Por qué Gmail es diferente: Conversaciones, etiquetas, estrellas, archivado y búsqueda

Conversaciones que agrupan distintos correos electrónicos en lugar de varios mensajes diferentes

Etiquetas y estrellas en lugar de carpetas

Archivado online en lugar de guardar los mensajes en el ordenador

Sistema de búsqueda de Google

Información básica del correo GoUmh (Gmail): Cómo enviar mensajes, responderlos, adjuntarles archivos e imprimirlos

Recibidos

Acerca de las conversaciones

Cómo redactar un mensaje

Cómo añadir un archivo adjunto

Cómo enviar un mensaje

Cómo responder a un mensaje

Cómo reenviar un mensaje

Cómo imprimir un mensaje

Configuración del correo electrónico: Firmas, etiquetas y filtros

Creación de una firma para el correo electrónico

Creación y aplicación de etiquetas de correo electrónico

Configuración de filtros de correo electrónico

Información básica sobre Contactos: Función de autocompletado, selector de contactos y adición de contactos personales

Acerca de tus contactos

Introducción de direcciones con la función de autocompletado

Selector de contactos

Cómo visualizar los contactos personales

Cómo añadir un contacto personal

Cómo crear grupos de contactos

Acerca de los grupos de contactos

Cómo crear un grupo de contactos

Cómo usar los grupos de contactos como listas de distribución

Por qué Gmail es diferente: Conversaciones, etiquetas, estrellas, archivado y búsqueda

Estas son algunas de las características principales de Gmail que hacen que sea diferente de [Microsoft Outlook/Lotus Notes].


Conversaciones que agrupan distintos correos electrónicos en lugar de varios mensajes diferentes

En vez de mostrar cada respuesta a un mensaje como un mensaje nuevo en "Recibidos", Gmail agrupa de forma predeterminada un mensaje y todas sus respuestas en una única conversación, que aparece solo

una vez. Al abrir una conversación, se muestran todos los mensajes que contiene en una lista ordenada; estos se pueden ocultar o mostrar fácilmente. Cuando se recibe una nueva respuesta, la lista se amplía

y la conversación se marca como no leída para indicar que incluye un mensaje nuevo. Esta forma de agrupar el correo permite encontrar rápidamente todos los mensajes de una conversación y mantener la carpeta "Recibidos" ordenada.

Así es como se muestra una conversación en la carpeta "Recibidos"...

... y este es el aspecto que tiene una conversación abierta:

Consejo: si no quieres utilizar conversaciones, puedes desactivar la función en la configuración de Gmail; concretamente, en Vista de conversación de la pestaña General.


Etiquetas y estrellas en lugar de carpetas

En vez de organizar los mensajes en carpetas, puedes ordenar las conversaciones de Gmail con etiquetas. Una conversación puede permanecer en "Recibidos" con la etiqueta visible. Aquí tienes un ejemplo:

Como vemos en el ejemplo, si una conversación hace referencia a varios temas, se le puede aplicar distintas etiquetas.

Si quieres sacar una conversación etiquetada de "Recibidos", solo tienes que hacer clic en el botón Archivar. Tanto si una conversación etiquetada está archivada como si no, puedes obtener una lista

de todas las conversaciones que tienen una etiqueta específica. Para ello, haz clic en el nombre de la etiqueta en cuestión en el panel de la izquierda de "Recibidos", como si abrieras una carpeta de mensajes:

Además, a diferencia de lo que ocurre con las carpetas, si has aplicado más de una etiqueta a un mensaje, puedes hacer clic en cualquiera de ellas para recuperar dicho mensaje. Si te resulta más cómodo, también puedes crear una jerarquía de etiquetas como si se tratara de carpetas anidadas.

La función Destacados es otra forma de clasificar los mensajes y de acceder a ellos. Basta con hacer clic en el icono de estrella situado a la izquierda de un mensaje para destacarlo. A continuación, si haces clic en Destacados en el panel de la izquierda, verás todos los mensajes que se hayan marcado con una estrella.

Consejo: puedes añadir más formas y colores para tus estrellas en la configuración de Gmail: haz clic en

el icono de rueda dentada en la esquina superior derecha de la ventana del correo y busca la sección de estrellas. Una vez configuradas las estrellas, haz clic varias veces en el icono de estrella junto a un mensaje para ir viéndolos todos.


Archivado online en lugar de guardar los mensajes en el ordenador

Con Gmail, no corres el riesgo de quedarte sin espacio para guardar tus mensajes, ya que dispones de 25 GB de capacidad de almacenamiento online exclusivos para tu correo electrónico y tus archivos adjuntos. Todo ello alojado en los servidores seguros de Google. Con esta gran capacidad, ya no tienes que guardar los mensajes en el equipo de sobremesa [carpetas personales (archivos PST)/un archivo de correo electrónico] para liberar espacio en el disco duro, sino que puedes archivarlos online. Selecciona un mensaje y haz clic en Archivar:

Aunque un mensaje archivado se elimine de "Recibidos", puedes recuperarlo más tarde haciendo clic en Todos en el panel de la izquierda o utilizando la función de búsqueda. Si lo prefieres, puedes añadir etiquetas a los mensajes antes de archivarlos para que te resulte aún más fácil recuperarlos.

Consejo: el enlace Todos puede aparecer debajo de la lista desplegable del panel de la izquierda:


Sistema de búsqueda de Google

Gmail ofrece la misma potente tecnología de búsqueda que se utiliza en Internet para realizar búsquedas precisas basadas en palabras clave en todos los mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos. Puedes buscar por palabra clave, por etiqueta, por periodo o por muchas otras opciones. Si archivas los mensajes, también podrás encontrar al instante cualquier correo que hayas enviado o recibido sin tener

que crear estructuras de carpeta complicadas ni guardar correspondencia no deseada en "Recibidos".

Para buscar mensajes, solo tienes que escribir tu consulta en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la ventana del correo. Si quieres realizar una búsqueda más precisa, haz clic en Opciones de búsqueda:

Después, rellena el sencillo formulario de búsqueda para encontrar exactamente lo que buscas.

                                                                                                                                                                                                                                            

Información básica del correo GoUmh (Gmail): Cómo enviar mensajes, responderlos, adjuntarles archivos e imprimirlos


Recibidos

Accede a Gmail. Verás una lista de todos los mensajes que hayas recibido en la carpeta "Recibidos".

A continuación, se muestra un ejemplo:

Los mensajes que no hayas leído se muestran en negrita. Para abrir un mensaje, haz clic en él en la lista.


Acerca de las conversaciones

De forma predeterminada, las respuestas a los mensajes se agrupan en conversaciones. Una conversación incluye todos los mensajes relacionados, lo que facilita su lectura y permite disponer de una visión más clara de "Recibidos". Así es cómo se muestra una conversación en Recibidos:

Observa que el número de mensajes de una conversación se indica a la derecha de los nombres de los remitentes.

Este es el aspecto que tiene una conversación abierta:

Nota: puedes controlar si quieres que los mensajes se agrupen en conversaciones. Para ello, haz clic en Configuración en la esquina superior derecha de la ventana de Gmail y, en la pestaña General , desplázate hasta Vista de conversación.


Cómo redactar un mensaje

1. En el panel de la izquierda, haz clic en Redactar.

2. En el campo Para:, escribe las primeras letras del nombre del destinatario para buscar su dirección en el directorio de tu empresa.

3.  Escribe un asunto y el texto del mensaje.


Cómo añadir un archivo adjunto

Cuando escribas un mensaje, haz clic en Adjuntar un archivo y, después, busca el archivo en el equipo:

Si lo prefieres, puedes arrastrar el archivo desde el ordenador hasta el mensaje. Verás el cuadro "Deja los archivos aquí":


Cómo enviar un mensaje

Al principio o al final de la ventana del mensaje, haz clic en Enviar.

O, si cambias de opinión, haz clic en Descartar.

Aparece un mensaje al principio de la ventana para confirmar que el correo se ha enviado.


Cómo responder a un mensaje

Puedes responder solo al remitente o a todos los destinatarios del mensaje.

1. Abre el mensaje. Si forma parte de una conversación, abre dicha conversación y selecciona el mensaje

al que quieras responder.

