PANDUAN ADMIN

1. AKUN & AKSES

Akun & Akses hanya diberikan jika Admin/PIC Pelatihan telah menyerahkan NDA sesuai dengan Nodin dari Kepala Puslitbang APTIKA IKP.

Terdapat 4 Jenis Role yang berhubungan dengan pelaksanaan Pelatihan DTS:

1. Role Admin Akademi

Admin akademi memiliki role dan akses pada menu sebagai berikut:

Role Admin akademi sendiri memiliki 2 level:

1.          Level Akademi, dimana Admin Akademi dapat melihat dan mengelola seluruh data pelatihan pada Akademi terpilih baik pada Satker Pusat maupun UPT.

2.          Level Pelatihan, dimana Admin Akademi hanya dapat melihat dan mengelola data pelatihan terpilih saja

PERHATIAN:

Admin Akademi HANYA diperuntukkan untuk Tim Kerja Akademi di Satker Pusat.

2. Role Admin Pelatihan

Admin akademi memiliki role dan akses pada menu sebagai berikut:

Role Admin pelatihan sendiri memiliki 2 level:

1.          Level akademi, dimana admin pelatihan dapat melihat dan mengelola data pelatihan pada akademi terpilih yang HANYA diselenggarakan pada Satkernya.

2.          Level Pelatihan, dimana Admin pelatihan hanya dapat melihat dan mengelola data pelatihan terpilih saja

Admin Pelatihan dapat diperuntukkan untuk Admin/PIC pada Satker Pusat dan UPT.

3. Role Admin Verifikator

Admin Verifikator memiliki role dan akses pada menu sebagai berikut:

Role Admin Verifikator sendiri memiliki 2 level:

1.          Level akademi, dimana admin verifikator dapat melihat dan mengelola data pelatihan pada akademi terpilih yang HANYA diselenggarakan pada Satkernya.

2.          Level Pelatihan, dimana Admin verifikator hanya dapat melihat dan mengelola data pelatihan terpilih saja

4. Role Admin Verifikator

Role verifikator dipergunakan untuk membantu admin pelatihan dalam melakukan rekap pendaftaran.

Verifikator sendiri memiliki role dan akses pada menu sebagai berikut:

Role Verifikator sendiri memiliki 2 level:

1.          Level akademi, dimana verifikator dapat melihat dan mengelola rekap pendaftaran pelatihan pada akademi terpilih yang HANYA diselenggarakan pada Satkernya.

2.          Level Pelatihan, dimana verifikator hanya dapat melihat dan mengelola rekap pendaftaran pada pelatihan terpilih saja

2. MODUL PELATIHAN

2.1 Tema

Menu Tema digunakan untuk mengelola data tema pelatihan. Penambahan tema   hanya dapat dilakukan oleh Admin Akademi.

2.1.1  Tambah Tema

1. Masuk Modul Pelatihan
2. Kemduian pilih sub modul Tema
3. Tambah Tema

4. Lengkapi form yang disediakan seperti Nama Akademi, Nama Tema, Deskripsi, Status lalu klik Simpan                

2.1.2  Edit Tema        

1. Masuk modul pelatihan
2. Pilih sub modul tema
3. Klik edit tema.^[a]

4. Akan muncul halaman form edit seperti gambar dibawah, update isian seperti Akademi, Nama Tema, Deskripsi dan Status yang akan di edit lalu klik Simpan.

2.1.3  Hapus Tema        

1. Masuk modul pelatihan.
2. Pilih sub modul tema.
3. Klik Hapus akan ada notifikasi hapus klik Ya, maka data akan terhapus.

2.2 Pelatihan

Menu Pelatihan digunakan untuk mengelola data pelatihan : Tambah, Edit, dan Hapus. Data yg tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses).

2.2.1 Tambah Pelatihan^[b]

1. Masuk modul pelatihan, sub modul pelatihan klik kelola pelatihan akan muncul dropdown, pilih tambah pelatihan. Perlu di perhatikan jika pelatihan terbuat maka di LMS akan terbuat secara otomatis Cursus sesuai pelatihan dan peserta akan di enroll otomatis setelah status peserta di update ke “Pelatihan”.

2. Selanjutnya akan muncul form tambah pelatihan dengan 4 wizard
3. Wizard Informasi Pelatihan pastikan setiap wizard terisi secara lengkap karena jika wizard 1 belum lengkap tidak akan bisa lanjut ke wizard 2.
4. Isian Form pertama berisi
5. Program Digital Talent Scholarship jika Ya maka akan masuk kedalam Pelatihan Capaian DTS dan Jika tidak bukan termasuk Pelatihan Capaian DTS.
6. Nama Pelatihan berisi tentang nama dari pelatihan yang akan di buat.
7. Batch Pelatihan, Akademi, Tema, Deskripsi Pelatihan, Upload Silabus Softcopy,  Pilih Level Pelatihan, Sertifikasi.
8. Salah satu isian yang perlu diperhatikan adalah Apakah Sertifikat Completion/Kelulusan mencantumkan nilai? Untuk isian ini perlu di perhatikan jika memilih admin memilih “Iya” maka di rekap pendaftaran akan ada form untuk admin bisa menginputkan Nilai Peserta jika Tidak maka form input nilai di rekap pendaftaran tidak akan muncul. 
9. Memilih Kategori pelaksanaan, Penyelenggara.
10. Memilih Metode Pelaksanaan jika Offline maka harus memilih lokasi pelaksanaan pelatihan , jika online akan memasukkan link Vicon (Video Conference) dari pelatihan dan jika online dan offline maka keduanya perlu di isi.
11. Memilih Klasifikasi peserta
12. Untuk Zonasi perlu diperhatikan jika memilih zonasi Nasional maka pelatihan bisa didaftar oleh semua peserta yg berdomisili di seluruh Indonesia dan jika Wilayah Kerja UPT BLSDM maka hanya peserta dengan domisili Wilayah Kerja saja yang dapat mendaftar di pelatihan tersebut.

Berikut merupakan gambar Wizard 1:

13. Wizard 2 Jadwal Pelatihan berisi informasi jadwal pelatihan dan alur pelatihan terbagi menjadi 3 yaitu Administrasi, Administrasi-Tes Substansi dan Tes Substansi - Administrasi.
14. Pertama adalah Administrasi jika memilih alur ini maka peserta yang mendaftar hanya di cek dokumen administrasinya saja jika sudah sesuai klasifikasi maka peserta dapat diubah statusnya menjadi Diterima dan jika sudah memasuki tanggal pelatihan maka status peserta akan secara otomatis berubah menjadi pelatihan.

Berikut merupakan gambar Wizard 2:

15. Alur Administrasi - Tes Substansi jika memilih alur ini maka peserta akan di seleksi dokumen administrasi sesuai ketentuan jika dokumen peserta tidak sesuai ketentuan maka status diubah ke Tidak Lulus Administrasi tapi jika Dokumen Administrasi sesuai ketentuan di rubah ke status Tes Substansi agar peserta bisa mengerjakan Tes Substansi yang sudah disiapkan. Perlu menjadi perhatian Peserta dapat mengerjakan Tes Substansi jika sudah memasuki waktu tes substansi dan status Peserta adalah Tes Substansi, jika diantara 2 parameter tersebut belum memenuhi makan peserta belum bisa mengerjakan Tes Substansi. Setelah peserta memenuhi ambang batas kelulusan Tes Substansi admin harus merubah status peserta ke Diterima dan jika sudah memasuki tanggal pelatihan maka status peserta akan secara otomatis berubah menjadi pelatihan.

Gambar Alur Administrasi - Tes Substansi:

16. Alur Tes Substansi - Administrasi untuk alur ini setelah peserta daftar pelatihan langsung akan diarahkan untuk mengerjakan Tes Substansi, Peserta yang Eligible statusnya harus di ubah ke Diterima dan jika sudah memasuki tanggal pelatihan maka status peserta akan secara otomatis berubah menjadi pelatihan.

Gambar Alur Tes Substansi Administrasi:

17. Jika pelatihan tersebut terdapat Mid Test, klik Ya dan masukkan tanggal dari Mid Test tanggal berakhir Mid Test setelah pelatihan selesai.
18. Wizard Silabus berisi informasi silabus dari pelatihan tersebut bisa membuat dari baru atau bisa mengambil dari Master silabus yang sudah ada.^[c]
19. Pilih no 1 jika ingin membuat Master Silabus dan pilih No 2 jika buat silabus dari awal. Perlu Menjadi Perhatian untuk penginputan Silabus mohon dituliskan secara benar dan sesuai ketentuan karena akan tergenerate di LMS dan Sertifikat kelulusan saat pembuatan Silabus.

Gambar Wizard 3: Silabus

20. Halaman Master Silabus
21. Pilih nama silabus yang sudah di buat dan pilih lanjutkan

22. Halaman Membuat Silabus baru
23. Pastikan nomor 2 dan 3 jumlah JP nya sesuai, klik simpan untuk menyimpan data silabus dan klik selanjutnya. Perlu Menjadi Perhatian untuk penginputan Silabus mohon dituliskan secara benar dan sesuai ketentuan karena akan tergenerate di LMS dan Sertifikat kelulusan saat pembuatan Silabus.

24. Wizard Form Pendaftaran nomor 1 Memilih master form yg sudah ada.

25. Tampilan Pilih Form Pendaftaran.

26. Membuat Form pendaftaran Baru pilih kategori form element ditunjukkan pada nomor 1 saat menyimpan form pendaftaran pastikan tombol required di aktifkankan minimal 1.

27. Wizard Form Komitmen untuk masukkan deskripsi Komitmen pelatihan dan Klik tombol Simpan.

2.2.2 Edit Pelatihan

1. Untuk melakukan edit pelatihan klik modul pelatihan pilih sub modul pelatihan lalu klik edit.

2. Muncul form pelatihan terdiri dari 5 Wizard, wizard pertama adalah informasi pelatihan.

3. Wizard Jadwal Pelatihan

4. Wizard Silabus

5. Wizard Form Pendaftaran

6. Wizard Komitmen

2.2.3 Hapus Pelatihan

1. Masuk modul pelatihan, pilih sub modul pelatihan lalu pilih Hapus.

2. Jika pelatihan sudah ada pendaftar maka pelatihan tidak akan bisa di hapus.

2.2.4  Batalkan Pelatihan

Modul ini untuk membatalkan pelatihan yang sedang berlangsung saat keadaan Force Majeure.

1. Masuk modul pelatihan dan ke sub modul pelatihan pilih detail.

2. Setelah masuk ke halaman detail pilih tombol batal pada nomor 1 untuk membatalkan pelatihan. Pembatalan dilakukan saat terjadi Force Majeure, Status pelatihan akan batal dan peserta yang terdaftar akan bisa melakukan pendaftaran pada pelatihan lain.

2.3 Review Pelatihan

Menu Review Pelatihan digunakan untuk Approve/Reject pengajuan pelatihan yang telah dibuat. Data yg tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses).

2.3.1 Approve / Reject Pelatihan

1. Pilih modul pelatihan lalu sub menu review pelatihan pilih tombol lihat pada nomor 3.

2. Admin bisa melakukan review dari wizard 1 sampai dengan wizard 4 setelah sesuai admin dapat melakukan penolakan, revisi dan setuju (2).

3. Jika setuju maka akan muncul popup, update status pelatihan dari review ke publish (akan muncul ke web user DTS), unpublish (akan di hide dari web user DTS) dan unlisted (tidak muncul pada web user DTS tapi bisa di share ke peserta yg memiliki link pelatihan) pastikan tanggal pendaftaran tidak kurang dari tanggal persetujuan.

4. Jika casenya adalah revisi maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah (1) untuk menuliskan revisi (2) mengajukan revisi.
5. User bisa menambahkan catatan revisi dari pelatihan dan klik ajukan revisi (2).

6. Jika Status Sudah berhasil disetujui maka status pelatihan akan berubah menjadi disetujui seperti pada nomor 1 dan akan publish di web user DTS sesuai tanggal yang sudah di set oleh admin.

2.4 Rekap Pendaftaran

Menu Rekap Pendaftaran digunakan untuk mengelola data pendaftaran. Data yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Setiap PIC Pelatihan Wajib Disiplin dalam melakukan update status peserta, karena setiap status berdampak kepada siklus peserta pada aplikasi.

2.4.1 Update Status Peserta (Bulk)

1. Masuk ke modul pelatihan dan sub modul rekap pendaftaran.

2. Pada nomor 3 Admin dapat memilih update berdasarkan peserta yang dipilih pada checklist pada nomor 2 sesuai status peserta yang disepakati oleh akademi, atau bisa pilih update seluruh peserta jika memang semua peserta ingin diubah statusnya.

2.4.2 Update Status Peserta

1. Masuk Menu Rekap Pendaftaran.
2. Klik Detail peserta yang akan diubah.
3. Admin dapat merubah status peserta dengan tombol pada nomor 6 dan 7 untuk simpan perubahan.

2.4.3 Import Data Peserta

2.4.3.1 Import Valid

1. Masuk ke modul pelatihan dan ke sub modul rekap pendaftaran.

2. Klik Detail seperti pada gambar nomor 2.

3. Klik Kelola lalu pilih Import Data.

4. Download Template form untuk import data peserta pada nomor 4. Isi form sesuai format nomor 5, upload pada form nomor 6 dan klik tombol simpan nomor 7.

Gambar Contoh File Import Peserta:

5. Admin dapat melakukan perbaikan pada csv dan upload seperti Langkah di atas. Setelah berhasil membaca informasi pada nomor 10 sebagai berikut.

• Data Calon / peserta yang telah diimport, wajib untuk melengkapi data melalui akun masing- masing.  
• Peserta yang telah berhasil melengkapi data akan terhitung sebagai pendaftar.
• Data Valid : Data peserta yang berhasil di import.
• Data Tidak Valid : Data gagal di import/terjadi duplikasi/masih memiliki pelatihan berjalan.

6. Untuk melengkapi data diri pada akun peserta yang telah berhasil di import, Sistem telah mengirim link verifikasi nomor 11 pada gambar di bawah,username dan password nomor 12 pada gambar di bawah pada email yang terdaftar peserta bisa melakukan verifikasi, login serta melengkapi data diri.

Gambar Verifikasi Email yang dikirimkan ke email:

2.4.3.2 Import Invalid

1. Nomor 8 menunjukan histori dari import jika tombol warna merah artinya ada kegagalan import dan warna hijau adalah report peserta yang berhasil import, untuk melihat penyebab kegagalan bisa di unduh datanya seperti pada gambar di bawah pada nomor 9, Apa yang harus dilakukan jika mengalami gagal import, admin bisa membaca deskripsi errornya lalu memperbaiki data tersebut dan melakukan upload ulang kembali.

Gambar Invalid Import:

2.4.4 Pilihan Status Peserta

1. Submit
   Status default ketika Pendaftar melakukan pendaftaran pada pelatihan. Pendaftar dengan status ini tidak dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
2. Tidak Lulus Administrasi
   Pendaftar dinyatakan Tidak Lulus Seleksi Administrasi. Setelah diubah ke status ini, Pendaftar dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
3. Tes Substansi
   Pendaftar terpilih untuk mengikuti Tes Substansi. Pendaftar dengan status ini tidak dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
4. Tidak Lulus Tes Substansi
   Pendaftar dinyatakan Tidak Lulus Tes Substansi. Pendaftar dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
5. Lulus Tes Substansi
   Pendaftar dinyatakan Lulus Tes Substansi. Pendaftar dengan status ini tidak dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
6. Diterima
   Pendaftar dinyatakan Diterima untuk mengikuti pelatihan. Pendaftar dengan status ini tidak dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
7. Pelatihan
   Peserta dinyatakan mengikuti pelatihan, selain dapat diupdate secara manual oleh PIC Pelatihan. Sistem juga akan otomatis mengupdate seluruh pendaftar dengan status "Diterima" menjadi "Pelatihan " jika telah memasuki jadwal pelatihan. Peserta dengan status ini tidak dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
8. Lulus Pelatihan - Kehadiran
   Peserta dinyatakan Lulus berdasarkan kehadiran (ini berlaku bagi pelatihan yang menentukan kelulusan berdasarkan kehadiran). Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
9. Lulus Pelatihan - Nilai
   Peserta dinyatakan Lulus berdasarkan nilai (ini berlaku bagi pelatihan yang menentukan kelulusan berdasarkan nilai). Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
10. Tidak Lulus Pelatihan - Nilai
    Peserta dinyatakan Tidak Lulus berdasarkan nilai (ini berlaku bagi pelatihan yang menentukan kelulusan berdasarkan nilai). Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
11. Tidak Lulus Pelatihan - Kehadiran
    Peserta dinyatakan Tidak Lulus berdasarkan kehadiran (ini berlaku bagi pelatihan yang menentukan kelulusan berdasarkan kehadiran). Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
12. Tidak Hadir
    Peserta tidak mengikuti pelatihan. Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
13. Cadangan
    Pendaftar dinyatakan sebagai Cadangan, ini berguna jika nantinya ybs menggantikan Peserta lain. Pendaftar dengan status Cadangan, tidak dapat mendaftar ke Pelatihan lain sampai statusnya di update oleh PIC Pelatihan menjadi status lain. Sistem juga akan otomatis mengupdate seluruh pendaftar dengan status "Cadangan" menjadi "Tidak Lulus Administrasi" jika jadwal pelatihan telah berakhir.
14. Mengundurkan Diri
    Peserta mengundurkan diri saat pelatihan berlangsung. Peserta dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.
15. Pembatalan
    Pendaftar membatalkan status Pendaftarannya. Pendaftar dapat melakukan pembatalan secara mandiri melalui akun masing-masing, selama masih pada jadwal Pendaftaran Pelatihan. Pendaftar dengan status ini dapat melakukan pendaftaran ke pelatihan lain.

2.5 Report Pelatihan

Menu Report Pelatihan digunakan untuk mengelola data report dan hasil sertifikasi Peserta. Data yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses).

2.5.1 Download Report

1. Musuk Modul Pelatihan
2. Klik sub modul Report Pelatihan
3. Masuk ke Detail Pelatihan

4. Klik Export Data muncul opsi unduh csv atau xlsx, pilih salah satu

5. Muncul Pop up PERJANJIAN EKSPORT / UNDUH DATA PARTISIPAN DTS & DLA. Admin wajib baca dan melakukan persetujuan tidak akan menyalahgunakan data Pribadi sesuai ketentuan.
6. Checklist Persetujuan dan bubuhkan TTD, data akan tersimpan oleh sistem, dan data akan terunduh sesuai format.

2.5.2 Update Status Sertifikasi

1. Musuk Modul Pelatihan
2. Klik sub modul Report Pelatihan
3. Klik Detail.

4. Klik view dan pilih status serta upload sertifikat
5. Klik Update status sertifikasi.

2.5.3 Update Status Sertifikasi (Bulk)

1. Musuk Modul Pelatihan
2. Klik sub modul Report Pelatihan
3. Masuk ke Detail Pelatihan

4. Pilih Tombol Import Sertifikat

5. Muncul halaman import sertifikat
6. Sebelum update status baca panduan terlebih dahulu pada no 1.
7. Setelah itu Download template sesuaikan isinya.
8. Upload pada form no 3.
9. Upload sertifikat pada form no 4
10. Klik Simpan, maka status sertifikasi peserta akan terupdate dan sertifikat akan tersimpan secara bulk.

3. MODUL PARTNERSHIP

3.1 Mitra

Menu ini digunakan untuk mengelola data mitra pelatihan.

3.1.1 Tambah Mitra

Penting:

1. Nama dan NIK PIC Mitra harus sesuai. Verifikasi Nama dan NIK PIC Mitra akan dilakukan secara otomatis menggunakan sistem ke Dukcapil.
2. Pastikan No HP PIC Mitra aktif.
3. Pastikan alamat email PIC Mitra aktif. Alamat email ini akan digunakan PIC Mitra untuk Login di halaman Mitra pada link berikut: https://dtsadmin.sdmdigital.id/signin-mitra
4. Pastikan isian data mitra telah diisi dengan benar, karena data tersebut akan digunakan pada data pelatihan dan sertifikat peserta.

1. Pilih Modul Partnership.
2. Kemudian, pilih sub modul Mitra. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Klik Tambah Mitra. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah, kemudian lengkapi isian data tersebut.

4. Isi Nama Mitra.
5. Isi Website Resmi Mitra.
6. Isi alamat email resmi Mitra.
7. Pilih asal Mitra.
8. Isi alamat Mitra.
9. Isi Kode Pos.
10. Upload Logo Mitra.
11. Isi Nama Lengkap PIC Mitra
12. Masukan NIK PIC Mitra
13. Masukan No HP PIC Mitra
14. Masukan Alamat Email PIC Mitra
15. Jika seluruh isian data telah lengkap, silahkan klik Simpan.

4. SERTIFIKAT

4.1 Daftar Sertifikat

Penting:

1. Jika terjadi kesalahan informasi pada sertifikat yang berhubungan dengan pelatihan, misalnya Logo Akademi, Nama Pelatihan, Tanggal Pelatihan dan Silabus yang tidak sesuai, silahkan edit pada pada halaman Modul Pelatihan terlebih dahulu, setelah itu lakukan Generate Ulang Sertifikat.
2. Sertifikat akan tersedia pada halaman admin apabila:

1. Waktu pelatihan telah selesai.
2. Admin pelatihan telah mengubah status peserta menjadi Lulus - Kehadiran atau Lulus - Nilai.

1. Pilih Modul Sertifikat.
2. Kemudian, pilih sub modul Daftar Sertifikat. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Kemudian, klik Icon Mata untuk melihat detail sertifikat dari pelatihan tersebut. Setelah itu, akan muncul halaman seperti gambar di bawah.

4. Klik icon warna hijau untuk download sertifikat.
5. Klik Icon warna biru untuk generate ulang sertifikat.

5. TES SUBSTANSI

Menu ini digunakan untuk mengelola pelaksanaan Tes Substansi & Mid-Test. Data yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses).

Penting:

Sebelum membuat Tes Substansi, mohon untuk membaca panduan berikut :

1. Admin Akademi:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Tes Substansi tersebut.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Tes Substansi tersebut.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

2. Admin Pelatihan:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Tes Substansi tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Tes Substansi tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

5.1 Tambah Tes Substansi

1. Pilih modul Subvit.
2. Setelah itu, pilih sub modul Tes Substansi. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Klik Kelola Tes Substansi.
4. Kemudian pilih Tambah Tes Substansi.

5. Lengkapi isian data tes substansi pada gambar di atas.
6. Pilih Level pelaksanaan Tes Substansi/Mid Test.

Level pelaksanaan tes substansi/mid test terdiri dari Level Akademi, Level Tema dan Level Pelatihan. Penjelasan terkait dengan level pelaksanaan tersebut telah dijelaskan pada halaman sebelumnya.

7. Pilih Akademi.

Data Akademi yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada akademi tersebut sudah memiliki tes substansi/mid test dengan pelaksanaan Level Akademi, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Tes Substansi” di samping nama akademi tersebut. Akademi yang sudah memiliki tes substansi TIDAK DAPAT dibuatkan tes substansi kembali.

8. Pilih Tema.

Data Tema yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada tema tersebut sudah memiliki tes substansi/mid test dengan pelaksanaan Level Tema, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Tes Substansi” di samping nama tema tersebut. Tema pelatihan yang sudah memiliki tes substansi TIDAK DAPAT dibuatkan tes substansi kembali.

9. Pilih Pelatihan.

Data Pelatihan yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada pelatihan tersebut sudah memiliki tes substansi/mid test dengan pelaksanaan Level Akademi, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Tes Substansi” di samping nama akademi tersebut. Akademi yang sudah memiliki tes substansi TIDAK DAPAT dibuatkan tes substansi kembali.

10. Pilih Jenis Tes Substansi.

Jenis Tes Substansi terdiri dari Tes Substansi dan Mid Test. Jika pada pelatihan tersebut sudah memiliki Tes Substansi atau Mid Test, maka pilihan Jenis Tes Substansi ini akan auto-disable.

11. Pilih Metode pembuatan soal pada Tes Substansi/Mid Test.

Metode pembuatan soal pada Tes Substansi/Mid test terdiri dari Entry Soal dan Import Soal.

Metode Entry Soal dilakukan dengan menambahkan langsung pertanyaan secara manual. Sedangkan metode import dilakukan dengan mengupload pertanyaan yang sudah disiapkan dalam bentuk file csv atau Excel sesuai dengan template yang telah disiapkan.

1. Entry Soal

1. Isi pertanyaan Tes Substansi/Mid Test.
2. Upload gambar, jika pada pertanyaan tes substansi diperlukan keterangan gambar.
3. Pilih Tipe Soal.
4. Masukan opsi jawaban dari pertanyaan yang yang telah dibuat.
5. Upload gambar, jika pada jawaban Tes Substansi/Mid Test diperlukan keterangan gambar.
6. Hapus opsi jawaban jika kolom opsi jawaban tersebut tidak diperlukan.
7. Kunci pilihan jawaban yang benar dari pertanyaan yang telah dibuat.
8. Klik tambah opsi jawaban jika masih diperlukan tambahan opsi jawaban.
9. Pilih Status soal Tes Substansi/Mid Test. Jika soal Tes Substansi/Mid Test akan dipublikasikan, maka pilih publish. Jika tidak akan dipublikasikan, maka pilih draft.
10. Klik Simpan dan Tambah Soal untuk menyimpan dan/atau menambahkan soal berikutnya.
11. Setelah seluruh soal Tes Substansi/Mid Test selesai di input, silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

2. Import Soal

1. Download template import soal Tes Substansi/Mid Test
2. Upload template yang sudah di isi dengan pertanyaan Tes Substansi/Mid Test beserta jawaban dari masing-masing pertanyaannya.
3. Upload gambar, jika pada opsi jawaban diperlukan keterangan gambar.
4. Jika semua isian telah lengkap, klik Import Template.
5. Silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

12. Jika seluruh isian sudah diisi, silahkan klik Lanjutkan.

13. Lakukan Review pada pertanyaan Tes Substansi/Mid Test yang telah dibuat. Gunakan tombol Preview Soal untuk melihat tampilan soal pada halaman user. Gunakan tombol Edit untuk mengedit soal dan jawaban. Gunakan tombol Hapus untuk menghapus soal Tes Substansi/Mid Test.
14. Jika sudah selesai melakukan Review, silahkan klik Lanjutkan.

15. Sebelum Publish, isi ketentuan Tes Substansi/Mid Test di atas. Tentukan jumlah soal yang akan dipublikasikan. Jumlah soal yang dipublikasikan TIDAK BOLEH lebih dari jumlah soal yang tersedia.
16. Atur durasi pengerjaan soal. Durasi pengerjaan soal diatur dalam satuan Menit.
17. Tentukan Passing Grade dari hasil pelaksanaan Tes Substansi/Mid Test.
18. Pilih Status Tes Substansi/Mid Test. Jika Tes Substansi/Mid Test akan dipublikasikan, maka pilih Publish. Jika tidak akan dipublikasikan, maka pilih Draft.
19. Klik Simpan.

20. Setelah Klik Ok, Tes Substansi/Mid Test akan muncul di halaman Daftar Tes Substansi.

5.2 Edit Tes Substansi/Mid-test

Pada bagian Edit Tes Substansi/Mid Test, Admin HANYA dapat melakukan perubahan pada Passing Grade nilai Tes Substansi/Mid Test dan Status pelaksanaan Tes Substansi/Mid Test.

1. Pilih Detail.
2. Kemudian pilih Edit.

3. Edit Passing Grade.
4. Edit Status publikasi Tes Substansi/Mid test. Ubah menjadi Batal, jika Tes Substansi/Mid Test tidak akan dipublikasikan.
5. Jika sudah selesai, klik Simpan.

Gambar Edit Tes Substansi/Mid Tes Wizard 1:

Gambar Edit Tes Substansi/Mid Tes Wizard 2:

6. SURVEY

Penting:

Sebelum membuat Tes Survey, mohon untuk membaca panduan berikut :

1. Admin Akademi:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Survey tersebut.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Survey tersebut.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

2. Admin Pelatihan:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Survey tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Survey tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

6.1 Tambah Survey

1. Pilih modul Subvit.
2. Setelah itu, pilih sub modul Survey. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Klik Kelola Survey.
4. Kemudian pilih Tambah Survey Umum.

5. Lengkapi isian data survey pada gambar di atas.
6. Isi nama Survey yang akan dibuat.
7. Isi Behavior Survey.

Survey umum memiliki 2 behavior survey, yaitu Optional dan Mandatory. Behavior survey optional berarti survey tersebut bersifat opsional dan tidak wajib dikerjakan oleh target survey. Sedangkan behavior survey mandatory berarti survey tersebut bersifat wajib dan harus dikerjakan oleh target survey.

8. Pilih Level pelaksanaan Survey.

Level pelaksanaan Survey terdiri dari Level Seluruh Populasi DTS, Level Akademi, Level Tema dan Level Pelatihan. Penjelasan terkait dengan level pelaksanaan tersebut telah dijelaskan pada halaman sebelumnya.

9. Pilih Akademi.

Data Akademi yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada akademi tersebut sudah memiliki Survey dengan pelaksanaan Level Akademi, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Survey” di samping nama akademi tersebut. Akademi yang sudah memiliki Survey TIDAK DAPAT dibuatkan Survey kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

10. Pilih Tema.

Data Tema yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada tema tersebut sudah memiliki Survey dengan pelaksanaan Level Tema, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Survey” di samping nama tema tersebut. Tema pelatihan yang sudah memiliki Survey TIDAK DAPAT dibuatkan Survey kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

11. Pilih Pelatihan.

Data Pelatihan yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada pelatihan tersebut sudah memiliki Survey dengan pelaksanaan Level Pelatihan, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Survey” di samping nama akademi tersebut. Pelatihan yang sudah memiliki Survey TIDAK DAPAT dibuatkan Survey kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

12. Pilih Status Peserta.

Pilihan Status Peserta akan menentukan waktu Survey tersebut tampil di halaman user. Misalnya Status Peserta - Submit, maka Survey tersebut akan tampil di halaman peserta ketika peserta tersebut memiliki status Submit pada pelatihannya.

13. Pilih Metode pembuatan soal pada Trivia.

Metode pembuatan soal pada Survey terdiri dari Entry Soal dan Import Soal.

Metode Entry Soal dilakukan dengan menambahkan langsung pertanyaan secara manual. Sedangkan metode import dilakukan dengan mengupload pertanyaan yang sudah disiapkan dalam bentuk file csv atau Excel sesuai dengan template yang telah disiapkan.

1. Entry Soal

1. Isi pertanyaan Survey.
2. Upload gambar, jika pada pertanyaan Survey diperlukan keterangan gambar.
3. Isi durasi waktu pengerjaan Survey untuk soal tersebut.
4. Masukan opsi jawaban dari pertanyaan yang yang telah dibuat.
5. Upload gambar, jika pada jawaban Survey diperlukan keterangan gambar.
6. Hapus opsi jawaban jika kolom opsi jawaban tersebut tidak diperlukan.
7. Kunci pilihan jawaban yang benar dari pertanyaan yang telah dibuat.
8. Klik tambah opsi jawaban jika masih diperlukan tambahan opsi jawaban.
9. Klik Simpan dan Tambah Soal untuk menyimpan dan/atau menambahkan soal berikutnya.
10. Setelah seluruh soal Survey selesai di input, silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

2. Import Soal

1. Download template import soal Survey.
2. Upload template yang sudah di isi dengan pertanyaan Survey beserta jawaban dari masing-masing pertanyaannya.
3. Upload gambar, jika pada opsi jawaban diperlukan keterangan gambar.
4. Jika semua isian telah lengkap, klik Import Template.
5. Silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

14. Jika seluruh isian sudah diisi, silahkan klik Lanjutkan.

15. Lakukan Review pada pertanyaan Survey yang telah dibuat. Gunakan tombol Preview Soal untuk melihat tampilan soal pada halaman user. Gunakan tombol Edit untuk mengedit soal dan jawaban. Gunakan tombol Hapus untuk menghapus soal Survey yang telah di buat.
16. Jika sudah selesai melakukan Review, silahkan klik Lanjutkan.

17. Pilih Status Survey. Jika Survey akan dipublikasikan, maka pilih Publish. Jika tidak akan dipublikasikan, maka pilih Draft.
18. Klik Simpan.

19. Setelah Klik Ok, Survey akan muncul di halaman Daftar Survey.

6.2 Edit Survey

1. Pilih modul Subvit.
2. Setelah itu, pilih sub modul Survey. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Kemudian klik Detail.
4. Lalu pilih Edit.

5. Edit Nama Survey.
6. Jika sudah sesuai, silahkan klik Lanjutkan.

7. Silahkan edit Status Survey.
8. Jika sudah sesuai, silahkan klik Simpan.

9. Jika akan menghapus Survey, silahkan klik Icon Hapus tersebut.

7. TRIVIA

Penting:

Sebelum membuat Tes Trivia, mohon untuk membaca panduan berikut :

1. Admin Akademi:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Trivia tersebut.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Trivia tersebut.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

2. Admin Pelatihan:

Pelaksanaan Level Akademi : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada akademi terpilih, setiap pelatihan pada akademi tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Trivia tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Tema : Berlaku untuk SEMUA Pelatihan pada tema terpilih, setiap pelatihan pada tema tersebut maupun yang baru dibuat kemudian akan otomatis merujuk kepada Trivia tersebut.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

Pelaksanaan Level Pelatihan : Berlaku HANYA pada pelatihan yang terpilih.

Hanya berlaku pada Pelatihan yang diselenggarakan oleh masing-masing Satker.

NB:

7.1 Tambah Trivia

1. Pilih modul Subvit.
2. Setelah itu, pilih sub modul Trivia. Setelah itu akan muncul halaman awal seperti gambar di bawah.
3. Kemudian pilih Tambah Trivia.

4. Lengkapi isian data Trivia.
5. Isi nama Trivia yang akan dibuat.
6. Pilih Level pelaksanaan Trivia.

Level pelaksanaan Trivia terdiri dari Level Seluruh Populasi DTS, Level Akademi, Level Tema dan Level Pelatihan. Penjelasan terkait dengan level pelaksanaan tersebut telah dijelaskan pada halaman sebelumnya.

7. Pilih Akademi.

Data Akademi yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada akademi tersebut sudah memiliki Trivia dengan pelaksanaan Level Akademi, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Trivia” di samping nama akademi tersebut. Akademi yang sudah memiliki Trivia TIDAK DAPAT dibuatkan Trivia kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

8. Pilih Tema.

Data Tema yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada tema tersebut sudah memiliki Trivia dengan pelaksanaan Level Tema, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Trivia” di samping nama tema tersebut. Tema pelatihan yang sudah memiliki Trivia TIDAK DAPAT dibuatkan Trivia kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

9. Pilih Pelatihan.

Data Pelatihan yang tampil sesuai dengan ketentuan pada Role (Point 1: Akun dan Akses). Jika pada pelatihan tersebut sudah memiliki Trivia dengan pelaksanaan Level Pelatihan, maka  akan muncul keterangan “Sudah memiliki Trivia” di samping nama akademi tersebut. Pelatihan yang sudah memiliki Trivia TIDAK DAPAT dibuatkan Trivia kembali, kecuali dibuat di level pelaksanaan berbeda.

10. Pilih Status Peserta.

Pilihan Status Peserta akan menentukan waktu Trivia tersebut tampil di halaman user. Misalnya Status Peserta - Submit, maka Trivia tersebut akan tampil di halaman peserta ketika peserta tersebut memiliki status Submit pada pelatihannya.

11. Pilih Metode pembuatan soal pada Trivia.

Metode pembuatan soal pada Trivia terdiri dari Entry Soal dan Import Soal.

Metode Entry Soal dilakukan dengan menambahkan langsung pertanyaan secara manual. Sedangkan metode import dilakukan dengan mengupload pertanyaan yang sudah disiapkan dalam bentuk file csv atau Excel sesuai dengan template yang telah disiapkan.

1. Entry Soal

1. Isi pertanyaan Trivia.
2. Upload gambar, jika pada pertanyaan Trivia diperlukan keterangan gambar.
3. Isi durasi waktu pengerjaan Trivia untuk soal tersebut.
4. Masukan opsi jawaban dari pertanyaan yang yang telah dibuat.
5. Upload gambar, jika pada jawaban Trivia diperlukan keterangan gambar.
6. Hapus opsi jawaban jika kolom opsi jawaban tersebut tidak diperlukan.
7. Kunci pilihan jawaban yang benar dari pertanyaan yang telah dibuat.
8. Klik tambah opsi jawaban jika masih diperlukan tambahan opsi jawaban.
9. Klik Simpan dan Tambah Soal untuk menyimpan dan/atau menambahkan soal berikutnya.
10. Setelah seluruh soal Trivia selesai di input, silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gambar Isian Entry Soal Trivia:

2. Import Soal

1. Download template import soal Trivia
2. Upload template yang sudah di isi dengan pertanyaan Trivia beserta jawaban dari masing-masing pertanyaannya.
3. Upload gambar, jika pada opsi jawaban diperlukan keterangan gambar.
4. Jika semua isian telah lengkap, klik Import Template.
5. Silahkan klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke halaman berikutnya, atau klik Sebelumnya untuk kembali ke halaman sebelumnya.

12. Jika seluruh isian sudah diisi, silahkan klik Lanjutkan.

13. Lakukan Review pada pertanyaan Trivia yang telah dibuat. Gunakan tombol Preview Soal untuk melihat tampilan soal pada halaman user. Gunakan tombol Edit untuk mengedit soal dan jawaban. Gunakan tombol Hapus untuk menghapus soal Trivia yang tela.
14. Jika sudah selesai melakukan Review, silahkan klik Lanjutkan.

15. Sebelum Publish, isi ketentuan Trivia di atas. Tentukan tanggal mulai pelaksanaan Trivia.
16. Tentukan tanggal akhir pelaksanaan Trivia.
17. Tentukan jumlah soal Trivia yang akan dikerjakan oleh peserta.
18. Pilih Status Trivia. Jika Trivia akan dipublikasikan, maka pilih Publish. Jika tidak akan dipublikasikan, maka pilih Draft.
19. Klik Simpan.

20. Setelah Klik Ok, Trivia akan muncul di halaman Daftar Trivia.

7.2 Edit Trivia

1. Pilih modul Subvit.
2. Setelah itu, pilih sub modul Trivia.
3. Kemudian Klik Detail.
4. Pilih Edit.

5. Edit Nama Trivia.
6. Status Peserta TIDAK dapat diubah, pastikan pada saat membuat Trivia, Status Peserta sudah sesuai.
7. Jika sudah, silahkan klik Lanjutkan.

8. Atur tanggal mulai Trivia.
9. Atur tanggal akhir Trivia
10. Ubah Status Trivia.
11. Jika sudah sesuai, silahkan klik Simpan.

12. Untuk Hapus Trivia, silahkan klik Icon Hapus tersebut.