O despacho nº 7857/2011 do anterior Senhor Ministro da Justiça Alberto Costa, publicado em DR 2ª série - nº 105 de 31 de Maio, faz referência ao Projecto X, uma forma de trabalhar e organizar uma secção de processos implementada no Juízo de Execução de Sintra, determinando-se a sua divulgação através do Centro de Formação de Oficiais de Justiça.

Foi recentemente divulgado o xBook onde os mentores do referido projecto parecem manifestar o desejo de estender aquele modelo de trabalho a outros Tribunais, independentemente dos modelos que, como actualmente acontece, tenham os Senhores Escrivães neles implementados e que, certamente em muitos casos, poderão ter tanto ou mais mérito, poderão alcançar tantos ou mais resultados, como os alcançados pelo Projecto X.

Ainda no despacho do Senhor Ministro alude-se à produtividade registada pelo Juízo de Execução de Sintra, apresentando-se números que constituem uma amostra reduzida (um mês) que não pode ser de modo nenhum conclusiva quanto aos méritos de produtividade reivindicados, sendo sempre necessário aferir resultados dos meses antecedentes e posteriores, e compará-los com os alcançados noutros Juízos de Execução, devendo ter-se ainda em linha de conta todos os factores que possam influenciar esses mesmos resultados, como o sejam o número de processos pendentes atribuídos a cada funcionário ou a existência de provimentos dos Senhores Magistrados que desonerem e agilizem os trabalhos das secretarias, como é o caso verificado em Sintra.  

Na óptica dos seus responsáveis esta forma de trabalhar os processos constituirá um avanço indiscutível face aos modelos de trabalho e organização tradicionais, sendo inclusive apontados àqueles vícios e criticadas mentalidades que enfermam as secretarias obstando assim a uma maior produtividade. A realidade está felizmente distante da visão algo redutora e generalista com que no xBook se caracteriza a forma de trabalhar nos Tribunais, contrapondo-se a concepção tecnocrata do Projecto X que, na nossa óptica não representará uma mais valia em termos de celeridade e simplificação de procedimentos, antes pelo contrário.

Não se pode afirmar que existirá uma forma tradicional ou arcaica de organização do trabalho numa secretaria judicial. A par das constantes alterações e inovações legislativas que têm influenciado a forma de trabalhar o processo, há muito que se assiste a uma  transformação contínua na forma de trabalhar e gerir uma secção, transformação essa que prossegue o seu curso e se deve em grande parte a um projecto verdadeiramente inovador: o projecto HABILUS.

Mesmo ao nível da estrutura orgânica da Secção, das relações interpessoais existentes, dos desafios que a limitação de pessoal coloca, o papel do Escrivão mudou radicalmente, não sendo hoje em dia a figura do antigo Escrivão, o “dono dos processos”, sendo mais do que nunca obrigado à polivalência que dele se exige. Ainda assim, não vemos como negativa a ligação existente entre o funcionário e o “seu” processo. É dessa ligação, dessa familiaridade, que advirá também parte da celeridade que se pode imprimir ao mesmo.

Voltando ao Projecto X, na génese daquela forma de trabalhar está o principio do trabalho orientado para a tarefa. Deixa portanto de existir um vinculo entre o funcionário que acompanha o processo do principio ao fim, que tem uma compreensão global, que está apto a interpretar e compreender as múltiplas fases processuais, que faz um acompanhamento contínuo do processo, sendo antes chamado a desempenhar tarefas isoladas e repetitivas em determinadas fases e momentos prévia e superiormente definidos.

O Magistrado Judicial intervém nesta forma de organização porque vai ser ele a definir, ao jeito a la carte, qual o número de processos, que espécie e quando pretende que os mesmos sejam levados a despacho. No fundo, passa a ser o Magistrado quem explicitamente define e, diríamos, impõe, um ritmo de trabalho à secção. Existindo um principio de colaboração entre funcionários e magistrados, um principio de cordialidade que se observa nomeadamente quanto ao volume de processos que são remetidos a despacho, esta forma de trabalhar preconizada no Projecto X vem regular, vem ‘legislar’ o que é tácito e retirar grande parte da autonomia, que nos parece salutar existir entre o trabalho realizado na secção e aquele que é efectuado dentro do gabinete.

Com o Projecto X o processo passa então a ser catalogado ou codificado por um Oficial de Justiça, de acordo com o acto seguinte a praticar. Os processos são assim “xizados” um a um manualmente, sendo depois possível agrupá-los de modo a que posteriormente seja praticado ‘por atacado’ um mesmo acto por outro Oficial de Justiça que se limitará, não a interpretar o processo, mas tão somente a interpretar o código X.
Ou seja, para cada momento no processo, há sempre a intervenção de dois funcionários: um que determina o que tem de ser feito (o que
xiza), e outro, o que faz o que o primeiro determinou. Se até aqui era preciso apenas um funcionário para impulsionar o processo, agora são precisos pelo menos dois porque há inequivocamente uma separação entre a análise do processo e a prática do acto, em dois momentos distintos. 

Nesta forma de trabalhar, que obriga portanto a uma prévia triagem dos processos, existirão portanto Oficiais de Justiça necessariamente com mais experiência e conhecimentos que analisam e classificam o processo (com todos os procedimentos e  tempo que tal implica, i.e. leitura do processo e/ou histórico do HABILUS), definindo que acto deve ser praticado, assinalando-o com um código, havendo depois outros, em fase posterior que efectuam a prática do acto, numa forma de trabalhar muito semelhante a uma linha de montagem.

A este nível é curiosa a alusão que se faz no xBook, escamoteando os efeitos reconhecidamente nefastos ao nível da desmotivação que um trabalho rotineiro, que se limita a interpretar um código e mecânicamente praticar actos processuais, possa ter a médio longo prazo num Oficial de Justiça. (...)“a nossa principal função não é fazermos o que gostamos, mas prestar um serviço, e prestá-lo bem!”. Recupera-se assim a tradicional imagem do funcionário que só serve para pôr carimbos, adaptado ao Século XXI, como funcionário que só serve para ler “Xizes”.

O desempenho orientado por tarefas promove a desqualificação nos funcionários de justiça, quando a reforma da acção executiva vai precisamente no sentido oposto ao dar-lhes mais protagonismo, nomeadamente nas execuções onde é Agente de Execução. Resumir a actividade de uma boa parte dos Oficiais de Justiça a meros executantes de actos assinalados por outros Oficias de Justiça, compromete a sua evolução em termos de conhecimentos e experiência, não qualifica nem uns nem outros. Uns porque fazem apenas a analise do processo sem terem contacto com a prática efectiva do acto, outros porque vão-se limitar a cumprir a instrução dada, instrução essa que naturalmente não estará isenta de lapsos, que precisamente muitas vezes se detectam quando se está a praticar o acto.

Quanto às vantagens que podem advir do trabalho efectuado ao jeito de “linha de montagem”, só se verifica uma verdadeira eficácia quando o objecto a montar segue um trajecto linear, sabendo-se de antemão todos os passos seguintes. É possível de facto encontrar uma certa linearidade de procedimentos no processo executivo, mas não deixa o processo de estar sujeito a múltiplos factores dinâmicos que constantemente inflectem o seu sentido. Durante o iato de tempo entre a triagem e a prática do acto, poderá pois o ‘X’ estar entretanto desactualizado. Parece-nos que é sempre necessária a leitura do processo, imediatamente antes do cumprimento de um acto, e não simplesmente fazer o que o “X” manda, sob pena de se poderem cometer erros graves.

A triagem, a organização e agrupamento, as anotações nos processos, igualmente já se verificam na generalidade dos Tribunais. É habitual agruparem-se processos que estão em fases processuais significativas, como sejam as notificações da conta, aposição de VC’s, notificações de sentença, etc., fazendo-se pontualmente a sua tramitação ‘por atacado’, obtendo-se assim ganhos em termos de produtividade. Este projecto vai no entanto mais longe, dir-se-ia obsessivamente mais longe, ao distinguir e agrupar processos não nas suas fases mais significativas, mas num exaustivo rol de centenas de fases processuais, identificadas com uma nomenclatura inventada e que compreende sempre um ‘x’ seguida de um número que, depois de descodificada, corresponde a um acto processual a praticar.

Relativamente à nomenclatura utilizada (X...), não obedece a qualquer padrão lógico que se possa relacionar com o Código do Processo Civil. Só munidos de uma lista poderemos descodificar os ‘Xizes’. Com a rotina, não duvidamos que os colegas que aplicam esta forma de trabalhar já terão decorado os mais habituais. Mas também não duvidamos que, mesmo com a rotina, será sempre indispensável ter por perto a tal lista que descodifique todos os ‘Xizes’ muitos deles com uma frequência residual nos processos. São quase 200 as situações distintas que foram já identificadas. Está-se a complicar, a introduzir no trabalho um novo instrumento que vai contra a simplificação que se pretende alcançar e os automatismos que o HABILUS proporciona.

Ao invés de se estar a diferenciar Oficias de Justiça entre aqueles que fazem a triagem e pensam, e os que simplesmente executam e não têm de pensar, o ideal é que todos os Oficiais de Justiça estejam aptos a analisar e praticar o acto num mesmo momento. A estrutura do HABILUS está, e bem, vocacionada para esta forma de trabalhar, i.e., para a análise do processo e a prática imediata e rápida do acto. Cada funcionário pode ter atribuídos a si próprio processos e ter na sua área de trabalho (ecrã) uma visão desses mesmos processos pendentes e dos papeis exclusivamente seus, ordenados cronologicamente ou segundo várias ordens (tipo de processo, sem movimento, etc) e que precisam da sua intervenção, podendo assim definir prioridades e com um simples clique aceder ao processo e tramitá-lo rapidamente. Sublinha-se que actualmente o HABILUS permite em muitos casos a tramitação electrónica sem necessidade de consulta do processo físico porque os documentos e articulados estão, e cada vez mais, em formato electrónico. Porque esta é cada vez mais uma realidade, não obstante algumas resistências naturais à sua implementação, muito menos lógico se torna qualquer trabalho prévio humano de triagem manual.

Com o HABILUS, o gap de tempo que se verifica entre a análise do processo e a prática do acto, é tão curto, que a forma de trabalho a dois tempos preconizado pelo Projecto X coloca seriamente em causa os ganhos de produtividade reclamados. Tendo o funcionário que faz a triagem tomado contacto com o processo, o que implica um dispêndio de tempo naturalmente necessário para chamar o processo na aplicação e fazer a sua leitura, atenta a reconhecida rapidez com que se podem praticar actos (muitos deles inteiramente electrónicos, i.e. não requerendo a impressão em papel), é muito mais razoável praticar logo o referido acto e não o protelar para um segundo momento, evitando-se todos os procedimentos logísticos posteriores de organização e consequente novo contacto com o processo.

A identificação do estado do processo e do próximo acto a praticar pode pois verificar-se a posteriori, ou seja, após o acto praticado. Através do documento utilizado para o acto, podemos identificar o estado do processo, em que fase se encontra e qual será o procedimento lógico seguinte, sem necessidade de triagem ou anotações suplementares no processo/HABILUS. Note-se que a aplicação possui, entre inúmeras outras funcionalidades de teor estatístico, a possibilidade de obtermos listagens dos últimos actos praticados em cada processo, permitindo a exportação dessa informação para o Excel onde pode ser melhor trabalhada. Dir-se-á que nunca será uma informação totalmente completa ou tão exaustiva como a obtida nas listagens geradas pelo Projecto X. Neste domínio o HABILUS tem vindo e continuará certamente a fazer progressos, nomeadamente com a introdução de automatismos, novas formas de gerir a informação, novos templates de documentos à sua já extensa lista. Mas não deixa de ser de duvidosa utilidade prática a necessidade de se saber, ao ínfimo detalhe, em que situação se encontram grandes pendências. Não se compreende a relevância prática de se identificar e catalogar previamente o estado de milhares de processos segundo uma lista de várias centenas de fases processuais. Não é imperioso saber o número de processos onde, por exemplo, não houve concordância das partes quanto ao valor de venda...

Obriga o Escrivão da Secção a um dispêndio de tempo na elaboração de extensos mapas, na marcação de reuniões regulares com os Senhores Magistrados, um rol de procedimentos que em vez de simplificarem o trabalho, o burocratizam quando o HABILUS como ferramenta de gestão processual e documental que é, oferece inúmeras funcionalidades que nos permitem fazer já hoje um controlo do estado dos processos. Talvez a mais importante e que este projecto não parece levar em conta, é tão simplesmente a ordenação por data dos processos cujo ultimo acto foi praticado há mais tempo. Esta ferramenta verdadeiramente essencial e que já se encontra disponibilizada no HABILUS, permite-nos saber que processos se encontram sem movimento há mais de um ano, seis meses, três meses e um mês. Ferramenta decisiva para aferir o estado duma secção e se poder atacar de forma objectiva a pendência, sendo desta forma possível identificar quais os processos parados há mais tempo, dando-se-lhes a necessária e justa prioridade.

Torna-se necessário divulgar e colocar em prática estas e outras funcionalidades do HABILUS já existentes mas que não são devidamente utilizadas e desenvolver outras que eventual e necessariamente permitam formas alternativas de identificar o estado do processo de forma automática, recorrendo-se à implementação de formulários onde os intervenientes processuais sejam ‘obrigados’ a colocar informação e com base nessa informação recolhida implementarem-se circuitos de workflow e automatismos, sem necessariamente ter de se recorrer ao sistema de triagem manual que o Projecto X preconiza.

É por demais notória a exaltação por vezes num tom quase fundamentalista e lírico que se faz de um sistema de trabalho demasiadamente formatado e sobre o qual temos sérias dúvidas sobre a sua real eficácia.

A triagem prévia e exaustiva de processos que esta forma de trabalhar obriga, só se justificará em situações de excepção, quando as equipas de trabalho são compostas por pessoas com pouca ou nenhuma formação e prática, tornando-se necessário delas tirar rapidamente o máximo rendimento. Como são os casos de grupos de contratados para equipas de recuperação, ou estagiários, tal e qual como sucedeu no caso específico do Juízo de Execução de Sintra. Mas ainda assim, existirá depois uma curva de aprendizagem que envolve a aquisição de novas competências que devem ser aproveitadas e rentabilizadas, nomeadamente, na leitura e compreensão do processado, podendo-se então suprimir qualquer trabalho de triagem, deslocando-se esses recursos também para efectiva pratica de actos, o que realmente é essencial, faz impulsionar e conduz à extinção do processo.

Lisboa, Julho de 2011

Jorge Branco

Escrivão de Direito nos Juízos de Execução de Lisboa