Protokoll konstituerande möte föreningen VoteIT

Närvarande: Agneta Fleischer, Alex Nilsson, Anders Hultman, Bertil Orrby, Erik Blom, Fredrik Nilsson, Hanna Jonsson, Håkan Wester, Ivar Scotte, Johan Groth, Mikael Norberg, Niklas Olin, Nina Högberg, Rikard Fröberg, Robin Harms Oredsson

1. Mötets öppnande

Mötet öppnades 2011-11-28 kl 16.44 av Anders Hultman

2. Mötesordning och formalia

Mötet beslutade:

  1. att fastställa mötesordningen enligt förslaget
  2. att Anders Hultman fortsätter som mötesordförande
  3. att Bertil Orrby och Nina Högberg utses till justerare

3. Tidsplan för mötet

Mötet beslutade:

  1. att tidsplanen fastställs enligt förslaget
  2. att tidsplanen rivs upp och att vi fortsätter behandla pågående och kommande frågor inför att vi skriver en ny tidsplan och tar beslut om den 2011-12-13
  3. att ny tidsplan är följande:

Punkterna Värdegrund samt Rollfördelning/medlemskap/inflytande går till omröstning 2011-12-16 kl 22.00. Omröstningen pågår till 2011-12-19 kl 15.00.

Punkterna Stadgar och Bildande går till omröstning 2011-12-19 kl 22.00 och omröstning pågår till 2011-12-20 kl 22.00.

Övriga punkter flyttas till pågående 2011-12-16 kl 22.00 och omröstningar hålls 2011-12-21 kl 22.00 till 2011-12-22 kl 22.00

Mötet kan därmed avslutas 2011-12-22 kl 22.00

4. Värdegrund

Inget beslut fattades

5. Medlemskap, rollfördelning och inflytande

Mötet beslutade:

  1. att föreningen bildas av de som nu finns i mötet. Vi lägger inte några hinder i vägen för att andra juridiska eller fysiska personer ska kunna bli medlemmar senare

6. Föreningens bildande

Mötet beslutade:

  1. att Föreningen VoteIT bildas

7. Stadgar

Mötet beslutade:

  1. att stadgarna för Föreningen VoteIT fastställs enligt förslaget

§1 Föreningens namn

Föreningens namn är Föreningen VoteIT

§2 Föreningens säte

Föreningen har sitt säte i Stockholm.

§3 Föreningsform

Föreningen är en ideell förening.

§4 Syfte

Föreningens syfte är att bidra till att mötesprogramvaran VoteIT vårdas, utvecklas och används samt att sprida kunskap  kring nätbaserade beslutsmöten.

§5 Oberoende

Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.

§6 Verksamhetsår

Verksamhetsåret är 1 januari till 31 december.

§7 Medlemmar

Som medlem antas intresserad, fysisk eller juridisk person, som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.

En medlem som allvarligt skadar föreningen kan avstängas av styrelsen. Avstängd medlem måste diskuteras på nästa årsmöte. Antingen så upphävs då avstängningen eller så utesluts medlemmen. Styrelsen och årsmöte kan upphäva avstängning och uteslutning.

§8 Styrelsen

Styrelsen ansvarar för föreningens förvaltning och att uppfylla verksamhetsplan och årsmötesbeslut. Föreningens styrelse består av ordförande, vice ordförande och minst 3 ledamöter. Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet.

§9 Revisorer

För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer. Valbar är person som inte sitter i styrelsen.

§10 Valberedning

För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Valbar är medlem i föreningen.

§11 Ordinarie årsmöte

Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen (via brev, mail eller sms) minst två veckor i förväg. För att upptas som motion på årsmöte ska förslag vara styrelsen tillhanda senast en vecka innan årsmöte. Förslag som inkommer senare är övriga frågor.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

- mötets behörighet

- val av mötets ordförande

- val av mötets sekreterare

- val av två personer att justera protokollet

- verksamhetsberättelse för förra året

- ekonomisk berättelse för förra året

- revisorernas berättelse för förra året

- ansvarsfrihet för förra årets styrelse

- motioner

- årets verksamhetsplan

- årets budget och fastställande av medlemsavgift

- val av årets styrelse

- val av årets revisor

- val av årets valberedare

- övriga frågor

- mötets avslutande

§12 Extra årsmöte

Om styrelsen vill, eller revisor eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg. På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§13 Firmateckning

Föreningens firma tecknas enligt styrelsens beslut.

§14 Rösträtt

Endast fullt betalande närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.

§15 Röstetal

Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej. Varje medlem med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal får slumpen avgöra.

§16 Stadgeändring

Dessa stadgar kan bara ändras på ordinarie eller extra årsmöte. För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt. Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver beslut på ordinarie årsmöte.

§17 Upplösning

Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen. Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar vägrar godkänna upplösningen. Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet. En ansvarig likvidator utses av årsmötet.

8. Verksamhetsplan

Mötet beslutade:

  1. att verksamhetsplanen bifalls

Verksamhetsplan 2012

Målen för VoteIT under 2012 är följande:

- Under 2012 ska minst 30 möten hållas i VoteIT vilka kommer samla minst 900 deltagare

- Under 2012 ska föreningen VoteIT formera sig och ta ansvar för kodbasen och namnet VoteIT

För att uppnå dessa mål kommer projektet inriktas på 3 olika delar.

1. Spridning

För att nå ut med budskapet om VoteIT:s möjligheter och hur det kan fungera behöver vi hålla igång de utåtriktade delarna av projektet såsom deltagande i mässor och konferenser, webbplats/blogg, nyhetsbrev etc. Viktigt är också att det finns en kapacitet att fysiskt åka ut till och visa för organisationer som uttrycker ett intresse för att kanske prova på VoteIT hur det kan fungera och föra en dialog med dem kring hur VoteIT skulle passa in hos dem.

2. Användning

Det viktigaste är nu att VoteIT kommer till användning. Detta första år kommer mer stöd behövas för de medverkande organisationerna. För att försäkra oss om att projektet har möjlighet att ge stöd till de möten som projektet utlovar vill vi knyta föreningar till oss med överenskommelser om hur många och hur stora möten de kommer hålla i VoteIT. Detta ger oss möjlighet att fördela resurserna så att de räcker till.

Ett viktigt steg är att kunna hålla igång en server där möten kan hållas av alla som vill. Till denna kommer också support behöva kopplas så att när stora eller viktiga möten sätts upp i VoteIT finns det personer som har tid och möjlighet att rycka ut och fixa saker som strular eller svara på frågor om hur VoteIT fungerar. Planen är att kombinera inhyrda experter för de mest tekniska frågorna och ideella personer med erfarenhet av VoteIT för de mer strukturella och användarorienterade frågorna.

Ett område som varit eftersatt under den intensiva utvecklingen av VoteIT som programvara är användardokumentation. Vi vill i detta projekt ge dokumentationen mer omsorg och tid. VoteIT:s dokumentation är flerdelad och hittas dels i den utförligare och av alla användare skapade wikimanualen. Användarna av VoteIT kommer förhoppningsvis fortsätta utveckla den. Vi kommer dock också behöva förbättra förklaringstexter och instruktioner inne i själva VoteIT så att man lätt kan se vad man kan göra och vilka konsekvenser det får.

3. Erfarenhetsutbyte

För att utbyta erfarenheter av att använda VoteIT och vilka effekter detta har på de inblandade organisationerna kommer vi dels samla till två erfarenhetsutbytes och utvärderingsworkshops där representanter för de medverkande organisationerna kan träffas och fördjupa samarbete och reflektion kring VoteIT.

En forskare från Linköpings universitet, Institutionen för studier av samhällsutveckling och kultur (ISAK) följer sedan två år tillbaka VoteIT-projektet och dess resultat och detta arbete kommer fortsätta även under det nya implementeringsprojektet.

För att säkra kvalité och lära mer om användarna och deras erfarenheter kommer alla mötesdeltagare i VoteIT erbjudas att beskriva sin upplevelse i enkätformulär vilka kommer sammanställas som en del av dokumentationen av projektet. Denna dokumentation kommer också ligga till grund för de utvecklingsinsatser som vi hoppas finansiera med andra medel än detta projekt.

Utöver ovanstående kommer en större erfarenhets- och demokratikonferens att hållas där frågor kring Internet, organisering och demokrati kommer diskuteras i ett vidare perspektiv. Denna konferens planeras vara till största delen finansierad externt men visst planeringsarbete sker troligen inom ramen för detta projekt.

9. Budget och avgift

Mötet beslutade:

  1. att VoteIT inte har någon medlemsavgift under 2012
  2. att styrelsen gör en bedömning av i vilken utsträckning en organisation kan erbjudas hjälp och stöd inom ramarna för det projekt som är finansierat av Ungdomsstyrelsen, och i vilka lägen det är rimligt att organisationen själv köper support.
  3. att styrelsen uppdras att utforma en budget för 2012. Denna budget beror av vad styrelsen och Sverok kommer överens om gällande hanteringen av projektbidraget från Ungdomsstyrelsen. Styrelsen ska också räkna in ambitionen att ha en erfarenhetsutbyteskonferens under 2012.

10. Val av styrelse

Mötet beslutade:

  1. att styrelsen utöver ordförande och vice ordförande ska bestå av 5 ledamöter
  2. att till styrelsen välja:
  1. att styrelsen inom sig ska utse en ordförande och en vice ordförande

11. Val av revisor

Mötet beslutade:

  1. att Rikard från föreningen FFKP utses till revisor
  2. att Kriss Andsten utses till revisor

12. Övriga frågor

Inga övriga frågor inkom

13. Mötets avslutande

Mötet avslutades 2011-12-22

Protokollförande ordförande

____________________                ____________________

Anders Hultman                        Ort och datum

Justerare

____________________                ____________________

Bertil Orrby                                Ort och datum

Justerare

____________________                ____________________

Nina Högberg                                Ort och datum