業^[a]務効率化のアイデア13選｜今すぐ使えるツールと進め方【2026年版】

更新日：2025/02/14 10:59

チームの作業効率を上げたいものの、良い対策方法が浮かばない方もいるのではないでしょうか。新しいツールなどを導入するにしても「本当に作業効率が上がるのだろうか...」と悩んでいる人もいるでしょう。

本記事では、業務の効率化を図る施策を13選紹介します。会議の記録や議事録作成の自動化、会議後のタスク実行までAIに任せる最新の方法も取り上げています。

おすすめのツールや具体的な進め方も解説しているので、自社に合った施策を見つけたい方はぜひ最後までご覧ください。

業務効率化のアイデア13選｜今すぐ使えるツールと進め方【2026年版】

業務効率化とは？

業務の効率化を図る3つのメリット

業務の質が高まり顧客満足度が向上する

従業員のモチベーションがアップし離職率の低下につながる

人件費などのコストを削減できる

【カテゴリ別】業務の効率化を図るアイデア13選

【進め方を見直す】業務効率化のアイデア

業務を洗い出して不要なものをなくす

業務の優先順位を見直す

業務ごとの担当者を見直す

業務の一部を外注する

【仕組み・ルールを整える】業務効率化4つのアイデア

業務マニュアル・業務フローチャートを作成する

労働環境や働き方を改善する

定期的に業務の棚卸しをする

目標管理制度（MBO）を導入する

【ツール・自動化】業務効率化5つのアイデア

システムやツールを導入して業務を自動化する

Excelの関数・マクロで定型作業を自動化する

AIエージェントを導入して業務を任せる

会議を効率化する

ペーパーレス化を推進する

なぜ業務効率化は失敗するのか？よくある3つの原因

業務効率化を成功させる進め方と5つのポイント

1.現状の業務を洗い出す

2.時間がかかっている業務・ミスが多い業務を特定する

3.すぐやめる業務・仕組み化する業務・ツール化する業務に分ける

4.小さな範囲で施策やツールを試す

5.成果を振り返り改善する

業務効率化のアイデアを実施するにはツール導入もおすすめ！失敗しない選び方

業務の効率化におすすめなツール5選

文字起こし・議事録作成ができる『Rimo Voice』

ビジネス用のチャットツール『Slack』

タスク・プロジェクト管理を一元化する『Backlog』

ファイルの共有や共同作業ができる『Google Workspace』

文書署名プロセスを電子化する『クラウドサイン』

業務効率化に役立つその他のおすすめツール

1. AIツール｜AI・RPAによる自動化

2. プロジェクト管理ツール｜社内全体の進捗状況を把握

3. ワークフローツール｜入力漏れ防止や金額を自動計算

【おすすめのワークフローツール比較一覧表】

業務効率化に成功した企業の事例

最も時間が奪われる「会議」を効率化する方法

会議の論点を事前に決める

1.議事録作成を自動化する

2.会議後のタスク実行までAIに任せる

会議や打ち合わせを効率化するなら『Rimo Voice』

業務を効率化してコストの削減や顧客満足度向上を目指そう！

業務効率化とは？

はじめに「業務効率化」について理解を深めましょう。業務効率化とは、仕事を進めるうえで無駄や無理があるものを省き、非効率的な業務を改善することを意味します。

似た言葉に「生産性向上」があります。生産性向上とは、少ないリソースのなかで高いアウトプットを得ることです。作業効率は、無駄や無理を省きリソースの投下量を減らすことを指すため、業務効率化は生産性向上の施策の1つともいえるでしょう。

業務の効率化を図る3つのメリット

業務の効率化を図ると、仕事が無駄なくスムーズに回るようになります。ほかにも業務の効率化を図ることで、下記のようなメリットがあります。

• 業務の質が高まり顧客満足度が向上する
• 従業員のモチベーションがアップし離職率の低下につながる
• 人件費などのコストを削減できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

業務の質が高まり顧客満足度が向上する

業務が効率化されると、同じ時間でより多くの仕事に取り組めるため、業務の質が高まり顧客満足度の向上につながります。

これまで手が回らなかった細かな対応や、商品・サービスの改善に時間を割けるようになるためです。たとえば、問い合わせへの返答スピードが上がれば、顧客の信頼を得やすくなります。空いた時間を企画や改善に回せば、他社との差別化も図れるでしょう。

その結果として顧客満足度が高まり、リピートや紹介を通じて利益の拡大も期待できます。

従業員のモチベーションがアップし離職率の低下につながる

業務効率化によって、残業やストレスの軽減を期待できます。サービス残業が欠かせなかったり、ストレスが多いなかで働かざるを得なかったりする企業は、従業員のモチベーションが下がり、離職率が高くなるケースも少なくありません。

しかし、業務の効率化を図り、時間や心に余裕を持てるようになると、従業員のストレスや負担を軽減できます。働きやすい環境になることで、モチベーションもアップし、離職率の低下にもつながるでしょう。

さらにワークライフバランスが整えられると、従業員だけでなく、採用希望者の増加も期待できるなど会社にとってのメリットも大きくなります。

人件費などのコストを削減できる

人件費などのコストを軽減できる点も業務効率化のメリットです。業務が効率化されていないと、本来省ける仕事に取り組んだり、余裕のない状態で仕事を進めたりしなくてはなりません。その結果、ミスやトラブルが生じ、新たなタスクが生まれ、時間や手間などさまざまなコストがかかります。

一方で業務の効率化を図ることで、余計な仕事やミスが減少し、業務時間を短縮できます。さらに余計な仕事がなくなることで、人件費や資材などの多くのコストを削減可能です。

【カテゴリ別】業務の効率化を図るアイデア13選

業務効率化はツール導入だけでなく、日々の業務の進め方や仕組みを見直すことでも実現できます。すぐに着手できるアイデアを、3つのカテゴリに分けて13個紹介します。

すべてに取り組む必要はありません。効果の大きい業務から選びましょう。カテゴリごとに詳しく解説します。

【進め方を見直す】業務効率化のアイデア

業務の進め方そのものを見直すと、ツールを使わずにすぐ効率化を始められます。まずは現状の業務を洗い出し、無駄や偏りを見つけることが出発点です。このカテゴリのアイデアは以下の4つです。

• 業務を洗い出して不要なものをなくす
• 業務の優先順位を見直す
• 業務ごとの担当者を見直す
• 業務の一部を外注する

順番に解説します。

関連記事：業務改善のアイデア11選を徹底解説！必要性や課題、進め方を紹介

業務を洗い出して不要なものをなくす

まず取り組みたいのが、業務の洗い出しです。 誰がどの業務にどれだけ時間を使っているかを書き出すと、感覚ではなく事実で無駄を見つけられます。

▼イメージ

すべて必要だと思っている業務でも、見直すと省けるものが見つかることも多いです。

たとえば、毎回作成している会議資料が、実は一部の参加者しか見ていないケースもあります。

業務の優先順位を見直す

業務の優先順位を見直すことも大切です。時間のかかる業務から先に着手すると、全体が滞りにくくなります。

▼イメージ

短時間で終わる業務ばかりに気を取られると、時間のかかる業務が後ろ倒しになります。時間のかかる業務を軸にスケジュールを組み、短い業務はそのすき間に片づけると効率的です。「この業務は何時から何時に終わらせる」と時間を区切って決めると、逆算して動けます。

業務の優先順位がうまくつけられないと悩んでいる方は、その原因と具体的な解決策を解説したこちらの記事も参考にしてください。

関連記事： 優先順位がつけられない！原因と効率よく仕事を進めるコツを紹介します！ 

あわせて、1つの作業に集中できる時間をつくる方法も効率化につながります。シングルタスク（1度に1つの作業だけに取り組む方法）やディープワーク（中断されない深い集中状態）、25分集中して5分休むポモドーロ・テクニックなどを取り入れると、注意力が分散せず処理速度が上がります。

以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：ディープワークとは？生産性を高めるやり方やトレーニング方法を紹介

関連記事：【保存版】ポモドーロテクニックとは？メリット・デメリットや実践方法を解説

業務ごとの担当者を見直す

業務ごとの担当者を見直すのも有効な施策の1つです。人には得意・不得意があり、適材適所に配置すると業務が円滑に回ります。

▼イメージ

不得意な業務を担当しているメンバーがいる場合、得意な人に振り分けると、本人と組織の双方に良い影響があります。担当の変更は、まず人事部や部署の責任者と相談し、業務全体が滞らないよう調整して進めます。

業務の一部を外注する

業務の一部を外注することで、より効率化を図れます。直接的な利益を生まないルーティン業務は、外注に向いています。

経理・人事・オフィスの保守やメンテナンスなどは、会社経営に欠かせない一方でルーティン化しやすく、外注しやすい業務です。

外注すれば、その業務に費やしていた時間や、従業員に教える手間を削減できます。ただし、品質を保つために、信頼できる委託先を選ぶことが前提になります。

【仕組み・ルールを整える】業務効率化4つのアイデア

業務を進めるための仕組みやルールを整えると、属人化を防ぎ、誰が担当しても一定の品質で業務を回せます。以下の4つの方法を参考にしてください。

• 業務マニュアル・フローチャートを作成する
• 労働環境や働き方を改善する
• 目標管理制度（MBO）を導入する
• 定期的に業務の棚卸しをする

順番に解説します。

業務マニュアル・業務フローチャートを作成する

業務マニュアルや業務フローチャートを作成することも業務の効率化に役立ちます。マニュアルを完備すると、業務の詳細について素早く理解できます。ただし、ただ業務の内容を記載すれば良いわけではありません。

図や表、写真なども用いて読み手が理解しやすいかを意識して作成することが大切です。

▼イメージ

ほかにも業務の流れを示すフローチャートも欠かせません。マニュアルは、あくまでも業務の内容や進め方を説明するためのものです。フローチャートも用意して1日の流れなどを明確にしておくと、より効率的に業務を進められます。そのため、マニュアルとフローチャートは同時に作成するのがおすすめです。

誰が見てもわかりやすい業務マニュアルの具体的な作り方や作成のコツについては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：マニュアル作成完全ガイド｜ 5つの手順や成功のコツ、おすすめツールを解説 

労働環境や働き方を改善する

従業員の労働環境や働き方を改善することで、効率化や生産性の向上を期待できます。特に最近では多様な働き方を実現する企業も増えています。例えば、リモートワークや時短勤務、コアタイムの導入など「働き方改革」の方法はさまざまです。

働き方改革を行い、仕事とプライベートにメリハリが付くことで、従業員のモチベーションアップや離職率の低下を期待できます。

またオフィスの環境を整えることも大切です。紙の資料は探すのに手間がかかるため、電子データ保存をし、探しやすくしてみましょう。ほかにも従業員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることで、業務の連携がスムーズになったり、情報を共有する場が増えたりなどさまざまなメリットがあります。

定期的に業務の棚卸しをする

一度業務を整理しても、時間が経つと新しい作業や確認フローが増え、再び非効率になりがちです。月1回・四半期に1回などのタイミングで業務を棚卸しし、重複作業や属人化している業務を見直しましょう。

目標管理制度（MBO）を導入する

従業員自らが目標を設定し、達成までの工程を管理する仕組みを、目標管理制度（MBO）といいます。

目標管理制度では、会社から一方的に目標を課すのではなく、従業員自身が目指したいビジョンと会社の方針をすり合わせながら目標を決めます。目標や達成までの工程が明確になると、今取り組むべき業務の優先順位を判断しやすくなります。

また、第三者が評価しやすいように、具体的で明確な目標を設定することも大切です。目標が曖昧なままだと、必要以上に確認作業が増えたり、成果につながりにくい業務に時間を使ったりする可能性があります。

▼イメージ

目標管理制度（MBO）を導入すると、従業員一人ひとりが自分の役割や進捗を把握しやすくなります。その結果、業務の優先順位が明確になり、無駄な作業の削減やモチベーションアップに繋がるでしょう。

【ツール導入・自動化する】業務効率化5つのアイデア

繰り返し発生する作業は、ツールやAIで自動化すると人手をかけずに処理できます。このカテゴリのアイデアは以下の5つです。

• システムやツールを導入して自動化する
• Excelの関数・マクロで定型作業を自動化する
• AIエージェントを導入して業務を任せる
• 会議を効率化する
• ペーパーレス化を推進する

順番に解説します。

システムやツールを導入して業務を自動化する

現在では、業務の効率化を図れるシステムやツールが多くリリースされています。定型業務を自動化すると、人手をかけずに処理できます。

勤怠管理や給与計算ソフト、スケジュール共有ツールなどは、導入のハードルが低く効果を実感しやすい領域です。さらに近年は、会議で決まったことをもとにAIが資料の下書きを作成したり、共有メールを準備したりするレベルの自動化も可能になっています。

「どのツールで何を自動化できるのか」を整理しておくと、導入後の効果を最大化しやすくなります。おすすめのツールについては、このあと詳しく解説します。

Excelの関数・マクロで定型作業を自動化する

Excelの関数やマクロを活用することで、日々の定型業務を大幅に効率化できます。専用のシステムを導入せずとも、既存のツールを工夫するだけで集計や転記のミスを減らし、作業時間を短縮することが可能です。業務で頻繁に使用される代表的な関数を以下の表にまとめました。

これらの関数を適切に組み合わせることで、手作業によるミスを排除できます。さらに、定型的な一連の操作をマクロとして登録しておけば、ボタン一つで複雑な処理を実行できるようになり、さらなる効率化が期待できます。

AIエージェントを導入して業務を任せる

AIエージェントを導入して業務を任せることもおすすめです。近年は特定の作業を自動化するだけでなく、業務そのものをAIに任せる効率化が広がっています。

AIエージェントとは、指示された目的に沿って、情報収集から実行までを自律的に進めるAIを指します。

たとえば、展示会や補助金の情報を収集し、候補に優先順位をつけて担当者に下書きを共有するといった一連の作業を任せられます。単発の作業を自動化するツールと違い、複数の工程をまたいで処理できる点が特徴です。まずは情報収集や下書き作成など、間違っても影響の小さい業務から任せ始めると安全に導入できます。

関連記事：【2026年版】自律型AIエージェント完全ガイド｜生成AIとの違い・サービス10選

AIエージェントの作り方を初心者向けに解説！ノーコードで業務効率化！

会議を効率化する

会議を効率化することも業務効率化の一つです。業種や規模を問わず日常的に行われる会議は、積み重なると大きな時間を占めます。

1回ごとの会議を効率化すれば、全体で多くの時間を削減できます。特に効果が大きいのは、議事録の作成と会議後のタスク実行です。

議事録作成ツールなどを導入して、会議中にAIが文字起こしと要約を行えば、会議終了時点でほぼ議事録が完成します。会議の効率化は「最も時間が奪われる「会議」を効率化する方法」で詳しく解説します。

関連記事：効率的な会議の進め方とは？参加者・ファシリテーターが意識すべきポイントを紹介【ミーティング】

ペーパーレス化を推進する

紙の資料を多用している会社は、業務効率化のためにペーパーレス化を推進するのがおすすめです。

紙の書類を電子化すると、保管・検索・共有の手間とコストを減らせます。

電子データで保管すれば、必要な資料をあとから探しやすくなります。契約書のやり取りも郵送せずメールや電子契約で完結し、スピーディーです。紙代や印刷費、保管スペースの費用を削減できるうえ、紛失や盗難のリスクも抑えられます。従業員の混乱を防ぐため、計画的に進めると良いでしょう。

なぜ業務効率化は失敗するのか？よくある3つの原因

業務効率化に取り組んでも成果が出ないのは、施策そのものより進め方でつまずくケースが大半です。

原因を踏まえて取り組むことで、施策やツールの効果を引き出せます。

業務効率化を成功させる進め方と5つのポイント

業務効率化は、やみくもに施策やツールを取り入れても成果につながりません。正しい手順で進め、要所を押さえることが重要です。進め方は以下の5ステップです。

1. 現状の業務を洗い出す
2. 時間がかかっている業務・ミスが多い業務を特定する
3. すぐやめる業務・仕組み化する業務・ツール化する業務に分ける
4. 小さな範囲で施策やツールを試す
5. 成果を振り返り改善する

各ステップで押さえるべきポイントとあわせて解説します。

1.現状の業務を洗い出す

まずは、現在行っている業務を一覧化しましょう。日次・週次・月次で発生している作業を書き出し、誰が、どのくらいの時間をかけて、どのような手順で進めているのかを整理します。

この段階では、すぐに改善案を出す必要はありません。まずは業務の全体像を把握し、どこに時間や手間がかかっているのかを見える状態にすることが重要です。

2.時間がかかっている業務・ミスが多い業務を特定する

次に、洗い出した業務のなかから、効率化の優先度が高いものを見つけます。特に、作業時間が長い業務、確認や修正が多い業務、担当者によって品質に差が出やすい業務は、改善効果が出やすい対象です。

たとえば、以下のような業務は効率化しやすいといえます。

• 会議後の議事録作成
• 請求書や申請書の処理
• 定型メールの作成
• 社内への情報共有など

3.すぐやめる業務・仕組み化する業務・ツール化する業務に分ける

改善対象が見えてきたら、業務を「すぐやめる業務」「仕組み化する業務」「ツール化する業務」に分けます。

目的が曖昧な作業や、ほとんど使われていない資料作成などは、思い切ってやめることも検討しましょう。

人によって手順が異なる業務は、マニュアルやチェックリストを作成して仕組み化します。繰り返し発生する定型作業や、手入力が多い作業は、ツールやAIを活用して自動化するのも有効です。

このように分類すると、何から着手すべきかが明確になり、無理なく業務効率化を進められます。

4.小さな範囲で施策やツールを試す

業務効率化の施策は、最初から全社に広げるのではなく、一部の部署や業務で試すことが大切です。いきなり大きく変えると、現場が混乱したり、かえって作業が増えたりする可能性があります。

まずは、影響範囲の小さい業務から始め、実際に作業時間が短縮されたか、担当者の負担が軽くなったかを確認しましょう。

5.成果を振り返り改善する

実行した成果を振り返り、改善を重ねます。効率化は一度実行して終わりではありません。施策の前後で業務時間や処理件数を比較し、設定した目標と照らし合わせて達成度を確認します。

数値で振り返ると、効果がひと目で分かります。たとえば議事録作成ツールを導入した場合、以下のように施策前後を比較します。

このように、作業時間や残業時間を数値で比較すると、削減効果と目標の達成度を客観的に判断できます。

なかには、進め方を変えたことで新たな不具合が生じ、かえって工程が増えるケースもあります。効果が低かった施策は原因を特定し、改善策を検討してください。

施策や^[b]ツールによる業務効率化の進め方5ステップ

業務の効率化を図るには、施策やツールを上手く使うことが大切です。業務効率化の進め方の手順は、下記の通りです。

1. まずは現状の業務内容を洗い出す
2. 課題や問題点を明確にする
3. 業務効率化の方法・目標・スケジュールを決める
4. 施策の実行やツールの導入
5. どれだけの成果が出たか振り返り改善する

それぞれのステップについて詳しく解説していきます。

まずは現状の業務内容を洗い出す

業務の効率化を図るにあたって、まずは現状の業務内容を洗い出しましょう。業務内容の洗い出しは「業務の棚卸し」と呼ばれています。業務内容やそれらにかかっているコストなどを可視化するのが目的です。

また業務の棚卸しをする際は、担当部署や作業にかかる工数、必要なスキルなどをまとめておくとわかりやすくなります。担当者にヒアリングをする際は、長時間かつ1回で済ますのではなく、短い時間で複数回行うのが効率的です。

課題や問題点を明確にする

業務内容を把握できた後は、課題や問題点を明確にしましょう。従業員同士が重複している作業や同じような工程が複数回生じているなど、業務内には無駄が潜んでいる可能性があります。ほかにも決まった担当者以外はできない属人化された業務も課題として考えられます。

今までは無駄だと思っていなかった業務も、よく考えると必要ないケースも多々あるため、改めて確認してみましょう。

業務効率化の方法・目標・スケジュールを決める

課題や問題点を明確にした後は、業務効率化の方法・目標・スケジュールを決めます。課題によって、作業効率化のために適切な方法は異なります。例えば、重複している作業がある場合は、担当者を決めるのがおすすめです。

ほかにも作業工程に無駄があるのが課題の場合は、作業を行う順番を見直してみましょう。作業工程を見直すことで、工数を大幅に削減できる可能性があります。

また、これらの業務効率化は、いつから取り組むのか、いつ頃までに実現するのかといったスケジュールを立てることも大切です。目標やスケジュールを決めずに取り組むと、いつまでも先延ばしになってしまうため、しっかりと期間を決めましょう。

施策の実行やツールの導入

定めたスケジュールに沿って、施策を実行します。施策を実行していくなかで、計画やスケジュール通りに進行できているかを定期的にチェックしましょう。必要であれば、微調整を行いながら進めることが大切です。

また活用できるツールがある場合は、積極的に導入しましょう。特に議事録作成や文字起こしなどは、簡単に使えるツールが多くあります。先ほど紹介したツールを参考に、導入できるツールがないかを確認しておきましょう。

どれだけの成果が出たか振り返り改善する

業務効率化は、ただ実行しただけで終わりではありません。実施した後に結果検証を行い、改善のPDCAを回すことが大切です。定期的に見直し、どれだけの成果が出たかを振り返ることで、より効率化を図れます。

また施策の効果が低かった場合は、原因を突き止めましょう。その後、新たな改善策を考え、定期的な評価やFBを繰り返すことが重要です。

業務効率化を図る際の5つのポイント・注意点

業務の効率化を図る際には、下記のポイントや注意点を抑えておきましょう。

• 業務を効率化する目的を明確にする
• 社内で一丸となって取り組む
• 定期的に振り返り・改善を実施する
• 複数の施策を組み合わせて実施する
• 無理のない数の施策から実行する

1つずつ詳しく解説していきます。

業務を効率化する目的を明確にする

業務の効率化を図る際は、なぜ効率化したいのかといった目的を明確にすることが大切です。「働き方改革に合わせて」などの安直な考えでは、思うような効果を得られなかったり、続かなかったりする可能性があります。

そのため、まずは「コストを削減したい」「従業員の定着率を上げたい」など目的を明確にしましょう。企業によって目的はさまざまなため、はじめに業務分析を行い、課題や問題点を明確にしておくと、目的を見つけやすくなります。

また目的に加え、業務の効率化を図ることで、どのようなメリットがあるのかも明確にしておくのがおすすめです。目的とメリットを従業員に伝えることで、効率化への理解を得られやすくなります。

社内で一丸となって取り組む

業務の効率化は、一部の部署や上層部だけで取り組むものではありません。組織全体で一丸となって取り組むべきです。主導チームがそれぞれの現場の目線に立ち、意見などを汲み取りながら進めていきましょう。

また上層部や一部の部署だけで効率化を強行してしまうと、従業員から反感を買う可能性があります。大掛かりな改革を行う場合は、説明会や勉強会を開催するのも手段のひとつです。強行せずに社内で連携を取りながら進めましょう。

定期的に振り返り・改善を実施する

業務効率化のための施策をやみくもに実行しても、思うような効果を得られない可能性があります。むやみに施策やツールを使うのではなく、定期的に振り返り、改善を行うことが大切です。

なかには、業務の進め方を変えたことによって、新たな不具合が発生し、それによって作業効率が落ちたり、工程が増えたりするケースもあります。そのため、こまめに振り返りを行い、模索し続けることも重要なステップです。

複数の施策を組み合わせて実施する

業務の効率化は、複数の施策を組み合わせて実施するのも効果的です。現場からのアイディアも参考に、取り組みやすそうな施策を組み合わせて実践しましょう。

また「どのような施策が合っているか」「組み合わせ方がわからない」といった場合は、専門家にアドバイスを受けるのもおすすめです。社内で効率化が進まない際は、外部に相談することも視野に入れましょう。

無理のない数の施策から実行する

効率化を図りたいという気持ちが強くなり、多くの施策を実施してしまうと混乱を招く恐れもあります。いきなり多くの施策を実施するとなると、それらに対応するために新たな工程や時間がかかることも少なくありません。

そのため、従業員の負担を考慮し、施策を組み合わせる場合は少ない数から始めるのがおすすめです。多くの施策を行ってしまうと、効果検証がしづらくなることもあるため、やり過ぎには注意が必要です。

業務効率化のアイデアを実施するにはツール導入もおすすめ！失敗しない選び方

業務効率化ツールは種類が多く、自社に合うものを見極める基準がないと選びきれません。失敗を避けるための選び方を、以下の5つのポイントで整理しました。

このように、課題の明確化・操作性・連携・コスト・スモールスタートの5点で候補を絞り込めば、導入後のミスマッチを大きく減らせます。

なお、SlackやGoogle Workspace、Notionなどは基本機能を無料で試せるため、まず無料の範囲で使い勝手を確かめるのがおすすめです。

業務の効率化におすすめなツール5選

業務の効率化には、ツールを導入するのが有効です。おすすめなツールとして、以下の5つが挙げられます。

• 文字起こし・議事録作成ができる『Rimo Voice』
• ビジネス用のチャットツール『Slack』
• タスク・プロジェクト管理を一元化する『Backlog』
• ファイルの共有や共同作業ができる『Google Workspace』
• 文書署名プロセスを電子化する『クラウドサイン』

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

なお、以下の記事では15個の情報共有ツールを紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

関連記事：情報共有ツールおすすめ15選！5つのタイプ別に詳しく紹介

文字起こし・議事録作成ができる『Rimo Voice』

引用元：『Rimo Voice』

『Rimo Voice』とは、会議や打ち合わせなどをリアルタイムで文字起こしや要約の作成ができるツールです。録音や録画データを用いた文字起こしも可能です。文字起こしや議事録は、手間がかかりますが、『Rimo Voice』を使えばコストを大幅に削減できます。

特に会議や商談の機会が多く、議事録作成などに膨大な時間を割いていた会社におすすめです。

さらに『Rimo Voice』には、会議で決まったタスクの実行までを支援するAIエージェント機能『Rimo Actions』があります。普段の会議にRimo AIを招待しておくと、会議内容をもとにAIが「やるべきこと」を自動で提案します。

承認したタスクについては提案資料・スライド・バナー・ドキュメントなどの成果物を自動で作成します。会議が終わった瞬間から、戦略を練りながら現場が動き出すイメージです。

セキュリティ面ではISO 27001・ISO 27017を取得しており、データは日本国内で保管されます。BOXIL SaaS AWARDでは議事録ツール部門で19冠を獲得し、国内25万以上のアカウントに利用されている実績があります。

『Rimo Voice』に興味がある方は、まず無料トライアルを試してみてください。

ビジネス用のチャットツール『Slack』

引用元：Slack

『Slack』は、ビジネス用のチャットツールです。リアルタイムでコミュニケーションを取れるため、メールや面談のようなやり取りをテキストで効率的に行えます。またSlackで共有したテキストやファイルは、すべて検索でき、過去のやり取りもすばやく見つけられるのも利点です。

また『Slack』は、外部ツールと連携しやすいのが特徴です。近年ではさまざまなクラウドサービスがリリースされており、複数のサービスを利用している方も少なくありません。『Slack』であれば、『Zoom』や『Trello』など多くの企業で使われているツールを連携できるため、より効率化を図ることができます。

タスク・プロジェクト管理を一元化する『Backlog』

引用元：Backlog

『Backlog』は、タスク管理とプロジェクト管理を行えるソフトウェアツールです。プロジェクトチームが効率的に問題特定や解決ができるサービスが整っています。全体の進捗や個別タスクの作業状況を見える化できるため、進捗状況をすぐに確認できるのがメリットです。

またファイル共有機能も搭載されており、『Backlog』にファイルを格納しておくことが可能です。AI・PSDといった大容量ファイルのアップロードにも対応しています。フォルダを作成することで、階層構造による管理もできます。

ファイルの共有や共同作業ができる『Google Workspace』

引用元：Google Workspace

『Google Workspace』は、クラウドで仕事をする際に便利なツールです。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなど業務に欠かせないアプリケーションが含まれており、オンライン上で管理できます。ファイルの共有や共同作業ができるため、効率的に業務を進めることができます。

また2段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ対策も充実しているのが特徴です。ファイルのアクセス権を変更できるため、不正アクセスや情報漏洩を防止できます。セキュリティ面に不安を抱いている方でも使いやすいでしょう。

文書署名プロセスを電子化する『クラウドサイン』

引用元：クラウドサイン

『クラウドサイン』は、文書署名プロセスを電子化したツールです。わかりやすい画面で簡単に契約を進められるうえに、対面せずに契約や署名を進められるのが特徴です。また本人性や非改ざん性を担保しつつ、契約の一元管理が可能です。

また契約書面などを電子化することで、ペーパーレス化を推進し、コスト削減や環境への影響の減少も期待できます。

業務効率化に役立つその他のおすすめツール

ITツールには、紹介した以外にもさまざまな種類があります。ここでは、以下の3分野のおすすめツールを網羅的に紹介します。

1. AIツール｜AI・RPAによる自動化
2. プロジェクト管理ツール｜社内全体の進捗状況を把握
3. ワークフローツール｜入力漏れ防止や金額を自動計算

それぞれ順番に解説します。

1. AIツール｜AI・RPAによる自動化

AI（人工知能）は、人間の能力を模倣し、学習した内容を利用してタスク処理を行う機能が特徴です。

本来であれば人の手で対応しなければならないことが、AIでできるようになり業務効率化が図れます。

また、RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットの自動化と訳されます。

入力作業のような単純作業を自動化することで、人の手で行う必要がなくなります。

RPAの詳しい仕組みやAIとの違い、導入によって得られるメリットについては、こちらの記事でわかりやすく解説しています。

関連記事： RPAとは？意味やメリット・デメリット・活用事例などをわかりやすく解説！【業務効率化】 

そのほかにも、会議で決まったタスクをAIが自動で抽出し、資料の下書きやメール作成まで実行するツールも登場しています。

『Rimo Voice』の「Rimo Actions」はその代表例で、会議の録音データをもとにAIがネクストアクションを提案・実行するため、会議後の「何から手をつけるか考える時間」自体を削減できます。
【おすすめのAIツール比較一覧表】

関連記事：AI導入で自社業務を効率化しよう！メリットや成功事例について徹底解説

【おすすめのRPAツール比較一覧表】

気になるRPAツールがあれば、まずは問い合わせや資料請求をしてみると良いでしょう。

2. プロジェクト管理ツール｜社内全体の進捗状況を把握

プロジェクト管理ツールは、社内全体のプロジェクトを可視化できるツールです。チーム全体の進捗管理や各個人のタスク管理も確認できます。

また、ToDoリストやアラート機能が設定されていることが多いため、タスク漏れを防げるのも魅力です。

日数が足りない場合は調整したり、本体の目的とは沿わないタスクを実施しているときは指摘したりできるので、より生産性の高い業務プロセスの実現に繋がるでしょう。

【おすすめのプロジェクト管理ツール比較一覧表】

プランや特徴などを確認して、どのツールを導入するか検討してみてください。

3. ワークフローツール｜入力漏れ防止や金額を自動計算

ワークフローツールとは、申請や承認などをペーパーレスで行えるツールです。紙からデジタル化にすることで、時間や場所を問わずに申請・承認できます。

また、金額の計算や入力漏れを自動でチェックする機能も備わっているため、ミスを減らせるのも嬉しいポイントです。

紙の申請書を使う場合は手渡ししないと申請できませんが、ツールであれば承認する人が社内にいなくてもネット経由で申請可能です。

【おすすめのワークフローツール比較一覧表】

サービスによって、特徴や費用はさまざまなので、導入する前に目的や予算を検討することが重要です。気になるサービスがあれば、ピックアップして比較してみましょう。

業務効率化に成功した企業の事例

実際に業務効率化を実現した企業の事例を紹介します。AI議事録作成ツールを活用し、定着の工夫まで含めて成果を出したケースです。

鳥取県八頭町役場では、議会などの議事録作成時間を約3時間から30分へ、およそ6分の1に短縮しました。

従来はICレコーダーに録音した音声を聞きながら手作業で文字起こしをしており、1回あたり約3時間かかっていました。そのためだけにまとまった業務時間を確保し、聞き取りにくい箇所は何度も巻き戻して再生するなど、担当者の負担が大きい状況でした。そこで、AI議事録作成ツール『Rimo Voice』を導入しています。

導入後は、文字起こしが自動で行われ、すき間時間に修正するだけで議事録が完成するようになり、修正の所要時間は計30分程度まで短縮されています。「文字起こしのためにまとまった時間を確保する」必要がなくなり、ほかの業務に集中できるようになりました。ITサービスに不慣れな職員に向けて、基本操作だけに絞った内部マニュアルを自作し、役場内に展開した点も、定着の工夫として参考になります。

議会の議事録作成時間が1/6に！役場内で広がる評判の声｜鳥取県八頭町役場様

最も時間が奪われる「会議」を効率化する方法

日常業務のなかでも、特に時間を奪われるのが会議です。会議そのものの時間に加え、議事録の作成や会議後のタスク整理にも多くの時間がかかっています。

会議にまつわる業務は、以下のように効率化できます。

• 会議そのものの「論点」を事前に設計する
• 議事録作成を自動化する
• 会議後のタスク実行までAIに任せる

それぞれ解説します。

会議の論点を事前に決める

会議の効率化は、議事録やタスクの自動化だけでなく、論点を明確にすることから始めましょう。

具体的には、出席者ごとに「なぜこの人が必要か」を確認して人数を絞り、議題ではなく「何を決める会議か」という論点を先に共有します。論点が定まると、議論が脱線せず、その場で具体策まで決まりやすくなります。会議前に論点を1〜2行で書き出して共有するだけでも、会議時間と参加人数の両方を削減可能です。

議事録作成を自動化する

議事録作成の自動化も必要です。会議後に録音を聞き返して手作業でまとめると、1時間の会議に対して30分から1時間の追加作業が発生します。

AI文字起こしツールを使えば、会議中にリアルタイムで文字起こしと要約が生成され、会議終了時点でほぼ議事録が完成します。

『Rimo Voice』なら、録音データをアップロードするだけで自動的に文字起こしと要約が完了し、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。導入した清水建設の東北支店では、議事録作成時間を75%削減した実績があり、その成果を全社のAI活用へと広げています。

無料トライアルも用意されているため、まず試してみてください。

会議後のタスク実行までAIに任せる

会議の効率化では、議事録作成だけでなく「決まったことの実行」も自動化できます。会議後にタスクを整理し、担当者に共有して資料を作り始める一連の作業には、数十分から数時間かかるケースもあります。

こうした会議後の実行作業を自動化できるのが、『Rimo Voice』のAIエージェント機能『Rimo Actions』です。会議の内容をAIが解析し、ネクストアクションを自動で抽出して提案します。ユーザーは提案を確認して実行ボタンを押すだけで、フォローアップ資料やメールの下書き、関係者へのSlack通知までをAIが進めます。

会議や打ち合わせを効率化するなら『Rimo Voice』

会議や打ち合わせの効率化を図りたい方には『Rimo Voice』がおすすめです。

『Rimo Voice』は、会議などの録音や録画データをリアルタイムで文字起こしができるツールです。1時間の音声を5分程度でテキスト化できるうえに、高精度なため、人件費などのコスト削減につながります。ほかにも要約の作成もできるため、議事録や文字起こしの時間や手間を大幅に削減可能です。

さらに「Rimo Actions」を使えば、会議で決まったタスクの実行までAIに任せられます。

操作はシンプルで、会議が終わると議事録の「タスク」タブにAIが抽出したネクストアクションの一覧が表示されます。たとえば「顧客向け提案資料を作成する」「関係者にSlackで議事録を共有する」といったタスクが並ぶので、必要なものを選んで実行ボタンを押すだけです。あとはAIが実行計画に沿って資料の下書きやメール作成を自動で進め、完成した成果物はその場で確認・修正してからSlack送信やGmailでの送付まで完結します。

▼議事録からタスクを抽出

▼抽出したタスクをもとに成果物を生成

最終判断は常にユーザーが行うため、AIが勝手に送信することはありません。

『Rimo Voice』に興味がある方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

企業のご担当者様向けに、サービス紹介資料もご用意しております。社内稟議や導入のご検討にお役立てください。

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業務を効率化してコストの削減や顧客満足度向上を目指そう！

業務を効率化することで、業務の質が高まり、顧客満足度がアップしたり、離職率の低下につながったりなどさまざまなメリットを得られます。効率化を実現するには、数ある施策やツールから業務内容に合ったものを取り入れることが大切です。

また、むやみに施策やツールを導入するだけでは思うような効果は期待できません。目的や目標、スケジュールを明確にし、計画的に取り組んでいきましょう。ぜひ、本記事を参考にして業務効率化を成功させてください。

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