Vigencia: 19/12/11

                                                                      Tutorial de Implementación de Gestión de Compra

Tutorial de Implementación de Gestión de Compras

ABM Empresas

Objetivo 1: Lograr ingresar la factura del proveedor y pagarla:

Categorías de IVA.

Establecimientos Propios

Forma de Pago en Cuenta Corriente

Cuenta Auxiliar de Fondos

ABM Proveedores

TRANSACCIONES DE COMPRA

Establecimiento Propio

Comprobante de Movimiento de Inventario

Comprobante de Transporte a Fondos

Modelo de Pasaje a Contabilidad

Talonarios

ABM Comprobantes de Compra

PAGOS

Establecimiento

Comprobante de Transporte a Fondos

Talonario

ABM Comprobantes de Pago

Objetivo 2: Lograr disponer registrado los precios de proveedores

Contratos de Precios

Talonarios de Contratos de Precios

ABM Comprobantes de Contratos de Precios

Objetivo 3: Lograr generar Ordenes de Compra y recepcionar las mismas

Establecimiento

Talonarios de Comprobantes de ordenes de compra a Proveedores

Depósitos

ABM Comprobantes de Ordenes de Compra

Objetivo 4: Lograr generar Requerimientos de compra a proveedores y asignar a quien se compra:

Requisiciones

Talonarios de Requisiciones

Establecimiento

ABM Comprobantes de Requisiciones

Objetivo 5: Lograr disponer de carpetas de compra de importación ( y otras ) y lograr el costo final, y el ajuste de la bienes correspondiente

Carpetas de Compra

Establecimiento

Talonarios de Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

ABM Comprobantes de Carpeta de Compras

Objetivo 6: Lograr generar solicitudes de cotización a proveedores y el ingreso de los valores cotizados

Cotizaciones a Proveedores

Talonarios de Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

Establecimiento

ABM Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

CARTERA DE VALORES A PAGAR

Objetivo 7: Lograr carga manuales de cheques liberados:

Objetivo 8: Cambiar el estado de los valores liberados

Establecimiento

Comprobante de Transporte a Fondos

Talonario

ABM Comprobantes de Aplicación de Valores

El presente documento se basa en dar un detalle del paso a paso necesario para realizar la implementación del módulo de Gestión de Compras.

Dentro de su contenido se encuentran links a las películas de capacitación y mención a los Manuales Correspondientes.

La base que se le entrega y, con la que va a comenzar a trabajar, cuenta con comprobantes modelo que le servirán de apoyo para crear los necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.

ABM Empresas

Antes de comenzar a parametrizar el módulo de Compras es necesario tener en cuenta que algunos puntos se manejan globlamente desde el ABM de Empresas. Para acceder ingresar a través de Información Global\Empresas\ABM Empresas.

Es conveniente consultar el Manual Quilate Generalidades y ABM Contexto de Compras en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/info/Infor.html para profundizar cada caso.

Con las flechas que se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla trasladarse hasta Contexto de Compras.

Objetivo 1: Lograr ingresar la factura del proveedor y pagarla:

En la primer parte de este Tutorial veremos como realizar la parametrización del Sistema para lograr ingresar las facturas de Proveedores.

El primer paso es realizar el ingreso de Proveedores al sistema, ésto se realiza ingresando a través de: Gestión de Compras\Proveedores\ABM de Proveedores.

Para dar de Alta Clientes en Quilate es conveniente primero tener cargados datos que son requeridos, como ser:

Categorías de IVA.

Este concepto se explica en detalle en el Tutorial de Conceptos Globales.

Establecimientos Propios

Los Establecimientos Propios pueden ser Sucursales dentro de la Empresa, para las que luego se les crearán los diferentes comprobantes de Venta a cada una, para luego poder, por ejemplo, agruparlas en informes.

Para dar de Alta Establecimientos propios consultar el Tutorial de Conceptos Globales.

Forma de Pago en Cuenta Corriente

Se utiliza para definir las Condiciones de Pago en Cuenta Corriente, para definir los vencimientos de los comprobantes de Compra. Una vez asociados a los Proveedores se aplicarán dichas condiciones en el momento de realizar las transacciones de Compra.