2. Al final del mensaje, haz clic en Responder (para responder solo al remitente) o en Responder a todos (para responder a todos los destinatarios).

3. Si quieres, puedes añadir otras direcciones de correo electrónico a las que también quieras enviar la respuesta.

4. Escribe la respuesta en el campo del mensaje.

5. Al principio o al final del mensaje, haz clic en Enviar.


Cómo reenviar un mensaje

Puedes reenviar un mensaje, solo uno de los mensajes de una conversación o la conversación entera.

Para reenviar un mensaje o uno de los mensajes de una conversación:

1. Abre el mensaje. Si forma parte de una conversación, abre dicha conversación y selecciona el mensaje que quieras reenviar.

2. Al final del mensaje, haz clic en Reenviar.

3. Escribe las direcciones de correo electrónico a las que quieras reenviar el mensaje y añade el texto que quieras en el campo del mensaje.

Nota: si no quieres reenviar los archivos adjuntos, desmarca la casilla que aparece junto al nombre del archivo en cuestión, debajo del campo Asunto.

4. Al principio o al final del mensaje, haz clic en Enviar.

Para reenviar una conversación entera:

1. Abre la conversación.

2. A la derecha de la vista de la conversación, haz clic en Reenviar todo.

3. Al principio o al final del mensaje, haz clic en Enviar.

Nota: el destinatario recibirá un solo mensaje con todos los mensajes de la conversación, ordenados de más antiguo a más reciente.


Cómo imprimir un mensaje

Puedes imprimir un solo mensaje, una conversación entera o únicamente uno de los mensajes de una conversación.

Para imprimir un mensaje o una conversación entera:

1. Abre el mensaje o la conversación.

2. En la esquina superior derecha del mensaje, haz clic en Imprimir todo.

Aparece una vista previa de la impresión de la conversación.

3. Utiliza las opciones de impresión de tu navegador web para imprimir el mensaje.

Para imprimir un solo mensaje de una conversación:

1. Abre la conversación y selecciona el mensaje que quieras imprimir.

2. Haz clic en la flecha hacia abajo que aparece a la derecha de Responder y haz clic en Imprimir.

Aparece una vista previa de la impresión del mensaje.

3. Utiliza las opciones de impresión de tu navegador web para imprimir el mensaje.

                                                                                                                                       

                                                                                                           

Configuración del correo electrónico: Firmas, etiquetas y filtros


Creación de una firma para el correo electrónico

1. Abre Gmail.

2. En la esquina superior derecha de la ventana del correo, haz clic en Configuración.

3. En la página General, ve a la sección Firma y escribe tu firma en el cuadro.

4. Si quieres, utiliza las opciones disponibles para formatear el texto y añadir enlaces e imágenes.

5. Haz clic en Guardar cambios al final de la página.

Nota: solo puedes configurar una firma.


Creación y aplicación de etiquetas de correo electrónico

Clasifica los mensajes con etiquetas. Las etiquetas son parecidas a las carpetas, pero presentan una ligera diferencia: puedes aplicar varias etiquetas a un mensaje y, así, guardar una única copia de un mensaje en varias etiquetas. Además, puedes:

Aplica distintos colores a las etiquetas para que te resulte más fácil identificarlas.

Para crear una etiqueta:

1. Haz clic en el menú desplegable Etiquetas y selecciona Administrar etiquetas:

Consejo: también puedes hacer clic en Configuración > Etiquetas.

2. En Etiquetas, ve al campo Crear etiqueta nueva, escribe el nombre de la nueva etiqueta y haz clic en Crear:

Para cambiar el color de una etiqueta:

1. En la lista Etiquetas de la izquierda, haz clic en el cuadrado que aparece a la izquierda de la etiqueta.
Por ejemplo:

2. Selecciona un color en la paleta que aparece. El cambio se aplicará inmediatamente a todos los mensajes que incluyan la etiqueta:

Puedes suprimir un color haciendo clic en la opción Eliminar color de la paleta de colores.

Consejo: ¿No tienes bastantes colores? Utiliza la función Colores de etiqueta personalizados de Gmail Labs (disponible si tu administrador de Google Apps ha habilitado las funciones experimentales en tu dominio). En la esquina superior derecha de la ventana del correo, haz clic en Configuración > Labs.

Para aplicar una etiqueta a un mensaje:

1. Selecciona la casilla de verificación que aparece junto a los mensajes que quieras etiquetar y, después, elige el nombre de etiqueta en el menú desplegable Etiquetas. Puedes seleccionar varias etiquetas.

2. Haz clic en Aplicar.

Consejo: si quieres sacar los mensajes de "Recibidos" al mismo tiempo que les asignas una etiqueta, selecciona los mensajes y, a continuación, elige una etiqueta en el menú desplegable Mover a.

También puedes hacer clic en el área gris que aparece a la izquierda del mensaje sin dejar de pulsar el ratón...

... y arrastrar el mensaje hasta un nombre de etiqueta:

Para sacar mensajes etiquetados de "Recibidos":

1. Selecciona uno o varios mensajes etiquetados en "Recibidos".

2. Haz clic en Archivar.

Para ver un mensaje etiquetado que hayas archivado, solo tienes que hacer clic en la etiqueta de la izquierda.


Configuración de filtros de correo electrónico

Utiliza filtros para administrar los mensajes que recibas. Con ellos, podrás etiquetar, archivar o suprimir mensajes de forma automática basándote en palabras clave o en otros criterios.

Nota: los filtros de Gmail son parecidos a las reglas de correo electrónico de Microsoft Outlook o de Lotus Notes.

1. Abre Gmail.

2. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración > Filtros > Crear un filtro nuevo. Si lo prefieres, haz clic en el enlace Crear un filtro que aparece al principio de la ventana del correo:

3. Especifica los criterios del filtro en los distintos campos:

4. Si quieres, haz clic en Búsqueda de prueba para ver qué mensajes de Gmail coinciden con los términos que has especificado en el filtro. Puedes modificar los criterios y realizar otra búsqueda de prueba.

5. Haz clic en Paso siguiente y selecciona una o varias acciones que quieras aplicar a los mensajes que coincidan con los criterios del filtro:

Nota: estas acciones se aplican siguiendo el orden en el que aparecen en la lista. Por ejemplo, puedes reenviar los mensajes que coincidan con los criterios del filtro a una dirección de correo electrónico concreta y, después, suprimirlos.

6. Para aplicar el filtro a los mensajes que ya hayas recibido, haz clic en Aplicar también el filtro a las [x] conversaciones siguientes.

7. Haz clic en Crear filtro.

                                                                                                             

Información básica sobre Contactos: Función de autocompletado, selector de contactos y adición de contactos personales


Acerca de tus contactos

Tu cuenta de Google Apps incluye un administrador de contactos, es decir, una libreta de direcciones online. Los contactos de este administrador se clasifican en una de estas dos categorías:

Nota: las listas de distribución empresariales, denominadas grupos en Google Apps, no se incluyen en la lista de contactos corporativos compartidos. En el directorio de grupos encontrarás la lista de los grupos de tu organización. En la parte superior de la ventana de Gmail o de otro servicio de Google, haz clic en Grupos. En la página Mis grupos, haz clic en Examinar todos los grupos (disponible solo si tu administrador de Google Apps ha habilitado los grupos gestionados por usuarios en tu dominio).


Introducción de direcciones con la función de autocompletado

El administrador de contactos de Google Apps conoce las direcciones de todos tus contactos personales, colaboradores de tu dominio, listas de distribución, vendedores, proveedores, etc. Además, se acuerda automáticamente de las direcciones de las personas ajenas a tu organización con las que has intercambiado mensajes. Por ello, cuando empiezas a escribir una dirección en un mensaje de correo electrónico o en una invitación a una reunión, aparece automáticamente la dirección de los contactos personales, de los empleados y de cualquier persona con la que hayas intercambiado mensajes. Por ejemplo:


Selector de contactos

El selector de contactos te permite seleccionar cualquiera de tus contactos personales o corporativos al redactar un correo electrónico. Con él, puedes buscar contactos mediante la introducción de direcciones con la función de autocompletado o bien seleccionándolos en la lista que se ofrece:

Para acceder al selector de contactos al redactar un mensaje de correo electrónico:

Haz clic en el enlace Para:


Cómo visualizar los contactos personales

1. Accede a Google Apps.

2. Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo o en la parte superior de la ventana.

