הרעיון שעומד מאחורי גוגל דוקס, הוא השיתופיות. ניתן לשלוח שיתוף קבצים, ופעמים רבות גם אחסון קבצים, במקרים בהם המשתמש שולח את הקבצים לעצמו, מתוך כוונה לפתוח אותם בעתיד בכל מקום, ללא תלות בחומרה.

גוגל אפשרו בפעם הראשונה, למשתמש לבוא אל המסמך, במקום שהמסמך יבוא אל המשתמש. זאת ועוד, אם בעבר רק עובדים במוסדות בעלי שרת פנימי, יכלו לשתף קבצים. הרי כיום של משתמש, בכל מקום בעולם, יכול לעשות זאת, בלי שום תלות בשום חומרה וללא תחזוקה, מעבר למחשב האישי.

בנוסף לכך, גוגל דוקס חושפים את התלמידים ואולי אף דורשים מהם, ללמוד כלים, שפעמים רבות הם לא נחשפים אליהם.

השימוש בגוגל דוקס אינו שימוש מורכב. המשתמש יכול לעבור הדרכה קצרה באופן עצמאי (באמצעות הדרכה כתובה או ביוטיוב) וכבר להתחיל לעבוד. השיתוף נותן לנו מספר אפשרויות כמעט בלתי מוגבל. החל מכתיבת עבודות שהתלמיד כותב ומשתף את המורה והמורה יכול תוך כדי העבודה כבר להעיר הערות ולתקן. וכלה בשימוש בטפסי הסקרים כדי לעזור לתלמידים לבצע עבודות מחקר, כאשר התוצאות מתקבלות מאורגנות לתוך קבץ המדמה את האקסל בתוך הגוגל דוקס. כל זאת מבלי לבזבז אפילו דף אחד בוודאי שניתן להעתיק את הנתונים לגליון אקסל ולהמשיך לעבד ולעבוד איתם.

ובנוסף לכל זה ניתן לחבר זאת לכלים נוספים של גוגל כמו google sites, פרסום באינטרנט ועוד.

הוראות שימוש בגוגל דוקס/פורמס

1.      הרשמה וכניסה לשירות

היכנסו לעמוד הכניסה של גוגל דוקס. במידה ויש ברשותכם חשבון בגוגל (לדוגמא, אם יש לכם כתובת דואר אלקטרוני של gmail) תוכלו להיכנס לשירות פשוט על ידי מילוי כתובת הדוא"ל והסיסמא. אם עדיין אינכם משתמשי גוגל, תוכלו ליצור לעצמכם חשבון חדש בעזרת מילוי טופס רישום קצר.

2.    הגדרת עברית

 כדי לכתוב מסמכים בעברית, עלינו להגדיר את השירות כך שיתמוך בהזנת כתב מימין לשמאל. כדי לעשות זאת, היכנסו לתפריט ההגדרות (Settings) בצד הימני העליון של העמוד הראשי. תחת לשונית בשם 'כללי' (General) נבחר בשפה האנגלית ואת איזור הזמן המקומי - Tel Aviv GMT+02:00. כעת יש לסמן V בתיבת 'הצג בקרת ימין-שמאל בעורך' (Show right to left controls in the editor). בנוסף, יש אפשרות לשנות את שם התצוגה שלנו בתיבה הבאה. אל תשכחו לשמור את השינויים בהגדרות באמצעות לחיצה על כפתור Save שנמצא בתחתית העמוד

3. יצירת מסמך חדש

המסמכים בגוגל דוקס מתחלקים ל-3 סוגים: מעבד תמלילים (Documents) בדומה לתוכנת ה-Word של מיקרוסופט אופיס, גיליון אלקטרוני (Spreadsheet) בדומה ל-Excel אצל המתחרים ומצגת (Presentation) בדומה ל-PowerPoint.

כדי ליצור מסמך חדש נפתח תפריט בשם 'חדש' (New) אשר נמצא בצד העליון השמאלי בעמוד הראשי.

תכונה שימושית נוספת שהשירות של גוגל מציע לנו נמצאת בלשונית Revisions, שם ניתן לצפות בטבלה המסכמת עבורנו את כל השינויים שעבר המסמך על פי הזמן שבו הוא נערך ומהות השינוי. נוכל לחזור אחורה לכל שלב בעריכת המסמך וכן להשוות את השינויים שנעשו בו.

