REGULAMENTUL DEPARTAMENTULUI DE RELAȚII EUROPENE ȘI INTERNAȚIONALE EMSA BUCUREȘTI

Capitolul 1 – Definiții și termeni

Art. 1. Pe parcursul regulamentului Departamentului de Relații Europene și Internaționale EMSA București se vor folosi următoarele abrevieri și definiții:

1. SSMB: Societatea Studenților în Medicină din București;
2. EMSA: European Medical Students’ Association;
3. FASMR: Federația Asociațiilor Studenților în Medicină din România;
4. IFMSA: International Federation of Medical Students’ Associations;
5. Directorul Departamentului: Local Coordinator, Coordonator Local, LC1;
6. UMFCD: Universitatea de Medicină și Farmacie “Carol Davila” București;
7. Voluntar: Student al Facultății de Medicină din cadrul UMFCD, implicat în activitățile Departamentului de Relații Europene și Internaționale EMSA, care semnează un contract de voluntariat cu SSMB;
8. TP: Twinning Project - un proiect organizat prin intermediul EMSA ce constă într-un schimb de experiență bilateral între universități;
9. FMO: Faculty Member Organization;
10. Program social: activități recreative coordonate de voluntarii EMSA București în folosul participanților străini;
11. Program științific: activități de profil medical coordonate de voluntarii EMSA București în colaborare cu cadrele didactice ale UMFCD în folosul participanților străini.

Art. 2. Departamentul de Relații Europene și EMSA va fi numită în acest document sub termenul de „Departamentul”.

Art. 3. TP-ul va fi numit în acest document sub termenul de „Proiectul”.

Art. 4. Departamentul de Relații Europene și Internaționale EMSA va avea 2 Directori de Departament (Local Coordinators/LC) pe modelul FMO-urilor din cadrul EMSA-Europe. LC1 este Directorul EMSA, iar LC2 este Vicepreședintele pentru Relații Externe al asociației. Amandoi vor fi aleși conform Regulamentului SSMB.

Capitolul 2 – Dispoziții Generale

Art.  5. Proiectul se organizează în urma semnării de către LC și de către omologul său din centrul universitar, împreună cu care are loc proiectul, a unui contract de colaborare, care va fi ulterior aprobat de către Președintele SSMB.

Art. 6. Proiectul este inițiat după semnarea contractului de colaborare și după desemnarea unui Coordonator de Proiect. Responsabilitățile Coordonatorului de Proiect sunt:

1. Contactarea echipei de org anizare a Proiectului din FMO-ul partener;
2. Stabilirea tuturor detaliilor de organizare (cazare, mese, transport, program etc.) cu coordonatorul FMO-ului partener;
3. Susținerea interviurilor cu aplicanții pentru participarea la Proiect;
4. Calcularea punctajului și realizarea clasamentului aplicanților;
5. Stabilirea perechilor de twini pe baza intereselor comune;
6. Informarea participanților în legătură         cu programul și cu alte detalii organizatorice;
7. Supravegherea Proiectului atunci când se află în desfășurare;
8. Participarea la majoritatea activităților din program;
9. Însoțirea participanților români în țara în care se află FMO-ul partener. În cazul în care Coordonatorul nu va putea pleca împreună cu participanții, se aplică Art. 10  din Cap. 3.
10. Soluționarea oricărei probleme apărute pe perioada plecării.

Art. 7. Responsabilul de Proiect se definește ca voluntarul care asigura organizarea și buna desfășurare a Proiectului. Activitatea acestuia va fi cotată ca membru OC. Responsabilul de Proiect trebuie să fie voluntar SSMB de minim 1 an universitar/voluntar EMSA de minim 6 luni și să fi făcut parte cel puțin o dată din echipa de coordonare a unui Proiect. Candidații semnalează dorința de a deveni Responsabilul de Proiect prin intermediul unei scrisori de intenție adresate Directorului Departamentului, iar acesta se va ocupa ulterior de procesul de selecție.

Art. 8. Numărul de participanți din delegația unui Proiect va fi stabilit în urma unei discuții cu reprezentanții FMO-ului partener.

Capitolul 3 – Selecția Participanților

Art. 9. Selecția participanților are loc înaintea fiecărui Proiect, conform regulamentului.

Art. 10. Primul loc al delegației este atribuit Responsabilul de Proiect din mandatul curent. În caz de neparticipare, un reprezentant al delegației va fi desemnat de către Coordonator, cu aprobarea Directorului Departamentului.

