I. Cómo realizar presentaciones

 Cualquier persona a quien se plantee el reto de hacer una presentación puede lograrlo con éxito si se ciñe a unas determinadas normas y aplica las técnicas adecuadas.

Lo primero que deberá preocuparle es la audiencia.  

Para conocerla, nada mejor que preguntarse:

• Qué perfil tiene: edad, sexo, nivel social y cultural…
• Qué espera de la presentación: entretenerse un rato, obtener datos precisos, que

las explicaciones le sirvan para solucionar un problema en su empresa, etc.

• Qué conocimiento tiene del tema: no sabe nada, es un experto en la materia,

tiene una vaga referencia…

Todo esto ayudará a definir el objetivo de la presentación:

• Qué voy a explicar
• En qué me voy a centrar
• Con qué finalidad

Partiendo de estas premisas, lo siguiente es preparar la estructura de la presentación, que debería seguir el siguiente planteamiento:

• Introducción, en la que se destacarán los objetivos y puntos clave de la presentación
• Desarrollo de cada uno de los puntos
• Cierre, con las conclusiones que responden a las preguntas o dudas iniciales.

 A continuación, los siguientes pasos serán:

• Preparar el discurso anotando los temas a tratar
• Hacer un guión con lo que vamos a decir
• Si lo cree conveniente o es necesario para una mejor comprensión, preparar una documentación completa para entregar a los participantes
• Disponer el material de apoyo (PowerPoint, transparencias, etc.)
• Ensayar la presentación

Hasta aquí preparar una presentación no parece difícil. Lo complicado, muchas veces, es enfrentarse al auditorio: vencer el miedo escénico. Para conseguirlo hay que ser consciente de que el público no espera que seamos perfectos. Si sobre el papel hemos resuelto bien la presentación, a la hora de pasar a la acción lo haremos sin problemas si previamente preparamos las técnicas de comunicación verbal y no verbal, por ejemplo:

1. Estableciendo contacto visual con el auditorio: mirando a los ojos a alguna de las personas del público, pero cambiando de individuo de vez en cuando y de unlado a otro de la sala para que nadie se sienta ignorado.
2. Si está demasiado nervioso, mirando al fondo de la sala donde se encuentran los últimos participantes, cambiando de puntos, pero sin mirar a nadie en realidad.
3. Gesticulando para acompañar las explicaciones con expresiones, pero sin exagerar.
4. Marcando el ritmo del discurso: haciendo hincapié con los gestos, el tono de voz, los silencios, etc., en aquellas ideas clave que nos gustaría que el público recordara.
5. Hablando con seguridad, con voz fuerte y clara, sin titubeos ni rodeos.

Errores a evitar

No hay nada peor para el público que un ponente que hable mucho sin decir nada o que se exprese tan mal que nadie logre entenderle. Un buen orador debe enfocar su discurso de acuerdo con las necesidades  de su audiencia y evitar errores como:

• Hablar en voz baja y no vocalizar bien.
• Leer la presentación: el público espera del ponente que le proporcione mucho más de lo que aparece en la documentación escrita.
• Extenderse excesivamente
• Llevar el tema poco preparado
• Acabar súbitamente la conferencia sin ofrecer conclusiones: el público pensará que “falta algo”
• Abusar del PowerPoint: es muy útil, pero no debe cobrar más protagonismo que el ponente
• Evitar el turno de preguntas. Según del público al que se dirige, valorará mucho que el conferenciante responda a sus preguntas y escuche casos personales. Eso aumenta notablemente su satisfacción
• Aunque el tema no cambie, hay que adaptar el discurso a las características de la audiencia, en lugar de pronunciar siempre la misma conferencia.

2. 10 cosas que se deben y no deben hacer con PowerPoint

1. Apóyese en material convincente.

 Por muy fácil y atractivo que resulte crear diapositivas y gráficos llamativos,tenga en cuenta que los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no sólo quieren ver una sucesión de imágenes en una pantalla. PowerPoint no prepara presentaciones, sino que permite crear diapositivas. Recuerde que está creando diapositivas que servirán de apoyo a una presentación oral.

2. Simplifique.

 Las  presentaciones más eficaces de PowerPoint son sencillas: gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen más de cinco palabras por línea ni más de cinco líneas por diapositiva. No lo estropee con una saturación de texto y gráficos.

3. Reduzca al mínimo las cifras en las diapositivas.

 El atractivo de PowerPoint es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de un modo conciso. Resulta difícil conciliar eso con un laberinto de números y estadísticas. Las cifras y números se pueden distribuir en forma de notas al final de la presentación. Si desea destacar una estadística o cifra en PowerPoint, considere la posibilidad de usar un gráfico o una imagen para transmitir la idea.

4. No lea literalmente la presentación de PowerPoint.

 No sólo es redundante, sino que, además, la presentación más atractiva se hace aburrida. PowerPoint resulta más eficaz con comentarios verbales que amplían e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo.

5. Utilice las observaciones oportunamente.

 Los comentarios que coinciden precisamente con la  aparición de una nueva diapositiva en una presentación de PowerPoint distraen la atención de los asistentes. En un programa bien orquestado con PowerPoint se presenta una diapositiva nueva, se deja a los asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo y, a continuación, siguen las observaciones que amplían lo que aparece en la pantalla. Es una cuestión de sincronización,  no hable si va a interferir en la presentación de una diapositiva, ni pase a la siguiente si aún no ha terminado de comentar la actual.

6. Deje un tiempo de reposo.

 PowerPoint también resulta en este caso más eficaz como acompañamiento visual de la palabra. Los usuarios de PowerPoint más experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. Eso no sólo puede suponer un descanso visual para los asistentes, sino que también puede constituir una táctica eficaz para concentrar la atención en un intercambio más verbal, como una discusión en grupo o una sesión de preguntas y respuestas.

7. Utilice colores vibrantes.

 Un contraste marcado entre el texto, los gráficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones. Naturalmente, sin exagerar ni abusar.

8. Importe otras imágenes y gráficos.

 No limite la presentación a lo que ofrece PowerPoint. Utilice imágenes y gráficos externos, incluso vídeo, para mayor variedad y atractivo visual.

 9. Distribuya notas al final, no durante la presentación.

 A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guión de notas durante la presentación, espere a terminar para distribuirlo. Ningún orador quiere dirigirse a un grupo de personas que está entretenido leyendo un resumen de sus comentarios.

10. Realice modificaciones sin reparos antes de la presentación.

 No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces. Es muy  probable que consiga mejorar la presentación