas formas de concessão de Acesso Externo ao processo:

1. Integral; e
2. Parcial.

3. Vide abaixo exemplo de Acesso Externo Integral a um processo:

4. Vide abaixo exemplo de Acesso Externo Parcial a um processo:

9. Assinatura Externa

1. Na tela inicial do Acesso Externo, observe que são listados os processos com Acesso Externo concedido ao Usuário Externo e na coluna “Ações” pode existir botões de funcionalidades específicas.
2. Vide o exemplo abaixo destacado, com documentos disponibilizados para Assinatura Externa:

3. Ao clicar no ícone de caneta, é aberta janela de “Assinatura de Documento”, que ocorrerá somente depois que o Usuário Externo confirmar sua Senha de acesso ao SEI e clicar no botão “Assinar”:

10. Intimação Eletrônica

10.1. Cumprir Intimação Eletrônica

1. Quando uma Intimação Eletrônica é destinada a uma Pessoa Jurídica, um e-mail de alerta é enviado a todos que possuem vínculo formal no sistema com ela (Responsável Legal, Procuradores Especiais e Procuradores com indicação do poder para Receber, Cumprir e Responder Intimações Eletrônicas). Neste e-mail constam as informações sobre a Intimação e o processo a que se refere, bem como link para a tela de Acesso Externo do SEI.

2. Independente de e-mail de alerta, é de responsabilidade exclusiva do Usuário Externo a consulta periódica ao SEI a fim de verificar o recebimento de Intimações.
3. Na tela de Controle de Acessos Externos, o ícone  indica que no processo correspondente ocorreu Intimação Eletrônica.

4. Abrindo o processo correspondente, o Usuário Externo pode acessar os documentos liberados e visualizar ícones de ação na última coluna.

5. Clicando no cadeado fechado  é informado ao usuário que para visualizar os documentos da Intimação Eletrônica é necessário confirmar a consulta direta à Intimação. Quando o usuário clica em “Confirmar Consulta à Intimação” o cumprimento da Intimação é formalizado, gerando a Certidão de Intimação Cumprida, e, caso exista, é iniciado o prazo externo para para resposta. O prazo para a resposta à Intimação excluirá o dia do cumprimento do início da contagem e, ainda, não iniciará ou terminará em dias não úteis.

6. Quando a Intimação Eletrônica é destinada a Pessoa Jurídica, o seu cumprimento por consulta direta poderá ocorrer pelo Responsável Legal, Procuradores Especiais e Procuradores com indicação do poder para Receber, Cumprir e Responder Intimações Eletrônicas.
7. Importante lembrar que a Intimação será considerada cumprida na data em que se efetuar sua consulta no sistema ou, não efetuada a consulta, em 15 dias após a data de sua expedição, por decurso de prazo tácito.
8. O ícone do cadeado sofrerá variações a depender da situação da Intimação:

1. Nos casos em que a Intimação Eletrônica for destinada a mais de uma Pessoa Jurídica com Usuários Externos distintos a elas vinculados, o ícone  indica que a Intimação foi cumprida para uma das Pessoas Jurídicas e ainda não foi cumprida para a Pessoa Jurídica representada pelo Usuário Externo logado. Neste caso o Usuário Externo não terá acesso aos documentos até que cumpra com a Intimação pendente.
2. Nos casos em que o Usuário Externo deixar de representar o Outorgante entre a geração da Intimação Eletrônica e seu cumprimento, aparecerá o ícone  indicando que não pode mais cumprir a Intimação.

10.2. Peticionar Resposta a Intimação Eletrônica

1. Cumprida a Intimação Eletrônica, aparecerão na coluna Ações os ícones  (Intimação Cumprida),  (Certidão de Intimação Cumprida) e, quando for possível a resposta, o ícone  (Responder Intimação Cumprida).

1. Nos casos em que o Usuário Externo deixar de representar o Outorgante entre o cumprimento e o prazo externo para Responder a Intimação, aparecerá o ícone  indicando que apesar dele ter tido acesso aos documentos ele não pode mais responder a Intimação.

2. O ideal é que toda Intimação Eletrônica seja respondida por meio da funcionalidade própria para Responder Intimação, por meio do botão . Ao clicar neste botão o usuário já é encaminhado para a tela de resposta à Intimação, onde vai poder carregar os documentos que considerar pertinentes.

3. Até o final do Prazo Externo o botão  ficará ativo, podendo-se complementar a resposta com outros documentos. Terminado o Prazo Externo, o botão desaparecerá e qualquer outra comunicação adicional deve ser enviada por meio do Peticionamento Intercorrente.

11. Tabela de Ícones

12. Tabela das Hipóteses Legais de Restrição

Abaixo detalhamos cada Hipótese Legal de Restrição, para que os Usuários Externos possam melhor identificar se a informação é de fato restrita ou, por não se enquadrar em nenhuma das hipóteses, deva ser registrada como pública: