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Tuyss organisation "wix conscrits"
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'UTuyss organisation manip "wix conscrits"
(BBQ au tabagn's)

Note préliminaire : cette tuysse est basée sur l'expérience acquise par le groupe CG32 (Grenoble) après 4 ans d'organisation de cette manip. La 4ème édition à Cluny avait réuni environ 100 Archis et 200 PG (100 1ère année et 100 2ème année). Dans le cas de Cluny, cette affluence (300 personnes) semble optimale (et maximale). La méthodologie ci-dessous n'est qu'indicative et constitue plus une check-list qu'une recette. Charge à chaque organisateur d'organiser comme il l'entend cette manip super conviviale. Jypy, Cl 83 dit Jean-Philippe Chenu, zident groupe Alpes dauphinoises (CG32)

Tuyss organisation manip "wix conscrits"
(BBQ au tabagn's)

1. Principe de la manip

2. Principe de l'organisation

3. Organisation coté groupe régional organisateur

3.1 Préparation la fiche descriptif de la manip (J - 4 mois)

3.2 Invitation des groupes régionaux à la manip (J - 3/4 mois)

3.3 Relance des groupes régionnaux (J - 2 mois ; J-1 mois)

3.4 Evaluation du nombre de participants (J - 1 mois)

3.5 Relance évaluation (J - 15 jours)

3.6 Point final avant la manip (J - 3 jours)

3.7 Bilan de la manip (J + 10 jours)

4. Organisation coté élèves

Interface avec la Strass

Logistique sur place

5. Financement de la manip

6. Exemples de messages d'organisation

6.1 Invitation initiale (J - 4 mois)

6.2 Relances (J - 2 mois ; J-1 mois)

6.3 Evaluation participation (J - 1 mois)

6.4 Relance évaluation (J - 15 jours)

6.5 Point final  (J - 3 jours)

6.6 Bilan (J + 10 jours)

1. Principe de la manip

A l'inverse du wix Archis, les conscrits invitent leurs archis au Tabagn's pour un BBQ. Les conscrits organisent, les Archis n'ont qu'à mettre les pieds sous la table mais financent.

2. Principe de l'organisation

3. Organisation coté groupe régional organisateur

3.1 Préparation la fiche descriptif de la manip (J - 4 mois)

A priori, copié-collé d'une manip précédente. Il est fortement conseillé de constituer une fiche manip sur une page web en ligne. Cette page manip est en ligne et inclus le formulaire d'inscription.

Le groupe CG32 (Grenoble) se propose d'aider à mettre en place cette fiche manip et le formulaire d'inscription (outil standard facile et rapide à mettre en place sur le site de CG32). Une fois en ligne, tous les groupes pourront s'inscrire (inscriptions individuelles) sur cette page manip.

Exemple de page manip pour le wix conscrit du 30 mai 2010 à Cluny.

3.2 Invitation des groupes régionaux à la manip (J - 3/4 mois)

Note : bien mettre en copie les PG des messages de communication vers les groupes.

--> exemple de message d'invitation aux groupes

3.3 Relance des groupes régionnaux (J - 2 mois ; J-1 mois)

Le zident du groupe organisateur envoie un message de relance aux groupes en confirmant que la manip aura bien lieu et en donnant un état des lieux des inscriptions des autres groupes.

--> exemple de message de relance aux groupes

3.4 Evaluation du nombre de participants (J - 1 mois)

Il y a en général des groupes régionnaux qui décident de ne pas utiliser le formulaire d'inscription individuelle en ligne. Aussi, il faut demander aux groupes qui ont fait ce choix quelle est leur évaluation de participation (adultes + enfants) afin de pouvoir consolider le nombre total dans la feuille d'inscription : une ligne unique inscription groupée pour un groupe régional à mettre à jour au fil de lot.

--> exemple de message d'évaluation du nombre de participants

3.5 Relance évaluation (J - 15 jours)

Idem point précédent. Message un peu différent.

--> exemple de message de relance d'évaluation du nombre de participants

3.6 Point final avant la manip (J - 3 jours)

Un récapitulatif final des inscriptions et un dernier rappel pour l'évaluation des inscriptions des Archis est envoyé à l'ensemble des groupe.

Ce point final est important pour le zident cotés PG afin de pouvoir procèder aux achats.

--> exemple de message de point final

3.7 Bilan de la manip (J + 10 jours)

Un message bilan est envoyé aux groupes participants et aux PG.

--> exemple de message de bilan

4. Organisation coté élèves

Quelques éléments et principes (à complèter par les élèves):

Interface avec la Strass

Les élèves doivent négocier avec la Strass

Logistique sur place

5. Financement de la manip


6. Exemples de messages d'organisation

6.1 Invitation initiale (J - 4 mois)

De : Jypy dit Jean-Philippe Chenu (Cl 83), zident CG Alpes dauphinoises

Aux : zidents des groupes du bassin de Cluny.

Salut,

Comme tu le sais certainement, les conscrits accueillent chaque année les Archis pour un convivial BBQ un dimanche en début de l'été. L'organisation est coordonnée coté Archis par un des groupes participant à la manip. Cette année c'est le groupe de Grenoble qui s'occupe de l'organisation.

C'est pourquoi j'ai le plaisir de te proposer de faire participer ton groupe à cette manip.

Pour ce faire, rien de plus simple, car les principaux ingrédients de la manips sont quasiment en place :

Bref, tout est prêt pour que la convivialité que nous avons eue les années précédentes soit de nouveau au rendez-vous.

Si tu souhaites associer ton groupe à cette manip, merci de me communiquer les coordonnées (email) d'un contact au sein de ton groupe et n'hésite pas à distribuer l'invitation en temps et en heure. Ci-dessous quelques informations pratique complémentaires.

Jypy, Cl 83

jean-philippe.chenu@gadz.org

Informations pratiques :

6.2 Relances (J - 2 mois ; J-1 mois)

Faire suivre le message d'invitation initial en ajoutant :

Sal's à tous,

Ce message pour vous confirmer que la manip Wix Conscrit / BBQ à Cluny le 30 mai est toujours d'actualité. Quelques nouvelles à ce sujet :

La page web de cette manip est ici : http://go.gadz.org/wix-conscrits

Questions ? Suggestions ? --> jean-phililppe.chenu@gadz.org

Jypy, Cl 83

6.3 Evaluation participation (J - 1 mois)

Salut à tous !

La préparation du Wix Conscrits / BBQ à Cluny progresse. Dès le GG du 8 mai prochain passé, nous devrions avoir connaissance du programme définitif de la journée.

Les inscriptions commencent à s'effectuer sur la page web de la manip : http://alpesdauphinoises.gadz.org/Accueil/2010-05-30-bbq. Déjà plus de 40 Archis inscrits !

Objet de ce message : Pour les groupes qui ont décidé de ne pas passer par le système d'inscription centralisé de la page web nommée ci dessus :

pouvez vous m'envoyer une estimation du nombre de participant de votre groupe pour faciliter l'organisation de la manip ?

Je consoliderai les estimations et les inscriptions en ligne sur la page de la manip au fil de l'eau.

Jypy.

6.4 Relance évaluation (J - 15 jours)

Salut !

Seuls les groupes de Belfort, Lyon, Saône et Loire (Est et Ouest) et Grenoble se sont inscrits sur le site internet pour la manip du 3 juin.

Pour les autres groupes, pouvez-vous me donner vos estimations de participation (Total Adultes et Enfants) afin d'aider nos conscrits à l'organisation ? Inutile de m'envoyer de liste nominative.

Merci d'avance,

Jypy, dit Jean-Philippe Chenu (Cl 83)

PS: déjà 60 Adultes et 20 enfants inscrits ! : http://alpesdauphinoises.gadz.org/Accueil/2010-05-30-bbq#inscrits

PS2 : Je vous demanderai le nombre exact qq jours avant le 30 juin pour les finaliser les approvisionnements.

6.5 Point final  (J - 3 jours)

Sal's à tous,

Les conscrits sont dans les starting-blocks pour nous recevoir dimanche. Je profite de ce mail pour quelques petites précisions concernant cette journée.

Pour rappel : l'état des inscriptions est ici : http://alpesdauphinoises.gadz.org/Accueil/2010-05-30-bbq#inscrits

A dimanche,

Jypy, Cl 83

6.6 Bilan (J + 10 jours)

Ce message peut être envoyé à tous les participants connus (on a normalement leur adresse mail sur le fichier d'inscription)

Salut !

La manip du 30 mai dernier à Cluny a été un succès, tant au niveau de la météo qui aurait pu être bien pire (hi hi) ... mais surtout au niveau de la participation des PG (plus de 200) et des Archis (une centaine). Record battu donc : le succès de cette manip est grandissant !

Cette journée a été un excellent exemple de "la Soce c'est nous" et les PG ont beaucoup apprécié de voir des Archis envahir le Tabagn's le temps d'un dimanche. Tout le monde est d'accord pour reconduire la manip qui est devenue maintenant ... Traditionnelle.

Quelques infos complémentaires :

A bientôt,

Jypy, dit Jean-Philippe Chenu Cl 83

Groupe Alpes dauphinoises

http://alpesdauphinoises.gadz.org