Art. 11. Următoarele 25% din locuri vor fi atribuite celor mai implicați voluntari care își exprimă intenția de a participa în Proiect.

1. Dacă numărul de voluntari doritori depășește numărul de locuri alocate, vor fi ierarhizați după numărul orelor de voluntariat în cadrul Departamentului și motivație, evaluate de Responsabilul de Twinning și LCs. Dintre aceștia, voluntarii care nu au mai participat la alt Proiect anterior au prioritate, iar restul voluntarilor au dreptul de a participa la Proiect conform Cap. 3 Art. 16, și Cap. 3 Art. 17.
2. Dacă printre voluntarii doritori se află mai puțini decât locurile alocate, restul locurilor vor fi distribuite conform Cap. 3 Art. 16 și Cap. 3 Art. 17.

Art. 12. Locurile rămase vor fi alocate pe baza unui concurs. Înscrierea se va face prin completarea unui formular (Google Form) ce va conține, dar nu se va limita la următoarele:

1. acord pentru prelucrarea datelor personale, în conformitate cu Politica de Confidențialitate a SSMB;
2. date personale și de contact (nume, prenume, inițiala numelui tatălui, naționalitate, număr de telefon, adresă e-mail);
3. domiciliu (tip domiciliu - cămin/chirie/locuință proprie);
4. capacități lingvistice (este obligatorie cunoașterea limbii engleze);
5. stare de sănătate (alergii, boli cronice, medicație, afecțiuni ce pot influența negativ participarea la Proiect);
6. Secțiune referitoare la media ponderată a anului universitar precedent
7. Secțiune unde candidatul va încărca documente doveditoare ale activității științifice
8. Secțiune unde candidatul va încărca documente doveditoare ale activității de voluntariat din afara SSMB

Art. 13. LCs au dreptul de a participa la toate Proiectele organizate în cadrul mandatului respectiv.

Art. 14. Studenții selecționați, care nu se implică în activitățile desfășurate pe parcursul Proiectului sau au abateri de conduită, pierd dreptul de a mai participa la orice alt Proiect în decurs de un an.

Art. 15.  Selecția participanților se va face în două etape: etapa formularului și etapa interviului.

Art. 16. Etapa formularului: în această etapă, punctajul unui candidat va fi calculat astfel:

1. Punctaj acordat mediei ponderate, activității științifice și activității de voluntariat din anul universitar precedent, conform Anexa 1. Punctajul maxim obtinut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 50 de puncte.

2. Punctajul acordat celor 5 întrebări din formular, fiecare punctată de la 1 la 10 puncte. În cazul existenței mai multor evaluatori, se va face media aritmetica a punctajelor pentru fiecare întrebare în parte, punctajele finale ale fiecărei întrebare se

însumează. Punctajul maxim obținut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 50 de puncte. Întrebările respectă următoarea schemă:

1. Cunoștințele despre twinning-urile EMSA
2. Motivația de a participa în twinningul respectiv
3. 3 întrebări la libera alegere a Coordonatorului de Proiect

3. Punctajul acordat elementelor extra. Punctajul maxim obținut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 30 de puncte:

1. Calitatea de voluntar EMSA în anul universitar curent: +5 puncte
2. Participarea anterioară în twinninguri EMSA

1. nicio participare: +10 puncte
2. o participare: +5 puncte
3. două sau mai multe participări: +0 puncte

3. Candidatul poate găzdui un twin în cadrul unui twinning fără hosting: +5 puncte
4. Candidatul poate găzdui un twin în cadrul unui twinning cu hosting: +15 puncte

4. Astfel, punctajul maxim ce poate fi obținut de un candidat în urma acestei etape de selecție este de 130 de puncte.
5. Numărul de candidați ce vor trece de această etapă este la libera alegere a Coordonatorului Proiectului

Art. 17. Etapa interviului: în această etapă, punctajul unui candidat va fi calculat astfel:

1. Punctaj acordat mediei ponderate, activității științifice și activității de voluntariat din anul universitar precedent, conform Anexa 1. Punctajul maxim obtinut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 50 de puncte.
2. Punctajul acordat celor 5 întrebări din cadrul interviului, fiecare punctată de la 1 la 10 puncte. În cazul existenței mai multor evaluatori, se va face media aritmetica a punctajelor pentru fiecare întrebare în parte, punctajele finale ale fiecărei întrebare se însumează. Punctajul maxim obținut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 50 de puncte. Întrebările respectă următoarea schemă:

