Todo sobre calendarios en GoUmh

Dentro del recurso Calendario de GoUmh puedes crear y compartir tantos calendarios como quieras, y puedes, asimismo, suscribirte a otros calendarios para recibir las notificaciones y alertas de sus eventos.

Consulta directamente lo que quieras saber, clicando sobre cada elemento en este índice

1. Mi  calendario

2. Configuración de recordatorios de eventos

3. Configuración de respuestas a invitaciones

4. Vista del calendario

Vista Hoy

Vista Día

Vista Semana

Vista Mes

Vista 4 días

*Vista Agenda

5. Programación de una reunión

Para crear una reunión recurrente:

Invitación de los asistentes e introducción de la información de la reunión

Cómo añadir un archivo adjunto a la invitación de una reunión

Impresión del calendario

6. Crear otros calendarios

7. Visualización de calendarios

8. Compartir un calendario

Hacer público un calendario con cualquier usuario o de la UMH (Elche)

Compartir un calendario con determinadas personas

9. Publicar un calendario

10. Visualización del calendario de otro usuario

11. Suscribirse a un calendario

12. Impresión del calendario

13. Configuración de tu móvil en el calendario, para recibir alertas por SMS


1. Mi  calendario

Como usuario de GoUmh ya tienes un calendario con tu nombre. Dicho calendario es visible dentro del dominio GoUmh, pero en cualquier momento puedes modificar los permisos para hacerlo privado y verlo sólo tú y quien tú quieras.

1.  Accede a  calendar.goumh.es con tu cuenta GoUmh

2. Consulta MIS CALENDARIOS, en el que aparecerá uno con tu nombre de usuario, que ya puedes empezar a utilizar.

3. Consulta COMPARTIR CALENDARIOS para modificar los permisos de acceso a tu calendario,  o comenzar a compartirlo con quien tú quieras.

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2. Configuración de recordatorios de eventos

De forma predeterminada, los recordatorios de eventos de tu calendario están desactivados. Actívalos para recibir un mensaje a través de una ventana emergente o una notificación por correo electrónico antes de que se celebre una reunión.

Puedes configurar alertas generales para los distintos tipos de eventos en cualquiera de tus calendarios. La herramienta de Calendarios GoUmh ofrece tres tipos de alertas:

1. Desde el calendario para el que quieras configurar alertas, clica en la flecha desplegable y después en CONFIGURACIÓN DEL CALENDARIO.

2. Clica ahora en el menú RECORDATORIOS Y NOTIFICACIONES

3. En la siguiente pantalla tendrás acceso para:

Si ya has configurado previamente tu móvil para recibir recordatorios por sms gratuitos, te aparecerá a continuación tu número de teléfono vinculado. Consulta la Sección “configurar tu móvil” para hacerlo.

4. Guarda los cambios con el botón GUARDAR, arriba y abajo de esa página.

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3. Configuración de respuestas a invitaciones

Activa las respuestas a invitaciones si quieres recibir un mensaje de correo electrónico cuando una de las personas que hayas invitado a una reunión acepte o rechace tu invitación.

1. Abre Google Calendar.

2. Accede a la configuración del calendario clicando sobre él y seleccionando esa opción.

3. Desde NOTIFICACIONES / Seleciona cómo deseas recibir la notificación, elige la casilla de verificación Correo Electrónico correspondiente a RESPUESTAS A INVITACIONES.

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4. Vista del calendario

Haz clic en el enlace Calendar que aparece en la parte superior de tu ventana de Gmail para abrir Google Calendar. Si vas a "Semana", verás la vista semanal del calendario. Por ejemplo:

Con Google Calendar podrás ver la información del calendario por día, semana o mes. También puedes personalizar la vonfiguración de tu clanedario para mostrar tantos días como quieras en una única vista.

Para cambiar la vista del calendario, haz clic en las pestañas situadas en la esquina superior derecha simplemente bastará con clicar en estos botones:

Vista Hoy

En esta vista se muestra el día actual. Es la misma vista que día pero en concreto el día acutal.

Vista Día

En esta vista se muestran los eventos de un solo día sólo basta con clicar en DÍA. Puedes ayudarte de las flechas de la esquina superior izquierda para avanzar o retroceder de fecha.

Vista Semana

Se muestran los eventos de la semana actual.

Vista Mes

Se muestra los eventos del mes actual.

Vista 4 días

Muestra de forma predeterminada los cuatro días siguientes, aunque también se puede personalizar. Para crear esta vista del calendario pero personalizada deberás realizar los siguientes pasos:

1. Clica en el icono de la rueda dentada ubicado en la parte superior de cualquier página de Google Calendar.

2. Clica en CONFIGURACIÓN DE CALENDAR.

3. Asegúrate de que estás en la pestaña GENERAL.

4. En la sección VISTA PERSONALIZADA, seleccionar el rango temporal deseado en el menú desplegable.

5. Clica en GUARDAR.

Vista Agenda

Muestra todos los eventos agrupados por día.

En todas las vistas el día actual(hoy) aparecerá marcado con un fondo amarillo. Los eventos que duran todo el día aparecerán en la parte superior del día. En el caso de que haya más eventos de los que se pueden mostrar, aparecerá una flecha hacia abajo, en la que podrás clicar para mostrar dichos eventos. También puedes clicar en el botón “MÁS” situado a la izquierda para mostrar el área de eventos Todo el día.

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5. Programación de una reunión

Puedes programar una reunión haciendo clic en el enlace Crear evento o directamente en la vista del calendario.

1. Abre Google Calendar.

2. Sigue una de estas dos opciones:

Opción 1: en la esquina superior izquierda del calendario, haz clic en Crear evento para abrir la página de información del evento.

Opción 2: también puedes hacer clic en algún lugar del calendario para crear un evento de una hora de duración, o bien hacer clic y arrastrar el cursor para crear un evento que dure más de una hora. Después, escribe el título del evento en el cuadro. Por ejemplo:

Haz clic en Crear evento para que el evento se publique inmediatamente en el calendario, o en Editar detalles del evento para seguir configurándolo.

3. Introduce los datos del evento como, por ejemplo, la duración, si se va a repetir, lugar, descripción o  programa que se tratará, y adjunta los documentos relacionados con la reunión si ya los tienes en Google Drive.

 

4. Introduce la lista de invitados (un grupo o personas individuales, a través de su cuenta de correo), y especifica si han de recibir un email de aviso y pueden invitar a otros al evento.

5. Configura avisos-alertas específicos para el evento y pulsa el botón GUARDAR.

Para crear una reunión recurrente:

1. Abre la reunión.

2. Selecciona la casilla de verificación Repetir:

3. Elige las opciones del cuadro de diálogo "Repetir":

4. Haz clic en Finalizado.

Invitación de los asistentes e introducción de la información de la reunión

Si ya has programado y has publicado la reunión, puedes hacer clic en el título correspondiente del calendario para modificar su información:

Nota: cuando termines de escribir los datos de la reunión, haz clic en Guardar al final de la página.

Para invitar a los asistentes:

1. Abre la reunión.

2. Haz clic en la pestaña Ver disponibilidad:

3. En la pestaña Ver disponibilidad, haz clic en Invitados y escribe las primeras letras del nombre completo de uno de los asistentes para buscar su dirección en el directorio de tu empresa. Selecciona al asistente para añadirlo a tu lista Invitados:

Importante:

del calendario.

4. Consulta la disponibilidad de los asistentes. En la pestaña Ver disponibilidad se muestra si los empleados están libres u ocupados. El cuadro azul representa la hora programada para la reunión:

Si es preciso, utiliza las opciones de fecha y de hora de la parte superior de la pestaña para cambiar la hora de la reunión. Si lo prefieres, arrastra el cuadro azul a una hora que convenga a todos los asistentes.

