Kl. 12.30 Ankomst
Arrival
Kl. 13.00 Velkomst og formalia
Welcome and formalities
Kl. 13.15 Status fra ansatte og arbejdsgrupper
Status from working groups and consultants
Kl. 14.00 Bestyrelsens beretning
Words from the board
Kl. 14.15 Regnskab 2020 og forslag til budget 2021
2020 annual report and discussion of 2021 budget
Kl. 14.40 Pause med kage
Break with cake
Kl. 15.00 Afstemning på budget
Budget vote
Kl. 15.30 Andre forslag/emner
Other proposals/topics
Kl. 16.00 Valg til bestyrelsen
Board member election
Kl. 16.15 Valg af intern revisor
Appointment of internal auditor
Kl. 16.25 Eventuelt
Misc.
Kl. 16.30 Tak for i dag
Thanks and goodbye
Velkomst og formalia
Iniz fra ØBRO er valgt til ordstyrer og FK Jonathan Aardestrup er valgt til referent. Bestyrelsen oplyser om vores konsensuspolitik og om proceduren jvf. vores 10 grundprincipper.
Bestyrelsens beretning
Martine beretter. Nemt at tage over fra den tidligere bestyrelse, med godt budget og god overlevering. Masser af god energi fra starten, men humøret dalede noget i COVID situationen. I stedet for at forfølge drømme måtte der findes løsninger og forbehold jvf. restriktioner. Stor taknemlighed for afdelinger og medlemmer der havde mulighed for at være fleksible.
Glæder sig til at præsentere resultater fra samarbejdet med arbejdsgruppen der har lavet en analyse af foreningen med henblik på fremtidige forbedringer
Status fra ansatte og arbejdsgrupper
Fælleskoordinator
Bogholder
Salg af af svampe-, frugt-, kartoffel- og støtteposer er gået godt, men almindelig poser er faldende.
Forholdsvis høj omsætning og godt samarbejde med bestyrelsen
IT
Sarah fra IT fortæller. Gruppen består af 6-7 KBHFF’ere
3 opgaver:
DET NYE MEDLEMSSYSTEM
Startede i januar 2018 og der er gået 4 babyer, 65 møder og mere end 6000 arbejdstimer (80-90% frivillige) igennem gruppen siden start.
Der er brugt 100.000,- af KBHFF’s budget og suppleret med 50.000,- fra fundraising er de snart i mål.
Der er forskellige medlemstyper i systemet, så støttemedlemmer ikke kan bestille de billige poser, der er til frivillige og omvendt.
En automatisk funktion om kontingentopkrævning 1/5. Der bliver sendt en mail 1 uge før med oplysninger. Der gøres status efter ca 6 måneder og medlemmer der ikke har reageret eller betalt, slettes fra systemet. Det skal tjene til at gøre det mere klart, hvem der reelt er medlemmer.
Viser systemet frem, med nye funktioner og ny webshop til bestilling af poser. Der er sektioner til de forskellige funktioner, så kassemester, indkøbsgruppen osv har deres egen side med de funktioner de har brug for.
Der er også mulighed for selv at melde sig ind i KBHFF i det nye system. De enkelte butiksgrupper bliver orienteret og derfor er det vigtigt at alle afdelinger læser og skriver en opdateret version af beskrivelsen af deres afdeling til IT. Især procedure omkring nye medlemmer; skal de møde op til intromøde? får de mail fra afdelingen? eller hvordan fungerer introduktion af nye medlemmer i jeres afdeling?
Det nye medlemssystem lanceres d. 17. juni 2021.
Tidslinje frem til lancering fremlægges. Der er sendt mail til alle afdelinger om at få oplysninger om hvilke rettigheder hvilke medlemmer skal have. Der sendes lignende mail til arbejdsgrupper snarest.
Der er nogle intro sessions med ITgruppen til det nye system, for dem der ønsker at få lidt ekstra hjælp til at blive trygge ved det nye system.
Der er lavet nogle guides som kommer til at ligge online.
Under spørgsmål kom det frem at der mangler frivillige i IT-gruppen til drift efter lancering da
flere medlemmer af gruppen forlader den efter lancering.
Kommunikation
Intern og ekstern kommunikation, samt sociale medier. Plejer at deltage til arrangementer, men dem har der jo ikke været mange af på det sidste, så fokus har været på SoMe, men det begynder at lysne op allerede.
Det er ikke lykkedes at fastholde nogle af de ca 10 nye medlemmer der har været inde over gruppen de sidste år, men der er selvfølgelig brug for frivillige, da det er en vigtig arbejdsgruppe.
Indkøb
Mangler flere frivillige, så der kan være 2 på hver vagt, både for at undgå fejl, men også pga. arbejdsbyrde, vidensdeling mm.
Der er flere opgaver end at bestille poser som f.eks. sæsonplan og hungry gap
På grund af faldende poseantal er det blevet rigtig svært at bestille tilstrækkeligt fra de enkelte. Det har medvirket at det er svært at sammensætte en spændende og varieret pose og desværre har det medførst at Stensbølgård ikke længere ønsker at handle med os da ordrene er for små. Vidarslund har også meldt fra, men det skyldes at de har fået ny administration og skal have bestillinger 3 uger i forvejen.
Vi er ikke så interessante for avlerne, da vi ikke sælger så meget længere.
Der bliver spurgt til hvor mange poser der skal sælges om ugen for at ‘det er nok’. Salget har kørt lidt op og ned på det sidste, men ligger på ca 150 for tiden og smertesgrænsen er ca. 200 poser om ugen for at der er nok til at vi kan bestille fra forskellige avlere.
Regnskab 2020
I korte træk har det passet nærmest nøjagtigt med det lagte budget. Drift har kostet mindre og husleje har også kostet mindre da flere afdelinger har holdt lukket.
Der er kommet nogle penge ind fra Kompasprojektet som har kørt gennem længere tid, men nu er afsluttet.
Der er mindre fald på indkomst på grøntposer, men til gengæld en pæn stigning på frugt-, kartoffel- og svampeposer. Der har været et relativt stort fald på løssalg, igen blandt andet pga nedlukninger.
Budget 2021
Bestyrelsen fremlægger budget som i store træk er magen til budgettet 2020 altså lidt højere end regnskabet, da flere besparelse formodes at skyldes nedlukninger af afdelinger mm.
Der er 2 forslag til ændringer i driftsbudgettet som er afskaffelse af 8% ekstra avance på løssalg og øget budget til administration på 10.000,- til aktiviteter på tværs af og i afdelingerne.
Der bliver diskuteret lidt frem og tilbage og da vi stadig ikke føler os overbeviste om folks vilje til at købe mere løssalg, vedtager vi driftsbudgettet uden at afskaffelse af avance nødvendigvis medfører mere løssalg.
Driftsbudgettet vedtages ved konsensus.
Bestyrelsen har også fremstillet 3 forslag om overskudsinvestering (altså ændringer af budgettet der kun gælder i 2021.
Vi blev relativt hurtigt enige om at afsætte 70.000,- til en pulje der kunne bruges til udvikling af IT systemet. Der var delte meninger om vi havde mest brug for abonnementsløsning eller mulighed for medlemmer selv kan sammensætte en ‘løssalgspose’ og IT siger at der ikke er penge til at gøre begge dele. Derfor blev vi enige om at godkende forslaget, men at det skal besluttes på et koordineringsmøde hvad pengene skal bruges til.
Vi diskuterede længe prisreduktionen og hvor vidt det ville være bedre at bruge penge på at putte flere grøntsager i hver enkelt pose for at kunne købe større mængder hos avlerne. Vi endte med at tale om at hvis prisreduktionen kunne bruges til at markedsføre frivilligheden i foreningen og fællesskabet generelt, ville det give mening. Derfor endte vi med at beslutte at godkende forslaget.
Det sidste forslag er en pulje som kan ansøges hos bestyrelsen af medlemmer til projekter foreslået af medlemmer.
Vi godkendte alle 3 forslag ved konsensus, med bemærkning om at de 2 sidste forslag er puljer som er bevilget, budgetteret og kan bruges, men ikke nødvendigvis bliver brugt, hvis der ikke er godkendelsesværdige formål.
Der er forslag for korrigering af varepriser for støttemedlemmer således at alle poser koster 20% ekstra da vi har mulighed for at det kan gøres i det nye medlemssystem.
Der var visse uenigheder og et forslag om i modsætning nedsætte priser for aktive frivillige, men vi endte med IKKE at vedtage ændringer i de andre posepriser.
Budgettet 2021 er hermed godkendt ved konsensus.
RCC x KBHFF
Bestyrelsen har i samarbejde med universitetsstuerende fra Rotterdam universitet (RCC Rotterdam Consulting Club) i nogle måneder i starten af dette år, hvor der blandt andet er lavet medlemsundersøgelse og en gennemgang af vores 10 grundprincipper. Der var ikke motivation for ændringer af det egentlige indhold, men forslag til hvordan det kunne præciseres mere og deraf blive bedre og mere relevant for medlemmerne.
Samarbejdet har været rigtig godt og bestyrelsen er meget imponeret over de studerendes indsats og føler at det har medført en masse konkrete oplæg der kan arbejdes videre med.
Medlemsundersøgelsen har haft til formål at afdække muligheder for tiltrækning af nye medlemmer, bedre vilkår for det enkelte medlem og hvad medlemmerne kunne ønske sig af KBHFF.
Bestyrelsen vil gerne oprette nogle fokusgrupper af ‘menige’ medlemmer der kunne snakke om de ovenstående problemstillinger, med henblik på at kunne udarbejde en større medlemsundersøgelse blandt alle medlemmer. Endelig skulle dette ende ud i en-til-en samtaler som kan gå mere i dybden med de tendenser og spørgsmål der fremstår på baggrund af spørgeskemaerne.
Avleroverblik
Bestyrelsen viser et kort med 23 avlere vi har handlet med for nyligt. Mange af dem er relativt små og de befinder sig bredt ud over hele Sjælland.
Der var en videohilsen fra Beyond coffee der takker for samarbejdet og fortæller hvordan det har haft en stor betydning med svampeposen i år da mange restauranter ikke har bestilt som de plejer.
Valg til bestyrelsen
Martine, Jonathan og Daniel fortsætter, så der er 2 poster til bestyrelsen og plads til 5 suppleanter. Charles var valgt som suppleant, men er åben for at tiltræde bestyrelsen og indtræder derfor i bestyrelsen. Den sidste post og suppleanter vil efterspørges fremover, da der ikke var deltagere til generalforsamlingen som ville stille op. Søren (tidligere medlem) melder sig som suppleant.
Vi siger tak til Sussi der har siddet i bestyrelsen de sidste 2 år.
Valg af intern revisor
Sarah Ettlinger stiller op og bliver valgt. Kirsten Monrad Jensen ville også gerne være med, så det blev beslutttet at de to gør det i fællesskab.
Eventuelt
Der er ros til svampeposen og at man kan se hvad der kommer i posen i de næste uger