Para dar de Alta Formas de Pago en Cuenta Corriente consultar el Tutorial de Conceptos Globales.

Cuenta Auxiliar de Fondos

Si se va a utilizar el Módulo Contable o de Fondos, es necesario definir en el Proveedor  cuál será la cuenta que formará parte del asiento correspondiente. Si no estuviese asignada la cuenta el sistema tomará por defecto la cuenta que se encuentra definida en el modelo de Transporte.

Para realizar la parametrización de Cuentas de Fondos consultar el Tutorial de Implementación de Gestión de Fondos.

Retenciones de Ganancias

Si en la empresa realizan algún tipo de Retención de Ganancias, se ingresarán previamente en Quilate y se asignarán a los Proveedores, de este modo, se realizará en forma automática el cálculo de las mismas al momento del pago.

Para realizar la parametrización de Retenciones de Ganancias, se recomienda consultar el Tutorial de Implementación de Conceptos Globales.

Retención de ganancias honorarios profesionales:

Ver: http://quilate.blogspot.com/2008/12/retencin-de-ganancias-honorarios.html

1. ABM Proveedores

Una vez parametrizados los datos anteriores se está en condiciones de realizar la carga de Proveedores. Para ello es conveniente consultar:

1. ABM Proveedores de http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate Funcional, pags. 333 a 339.

Una vez ingresados los Proveedores con los que trabajará la Empresa procederemos a realizar la parametrización de Comprobantes de Transacciones de Compra.

TRANSACCIONES DE COMPRA

Para realizar cualquier tipo de Transacción relacionada con Compras, por ejemplo, Factura, Remitos, Notas de Crédito, Notas de Débito, etc. debe cargarse con anticipación los comprobantes correspondientes. La base preconfigurada cuenta con ejemplos de cada uno de ellos que podrán utilizarse como base para configurar el resto.

Antes de realizar la parametrización completa de los comprobantes se debe tener en cuenta que deben existir los siguientes datos:

Establecimiento Propio

Para el caso que la empresa trabaje con varias sucursales y que sea necesario que cada una utilice un comprobante propio, se configurará un comprobante para cada Establecimiento.

Por el contrario, si tiene varias sucursales pero la pagos se realizan en forma unificada,

se configurará un comprobantes por Sucursal con el mismo Establecimiento, el que realizará los pagos, pero diferentes talonarios. (Ver ABM Talonarios).

Ya se explicó en este documento la parametrización de este concepto.

Comprobante de Movimiento de Inventario

Si es necesario que el comprobante de Compras realice Movimiento de Stock se debe asociar un Comprobante de Movimiento de Inventario.  Dicho Comprobante se debe configurar a través de:

Gestión de Stock y Listas\Movimientos de Inventario\Comprobantes de Inventario\ABM Comprobantes de Inventario.

Se recomienda Consultar Tutorial de Implementación de Stock y Listas.

2.             Comprobante de Transporte a Fondos

Si la empresa utilizará el Módulo de Fondos, deberá asociar a los comprobantes de Compras el Modelo de Transporte a Fondos para aquellas transacciones que realicen dichos movimientos, por ejemplo, Compras Mostrador o Compras en Efectivo. De este modo Quilate realizará el asiento correspondiente al modelo.

Se recomienda Consultar Tutorial de Implementacíón Módulo de Fondos.

Modelo de Pasaje a Contabilidad

Si la empresa utiliza el Módulo de Contabilidad, es necesario asignar el modelo de pasaje a Contabilidad para todos aquellos comprobantes con los que se realizarán Transacciones de Compra en Cuenta Corriente.

Para profundizar en la creación de Modelos de Pasaje de Asientos contables se recomienda consultar el Tutorial de Implementación de Contabilidad.

Talonarios

Los talonarios se utilizan en Quilate para determinar la numeración física de los comprobantes.

Para realizar la configuración de los talonarios de Venta consultar:

1. Manual Quilate Funcional, pags. 391 a 393

ABM Comprobantes de Compra

Finalmente se está en condiciones de realizar la parametrización de los Comprobantes de Compra que utilizará la empresa, para ello se recomienda consultar:

1. ABM Comprobante de Compra en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate Funcional, pags. 394 a 398.

Una vez que se ingresaron los Comprobantes de Transacciones de Compra, estamos en condiciones de realizar pagos a Proveedores.

PAGOS

Para realizar Pagos es necesario crear los comprobantes correspondientes, para ello se recomienda contar con anticipación con los siguientes datos:

3.          Establecimiento

Como se vio en puntos anteriores si la empresa utiliza Pagos para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

Comprobante de Transporte a Fondos

Si la empresa utiliza el Módulo de Fondos, deberá asociar a los comprobantes de Pagos el Modelo de Transporte a Fondos. De este modo Quilate realizará el asiento correspondiente al modelo.

Se recomienda consultar Tutorial de Implementación de Gestión de Fondos.

Talonario

Para asignar el tipo de numeración con el que trabajarán los Comprobantes de Pago debe crearse el talonario correspondiente. Para ello se recomienda consultar:

1. Manual Quilate Funcional, pags. 427 a 429

ABM Comprobantes de Pago

Finalmente, se está en condiciones de realizar la parametrización de los Comprobantes de Pago que utilizará la empresa, para ello se recomienda consultar:

1. ABM Comprobantes de Pago en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate Funcional, pags. 430 a 431.

Para terminar de definir los pagos solo queda pendiente la configuración de Cuentas Bancarias, Chequeras y Tipos de Efectivo, tres herramientas necesarias para la efectivización de Pago a Proveedores. En los puntos siguientes se detallará cada uno de ellos.

ABM Cuentas Bancarias

Las Cuentas Bancarias es la definición de los datos de las cuentas que posee la empresa para la realización de sus transacciones bancarias, a estas cuentas se les asignará luego las chequeras correspondientes, en caso que las posea; y será sobre las que se podrán realizar giros o transferencias y conciliaciones para el control de los movimientos.

Para realizar la parametrización de Cuentas Bancarias se recomienda consultar:

1. Manual Quilate Generalidades, pags. 360 a 363.

4.          ABM Chequeras

Las chequeras sirven para emitir los cheques propios al realizar los Pagos a Proveedores, en el momento de realizar el pago se deberá seleccionar de qué chequera estamos seleccionando el cheque.  A través de las chequeras podremos mantener la numeración de nuestros cheques. De ser necesario para realizar la impresión de cheques Quilate dispone de un modelo de impresión que se podrá adecuar según las necesidades.

Para realizar la parametrización de las chequeras se recomienda consultar:

1. ABM Chequeras en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/parametrizacion/parametrizacion.html
2. Manual Quilate Generalidades, págs. 364 a 367.

ABM Tipos de Efectivo

Los tipos de Efectivo se definen en Quilate para determinar las formas de Efectivo que utilizará la empresa para realizar transacción de Ventas Mostrador, Cobranzas, Compras Contado o Pagos, los tipos de Efectivo más comunes podrían ser Pesos y Dólares.

Para parametrizar los tipos de Efectivo se recomienda consultar:

1. ABM Tipos de Efectivo en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/parametrizacion/parametrizacion.html
2. Manual Quilate Generalidades, pags. 289 292.

Probablemente en su empresa sea necesario dejar registrado los pedidos que se realizan a los Proveedores, para ello es necesario contar con Órdenes de Compra, las mismas servirán luego para realizar un control contra la mercadería recibida, por ejemplo, en un remito.

Objetivo 2: Lograr disponer registrado los precios de proveedores

Contratos de Precios

Si se desea mantener Listas de Precios pactadas con los Proveedores, es necesario crear Contratos de Precios, se pueden definir varios de ellos por Proveedor pero solo uno de ellos estará vigente al momento de realizar las transacciones de Compra.

Para dar de Alta Contratos de Precios es necesario contar con anticipación con los siguientes datos:

5.          Talonarios de Contratos de Precios

Para determinar la numeración de los Contratos de Precios se ingresan al sistema los talonarios, se recomienda consultar:

1. Manual Quilate Funcional, pags. 344 a 345.

ABM Comprobantes de Contratos de Precios

Para realizar el alta de Comprobantes de Contratos de Precios, se recomienda consultar:

1. ABM Comprobantes de Contratos de Precios en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate funcional, pags. 341 a 343.

Objetivo 3: Lograr generar Ordenes de Compra y recepcionar las mismas

Las Ordenes de Compra son pedidos formales de mercadería realizados al Proveedor. Para poder realizar estas transacciones es necesario contar con Comprobantes de Ordenes de Compra para los que se deberá contar con los siguientes datos:

Establecimiento

Si la empresa utiliza Contratos de Venta para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

Talonarios de Comprobantes de ordenes de compra a Proveedores

Para determinar la numeración de los Comprobantes de Ordenes de Compra se deben configurar en el sistema los talonarios correspondientes.

Depósitos

Los depósitos se utilizan en las Ordenes de Compra para informar en que depósito se recepcionará la mercadería.

Para realizar la Alta de depósitos se recomienda consultar: Tutorial de Implementación de Stock y Listas.

ABM Comprobantes de Ordenes de Compra

Una vez ingresados los datos anteriores se puede proceder a la carga de los Comprobantes de Ordenes de Compra.

Para ello se recomienda consultar:

1. ABM Comprobantes de Ordenes de Compra en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate Funcional, pags. 377 a 379.

Dentro de lo que es el manejo de las Ordenes de Compra en Quilate se encuentra la Recepción de Ordenes de Compra, para ello es necesario definir Comprobantes de Compra con Rol Remito. Este tipo de Comprobante se define dentro de las Transacciones de Compra tal como se detalló en éste Tutorial en la sección ABM Comprobantes de Compra.

Objetivo 4: Lograr generar Requerimientos de compra a proveedores y asignar a quien se compra:

Requisiciones

Si en la empresa se utilizan pedidos internos que expresan necesidades de compra de artículos, por diferentes sectores, dichas necesidades se ingresan a través de Requisiciones.

Para utilizar Requisiciones es necesario contar con Comprobantes a tal efecto, se necesitarán entonces los siguientes datos:

Talonarios de Requisiciones

Para determinar la numeración de los Comprobantes de Requisiciones se ingresan al sistema los talonarios, se recomienda consultar:

1. Manual Quilate Funcional, pags. 354 a 356.

Establecimiento

Si la empresa utiliza Contratos de Venta para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

1.           ABM Comprobantes de Requisiciones

Una vez ingresados los datos anteriores puede realizarse el ingreso de comprobantes de Requisiciones.

Se recomienda consultar:

1. ABM Comprobante de Requisiciones en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
2. Manual Quilate Funcional, pags. 357 a 359.

Objetivo 5: Lograr disponer de carpetas de compra de importación ( y otras ) y lograr el costo final, y el ajuste de la bienes correspondiente

Carpetas de Compra

La carpeta de Compra se utiliza básicamente para aplicar al valor final de la mercadería adquirida otros gastos necesarios para su adquisición. Por ejemplo, fletes, gastos de importación, etc.

Como todo tipo de transacción se deben cargar Comprobantes de Carpetas de Compras. Para ello es necesario contar con los siguientes datos:

Establecimiento

Si la empresa utiliza Carpetas de Compras para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

Talonarios de Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

Para determinar la numeración de los Comprobantes de Carpetas de Compras se deben configurar en el sistema los talonarios correspondientes, se recomienda consultar:

1. ABM Talonarios de Carpeta de Compras en http://www.quilate-erp.com/capac/Carpeta/Carpeta.html

ABM Comprobantes de Carpeta de Compras

Finalmente se está en condiciones de realizar la parametrización de los Comprobantes de Carpeta de Compras que utilizará la empresa, para ello se recomienda consultar:

1. ABM Comprobante de Carpeta de Compras en http://www.quilate-erp.com/capac/Carpeta/Carpeta.html

Objetivo 6: Lograr generar solicitudes de cotización a proveedores y el ingreso de los valores cotizados

Cotizaciones a Proveedores

Si se desea realizar y tener control de los pedidos de Cotizaciones que se realizan a Proveedores es necesario contar con Comprobantes de Cotizaciones. Para ello se debe contar previamente con:

Talonarios de Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

Para determinar la numeración de los Comprobantes de Requisiciones se ingresan al sistema los talonarios.

Establecimiento

Si la empresa utiliza Contratos de Venta para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

ABM Comprobantes de Cotizaciones a Proveedores

Del mismo modo que en todas las transacciones que se manejan en Quilate para las Cotizaciones de Proveedores es necesario definir Comprobantes de Cotizaciones.

CARTERA DE VALORES A PAGAR

A través de este punto se realiza el mantenimiento de todos los valores que se emiten para pagar a Proveedores, ya sea en Compras Mostrador o en Operaciones de Pago.

Objetivo 7: Lograr carga manuales de cheques liberados:

Es probable que al iniciar las actividades con Quilate la empresa posean cheques emitidos con anterioridad a la fecha de lanzamiento y sea necesario incorporarlos al sistema para su posterior control y cambio de Estado de los mismos.

Para ello se realizará el prodecimiento a través de Gestión de Compras\Cartera de Valores a Pagar\Cheques\Ingreso Manual de Cheques Propios. Una vez ingresados los valores los cheques ingresarán con Estado Emitido y podrán ser utilizados, por ejemplo, en la Conciliación Bancaria.

Para realizar el ingreso manual de Cheques es necesario contar con los siguientes datos:

Chequera

Como se explicó en éste Tutorial es necesario contar con chequeras para el control de la numeración de los cheques propios emitidos. En este caso que se ingresan los cheques en forma manual quizás sea necesario configurar la numeración de la Chequera como MANUAL.

Comprobante de Cambio de Estado

La parametrización de los Comprobantes de Cambio de estado fue detallada anteriormente en este documento. Cabe recordar, que dichos comprobantes además de realizar el cambio de estado del valor en cuestión, pueden realizar un movimiento de fondos de si trabaja con el módulo de Gestión de Fondos.

Para realizar el ingreso Manual de Cheques se recomienda consultar:

1. Emisión de Cheques en http://www.quilate-erp.com/capac/compras_dos/Compras_segunda.html
2. Manual Quilate Funcional, pág. 448.

Objetivo 8: Cambiar el estado de los valores liberados

En el momento de realizar la entrega de un valor, éste quedará en Quilate con estado Emitido, el cambio de estado de los cheques no es otra cosa que pasar a los cheques de un estado a otro, por ejemplo en este caso, de emitido a Depositado o viceversa.

Para realizar cualquier cambio de estado de los valores es necesario contar con Comprobantes de Cambio de Aplicación de Valores. Para ello se recomienda contar con los siguientes datos:

Establecimiento

Como se vio en puntos anteriores si la empresa utiliza Comprobantes de Aplicación de Valores para cada sucursal, éstas deben estar cargadas previamente en el sistema. Los pasos para su parametrización se detallan en el Tutorial de Conceptos Globales.

Comprobante de Transporte a Fondos

Si la empresa utiliza el Módulo de Fondos, deberá asociar a los comprobantes de Aplicación de Valores el Modelo de Transporte a Fondos. De este modo Quilate realizará el asiento correspondiente al modelo.

Se recomienda consultar Tutorial de Implementación de Gestión de Fondos.

Talonario

Para asignar el tipo de numeración con el que trabajarán los Comprobantes de Pago debe crearse el talonario correspondiente. Para ello se recomienda consultar:

2. Manual Quilate Funcional, pags. 463 a 464.

ABM Comprobantes de Aplicación de Valores

Finalmente se está en condiciones de realizar la parametrización de los Comprobantes de Aplicación de Valores que utilizará la empresa, para ello se recomienda consultar:

3. Comprobantes de Aplicación de Valores en http://www.quilate-erp.com/capac/menus/compras/compras.html
4. Manual Quilate Funcional, pags. 460 a 462.

Casos Especiales:

Importar retenciones y percepciones Arba:

Ver: http://quilate.blogspot.com/2008/09/ingresos-brutos-provincia-de-buenos.html