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Safety Tips for Matching between Hosts and Ukrainians

First contact

• Make the first contact by chat or phone
• Mutually share your social media profiles to help validating your identities
• Mutually share some photos
• Share photos of the accommodation offered, living environment, neighborhood

Video meetings

• Organize several video meetings to get to know each other
• If there is a language barrier, find someone who can assist and translate or use  Say Hi (mobile phone app)
• Discuss the following points:

• Duration of stay (temporary or longer term)
• Other type of assistance, including financial support
• Work, studies, occupation of the persons involved
• Transportation (accessible public transportation, loan of a car, etc.)
• Health problems that can affect your daily life
• The compatibility of your lifestyles. Visualize a typical day. What is everyone going to do? Sharing of tasks, etc.
• Organization of transport from the airport to the housing location
• Motivations of each party in the context of matching

Match decision

• Mutually decide whether you want to proceed with matching and clearly communicate your decision
• Ukrainians : Wait for your visa approval

• Hosts: Ask for proof of obtaining a visa by Ukrainians

• Identify each other by presenting an ID with a photo. Validate and take note of:

• Your names
• Your addresses
• Your phone numbers
• Share this information with your relatives and friends
• Ukrainians: find at least one emergency contact in your place of arrival, other than the host (search on social groups, etc.)

Travel to Canada

• If the host assumes the purchase of the plane ticket :

• Ask to see proof of obtaining a visa by Ukrainians before buying tickets
• Do not send money, but rather buy the ticket yourself
• You will need to obtain the exact name and passport number of the passengers

• Share flight numbers, arrival location and arrival times between host and Ukrainian

Upon arrival at the airport in Canada

• Ukrainians:

• Connect to the airport WiFi and immediately inform your relatives and friends of your arrival
• Buy a SIM card (prepaid) and activate it immediately, share the number with your loved ones.

• First meeting : present your identity documents again
• Keep these contact details with you at all times:

• Embassy of Ukraine in Canada - +1 613-230-8015
• Contacts of your host
• Your emergency contact

Upon arrival at your housing location

• Evaluate the safety of the premises and the attitude of your host.
• If you are uncomfortable or feel threatened :

• In case of emergency: call 911.
• Other cases: contact your identified contact in Canada.

• Make sure you keep your passport with you at all times and don't give it to anyone, even your host

Conseils de sécurité pour jumelage Hôtes-Ukrainiens

Premier contact

• Établissez le premier contact par clavardage ou téléphone
• Partagez mutuellement vos profils des réseaux sociaux pour mieux valider vos identités
• Partagez vos photos respectives
• Partagez les photos du logement offert, milieu de vie, quartier

Rencontres vidéo

• Organisez plusieurs rencontres vidéo pour apprendre à vous connaître
• S’il y a une barrière de langue, trouvez une personne qui peut assister et traduire ou utilisez Say Hi (l'application pour téléphone mobile)
• Discutez des points suivants :  

• Durée de séjour (temporaire ou à plus long terme)
• Autre type d’aide, incluant support financier
• Travail, études, occupation des personnes impliquées
• Disponibilité du transport (transport en commun accessible, prêt d’une voiture, etc.)
• Problèmes de santé pouvant affecter votre quotidien
• La compatibilité de vos modes de vie. Visualisez une journée typique. Qu’est-ce que chacun va faire ? Le partage des tâches etc.
• Organisation du transport de l’aéroport vers le logement
• Motivations de chaque partie dans le cadre du jumelage

Décision de jumelage

• Décidez mutuellement de votre jumelage et confirmez entre vous votre décision
• Attendez l’obtention de visa Canadien

• Hôtes : Demandez une preuve d’obtention de visa Canadien par les Ukrainens

• Identifiez-vous mutuellement en présentant une pièce d’identité avec photo. Validez et prenez en note :

• Vos noms respectifs
• Vos adresses
• Vos numéros de téléphone

• Partagez ces informations avec vos proches
• Ukrainiens : trouvez au moins un contact d’urgence dans votre lieu d’arrivée, autre que l’hôte (recherchez sur groupes sociaux, etc)

Déplacement au Canada

• Si l’hôte assume l’achat du billet d’avion de l’Ukrainien :

• Demander à voir le visa de l’Ukrainien avant d’acheter les billets d’avion
• Obtenir le numéro de passeport
• Ne pas envoyer de l’argent, mais acheter plutôt le billet d’avion vous-même, associé au nom de la personne

• Partagez les numéros de vol, lieu d’arrivée et heures d’arrivée entre hôte et Ukrainien

À l’arrivée à l’aéroport au Canada

• Ukrainiens :

• Connectez-vous au wifi de l’aéroport et informez immédiatement vos proches de votre arrivée
• Achetez une carte SIM (prépayée) et activez-là immédiatement, partagez le numéro avec vos proches.

• Première rencontre : présentez à nouveau vos pièces d’identité
• Gardez en tout temps ces coordonnées sur vous :

• Ambassade de l’Ukraine au Canada - +1 613-230-8015
• Adresse et téléphone de l’hôte

À l’arrivée chez l’hôte

• Évaluez la sécurité des lieux et l’attitude de votre hôte.
• Si vous êtes inconfortable ou vous vous sentez menacé :

• En cas d’urgence : téléphonez au 911.
• Autres cas : communiquez avec votre contact identifié au Canada.

• Assurez-vous de conserver votre passeport sur vous en tout temps et ne le remettez à personne, même votre hôte