Arrangørnotat: Sprintcup/Pokalkamp

Dette dokumentet er et levende arrangørnotat for arrangører av Sprintcup og Pokalkamp i Bergensområdet. Fyll inn med dine tips og erfaringer, og hjelp arrangørene til å lage gode arrangement!

Arrangementene er basert på

Bidragsytere: Jan Kocbach, Morten Nome, Thierry Matthey.

Bruk av tTiMe mot Eventor (for dummies)

Dette er en full bruksanvisning for bruk av tTiMe mot Eventor. Det er heller tatt med litt for mange detaljer enn litt for få. Foreløpig er det tidtakning uten PC som er beskrevet - der PC brukes til registrering/påmelding og resultatliste genereres ved å laste ned tider fra MTR etter at påmelding er ferdig.

Hjemme før løpet

1. Last ned nyeste versjon av tTiMe fra http://ttime.no. Du trenger versjonen som har Eventor support.

2. Start ttime, og finn ditt løp under Meny -> Database -> Eventor download.

 

3. Fyll inn ditt Eventor brukernavn og passord. Du trenger ikke administrator-rettigheter for arrangementet i Eventor for å laste ned påmeldingsliste - men du trenger det for å laste opp resultater etter løpet.

4. Velg filnavn for å lagre løperdatabase på din lokale harddisk. Du får samtidig lastet ned klasser for løpet.

5.Lagre konfigurasjonsfil på din lokale harddisk ved å gå i menyen og trykke “Configuration” -> “Save as” og velge passende filnavn (da får du lagret både løperdatabase og klasser).

6. Tøm alle MTR’er du skal bruke for data (også den du bruker til å skrive ut strekktider og din reserve MTR) og dato og tid må settes korrekt. Fremgangsmåte (gjentas for hver MTR):

7. Husk å ta løperdatabasen som er lastet ned fra Eventor med på løpet! Ta den helst med på en minnestikk i tillegg til at du lagrer den på laptopen som skal brukes på arrangementet.

8. Test at tTiMe får kontakt med alle MTR’er både på laptopen du har tenkt å bruke på løpet, og på reserve-laptop’en. Det kan av og til være forskjell fra MTR til MTR og fra laptop til laptop.

På løpet (registrering av forhåndspåmeldte løpere i tTiMe)

1. Start tTiMe.

2. Last inn konfigurasjonsfilen du tidligere har lagret fra menyen “Configuration” -> “Open”

3. Koble til en av MTR’ene, og sjekk på samme måte som når du tømte den før løpet (se ovenfor) at du får kontakt med den ved å trykke på “Status”. Husk/skriv ned hvilken seriell port du får kontakt med MTR’en på.

4. Åpne databasen ved å gå i menyen og trykke “Database” -> “Edit”.

Du får da opp et nytt vindu:

5. Under menyen “Tools” velger du “Online registration”

6. Kryss av for “Make all registered (X,P) runners absent (A)”. Det betyr at kun de løperne som registrerer seg med å legge brikke nedpå blir påmeldt. Velg så “Connect MTR” for å starte online registrering (NB! Dersom du bruke en 250-enhet istedenfor MTR trykke du “Connect 250” istedenfor)

 

7. Hver gang en løper legger nedpå brikken sin på MTR’en, vil du nå ser løperen markert i editor-vinduet. Den som er ansvarlig for påmelding spør vedkommende om navn og klasse er riktig. NB! Husk å lagre ofte underveis i tilfelle datamaskinen går tom for strøm eller lignende!

8. Dersom klasse er feil, kan det enkelt rettes ved å endre klassen i editor-vinduet. Velg kun klasser som allerede finnes i databasen - ellers blir det problemer med opplasting til Eventor!

9. Dersom brikken er registrert på en annen løper enn vedkommende, må du

På løpet (registrering av løpere med feil brikke / ikke forhåndspåmeldt)

En arrangør (evt. to) er ansvarlig for å registrere alle løpere som ikke er forhåndspåmeldt, er påmeldt med feil brikke eller er påmeldt uten brikke.

