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Sugerencias de uso Hac Facturación (v3.0)
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Te damos la bienvenida al módulo de

Facturación hac

El módulo de facturación de hac, busca automatizar la mayor cantidad de procesos para agilizar esta tarea tan necesaria pero recurrente.  Con esto lograremos mayor eficiencia por parte de la administración y clientes más satisfechos, ya que contarán con información actualizada al alcance de sus celulares.

A continuación te presentamos sugerencias de uso de esta primera versión.

El sistema cuenta con dos tipos de roles para ingresar al sistema.

  Filial al dia

  Filial con un monto pendiente en el período actual

  Filial morosa (Debe una o varias cobros de períodos anteriores)

Para poder iniciar a utilizar facturación en un condominio, es necesario completar la configuración contable para el mismo.

Una vez logueados con un usuario de tipo Contador, y habiendo seleccionado un condominio, el sistema les mostrará las siguientes opciones en el menú izquierdo bajo la sección de Configuración.

Cada una de las opciones de dicho menú deben configurarse.  El sistema marcará con un check cada vez que se complete dicho paso.

Consideraciones importantes son:

El administrador también debe definir un adelanto por defecto que estará asociado a este cobro. De esta manera el sistema podrá asociar automáticamente cualquier monto que sobre a dicha cuenta.

Veamos este ejemplo:

Cada vez que se apruebe una cuota extraordinaria para un proyecto, podemos crear un nuevo tipo de cobro asociado al servicio/ingreso contable Cuotas Extraordinarias.

Esta sección ofrece dos tipos de reporte en esta primera versión.

Al igual que el resto del sistema, utiliza un código de color:

        Verde representa un incremento en las cuentas.

        Amarillo indica que no hubo cambio en el saldo de las cuentas.

        Rojo representa una disminución en el saldo de las cuentas.

Ejemplo de Balance de comprobación mostrando un nivel para el período de Mayo.

El dashboard de finanzas muestra el estado actual de todas las filiales del condominio.  

Cada card asignado a una filial muestra la siguiente información:

  1. Número de la casa. Si se pone el puntero (mouse) sobre el número de la filial el sistema mostrará el nombre de los residentes de la casa.
  2. En el punto 2 se muestra un resumen del balance, monto de todos los cobros pendientes, monto pendiente en multas y monto disponible en adelantos.
  3. El punto 3 con el icono de información permite consultar el estado de cuenta.

A continuación un ejemplo de cómo se ve el estado de cuenta para una filial específica.  Este estado de cuenta es para uso exclusivo del administrador, ya que las filiales tendrán la misma información accesible desde Hac Costa Rica.

El estado de cuenta en esta primera versión explicado en 6 puntos:

  1. Balance: Se muestra el balance actual de la filial y además el color indica si está al día, con cuota pendiente en el período actual o moroso.
  2. Cobros del período actual: Muestra el o los cobros del período actual, esto incluye multas, cobros manuales o automáticos. Además cada cobro muestra el estado actual que incluye: Pendiente, Parcialmente pagado o Pagado.
  3. Depósitos del mes: Muestra la lista de los depósitos realizados por la filial para el período en curso.
  4. Adelantos: Muestra los adelantos disponibles que tiene cada filial y de qué tipo es el adelanto. Por ejemplo: Adelanto de Agua o Adelanto de Cuota Ordinaria.
  5. Periodo: Permite cambiar el período y consultar períodos anteriores.  Al utilizar esta opción, únicamente los datos de la sección de Movimientos del período va a cambiar.
  6. Movimientos del período: Muestra las transacciones generadas para la filial durante el período indicado en el combo de períodos (Punto 5).

La sección de cobros incluye cobros manuales y cobros previamente configurados por el contador.

A continuación les mostramos una imagen con tres puntos importantes a tener en consideración:

  1. Para diferenciar un cobro manual de uno automático busque el botón con el icono de + como se muestra en el punto 1 de la siguiente imagen.
  2. Debido a que los cobros automáticos se generan en una fecha especifica automáticamente, esta lista va contar con los cobros únicamente cuando se ha generado el nuevo período y los cobros no se han enviado a las filiales.
  3. Enviar notificación de cobros es el proceso en que se notifica a las filiales acerca de sus nuevos cobros. Este proceso va a generar una notificación al celular de las filiales, por lo que es recomendable incluir todos los cobros del período actual antes de enviar la notificación.  Esto incluye los cobros manuales como multas.  

El módulo de depósitos es una poderosa herramienta que permite completar varios procesos en un solo paso.  Sin embargo, al tratarse de la asignación de depósitos a las filiales, requiere de mucha atención por parte del administrador para evitar errores, ya sea en la asignación del depósito o la definición de los cobros que pretende cubrir dicho depósito.

Cada vez que se apliquen los depósitos a una filial, la filial recibirá una notificación.

Estructura de la pantalla:

  1. Casas pendientes de depositar: Muestra la lista de filiales que aún no han hecho un depósito.  Puede ser de utilidad en caso que el administrador quiera darle seguimiento a dichas filiales.
  2. Lista de todos los depósitos aplicados durante este período contable: Muestra la lista de todos los depósitos procesados y la información de a qué filial se le asignó.
  3. Reversiones: Cada depósito cuenta con el botón de acción llamado “Revertir”, esto permite revertir todos los movimientos asociados a este depósito, permitiendo volver a asignarlo, ya sea a la misma casa pero pagando diferentes cobros o asignarlo a una casa distinta.
  4. Cuenta bancaria: Éste card es dinámico, esto significa que van a existir tantos cards de cuentas bancarias como cuentas bancarias existen configuradas para un condominio.  Dentro de cada card se mostrarán los depósitos pendientes de ser asociados a una filial.
  5. Importación o asignación de depósitos: El botón mostrado en el punto 5 permite importar un excel de depósitos, crear depósitos manuales, o asignar depósitos existentes.  Conoceremos más acerca de este tema a continuación:

Pantalla para asignación y creación de depósitos:

  1. Importar excel con depósitos: Permite cargar al sistema el estado de cuenta generado del banco.  Lo más importante de este paso es leer cuidadosamente las indicaciones mostradas por el sistema para adaptar el estado de cuenta al formato requerido.

Este es un ejemplo.  No es necesario que el título de cada columna sea el descrito, pero sí es importante que los depósitos inicien en la fila número dos.

  1. Agregar depósito manual: Si requiere agregar depósitos manuales, haga clic en el botón indicado. El sistema agregara una nueva fila al final de la lista de depósitos.

Indique el número de referencia, una descripción, el monto del depósito y finalmente a qué casa se le va a asignar.

  1. Seleccionar filial: Para definir a qué casa se le va a asignar el depósitos, puedes utilizar el buscador inteligente y digitar el número de filial o nombre de algún residente.

  1. Aplicar depósitos a cobros o adelantos: Este es quizá el paso más importante a tener en consideración al asignar un depósito a una casa.

A continuación veamos la pantalla de asignación:

  1. Indica el monto del depósito.
  2. Muestra los montos adeudados por la filial.
  3. Permite pasar el monto del cobro a la sección de abonos. Esto es útil cuando no queremos pagar uno de los cobros.
  4. El monto del abono debe ser exacto al monto del cobro o inclusive puede ser menor.  Lo único que el sistema no va a permitir es ingresar un monto mayor al del cobro.
  5. Muestra el monto pendiente luego de aplicar los abonos.
  6. En caso de sobrar dinero luego de distribuir el depósito entre los cobros, el sistema va a indicar cuánto dinero queda disponible para adelantos.
  7. En caso de existir más de un tipo de adelantos configurados en el sistema, el administrador puede definir en este mismo paso a que adelanto se asignará el sobrante.

Veamos un ejemplo aplicado:

Una filial realiza un depósito por ₡301,235.00, de los cuales únicamente desea pagar el pendiente de su cuota ordinaria, ya que el agua la paga el inquilino. Además, desea que el sobrante se asocie al Adelanto de Cuota ordinaria y no al adelanto de agua.

  1. Dividir depósito entre dos o más filiales: En el caso que un depósito requiera ser dividido entre dos casas, únicamente haga clic sobre el botón:

Esto generará dos nuevas filas debajo del depósito original. Por defecto el sistema divide en dos el monto. Pero el administrador lo puede distribuir como requiera. Tome en cuenta que si uno de los montos cambia deberá seleccionar de nuevo las casas para que el sistema pueda recalcular.

Si requiere dividir un depósito con más de dos casas la manera de proceder es realizar la división haciendo clic en el mismo botón, luego defina el monto y seleccione la primera casa, seguidamente deje la segunda fila sin una casa.  Al aplicar el depósito de esta manera el mismo quedará disponible para una nueva división.

  1. Aplicar depósitos: Aplicar los depósitos guarda todos los cambios realizados durante la importación y asignación de pagos.  

No es necesario que todos los depósitos tengan una casa para poder aplicar los depósitos. De hecho si un depósito no tiene casa de igual manera va a ser guardado en el sistema para poder asignarle una casa posteriormente.  

En hac recomendamos procesar unos cuantos depósitos y luego aplicar los depósitos, esto para evitar durar mucho tiempo en esta pantalla y que la sesión se termine.

En esta sección se muestra la lista de adelantos y los adelantos que tiene cada filial para cada uno de los tipos.

Al hacer clic sobre el botón de editar se puede ver la fecha en que se realizó el adelanto y cual es el monto disponible:

En el caso que exista más de un tipo de adelanto, el sistema mostrará un botón llamado “Reasignar”.

En esta opción el administrador puede asignar parte o la totalidad del adelanto a otro tipo de adelanto.

Hemos llegado al final de esta guía rápida, no duden en escribir a: info@hac.cr si surge alguna pregunta que no hemos cubierto aquí.

Saludos,

Equipo Hac


Hac by Perspective ®

Email: info@hac.cr

Sitio web: hac.cr

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