1. 2 întrebări de cunoaștere (hobby-uri, calități, defecte etc.)
2. 3 întrebări situaționale libera alegere a Coordonatorului de Proiect

c) Punctajul acordat elementelor extra. Punctajul maxim obținut de un candidat în cadrul acestei secțiuni este de 30 de puncte:

3. Calitatea de voluntar EMSA în anul universitar curent: +5 puncte
4. Participarea anterioară în twinninguri EMSA

1. nicio participare: +10 puncte
2. o participare: +5 puncte

3. două sau mai multe participări: +0 puncte

5. Candidatul poate găzdui un twin în cadrul unui twinning fără hosting: +5 puncte
6. Candidatul poate găzdui un twin în cadrul unui twinning cu hosting: +15 puncte

d) Astfel, punctajul maxim ce poate fi obținut de un candidat în urma acestei etape de selecție este de 130 de puncte.

e) Numărul de candidați care vor fi selectați pentru twinning este conform numărului de locuri disponibile.

Art. 18. În cazul participanților de anul I, media ponderata, activitatea științifică și activitatea de voluntariat din anul universitar precedent vor fi reprezentate de media punctajelor celorlalți candidați înscriși, aferente acestei secțiuni, la care se va adăuga 10p

Art. 19. În cazul retragerii unui participant, locul va fi atribuit următorului participant conform poziției în grila de punctaje.

Art. 20. În cazul anulării unui Proiect, banii vor fi restituiți integral, iar participanții vor avea privilegiul de a participa la un Proiect viitor, fără a trece prin etapele de selecție. În cazul în care nu se mai organizează alt Proiect ulterior Proiectului anulat, participanții își păstrează privilegiul în anul universitar următor.

Capitolul 4 – Calendar de desfășurare

Art. 21. Formularul de înscriere va fi completat după stabilirea datelor de participare cu reprezentanții FMO-ului partener, înainte de plecarea primei delegații. Perioada de înscrieri va fi stabilită de Responsabilul de Twinning, minimul fiind de 5 zile.

Art. 22. Interviurile vor avea loc în termen de o săptămână de la finalizarea perioadei de înscriere.

Art. 23. Participanții aleși vor fi anunțați printr-un e-mail în următoarea săptămână de la încheierea perioadei de interviuri dacă au fost acceptați sau nu. Se va transmite clasamentul pe e-mail.

Art. 24. Taxa de participare se plătește cu minim 1 lună înainte de plecarea primei delegații. În cazul retragerii din Proiect cu mai mult de 1 lună înainte de plecarea primei delegații, se va restitui 50% din taxă. În cazul retragerii cu mai puțin de 3 săptămâni înaintea plecării primei delegații, taxa nu se va restitui.

Art. 24. După finalizarea unui Proiect, fiecare participant care și-a îndeplinit obligațiile prevăzute în Cap. 5, Art. 27) va primi un certificat din partea EMSA.

Art. 25. Membrii echipei care s-au ocupat de organizarea unui Proiect (Coordonator de Twinning, OC) vor primi la finalizarea acestuia, doar la cerere, un certificat care să ateste implicarea lor.

Capitolul 5 – Părți implicate și responsabilități

Art. 27. Prima parte implicată este participantul la Proiect (participantul EMSA București). Fiecare participant, membru al delegației EMSA București are un student twin (omolog, din altă țară/alt FMO) și luând în considerare că aceleași beneficii le va avea participantul EMSA București când va pleca în străinătate și va fi în grija twin-ului său, acesta are următoarele obligații:

1. Asigurarea cazării twin-ului;
2. Participarea la 70% din activitățile prevăzute în program;
3. Oferirea prânzului decontat conform prevederilor contractuale;
4. Participarea cu twin-ul la programul social, excursii, programul științific;
5. Oferirea de informații utile referitoare la sosirea în țară, oraș și să îl conducă de la gară/aeroport până la locul de cazare, după caz.

Art. 28. Celelalte părți implicate sunt: EMSA București și un alt EMSA FMO între care se va semna un contract prin care se reglementează desfășurarea schimbului după o prealabilă negociere. În situații particulare, în urma negocierii dintre cele 2 FMO-uri, delegația străină poate fi cazată la cămin/hotel, iar mesele și cazarea sunt acoperite de EMSA București din taxa de participare la Proiect.

Capitolul 6 – Adunările Generale EMSA

Art 29. Prioritate în cadrul delegației EMSA-București se acordă în următoarea ordine: LCs; Membri CD; Voluntari ai Departamentului.