Disse løperne må:

1. Fylle ut en påmeldingslapp (last ned og skriv ut for Sprintcup eller for Pokalkamp)

2. Skrives opp på eget påmeldingsskjema av arrangør (last ned og skriv ut)

3. Dersom de ikke har egen brikke, leverer arrangøren ut leiebrikke til disse, og krysser av på påmeldingsskjema om det.

Merk! Det kan føles overflødig å både fylle ut påmeldingslapp og skrive opp på påmeldingsskjema, men erfaring har vist at dette minker sjansen for feil. Bruk derfor disse rutinene også på ditt løp for å unngå feil i resultatlister i etterkant.

Etter løpet (oppretting i database - gjøres typisk på løpet etter påmelding slutt)

Dette gjøres vanligvis underveis på løpet når man er ferdig med påmeldingene, slik at man har foreløpige resultater klare etterhvert som løperne kommer i mål. Dersom det er lite folk på løpet kan man evt. gjøre dette løpende underveis i påmeldingen (for mindre løp med opp til 100 deltakere - evt. hvis nesten alle er forhåndspåmeldt med riktig brikke).

1. Legg inn alle påmeldinger fra påmeldingsskjema i databasen. Fremgangsmåte:

Åpne editoren på samme måten som ovenfor under “under løpet” (hvis du ikke allerede har den åpen)

For alle løpere som er registrert i Eventor, søkes personen opp i databasen ved å skrive navnet i feltet nederst i høyre hjørne i editor-vinduet (1 i figuren nedenfor).

Nå kan du melde på løperen og endre brikkenummer for løperen ved å velge “X” (1 i figuren nedenfor) og skrive inn riktig brikkenummer (2 i figuren nedenfor). Deretter trykker du “Update” (3 i figuren nedenfor) for å lagre endringen.

Dersom løperen ikke finnes i databasen (dvs. ikke finnes i Eventor-databasen for Hordaland og ikke er påmeldt), legger du denne løperen inn som en ny løper. Det gjør du ved å trykke på knappen “New” (1 i figuren nedenfor), deretter fylle ut navn, klasse, klubb og brikkenummer (2-5 nedenfor) og til slutt trykke update (6 i figuren nedenfor).

Merk! (1) Navn skrives på form Etternavn, Fornavn. (2) Velg kun klasser som allerede finnes i databasen - ellers blir det problemer med opplasting til Eventor! (3) Velg i utgangspunktet klubber som ligger inne.

Når du har vært gjennom alle på listen skal du ha en fullstendig løperdatabase.

Etter løpet (generering av resultatliste)

Merk! Se Ttime wiki for andre muligheter i tTiMe og spesielle spørsmål som det ikke er svart på her.

Du kan generere resultatliste også før alle løperne har kommet i mål - du følger da nøyaktig samme fremgangsmåte som beskrevet her.

1. Last ned tider fra MTR.

2. Generering av resultater

Resultater er nå generert, og disse kan du se på ved å åpne results.html i din nettleser. Det er sannsynlig at det er noen feil i resultatlisten nå - det er derfor viktig å kvalitets-sikre resultatlisten! Mer om det nedenfor! Du kan uansett laste opp en foreløpig resultatliste til Eventor om du ønsker det - men da er det viktig at du legger inn en melding om det i Eventor slik at folk blir gjort oppmerksom på dette!

Etter løpet (opplasting til Eventor)

Merk! Du må ha administrator-rettigheter for arrangementet for å laste opp resultater. Be din klubb-administrator om å gi deg nødvendige rettigheter i god tid før løpet!

Etter løpet (opplasting til Winsplits - strekktider)

Dette blir nå gjort automatisk i Eventor!

Kvalitets-sikring av resultater

Når du kjører “Wizard” eller “Run” får du opp en liste med statusmeldinger. Nedenfor ser du et typisk status-vindu:

Det man bør sjekke her er

Alternativ fremgangsmåte: Resultater direkte på PC

Her kommer beskrivelse av alternativ metode der man tar seg av registrering/påmelding og målgang samtidig. Dette er ikke mye mer komplisert, men det lønner seg å ha litt erfaring før man prøver seg på det på arrangement.

Praktiske ting rundt arrangementet

Husk å være mange nok i sekretariatet. Minimum antall arrangører er 4-5.

Utstyrsbehov

BSI fyller ut en del her utifra erfaringer på sprintcup-1 2011.

Tidtakning

Annet

Viktig å teste ALT utstyr noen dager i forveien, slik at man kan få lånt av andre klubber dersom noe ikke skulle fungere

Huskeliste

Sjekkliste for løypelegger

Husk: