Operaciones básicas en Google Docs

 Presentaciones con Google Docs

Curso de actualización profesional en TIC para profesores

Escuelas San José - Curso 2010-2011

Índice:

A. Operaciones básicas con GDocs

1. Crear un documento

*Paso a paso: crear un documento desde una plantilla

2. Cambiar el nombre a un documento

*Paso a paso: cambiar el nombre a un archivo

3. Subir documentos

4. Ver y guardar documentos

5. Compartir un documento

*Paso a paso: compartir un documento

6. Publicar un documento:

*Paso a paso: Publicar documentos.

7. Organizar los documentos en colecciones

*Paso a paso: organizar archivos en colecciones

B. Presentaciones electrónicas.

*Paso a paso: Crear una presentación e insertar diapositivas.

*Paso a paso: Compartir un archivo.

*Paso a paso: Insertar y ordenar diapositivas.

*Paso a paso: Insertar Vídeo.

*Paso a paso: Insertar Imagen.

*Paso a paso: Importar diapositivas.

*Paso a paso: Embeber la presentación.

*Paso a paso: Enlazar la presentación.

Fuentes utilizadas: Ayuda de Google Docs, Curso del CPR de Coria.

Para familiarizarnos con la herramienta vamos a experimentar realizando nosotros mismos las operaciones. Si no te ves capaz de hacer el ejercicio haz clic en “ayuda”. El tiempo estimado para realizar las nueve tareas que se proponen es 2 horas para las operaciones básicas y 2h para las presentaciones.


A. Operaciones básicas con GDocs

1. Crear un documento

Es la operación más básica de todas. Partir de cero a la hora de crear un documento. Cuidado con el pánico de la hoja en blanco!!

Paso a paso: crear un documento desde una plantilla

Para crear un documento desde una plantilla hay que seguir tres pasos:

Obtenemos la siguiente pantalla, elegimos el documento deseado y le damos a “utilizar esta plantilla”:

2. Cambiar el nombre a un documento

Con el tiempo nos damos cuenta de que quizá sea necesario cambiar el nombre del archivo para añadir el curso en el que estamos o para diferenciarlo de otro.

Paso a paso: cambiar el nombre a un archivo

Para cambiar el nombre a un archivo podemos hacerlo desde dos lugares:

1º Desde el escritorio de Google Docs: Para cambiar el nombre de un archivo desde el escritorio, haremos doble clic encima de su nombre.

Posteriormente hacemos clic en la opción “Cambiar nombre".

La nueva pantalla que aparece en el navegador nos permitirá editar el nombre del archivo.

Ahora escribimos la nueva denominación del archivo y aceptamos.

2º Desde el archivo que tenemos abierto: en este caso sólo tenemos que hacer clic sobre el nombre del archivo y veremos que se activa la ventana  que nos permite hacer el cambio.

3. Subir documentos

Con la incorporación de los ordenadores al aula, el lápiz USB o pendrive ha pasado a ser un útil más que nos acompaña de casa al centro, y otra vez de vuelta a casa.

    Esta dependencia, el riesgo de pérdida o desprotección de los datos y la cuestión de los virus que se pueden propagar con el intercambio de memorias USB, se puede reducir en un alto grado con el uso de Google Docs.

    Además, este sistema presenta otras ventajas como puede ser la reducción del número de fotocopias y la facilidad de distribución. Aunque también presente inconvenientes como la dependencia de la conexión a internet y la pérdida de formato en algunas ocasiones en las que realizamos conversión del formato.

    Para ello, basta con subir a Google Docs los archivos que vayamos a usar en clase o en el centro.

rectas y angulos filetype:odt

Observa que los resultados de la búsqueda sólo producen documentos guardado en el formato .odt de Openoffice. Al hacer clic sobre uno de los resultados de la búsqueda se descarga el documento en tu ordenador.

Ahora usa la opción subir de Google Docs y observa las diferentes vías de subida: puedes subir archivos, carpetas enteras o arrastrar archivos a la lista (Sólo en Google Chrome y en Firefox con plugin). Al intentar subir un archivo por cualquiera de las vías posibles te preguntará si lo quieres convertir al formato de Google Docs o quieres dejarlo inalterado para su descarga posterior. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene activar esta casilla y convertir el archivo al formato de Google Docs? Responde en el documento “Ejercicios Google Docs” ayuda

4. Ver y guardar documentos

En mutitud de ocasiones nos llegan correos con adjuntos. Si nos fijamos bien en nombre del archivo adjunto veremos que junto a él aparecen generalmente dos opciones “ver” y “descargar”. Mediante la opción “ver” podremos visualizar el adjunto mediante Google Docs y si lo deseamos lo podremos guardar.

5. Compartir un documento

La ventaja fundamental de esta herramienta sin duda es la de colaborar en la edición de un documento y la posibilidad de publicarlo posteriormente para su visualización controlada.

Las opciones para compartir un documento -visibilidad- son cuatro:

  1. Público en la web: Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como público. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda (como la Búsqueda web de Google).
  2. Cualquier usuario que reciba el enlace: Cualquier usuario que conozca la dirección web de un documento de esta categoría puede verlo. No se indexa por los motores de búsqueda. Es seguro pero las personas que reciben el enlace lo pueden reenviar a  has enviado el enlace no lo reenvíen a su vez a terceras personas.
  3. Correo de Escuelas San José: personas con cuenta de @escuelassj.com, es decir todo el personal del centro.
  4. Los usuarios de Correo de Escuelas San José -Jesuitas- que reciban el enlace Pueden acceder al elemento únicamente los usuarios de Correo de Escuelas San José -Jesuitas- que reciban el enlace.
  5. Privado: podrá acceder el propietario(autor) del documento y todos aquellos a los que éste haya dado permiso explícito.

Además en cada uno de los modos anteriores puedes compartir los documentos para que los otros usuarios sean editores(con permiso para editar) o únicamente lectores(sólo pueden ver).

Puedes ampliar la información sobre el uso compartido en la ayuda de Google Docs.

Paso a paso: compartir un documento

1. Seleccionamos el archivo que queremos compartir y hacemos clic derecho sobre la misma o le damos a “acciones”, como prefiramos. Elegimos compartir.

Ahora:

1. Añadimos el correo de las personas con las que queremos compartir el documento

2. Elegimos los permisos que queremos darles: ver o editar

3. Damos al botón “compartir”

 

6. Publicar un documento:

Cuando publicas un documento, Google Docs crea una página web. Los usuarios que cuenten con el enlace podrán ver en ella el contenido de tu documento como si se tratara de una página web. Dado que la versión publicada de un documento es una página web con su URL correspondiente, dicha versión no se ve afectada por la opción de visibilidad que hayas elegido para tu documento.

Puedes visualizar la publicación web de este mismo documento aquí

Paso a paso: Publicar documentos.

1. Para publicar un documento, nos vamos al botón compartir y elegimos la opción “Publicar en la web”

2. Ahora elegimos bien las opciones de control de la publicación: ¿la publicación es restringida al personal del centro? o ¿debe ser visible para todos? ¿Cuando hagamos algún cambio en el documento queremos que la publicación se actualice automáticamente? A continuación le damos al botón de publicar.

3. Una vez hemos publicado el documento se nos mostrará la URL del documento publicado. Observa que es diferente a la URL del documento compartido.

7. Organizar los documentos en colecciones

Cuando trabajamos con un ordenador creamos una gran cantidad de archivos, que luego son difíciles de localizar o recordar cuál era el contenido de cada uno.

Para que estos problemas no supongan una pérdida de tiempo en nuestro trabajo podemos tener en cuenta las siguientes cuestiones:

  1. Escoger un nombre adecuado para el fichero
  1. No demasiado corto, pues nos faltará información sobre su contenido.
  2. No demasiado largo, pues no aparecerá completo en pantalla y tampoco tendremos información sobre su contenido.
  3. Añadir datos fundamentales que identifiquen al archivo, por ejemplo, curso académico, asignatura, tipo de documento, grupo... y que nos sirvan para catalogarlos.
  1. Clasificar los documentos en carpetas (se conocen como colecciones).
  2. No crear una estructura de colecciones excesivamente anidada en la que haya que subir y bajar un número de niveles excesivo.

Creamos una carpeta que vamos a llamar Formación TIC-”Tu nombre”.

Observa como al marcar la carpeta aparece en el marco derecho información sobre la misma.

Nombre y fechas de visualización y edición →

Descripción de la carpeta →

Pertenencia a colecciones →

Visibilidad y permisos →

Ahora organizamos los archivos “Ejercicios Google Docs” y el de “Rectas y ángulos” dentro de la colección que acabas de crear.

Paso a paso: organizar archivos en colecciones

La organización de los archivos en colecciones puede ser realizada por medio de dos vías:

1. Arrastrando los archivos de la lista del marco central a la colección en la columna de la izquierda.

2. Seleccionando el archivo o los archivos y eligiendo la opción “Organizar”.

Nos aparecerá el árbol de colecciones  y podremos elegir en qué colecciones queremos clasificar el archivo. Observa que , a diferencia de las carpetas, es posible clasificar un archivo en diferentes colecciones.

9. Compartir colecciones

Para ver cómo funciona el sistema para compartir colecciones, vamos a compartir una de ellas con un compañero.

Del mismo modo que has compartido antes archivos, comparte ahora la carpeta “Formación TIC” con un compañero. Observa que, ahora, los archivos del interior de la carpeta también están compartidos. Heredan los permisos de la carpeta.


B. Presentaciones electrónicas.

Cualquier aplicación de presentaciones electrónicas tiene el mismo objetivo, permitir la creación de un soporte para realizar una presentación, hacerlo de forma básica es sencillo y rápido, reflexionar sobre lo que se va a realizar o establecer efectos es lo que lleva más tiempo.

Las presentaciones electrónicas, además de mostrar información relevante o servir de apoyo en una exposición, también nos ayudan a organizar nuestras ideas a la hora de preparar la exposición, siempre y cuando intentemos realizar una presentación con un hilo conductor y coherencia.

Lo que vamos a hacer a realizar los siguientes ejercicios:

Paso a paso: Crear una presentación e insertar diapositivas.

 1º Dentro del escritorio de los docs presionamos sobre el botón de Crear nuevo y seleccionamos presentación electrónica.

2º Dentro de la presentación cambiamos el nombre, presionando sobre el texto “Presentación sin título”:

3º Insertamos 2 nuevas diapositivas. Para ello tenesmo unos botones en la parte izquierda justo sobre las miniaturas de las diapositivas.

 

Tambien se puede utilizar la opción dentro del menú Diapositiva, fíjate que en la parte derecha del menú aparecen las teclas que permiten hacer esto mismo desde el teclado:

Cuando insertamos una nueva diapositiva aparece una ventana que nos permite seleccionar el diseño de la diapositiva que se va a insertar, sólo tenemos que pinchar sobre el diseño que más nos guste:

4º Por último pondremos el nombre de las personas con las que compartiremos la presentación, haciendo clic sobre el texto correspondiente.

Paso a paso: Compartir un archivo.

En un apartado anterior ya se vio como se compartía una carpeta la forma de compartir un archivo es muy parecida:

1º Pulsamos en el botón de compartir que aparece arriba a la derecha y presionamos en Configuración de uso compartido...:

2º A continuación introducimos los nombres de las personas con las que queremos compartir el documento, fíjate que a medida que escribes un nombre aparece un listado con todas las personas que tienes en tu lista de direcciones, no hace falta que lo escribas entero:

Ya sólo que da darle al botón de cerrar.

Paso a paso: Insertar y ordenar diapositivas.

Ya hemos visto cómo se insertan diapositivas en la presentación, pero ¿cómo se ordenan?, muy sencillo. En primer lugar si se nos ha olvidado alguna diapositiva, podemos seleccionar la diapositiva anterior e insertar una nueva, se insertará a continuación de la actual.

Si ya tenemos todas las diapositivas que queremos, pero deseamos un orden alternativo, pincharemos y arrastraremos la diapositiva que queremos mover en la parte izquierda de la ventana, en las vistas en miniatura y la soltaremos en el lugar donde la queremos colocar:

Paso a paso: Insertar Vídeo.

Para colocar algo en una presentación previamente hay que realizar un trabajo de preparación. Como ya se ha dicho una presentación nos puede servir para ordenar nuestras ideas a la hora de realizar una exposición, pero el trabajo debe estar hecho antes de realizar la presentación, de lo contrario será un proceso muy largo y costo crear una presentación.

Una vez encontrado el vídeo deseado, que ilustrará con imágenes y sonido algo concreto lo colocamos en la presentación de la siguiente forma:

1º Pulsaremos la opción Vídeo del menú insertar.

2º Introduciremos las palabras clave de nuestro vídeo o el texto que aparece al final de la url en youtube:

Si tienes el vídeo abierto en youtube puedes buscarlo por el identificador del vídeo que aparece en la url que tienes en la barra de direcciones:

Fíjate que en este caso sólo aparecerá el vídeo que estás buscando:

Presionas Seleccionar vídeo y ya está.

Paso a paso: Insertar Imagen.

Para insertar imágenes tenemos dos posibilidades:

En cualquiera de los dos casos en el menú insertar tenemos la opición de imagen.

A continuación viene la posibilidad de elegir, si tenemos la imagen en nuestro ordenador, podemos subir la imagen.

O si la imagen está en una página web podemos copiar la url de la imagen y pegarla, esto último tiene el inconveniente de que al desaparecer la url perdemos la imagen, pero es más cómodo.

Para copiar la url de la imagen empleamos el botón derecho, y luego lo pegamos en el lugar correspondiente.

Y ya tenemos nuestra imagen. Si el diseño de la diapositiva está a dos columnas podemos dejar la imagen a un lado y el texto al otro, esto se tiene que elegir en el momento de insertar la diapositiva:

Información de la longaniza de aragón

Paso a paso: Importar diapositivas.

Evidentemente tenemos que tener unas diapositivas creadas para poder importarlas.

1º Debemos seleccionar la diapositiva a partir de la cual queremos que se inserten la nuevas diapositivas, en la parte de la izquierda en las miniaturas.

2º Presionamos en el menú insertar en la opción Importar diapositivas...

3º Seleccionamos la presentación de la que vamos a importar las diapositivas, o subimos una presentación si la tenemos en un archivo.

4º Después de seleccionar la presentación, seleccionamos las diapositivas que queremos importar, fíjate en dos cosas, bajo la primera diapositiva aparece la posibilidad de marcar todas las diapositivas y en la parte de la izquierda aparecen las diapositivas seleccionadas.

5º Una vez terminado el proceso de selección presionamos el botón Importar, que aparece en la parte inferior izquierda. Esto puede tardar un rato, dependiendo del número de diapositivas seleccionadas.

Paso a paso: Embeber la presentación.

Una vez tenemos una presentación vamos a colocarla dentro de la página de nuestra asignatura, o dentro de un blog o simplemente en otra página web.

1º Para ello desde la presentación nos vamos a la parte superior derecha donde pone compartir:

Presionamos en la opción de Publicar/Insertar.

Nos aparecerá una ventana que nos permite realizar muchas cosas, vamos por pasos:

2º Si lo que queremos hacer es embeber la presentación. ¿Qué es embeber?

Embeber es hacer que la presentación se vea dentro de una página web, como si fuera un gráfico o una imagen, junto con el resto de texto de la página, sin que se vea a pantalla completa. Se integra el elemento multimedia junto a los contenidos estáticos.

Para esto copiamos el código que aparece en la parte inferior bajo el texto: “Copia el código siguiente y, a continuación, pégalo en el código HTML de cualquier sitio web o blog.

Se selecciona el texto se copia y ahora es el momento de ir a la página de la asignatura.

3º En la página de la asignatura “Activamos la Edición” Agregamos un recurso “Etiqueta”

Aparecerá un procesador de textos:

Pulsamos sobre la tecla de Tabulación HTML

Y pegamos el código que hemos copiado en el paso 2º.

Le damos a guardar y ya tedremos nuestra presentación en la página de la asignatura.

4º En el caso en el no queremos que se vea la presentación directamente en la web de la asignatura o que tengamos varias presentaciones que queremos que se vean juntas, en lugar de utilizar el Recurso Etiqueta, emplearemos el recurso Componer una página web.

Esta vez tendremos que escribir un Nombre, que será lo que los alumnos veran en la web y sobre lo que tendrán que pinchar para acceder a la presentación.

Luego tendremos que pegar el código en el apartado de Componer una página web.

Si queremos que se vean los bloques del curso en la web que hemos creado seleccionamos la opción de Mostrar los bloques del curso. La presentación embebida ya no estará tan sola y la página se verá con algo más de cuerpo.

Paso a paso: Enlazar la presentación.

Para enlazar la presentación en la parte superior de la ventana de Publicar/Insertar tenemos un enlace que podemos copiar y pegar en otro recurso.

El Recurso que agregaremos en la página de la asignatura será Enlazar un archivo o una web:

De esta forma los alumnos podrán acceder a la presentación desde la página de nuestra asignatura, o le podremos enviar el enlace a una persona que queremos que la vea.

Para ello pegaremos la url (dirección que hemos copiado antes) en el apartado de Ubicación:

Para que no se pierda la página de la asignatura se pueden hacer dos cosillas:

Mantener visible la navegación en la misma página, con lo que se mantendrá la parte superior de la página de las escuelas

O que al pinchar en el enlace se abra una nueva ventana:

Ahora le damos a guardar y vemos el resultado.