כמו בכל מעבד תמלילים אחר, נוכל לצפות בתצוגה מקדימה של המסמך, להדפיס אותו או לשלוח אותו בדוא"ל. בנוסף, ניתן לערוך את המסמך בשפת HTML. בסיום כתיבת המסמך, נלחץ על 'שמור וסגור' (Save & close) כדי לחזור בחזרה לעמוד הראשי. כעת המסמך שיצרנו יופיע לפנינו במרכז העמוד הראשי.

 יתרון הכלי כאמצעי פדגודי - הגליון מדמה עבודה עם כלי אופיס – פעמים רבות התלמידים נרתעים משימוש בתוכנות מעבר לוורד. במקרה זה התלמיד נחשף לתוכנות אלו, ברמה הבסיסית שלהם, ולא עם הרבה תפריטים מאיימים. כך שהוא רוכש מיומנות של עבודה על מצגות, מעבד תמלילים וגיליון אלקטרוני, ואח"כ יכול להגר עם יכולות אלה, לאופיס של מיקרוסופט או לאופן אופיס.

4. חיפוש מסמכים

גוגל מתמחה בפיתוחן של טכנולוגיות חיפוש מדויקות ויעילות. גם בגוגל דוקס נוכל להשתמש ביכולות הללו כדי לאתר מסמכים שיצרנו. תיבת החיפוש נמצאת תמיד בשורה העליונה בעמוד הראשי לצד הלוגו של גוגל דוקס. ברגע שנתחיל להקליד בתוכה שם של מסמך, יופיעו במסגרת מתחת המסמכים המכילים את האותיות שהקלדנו. נוכל לבחור האם לחפש בתוך המסמכים שלנו (Search docs) או לחפש את הערך ברשת (Search the web). לאחר לחיצה על חיפוש במסמכים שלנו, תוצג רשימה של המסמכים המתאימים לערך החיפוש ונוכל למיין אותה לפי שם המסמך, התיקייה לה הוא שייך, התאריך בו נוצר וכו'.

5. שיתוף המסמך

לצורך שיתוף מסמך עם אחרים, יש ללחוץ לחיצה ימנית בעכבר על המסמך אותו אנו מעוניינים לשתף ולבחור מהתפריט באפשרות 'שיתוף' (Share). דרך אחרת היא להיכנס לעמוד העריכה של המסמך ולבחור בתפריט העליון הימני בשיתוף. שתי הדרכים יביאו אותנו לעמוד השיתוף. בעמוד זה נתבקש לבחור בין שיתוף המסמך עם אנשים כצופים (as viewers) או כמשתפי פעולה (Collaborators). בחירה באפשרות האחרונה תאפשר לאחרים לערוך את המסמך.

לאחר בחירת סוג השיתוף יש להוסיף את כתובות הדוא"ל של האנשים איתם אנו רוצים לשתף את המסמך. לפני שליחה, יש לסמן V בחלק התחתון של התפריט במידה ואנו רוצים לאפשר לנמענים שלנו להזמין אנשים נוספים שיוכלו לערוך את המסמך.

לאחר סיום מילוי טופס ההזמנה, נלחץ על Invite. לאחר מכן תפתח בפנינו מסגרת שבה נמלא את נושא ההודעה, ותוכן ההודעה (כמו בהודעת דוא"ל רגילה), מעבר לכך נוכל לסמן האם ברצוננו גם לכלול את המסמך עצמו כקובץ המצורף להודעה.

הכי חשוב, התלמיד לומד את ערכה של השיתופיות. לא עוד שיתוף של רכילות שטחית, כמו שלעיתים מתרחש בפייסבוק או באתרים אחרים. אלא שיתוף מתוך מטרה להעשרה אחד את האחר, וחתירה לעבר ביצוע של משימה משותפת.

6. פרסום המסמך ברשת

גוגל מאפשרת לנו לפרסם את המסמך שלנו ברשת. לצורך כך נבחר בלשונית בשם Publish הצמודה ללשונית Share. כעת נעבור לעמוד הפרסום. כל שעלינו לעשות הוא ללחוץ על 'פרסם מסמך' (Publish Document) ובתוך שניות ספורות העמוד יתעדכן ונקבל כתובת URL של המסמך שלנו. נוכל גם לסמן האם ברצוננו ששינויים שנערוך במסמך לאחר פרסומו יתעדכנו בכתובת שקיבלנו. את כתובת האינטרנט שקיבלנו נוכל להעתיק ולשלוח לחברינו או לצרף כלינק לאתרי אינטרנט כלשהם (בפורומים, צ'אטים וכו'). בכל רגע נתון בהמשך נוכל לחזור לעמוד הפרסום של כל מסמך ולבטל את פרסומו על ידי לחיצה על 'Stop publishing'.

7. פרסום המסמך בבלוג

גוגל דוקס מאפשרת לפרסם את המסמכים שלנו באופן אוטומטי כפוסט בתוך בלוג אותו אנו מנהלים. לצורך כך יש להגדיר בפעם הראשונה מספר הגדרות מתקדמות הכוללות: ממשק תכנות הבלוג (API), כתובת ה-URL של הבלוג (עם סיומת xmlrpc.php עבור בלוגים במערכת WordPress), שם משתמש וסיסמא, כותרת הבלוג (במידה וקיים יותר מבלוג אחד בכתובת). תוכלו לסמן גם האם ברצונכם לכלול את שם המסמך שאותו אנו מפרסמים בפוסט. לאחר מכן מומלץ ללחוץ על 'בדיקה' (Test) כדי לוודא שההגדרות נכונות. במידה והכל עבר בשלום, תוכלו לפרסם פוסטים בבלוג שלכם היישר מעמוד הפרסום של כל מסמך, על ידי לחיצה על Post to bloאם כן, מה היתרון של גוגל טפסים לנושא זה?

1. יצירה פשוטה וקלה של טופס בגוגל טפסים.

2. הפצת כתובת הטופס במייל לכל המורים בצוות.

3. המורים ממלאים הטופס ובעזרת פקודת "שלח" הטופס מתקבל.

4. והנה היתרון הגדול!!!!

 כל טופס הממולא על ידי מורה מצטרף לקובץ אקסל בגוגל-דוקס, שנפתח באופן אוטומטי, לכדי טבלה מסודרת.

 כעת כל מה שנותר הוא יצירת חיתוכים וסינונים בהתאם לצורך.

 כיוון שאין אפשרות סינון בגוגל דוקס באקסל  יש להעביר את הקובץ לגליון אקסל בתוכנת האופיס ואז לבצע את  

 הסינונים.

לגוגל דוקס מספר יתרונות הן למורים והן לתלמידים:

יתרונות עבור המורים:

1. המורים יכולים להעלות מסמכים ולעבוד איתם בשיתוף עם אחרים כאשר אין אינם תלויים בזמן ובמקום.

2. מורים בבתי ספר יכולים להשתמש בגוגל דוקס כדי לכתוב מטלות מקוונות ולהעלות אותן לאתר משותף

     שבו כל תלמידי הכיתה יכולים לצפות באינטרנט ולהוריד את המסמכים למחשב שלהם.

3. אפשר לקיים שאלונים מקוונים כאשר גוגל מעבדת עברונו את חתך הנתונים שהתקבלו.

4. היישום של גוגל דוקס הופך לפורטפוליו מכיוון שכל טיוטות עבודות הפרויקטים של התלמידים ( או מטלות

    ההגשה ) מאוחסנות בתיקיה שיתופית של הכיתה הנגישה למורה ולכל התלמידים.

יתרונות עבור התלמידים:

1. פיתוח יכולות הארגון המידעניות .

2. התלמידים לומדים את עקרון עץ-הנושאים וכיצד לארגן תיקיות נושאים לאחסון המטלות שקיבלו בכיתה או

    תכנים על-פי נושאים.

3. מלמד את השימוש הבסיסי של תוכנת ה WORD.

4. מאפשר עבודה שיתופית על מסמכים ותיקונים על ידי כמה תלמידים עמיתים השותפים לאותו אתר ייעודי    

     של גוגל, כאשר אינם תלויים בזמן ובמקום.

5. אפשר להעלות את המסמך המשותף בקישור אחד לאינטרנט ו/או לבלוג האישי של התלמידים.

חסרונות עבור מורים:

לא ניתן לעבד את הנתונים כפי שניתן לעבד אותם בתוכנת האקסל ויש צורך להעתיק אותם לגליון אקסל של תוכנת האופיס.


.

המשימה לקבוצה:

1. כנסו לחשבון הג'ימייל שלך (במידה ואין לכם חשבון בג'ימייל, עליכם לפתוח).

2. צפו  בסרטון המדריך כיצד להשתמש בגוגל טפסים.

3. קראו את הכתבות הבאות בנושא אי העלאת חיילים בחינם לרכבת בימי ראשון.

כתבה מתוך אתר YNET

כתבה מתוך אתר WALLA

4. בנו שאלון בנושא הכתבה, עלייכם להשתמש בשלוש האפשרויות שגוגל טפסים מאפשר.

5. כתובו חסרונות שמצאת בשימוש בכלי זה.

6. כתבו יתרונות שמצאת בשימוש בכלי זה.