Art 30. Call-ul pentru delegație se va realiza prin alcătuirea unui formular în cadrul Departamentului.

Art 31. Selectarea delegației este realizată de către LCs;

Art. 32. LC1 are obligația de a alcătui raportul anual prezentat în cadrul Adunărilor Generale EMSA.

Art 33. LC1 va fi Head of Delegation în cadrul Adunărilor Generale EMSA. Acesta are dreptul să își aleagă un Vice Head of Delegation pentru a-l ajuta în gestionarea anumitor probleme logistice ce pot apărea.

Capitolul 7 – Alte mențiuni

Art. 34. Taxa de participare va fi stabilită de echipa EMSA București, în funcție de durata Proiectului și costurile activităților din cadrul programului științific și social negociate cu FMO-ul partener și va fi plătită într-o singură tranșă, cash, Coordonatorului de Proiect, la momentul semnării contractului de twinning și procesului verbal.

Art. 35. Obligațiile contractuale precum cazarea și 1 masă/zi pentru twin-ul străin vor fi acoperite de twin-ul român. Din taxa de participare vor fi acoperite costurile aferente programului științific și social, precum și costul unei mese pe zi. Surplusul va fi realocat unor Proiecte ulterioare.

Art. 36. Neachitarea sau întârzierea plății duce la anularea dreptului de a participa la Proiect.

Art. 37. Părțile implicate se angajează să susțină procesul de obținere a vizei prin trimiterea de scrisori de invitație și a altor documente ce pot fi eliberate de acestea după caz, dar nu garantează obținerea vizelor.

Anexa 1:

1. Cele 50 de puncte acordate secțiunii medie din anul universitar precedent, activitate științifică, activitate de voluntariat vor fi împărțite astfel:

1. 40% (20 puncte) - media din anul universitar precedent
2. 30% (15 puncte) - activitate științifică
3. 30% (15 puncte) - activitate de voluntariat

2. Acestea se calculeaza conform:

REGULATIONS OF THE DEPARTMENT OF EUROPEAN AND INTERNATIONAL RELATIONS OF EMSA BUCHAREST

Chapter 1 – Definitions and Terms

Article 1. Throughout the regulations of the Department of European and International Relations of EMSA Bucharest, the following abbreviations and definitions will be used:

1. SSMB: Society of Medical Students in Bucharest;
2. EMSA: European Medical Students' Association;
3. FASMR: Federation of Medical Students' Associations in Romania;
4. IFMSA: International Federation of Medical Students' Associations;
5. Department Director: Local Coordinator, LC1;
6. UMFCD: “Carol Davila” University of Medicine and Pharmacy Bucharest;
7. Volunteer: Student of the Faculty of Medicine within UMFCD, involved in the activities of the Department of European and International Relations of EMSA, who signs a volunteer contract with SSMB;
8. TP: Twinning Project – a project organized by EMSA that consists of a bilateral exchange of experience between universities;
9. FMO: Faculty Member Organization;
10. Social Program: Recreational activities coordinated by EMSA Bucharest volunteers for the benefit of foreign participants;
11. Scientific Program: Medical-related activities coordinated by EMSA Bucharest volunteers in collaboration with UMFCD faculty for the benefit of foreign participants.

Article 2. The Department of European and International Relations of EMSA will be referred to as the "Department" in this document.

Article 3. The Twinning Project (TP) will be referred to as the "Project" in this document.

Article 4. The Department of European and International Relations of EMSA will have 2 Department Directors (Local Coordinators/LC) based on the FMO model within EMSA-Europe. LC1 is the EMSA Director, and LC2 is the Vice President for External Relations of the association. Both will be elected according to the SSMB regulations.

Chapter 2 – General Provisions

Article 5. The Project is organized after the signing of a collaboration contract between the LC and its counterpart from the partner university, which is later approved by the President of SSMB.

Article 6. The Project is initiated after the signing of the collaboration contract and the designation of a Project Coordinator. The responsibilities of the Project Coordinator include:

1. Contacting the organizing team of the Project from the partner FMO;
2. Setting up all organizational details (accommodation, meals, transport, schedule, etc.) with the partner FMO coordinator;
3. Conducting interviews with applicants for the Project;
4. Calculating the scores and creating the ranking of applicants;
5. Establishing twinning pairs based on common interests;
6. Informing participants about the program and other organizational details;
7. Overseeing the Project when it is underway;
8. Participating in most of the activities in the program;
9. Accompanying Romanian participants to the country where the partner FMO is located. If the Coordinator is unable to accompany the participants, Art. 10 in Chapter 3 applies.
10. Resolving any problems that arise during the trip.

Article 7. The Project Responsible is defined as the volunteer who ensures the organization and proper execution of the Project. This person's activity will be rated as an OC member. The Project Responsible must be an SSMB volunteer for at least 1 academic year/EMSA volunteer for at least 6 months and have been part of the coordination team of at least one Project before. Candidates express their desire to become the Project Responsible through a letter of intent addressed to the Department Director, who will then manage the selection process.

Article 8. The number of participants in a Project's delegation will be determined after a discussion with the representatives of the partner FMO

Chapter 3 – Selection of Participants

Article 9. The selection of participants takes place before each Project, according to the regulations.

Article 10. The first spot in the delegation is assigned to the current Project Responsible. In case of non-participation, a representative of the delegation will be appointed by the Coordinator, with the approval of the Department Director.

Article 11. The next 25% of spots will be allocated to the most involved volunteers who express their intention to participate in the Project. If the number of volunteers exceeds the available spots, they will be ranked based on the number of volunteer hours in the Department and motivation, evaluated by the Twinning Responsible and LCs. Volunteers who have not participated in a previous Project will be given priority, and the remaining volunteers will be eligible for the Project as per Chapter 3, Art. 16, and Art. 17. If fewer volunteers wish to participate than the allocated spots, the remaining spots will be distributed according to Chapter 3, Art. 16, and Art. 17.

Article 12. The remaining spots will be allocated through a competition. Registration will be done by completing a form (Google Form) that includes but is not limited to the following:

1. Consent for processing personal data, in accordance with the SSMB Privacy Policy;
2. Personal and contact details (name, surname, father's initial, nationality, phone number, email address);
3. Residence (type of residence - dormitory/rent/own house);
4. Language skills (English language knowledge is mandatory);
5. Health status (allergies, chronic diseases, medication, conditions that may negatively influence participation in the Project);
6. Section referring to the weighted average of the previous academic year
7. Section where the candidate will upload documents proving their scientific activity
8. Section where the candidate will upload documents proving their volunteer activity outside of SSMB

Article 13. LCs are entitled to participate in all Projects organized during their respective mandates.

Article14. Selected students who do not get involved in the activities during the Project or exhibit misconduct will lose the right to participate in any other Project within the next year.

Article 15. The selection of participants will be done in two stages: the form stage and the interview stage.

Article16. Form Stage: In this stage, a candidate's score will be calculated as follows:

1. Score based on weighted average, scientific activity, and volunteer activity from the previous academic year, according to Annex 1. The maximum score a candidate can obtain in this section is 50 points.

2. Score based on the five questions in the form, each scored from 1 to 10 points. If multiple evaluators are involved, the arithmetic average of the scores for each question will be calculated, and the final scores for each question will be summed. The maximum score a candidate can obtain in this section is 50 points. The questions are as follows:

1. Knowledge about EMSA twinnings
2. Motivation for participating in the twinning
3. 3 questions at the discretion of the Project Coordinator

3. Extra points. The maximum score a candidate can obtain in this section is 30 points:

1. EMSA volunteer status for the current academic year: +5 point
2. Previous participation in EMSA twinnings

1. No participation: +10 points
2. One participation: +5 points
3. Two or more participations: +0 points

3. Candidate can host a twin without hosting: +5 points
4. Candidate can host a twin with hosting: +15 points

4. The maximum score a candidate can achieve in this stage of selection is 130 points.
5. The number of candidates who will pass this stage is at the discretion of the Project Coordinator.

Article 17. Interview Stage: In this stage, a candidate's score will be calculated as follows:

1. Score based on weighted average, scientific activity, and volunteer activity from the previous academic year, according to Annex 1. The maximum score a candidate can obtain in this section is 50 points.
2. Score based on the five interview questions, each scored from 1 to 10 points. If multiple evaluators are involved, the arithmetic average of the scores for each question will be calculated, and the final scores for each question will be summed. The maximum score a candidate can obtain in this section is 50 points. The questions are as follows:

1. 2 general knowledge questions (hobbies, strengths, weaknesses, etc.)
2. 3 situational questions at the discretion of the Project Coordinator

3. Extra points. The maximum score a candidate can obtain in this section is 30 points:

1. EMSA volunteer status for the current academic year: +5 points
2. Previous participation in EMSA twinnings

1. No participation: +10 points
2. One participation: +5 points
3. Two or more participations: +0 points

3. Candidate can host a twin without hosting: +5 points
4. Candidate can host a twin with hosting: +15 points

4. The maximum score a candidate can achieve in this stage of selection is 130 points.

5. The number of candidates selected for twinning is based on the number of available spots.

Article 18. In the case of first-year participants, the weighted average, scientific activity, and volunteer activity from the previous academic year will be represented by the average scores of the other registered candidates in this section, to which 10 points will be added.

