Celo

La ideo de Urba Semajnfino estas helpi al esperantistoj, kiuj ne volas/povas longe vojaĝi, ke ili renkontu aliajn regionajn esperantistojn kaj amuziĝu. Nordamerikanoj kutime ne havas multe da feriaj tagoj kaj ili loĝas dise tra la kontinento, tiel estas malfacile renkontiĝi nur dum multaj tagoj ĉe nacia kongreso.

Loko

Oni bezonas lokon, kiu havas taŭgan urban infrastrukturon, ekzemple hoteloj, restoracioj (prefere eksterlandaj), muzeoj ktp.

Plej bonus havi lokon apud publika transporto, se eblas (ekzemple Amtrak aŭ Greyhound), tiel homoj sen aŭtoj ankaŭ povas facile alveni. Ĉar estas regiona evento, oni ne vere bezonas flughavenon, sed se hazarde ekzistas apude, des pli bone.

Dato

Prefere faru kiam vetero sufiĉe bonas, por ke homoj ne havu problemojn survoje pro neĝo aŭ morti pro varmego. La renkontiĝo komencu tagmeze sabate kaj finiĝu vespere dimanĉe.

Loĝado

Sendrata Interreto bonas, sed ne nepras. Por plej facile organizi tion, mi rekomendas mendi malmultekostan hotelon. Tiel kutime facilas pligrandigi kvanton de ĉambroj, kaj se homoj loĝas 4-ope, la prezo tamen sufiĉe bonas.

Kotizo

Plej bonas simple havi kotizon por loĝado kaj por ĉiuj aliaj manĝoj kaj aktivaĵoj oni simple pagu surloke laŭ iliaj deziroj. Kelkaj homoj estos studentoj, kiuj vere volas ŝpari monon, aliaj laboras kaj ne tro zorgas pri mono.

Kalkulu kiom da homoj eble venos... verŝajna minimumo kaj maksimumo. Ekzemple, se 8 homoj (2 ĉambroj) venos, estos multege pli favora ol se 9 (3 ĉambroj). Ne perdu monon organizante la semajnfinon! Metu la bazan prezon iom pli alta kaze, ke “malbona” nombro da partoprenantoj ĉeestos.

Se la hotelo kostas ekzemple po $120 por ĉiu nokto, tiam kostus pli malpli $40 por ĉiu homo. Plej bonas havi unu loĝprezon por studentoj kaj alia pli alta por pliaĝuloj. Tiel, se vi decidis, ke la baza tranokta prezo estus $40, tiam pagigu $30 al studentoj kaj $50 al pliaĝuloj (se vi certas ke ne venos tro da studentoj).

Se la hotelo inkluzivas matenmanĝon des pli bone, ĉar jen alia manĝo pri kiu vi ne devas prizorgi.

Horaro

Mi decidis, ke la evento estus 2-taga por maksimuma valoro por la mono elspezita. Tiel oni povas alveni sabate por tagmanĝi kaj poste forvojaĝi dimanĉe vespere kaj tamen eĉ ne devu uzi ferian tagon. Planu liberan tempon, por ke homoj povu simple babili kaj amuziĝi kun unu la alia.

Manĝado

Homoj verŝajne alvenos frue kaj malfrue, do plej bonas elekti lokon kie tio ne ĝenu la restoracion. Tiel bufedo estus plej bona... eble azia por ke ĝi estu pli ekzotika por doni pli bonan internacian guston al la renkontiĝo. Ĉe la Urba Semajnfino en Harrisburg, duono el la partoprenantoj estis vegetaranoj, do nepre trovi lokojn, kiuj taŭgas por ili! Cetere, estus bone certigi, ke ankaŭ estas sufiĉe bona elekto por veganoj. La plejmulto de aziaj restoracioj ne kuiras kun lakto, do tio plej facilas... kaj cetere estas ekzotika! :) Etiopiaj restoracioj ankaŭ tradicie ofte manĝas vegetare, do ankaŭ bona elekto.

Se vi loĝas en la urbo, vi verŝajne jam konas bonajn lokojn, sed se ne, vi povas uzi Yelp aŭ simple Google Maps por trovi taŭgajn lokojn apud la hotelo. Ĉion eblas organizi rete... memoru, ke mi organizis Urban Semajnfinon en Harrisburg, PA de Germanio! Certe rezervu lokojn en la restoracio... sufiĉas du semajnojn antaŭe, ĉar tiam vi scios pli malpli kiom da homoj venos.

Aktivaĵoj

Se viaj aktivaĵoj estas for de unu la alia, certigu, ke estas maniero vojaĝi sen aŭtoj, aŭ ke sufiĉe da homoj venas por ke ne estu logistikaj problemoj. Mi rekomendas elekti du “aktivaĵojn”. Tiuj povas esti turistaj aferoj aŭ io kiun esperantistoj verŝajne ŝatus. Mi rekomendas edukan lokon (ekzemple muzeo) por la unua tago kaj pli distran (ekzemple senpensan turismaĵon) la duan tagon, ĉar tiam homoj pli lacos. Demandu ĉu estas grupa prezo kaj sciu ĉu vi devas rezervi tion kaj ekde kiom da homoj validas la grupa prezo.

Retpaĝo/Aliĝilo

Certe menciu, ĉu oni multe promenos aŭ ne. Certe havu la aliĝilon en Esperanto kaj la angla, depende de la loko eble ankaŭ en la hispana (en Kebekio ankaŭ en la franca). Bonvolu peti provlegon de alia esperantisto, eĉ se via Esperanto estas bonega. Tro da e-istoj emas kritiki pro stultaj lingvaj kialoj... ne donu al ili kialon kritiki antaŭ la evento. :-P Bonvolu vidi ekzemplon pri aliĝilo ĉe http://is.gd/harrisburg2011

Mi rekomendas krei Google Doc [dokumenton] por la informoj de la renkontiĝo (eblas publikigi interrete per File -> Publish to the Web) kaj Google Form kun la aliĝilo mem. Mi unue kreis nur aliĝilon, sed tio estas problema, ĉar Google aŭtomate rulumas al la unua demando, tiel eblaj partoprenantoj verŝajne ne vidos vian unuan priskribon de la afero. Tiu parto de la sistemo certe stultas flanke de Google, sed tiel estas.

Tamen, eblas facile superrigardi la datumojn de la kalkultabelo per la menuo: Form -> Show Summary of Responses.

Informoj

La aliĝilo helpos al vi organizi ĉion kaj scii kion viaj partoprenantoj volas. Jen informoj, kiujn mi rekomendas peti:

Atentigo

Google Form povas facile sendi al vi atentigon kiam iu aliĝas. Simple uzu la menuon: Tools > Notification Rules, Add another notification rule, Notify me when a user submits a form. Kiam iu aliĝas, se vi ne konas tiun, estas afable sendi rapidan retpoŝton por ke ili sentu sin pli bonvena kiam ili alvenas. Tiel ili ankaŭ pli verŝajne kontaktos vin se ili havas demandon.

Plivastigo

Blogu ĉe esperanto-usa.org

Indas verki blogartikolon en www.esperanto-usa.org, ke okazos Urba Semajnfino. Tiel homoj plej facile povas scii, ke okazos. Post kiam vi afiŝos ĝin, bonvolu kontakti min <chuck ĉe chucksmith.de>, kaj mi metos la artikolon en la ĉefan paĝon por ke pli da homoj vidu ĝin.

Kreu la eventon ĉe facebook

Alskribu la nordamerikajn Eo-grupojn pri ĝi. Tiel homoj jam scias kiuj intencas veni. Tamen avertu ilin, ke aliĝo al la facebook-evento ne signifas, ke oni jam aliĝis. Tie oni ankaŭ povos alŝuti fotojn kaj artikolojn pri la evento.

Anoncu en naciaj Eo-retlistoj

Skribu mallonge pri via evento kun ligilo al la priskribo kaj aliĝilo.

En Usono:

Anoncu en E-USA kaj/aŭ via landa Eo-gazeto

Ne nur la reto gravas. Certigu, ke aperu artikolo en la nacia papera revuo pri la aranĝo.

Listigu en eventaj retejoj

Metu la eventon en la jenaj retejoj:

Mesaĝu regionajn homojn per Lernu kaj Couchsurfing

Tie troviĝas multaj homoj, kiuj ne membras en la nacia Eo-organizo kaj neniam estis ĉe Eo-evento. Serĉu por via urbo kaj eble apudaj urboj.

Telefonu al lokaj homoj kun helpo de E-USA

Se vi organizas en Usono, skribu al Bill Harris ĉe Esperanto USA <eusa@esperanto-usa.org> kaj petu, ke li sendu al vi liston de ĉiuj konataj esperantistoj ene de 150 km for de la eventurbo.

Persone telefonu al ĉiuj demandande ĉu ili interesiĝas partopreni en la evento. Prefere unue parolu nacian lingvon krom se vi scias, ke tiu estas jam bona esperantisto. Povas esti, ke estas komencanto kaj ne vere komprenos vin, se vi parolas esperante. Ankaŭ sciu, ĉu tiu konas aliajn esperantistojn apude... povas esti, ke vi konas aliajn lokajn esperantistojn, kaj eĉ se tiu ne povas partopreni, vi helpos al tiu ne senti sin sola.

En nia moderna mondo, oni ofte ne respondas al telefono, do antaŭpreparu kion vi volas diri, se vi atingas respondilon. Parolu malrapide kaj klare pri via evento, por ke vi estu komprenata. Certe lasu vian telefonnumeron kaj retpoŝton, por ke tiu povu rekontakti vin.

Gazetara komuniko al loka gazeto

La Urba Semajnfino estas bonega kaj unika ŝanĉo komuniki al la mondo, ke Esperanto vivas! Provu trovi ĉefan kontakton al via urba gazeto. Jen kiel skribi:

Unue skribu, ke oni povas tuj verki pri via evento (en la angla: FOR IMMEDIATE RELEASE).  Poste metu viajn kontaktinformojn. Kio estis la lasta Eo-evento en Usono? Kio inspiris vin okazigi kaj organizi vian eventon? Ĉu iuj gravuloj aŭ eksterlandanoj partoprenos?

Certe skribu ion ĝenerale pri Esperanto! Ankaŭ skribu pri la multegaj eventoj, kiuj okazas en Esperanto ĉiutage ĉirkaŭ la mondo.

Komunikado kun gazetoj estu: klare, mallonge, enhavu pliajn rimedojn (ekz. ligilo al la suba rimedo “Questions and Answers about Esperanto”), kaj plurajn kontakteblecojn ekz. vian retpoŝtadreson kaj telefonnumerojn.

Gazetoj kelkfoje emas verki tutan teman paĝon pri nova temo. Ofte oni simple aperas en la etaj anoncoj. Oni ne nepre publiku la specifan lokon kaj tempon de la evento krom se vi esperas, ke neesperantistoj venu por partopreni.

Spertuloj pri gazetara komunikado:

Oni povus longe verki pri ĉi tiu temo... pliaj rimedoj:

Lasta Informilo al partoprenantoj

Sendu mallongan retpoŝton kun ĉiuj gravaj lastminutaj aferoj. Sendu sufiĉe frue antaŭ la aranĝo kaj poste denove tuj antaŭ ĝi.

Preparo tuj antaŭ evento

Presu la horaron sur papero, por helpi al partoprenantoj orientiĝi. Ankaŭ havu la adreson por ĉiuj manĝoj, aktivaĵoj kaj la hotelon. Ankaŭ metu vian telefonnumeron kaj retpoŝton por ke homoj povu facile kontakti vin dum kaj post la evento.

Dumevento

Krokodilu! (se necesas)

Ne timu uzi vian nacian lingvon se iu ne komforte parolas Esperanton! Komencantoj aŭdos sufiĉe da Esperanto dum la semajnfino. Pli bonas, ke ili sentu sin komfortaj komence de la evento ol forpuŝita pro ĉiama devo paroli Esperanton. Mi memoras, ke mia dua Eo-evento (Junulara Esperantista Semajnfino en Novjorko) estis kvazaŭ infernon pro kiom mi ne komprenis dum la kunveno. Mi tamen daŭrigis uzi Esperanton poste, sed multaj homoj ne estas tiom persistema kiel mi. Indas, ke ĉiuj ĝuu la eventon kaj senti sin bonvenaj.

Se homoj insistas, ke neesperantistoj parolu Esperanton, klarigu al ili, ke la evento ankaŭ celas novulojn. Ni ne diskriminaciu pro malbona lingvonivelo!

Postevento

Enketo

Kreu enketon, kiun partoprenantoj povas plenumi, por ke vi povu taksi kion vi bone kaj malbone faris. Tio ankaŭ gravas por via raporto. Mi rekomendas uzi Google Form [formularo] por krei vian enketon. Tiel vi aŭtomate havos ĉiujn datumojn en Google Spreadsheet [kalkultabelo], kiun vi poste povos facile analizi. Iru en menuo al Form -> Show Summary of Responses por vidi belan tabelon kun ĉiuj rezultoj. Jen mia enketo: http://is.gd/enketo2011

Raporto(j)

Kiam la evento finiĝas, publikigu la raporton ie en la reto kaj al la grupo de http://groups.google.com/group/urb-sem por ke aliaj potencialaj organizantoj povu profiti kaj lerni de viaj spertoj.

Cetere, petu, ke iu partoprenanto verku pri sia sperto en la nacia E-revuo. Tio helpos diskonigi estontajn eventojn kaj kuraĝigos al novuloj iam ĉeesti ĝin.

Sendi kontaktinformojn al partoprenantoj

Grava parto de tiaj semajnfinoj estas renkonti kaj teni kontakton kun aliaj partoprenantoj. Do, sendu la kontaktinformojn de ĉiuj kiuj permesis tion al la partoprenantaro.

Historio

Aliaj artikoloj

Permesilo: Krea Komunaĵo Atribuite 3.0 Neadaptita (CC BY 3.0) de Chuck Smith