Se abre el administrador de contactos. Por ejemplo:

Grupos de contactos predeterminados:

Tus contactos se clasifican en estos tres grupos predeterminados. Haz clic en el nombre del grupo para ver los contactos que contiene:

Puedes crear tus propios grupos de contactos para organizar tus contactos y para introducir rápidamente varias direcciones de correo electrónico en mensajes y en invitaciones a reuniones. Consulta "Cómo crear grupos de contactos".

Para ver los detalles de los contactos personales:

En Mis contactos, selecciona el contacto.

Para ver los detalles de los contactos corporativos:

1. En el cuadro Buscar contactos, escribe una parte o todo el nombre del contacto. Se mostrará una lista de posibles coincidencias.

2. Selecciona el contacto.


Cómo añadir un contacto personal

1. Abre el administrador de contactos.

2. Haz clic en el botón Contacto nuevo situado en la parte superior izquierda del administrador de contactos:

3. Introduce la información del contacto en los campos correspondientes. Si quieres ver otros campos, haz clic en Añadir.

4. Haz clic en Guardar.

Nota: cada vez que respondas a un mensaje, reenvíes un correo o pases un mensaje de la carpeta Spam  a Recibidos, el administrador de contactos añadirá las direcciones de correo electrónico al grupo de contactos sugeridos.

                                                                                                             

Cómo crear grupos de contactos


Acerca de los grupos de contactos

Puedes utilizar grupos de contactos para organizar tus contactos y como listas de distribución personales, es decir, para enviar mensajes o invitaciones a reuniones a grupos de personas con las que tienes contacto a menudo, sin tener que escribir cada dirección.


Cómo crear un grupo de contactos

Puedes crear un grupo de contactos en tu administrador de contactos o, cuando redactes un correo electrónico o crees una invitación a una reunión, puedes crear rápidamente un nuevo grupo de contactos mediante el selector de contactos.

Para crear un grupo de contactos con el administrador de contactos:

1. Abre el administrador de contactos. Para obtener más información, consulta "Información básica sobre Contactos".

2. Haz clic en el botón Grupo nuevo situado en la parte superior izquierda del administrador de contactos.

3. Escribe el nombre del grupo.

4. Haz clic en Aceptar.

5. Abre Mis contactos y selecciona los contactos que quieras añadir al grupo. Por ejemplo:

6. Abre la lista desplegable Grupos situada en la parte superior derecha del panel.

7. Selecciona el grupo al que quieras añadir los contactos.

Para crear un grupo de contactos con el selector de contactos:

1. Cuando redactes un mensaje de correo electrónico, haz clic en el enlace Para: y se abrirá el selector de contactos.

Se muestra el selector de contactos:

2. En el cuadro Buscar mis contactos, empieza a escribir el nombre de uno de los contactos que quieras añadir al grupo. A continuación, haz clic en el nombre para añadirlo a la lista siguiente. Añade más contactos si es necesario.

3. Cuando termines, haz clic en Guardar como grupo.

4. Escribe el nombre del grupo y haz clic en Aceptar. Por ejemplo:

5. Para añadir el grupo a tu mensaje de correo electrónico, haz clic en Listo.


Cómo usar los grupos de contactos como listas de distribución

Para ahorrarte tiempo al enviar un mensaje de correo electrónico o una invitación a una reunión, utiliza tus grupos de contactos.

Para enviar un mensaje o una invitación a una reunión a todos los miembros de un grupo:

Realiza una de las siguientes acciones:

Para enviar un mensaje a determinados miembros de un grupo:

1. Cuando redactes un mensaje de correo electrónico, haz clic en el enlace Para: y se abrirá el selector de contactos.

2. Selecciona el grupo en la lista desplegable del selector de contactos:

3. Selecciona los contactos a los que quieras enviar la invitación. Por ejemplo:

Si deseas enviarla a todos los contactos del grupo, haz clic en Todo: