OBD 3.8 (UK) – stručný průvodce vkládáním záznamů

kompletní manuál k aplikaci je k dispozici po přihlášení do aplikace - po kliknutí na ikonu knihy v pravé části horní navigační lišty se zobrazí seznam dostupných manuálů

Přihlášení do aplikace

Seznam záznamů

TIT:        název publikace v původním jazyce

AUT:        seznam autorů publikace

ZDR:        název zdrojového dokumentu (časopisu, sborníku…) popř. další info ke zdrojovému dokumentu

RPT:        doplňkové informace: ID záznamu, rok vydání, určení pro RIV, schvalující pracoviště, zdroj importu záznamu, vlastník (obvykle = pořizovatel) záznamu, financování, informace z RIV

DRU:         druh a poddruh záznamu

Nevíte si rady? Potřebujete pomoc při vyplňování záznamu?

Kontaktujte svého správce pomocí HelpDesku. Tlačítko pro zadání a odeslání dotazu správci najdete na každé stránce vpravo dole.

Vysvětlivky k některým ikonám a pravidlům barev polí:

červeně podbarvené pole je tzv. superpovinné – bez jeho vyplnění nejde záznam vůbec uložit

modře podbarvené pole je povinné, ale bez jeho vyplnění jde záznam uložit aspoň jako Rozpracovaný

žlutě podbarvené pole by mělo být vyplněno, ale není povinné

podržením myši nad ikonou výstražného trojúhelníčku  v podbarveném poli se dozvíme, o jakou chybu jde

Je-li za polem ikona , hodnota by se měla vybrat z číselníku, který se otevře po stisknutí této ikony. (U některých polí je výběr hodnoty z číselníku povinný – ruční vstup je znemožněn.)

Ve většině číselníků lze vyhledávat požadované položky pomocí filtrů v horní části okna.

Ikona   za polem vymaže zadanou hodnotu, u autorů zruší vazbu na číselník osob – tj. převede interního autora na externího.

Ikona slouží pro výběr z tzv. multiselectu – po kliknutí otevře nabídku, kde lze zaškrtnutím vybrat více hodnot, výběr se ukončí kliknutím na tlačítko OK.

Ikona slouží pro výběr data pomocí kalendáře.

Vložení nového záznamu

Krok 1: ověření, zda záznam již neexistuje

Z menu vybereme nabídku Nový záznam. Objeví se tento formulář:

Vložíme požadované základní informace – název v původním jazyce, jazyk výsledku a rok a pomocí ikony  vybereme z číselníku druh výsledku a pro většinu druhů následně také poddruh.

Systém vyhledává potenciální duplicity – nabídne seznam již existujících záznamů s podobným názvem.

Pokud je záznam v OBD již vložen, nový záznam nezakládáme.

Krok 2: vyplnění formuláře nového záznamu  

Pokud naše publikace v OBD ještě neexistuje, pokračujeme tlačítkem Založit nový záznam.

Otevře se tento formulář (celý náhled formuláře viz příloha tohoto dokumentu):

Postupně vyplníme všechna povinná pole.

Vkládání autorů – DŮLEŽITÉ!!!


Vyhledávání záznamů

Tlačítkem „Výchozí filtr“ aktivujeme filtr, který je nastaven jako výchozí, standardně jsou to záznamy, v nichž figuruje přihlášený uživatel jako autor.

Tlačítkem „Vymazat filtr“ vyprázdníme nastavení filtru.

Editace záznamu

  1. Z menu vybereme nabídku „Domů“. 
  2. Pomocí filtrů vyhledáme záznam, který chceme editovat.
  3. Ikonou lupy otevřeme detail záznamu a následně kliknutím na tlačítko „Upravit záznam“ otevřeme editaci. (Pokud se vám tlačítko nezobrazuje, nemáte oprávnění záznam editovat – oprávnění k editaci mají pouze vlastníci záznamů a jejich nadřízení správci a to pouze v určených stavech záznamu.)
  4. Změníme požadované údaje.
  5. Uložíme záznam pomocí tlačítka „Uložit jako rozpracovaný“ nebo „Uložit záznam“.

Vymazání záznamu

  1. Z menu vybereme nabídku „Domů“. 
  2. Pomocí filtrů vyhledáme záznam, který chceme editovat.
  3. Ikonou lupy otevřeme detail záznamu a následně kliknutím na tlačítko „Možnosti“ rozbalíme nabídku Tlačítek editaci. Stiskneme tlačítko „Vymazat záznam“, budeme dotázáni na potvrzení, pokud potvrdíme, záznam se vymaže. (Pokud se vám tlačítko nezobrazuje, nemáte oprávnění záznam vymazat – oprávnění mají pouze vlastníci záznamů a jejich nadřízení správci a to pouze v určených stavech záznamu.)

Přehled základních stavů publikace

STAV

POPIS stavu

Kdo může editovat záznam?

Rozpracovaný

první stav nově založeného záznamu – obsahuje nevyplněná či chybně vyplněná pole

uživatel – vlastník i nadřízení správci

Uložený

záznam je formálně správně vyplněn

uživatel – vlastník i nadřízení správci

Ke kontrole

uživatel předal záznam ke kontrole

pouze nadřízení správci

Kontrolovaný

správce převzal záznam ke kontrole

pouze nadřízení správci

Vrácený

správce vrátil záznam k opravě

uživatel – vlastník i nadřízení správci

Schválený pracovištěm

používá se jen na vybraných fakultách

pouze sekční a vyšší správci

Schválený sekcí

používá se jen na vybraných fakultách

pouze fakultní a univerzitní správce

Přijatý

schvalování je dokončeno, záznam je OK

pouze fakultní a univerzitní správce

K autorizaci

původní vlastník předal vlastnictví jinému uživateli s žádostí o autorizaci záznamu

nový vlastník a jeho nadřízení správci


Příloha: Ukázka formuláře pro založení nového záznamu s obarvenými poli s různou mírou povinnosti