Article 19. In the event of a participant's withdrawal, the spot will be assigned to the next participant according to their position in the scoring grid.

Article 20. In the event of a Project cancellation, the money will be fully refunded, and participants will have the privilege to join a future Project without going through the selection stages. If no further Project is organized after the canceled Project, participants will retain the privilege for the following academic year.

Chapter 4 – Project Timeline

Article 21. The registration form will be completed after the participation dates are established with the partner FMO representatives, before the departure of the first delegation. The registration period will be set by the Twinning Responsible, with a minimum duration of 5 days.

Article 22. Interviews will take place within one week after the registration period ends.

Article 23. The selected participants will be notified via email in the week following the interview period about whether they have been accepted or not. The ranking will be sent via email.

Article 24. The participation fee must be paid at least 1 month before the departure of the first delegation. If a participant withdraws more than 1 month before the first delegation's departure, 50% of the fee will be refunded. If withdrawal occurs less than 3 weeks before the first delegation's departure, no refund will be issued.

Article 25. After the completion of a Project, each participant who has fulfilled the obligations outlined in Chapter 5, Article 27) will receive a certificate from EMSA.

Article 26. Team members who have been involved in organizing a Project (Twinning Coordinator, OC) will receive a certificate of involvement upon request after the completion of the Project.

Chapter 5 – Involved Parties and Responsibilities

Article 27. The first involved party is the Project participant (EMSA Bucharest participant). Each participant, a member of the EMSA Bucharest delegation, has a twin (counterpart, from another country/another FMO). Considering that the EMSA Bucharest participant will benefit from the same support when traveling abroad and being taken care of by their twin, the following obligations are required:

1. Ensuring the accommodation of the twin;
2. Participating in at least 70% of the activities planned in the program;
3. Providing reimbursed lunch according to the contractual provisions;
4. Participating with the twin in the social program, excursions, and scientific program;
5. Offering useful information about arrival in the country, city, and guiding the twin from the station/airport to the accommodation location, as applicable.

Article 28. The other involved parties are: EMSA Bucharest and another EMSA FMO, between which a contract will be signed to regulate the exchange after prior negotiation. In particular situations, after negotiations between the two FMOs, the foreign delegation may be accommodated in dorms/hotels, with meals and accommodation covered by EMSA Bucharest from the participation fee.

Chapter 6 – EMSA General Assemblies

Article 29. Priority in the EMSA Bucharest delegation is given in the following order: LCs; CD members; Department Volunteers.

Article 30. The call for delegation will be made by creating a form within the Department.

Article 31. The selection of the delegation is done by the LCs.

Article 32. LC1 is obligated to prepare the annual report presented at the EMSA General Assemblies.

Article 33. LC1 will be the Head of Delegation at the EMSA General Assemblies. They have the right to choose a Vice Head of Delegation to assist in managing certain logistical issues that may arise.

Chapter 7 – Other Considerations

Article 34. The participation fee will be determined by the EMSA Bucharest team, depending on the duration of the Project and the costs of activities within the scientific and social program negotiated with the partner's FMO, and will be paid in a single installment, in cash, to the Project Coordinator, at the time of signing the twinning contract and the minutes.

Article 35. Contractual obligations such as accommodation and one meal per day for the foreign twin will be covered by the Romanian twin. The participation fee will cover the costs of the scientific and social program, as well as the cost of one meal per day. The surplus will be reallocated to future Projects.

Article 36. Non-payment or delayed payment will result in the cancellation of the right to participate in the Project.

Article 37. The involved parties are committed to supporting the visa application process by sending invitation letters and other documents that may be issued by them, as applicable, but they do not guarantee the issuance of visas.

Annex 1:

The 50 points awarded for the average in the previous academic year section, scientific activity, and volunteer activity will be distributed as follows:

• 40% (20 points) - Average from the previous academic year
• 30% (15 points) - Scientific activity
• 30% (15 points) - Volunteer activity