Consejo: para mostrar u ocultar las reuniones de un asistente, haz clic en su nombre en la lista de invitados para anular su selección:

5. Si lo prefieres, puedes permitir o impedir a los asistentes que inviten a otras personas al evento o que vean quiénes son los demás invitados. Para ello, selecciona las opciones que aparecen debajo de la lista Invitados:

6. Para eliminar a un asistente, haz clic en la cruz azul que aparece a la izquierda de su nombre:

7. Haz clic en Guardar.

Google Calendar te preguntará si deseas enviar las invitaciones a los asistentes. Los asistentes pueden responder a la invitación y hacer comentarios.

Si quieres reservar una sala o algún otro recurso para la reunión:

1. Abre la reunión.

2. Haz clic en la pestaña Ver disponibilidad:

3. En la pestaña Ver disponibilidad, haz clic en Salas, etc. y, a continuación, realiza una de las siguientes acciones:

Busca en ella la sala o el recurso que quieras reservar. Por ejemplo:

Consejo: si quieres ver salas que ya se han reservado, no debes seleccionar la casilla de verificación "Mostrar solo los disponibles". Las salas disponibles se distinguen con un indicador verde y las que no lo están con un indicador rojo:

Recurso disponible:

Recurso no disponible:

5. Para reservar un recurso o para ver todas sus horas libres y ocupadas, haz clic en Añadir. Si debes cambiar la hora de la reunión, utiliza las opciones de fecha y de hora de la parte superior de la pestaña

Ver disponibilidad.

6. Haz clic en Guardar.

Si quieres crear un recordatorio de la reunión:

1. Abre la reunión.

2. En Recordatorios, elige el tipo de recordatorio que quieras (ventana emergente o correo electrónico)

y cuándo deseas recibirlo:

Para añadir más recordatorios, haz clic en Añadir un recordatorio.

Para crear una reunión recurrente:

1. Abre la reunión.

2. Selecciona la casilla de verificación Repetir:

3. Elige las opciones del cuadro de diálogo "Repetir":

4. Haz clic en Finalizado.

Cómo añadir un archivo adjunto a la invitación de una reunión

Para añadir un archivo adjunto a la invitación de una reunión, puedes añadir un enlace al archivo de tu intranet o a un documento que hayas creado en Google Docs o que hayas subido a este servicio. Ten en cuenta que, por el momento, Google Calendar no permite adjuntar archivos directamente a una invitación de reunión.

Para adjuntar un documento de Microsoft Office o PDF, primero debes subirlo a Google Docs (y, si quieres, convertirlo al formato de este servicio) y después añadir en tu evento la URL que genera Google Docs para el documento.

Si tienes habilitado Calendar Labs en tu dominio:

1. Abre la reunión.

2. Copia la URL que enlaza al documento en el campo Descripción:

Si no tienes habilitado Calendar Labs en tu dominio:

1. Comprueba que la opción Archivos adjuntos de los eventos de Calendar Labs esté habilitada. Para ello, haz clic en Configuración > Labs.

2. Abre la reunión.

3. En los detalles de la reunión, haz clic en Añadir archivo adjunto para abrir tu lista de documentos de Google Docs.

4. Selecciona uno o varios documentos y, a continuación, haz clic en Seleccionar.

El archivo adjunto se añadirá a la invitación. Por ejemplo, aquí tenemos una invitación a la que se ha adjuntado una presentación de Google Docs y un documento de Microsoft Word que se subió a Google Docs:

A continuación, haz clic en Invitación e introduce la información del evento. Sin embargo,

para reservar una sala, primero debes crear una invitación en tu calendario y, antes de

enviarla, añadir la información de la sala en el mensaje de correo electrónico.


Impresión del calendario

1. Comprueba que los calendarios que quieras imprimir estén seleccionados en la lista que aparece debajo de Mis calendarios. Si no lo están, selecciónalos para destacarlos.

2. En la parte superior de la vista del calendario, selecciona la vista que quieras imprimir, por ejemplo, Día o Semana, y haz clic en Imprimir.

En la ventana "Vista previa de la impresión del calendario", puedes seleccionar el tamaño de la fuente y la orientación de la página, entre otras opciones.

3. Selecciona las opciones que quieras y haz clic en Imprimir.

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6. Crear otros calendarios

Puedes crear todos los calendarios secundarios que quieras. Por ejemplo, puedes configurar un calendario y compartirlo con tu grupo de trabajo o con tu equipo. Cada calendario que crees se mostrará en tu lista Mis calendarios.

1. Accede a  calendar.goumh.es con tu cuenta GoUmh

2. Dentro de Mis Calendarios, clica en el botón CREAR NUEVO CALENDARIO

3. Completa la información sobre el calendario y selecciona la franja horaria de España peninsular (Madrid GMT+01)

 

4. Confirma la creación del calendario.

No olvides clicar en CREAR CALENDARIO

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7. Visualización de calendarios

1. Para identificar los distintos calendarios que puedes tener, te recomendamos diferenciarlos con colores.

2. Para seleccionar el color con el que deseas visualizarlo, clica sobre él y elige el que más te guste.

3. Además, todo calendario lo puedes  hacer visible o invisible, simplemente clicando sobre él. Cuando su color está oculto en la lista de calendarios, sus eventos no aparecen en el calendario.

En el ejemplo, DÍAS FESTIVOS se visualiza y todos los demás NO.

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8. Compartir un calendario

De forma predeterminada, la información "libre/ocupado" de tu calendario se comparte con todos los usuarios del dominio GoUmh. Puedes compartir información adicional con todos los usuarios o solo con algunos, o bien dejar de compartir los datos de tu calendario.

1. Abre Google Calendar.

2. En la lista Mis calendarios de la izquierda, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al calendario que quieras compartir y, a continuación, selecciona Compartir este calendario.

3. Selecciona las opciones para compartir que quieras utilizar en el calendario.

Si quieres, compártelo con otros usuarios Google incluyendo su dirección de email y especificando los permisos de acceso al calendario:

COMPARTIR CON DETERMINADAS PERSONAS 

También puedes hacerlo público en la web o sólo dentro del dominio GoUmh:

COMPARTIR ESTE CALENDARIO CON OTROS

Marca la opción que desees.

Hacer público un calendario con cualquier usuario o de la UMH (Elche)

Selecciona hacer público un calendario sólo si deseas compartir tu calendario con los demás. Para ello, deberás MARCAR Compartir este calendario con otros y también Hacer público este calendario para compartirlo con cualquier usuario.

En el caso, de que quieras compartir el calendario con las personas de la universidad MARCA Compartir este calendario con todas las personas de la organización Universidad Miguel Hernández de Elche.

Dentro de la opción Hacer público este calendario aparecerá un desplegable en el que puedes seleccionar:

Compartir un calendario con determinadas personas

También puedes conceder los siguientes niveles de acceso a personas determinadas para un calendario particular.

Con solo teclear el nombe de la persona ya te aparecerá todos los datos de dicha persona para poder compartir tu calendario. Además tendrás la posibilidad de asignarle los permisos que tu quieras.

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9. Publicar un calendario

Si quieres que otras personas puedan suscribirse a tu calendario sin necesidad de invitarlas tú, o simplemente ver tu calendario desde un site, has de compartir públicamente tu calendario.

1. Accede al menú de CONFIGURACIÓN DEL CALENDARIO:

2. Dentro de GoUmh tienes dos formas de hacer público un calendario:

Clica en la opción que desees.

3. Para que otros usuarios Google/GoUmh se suscriban a tu calendario, habrás de proporcionarles la dirección ical de tu calendario desde el menú DETALLES DEL CALENDARIO / DIRECCIÓN DEL CALENDARIO.

El resultado es:

4. Para incrustar tu calendario en un sitio web genérico, utiliza el código html de incrustación que tienes en DETALLES DEL CALENDARIO / INCRUSTAR ESTE CALENDARIO

5. Si lo pretendes incrustar en un Google Site, bastará con INSERTAR/CALENDARIO desde el propio site. Consulta el tutorial de Sites para más información.

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10. Visualización del calendario de otro usuario

Si otros usuarios han compartido sus calendarios contigo, significa que puedes ver dichos calendarios. Si un usuario todavía no ha compartido su calendario contigo, puedes enviarle una solicitud para que lo haga.

1. Abre Google Calendar.

2. En la lista Otros calendarios de la izquierda, empieza a escribir el nombre o la dirección del usuario en el campo Añadir el calendario de un compañero de trabajo. En la lista que aparece, haz clic en el usuario cuyo calendario quieras añadir.

Si el usuario ha compartido su calendario contigo, éste se mostrará en tu lista de Otros calendarios y los eventos correspondientes se mostrarán en tu calendario cuando tengas visibles sus eventos.

Si el usuario no ha compartido su calendario, se mostrará una página desde la que puedes enviarle una solicitud para que lo haga.

4. Si quieres, puedes modificar el mensaje predeterminado y después hacer clic en Enviar solicitud.

Consejo: para ocultar o mostrar los eventos del calendario del usuario en el tuyo, haz clic en su calendario en tu lista (se perderá el color del recuadro que lo precede).

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11. Suscribirse a un calendario

Si dispones de la dirección ical de un calendario, puedes suscribirte a él fácilmente, para recibir todas las notificaciones programadas sobre sus eventos.

1. Desde Calendar, acude a OTROS CALENDARIOS y clica AÑADIR POR URL

2. Cuando se abre el menú, pega la dirección ical del calendario al que te quieres suscribir, y clica en AÑADIR CALENDARIO.

3. Ya lo tienes accesible en el panel de OTROS CALENDARIOS. Visualízalo clicando sobre él.


12. Impresión del calendario

1. Comprueba que los calendarios que quieras imprimir estén seleccionados en la lista que aparece debajo de Mis calendarios. Si no lo están, selecciónalos para destacarlos.

2. En la parte superior de la vista del calendario, selecciona la vista que quieras imprimir, por ejemplo, Día o Semana, y haz clic en Imprimir.

En la ventana "Vista previa de la impresión del calendario", puedes seleccionar el tamaño de la fuente y la orientación de la página, entre otras opciones.

3. Selecciona las opciones que quieras y haz clic en Imprimir.

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13. Configuración de tu móvil en el calendario, para recibir alertas por SMS

Si quieres recibir alertas por SMS del Calendario de GoUmh, has de configurar tu número de teléfono siguiendo estas instrucciones.

1. Accede a calendar.goumh.es

2. Accede a la CONFIGURACIÓN clicando en la rueda que aparece en la parte superior derecha.

3. Consulta si tu operador incluye este servicio, y si es así, introduce tu número de teléfono móvil y solicita el servicio clicando el botón ENVIAR CÓDIGO DE VERIFICACIÓN.

4. Recibirás un sms en tu móvil con un código numérico que has de copiar en la casilla CÓDIGO DE VERIFICACIÓN.

5. Clica en FINALIZAR CONFIGURACIÓN. Se actualizará tu estado informándote de que se ha validado correctamente el número de teléfono.

6. Clica en el botón GUARDAR para finalizar el proceso.


Vicerrectorado de Estudios-Servicio de Apoyo Técnico a la Docencia y a la Investigación

Universidad Miguel Hernández de Elche

Consultas e incidencias técnicas - Tlf: 96 522 2483 - info@goumh.es