CÓMO UTILIZAR LOS DOCUMENTOS DE GOOGLE
Google docs nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.
Las principales ventajas de Google Docs son:
- Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.
- La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.
En esta unidad nos ocuparemos de los documentos de texto.
ÍNDICE
I. Cómo acceder y crear nuestro primer documento
II.- Administrar documentos
3. Abrir un documento para editarlo
6. Abrir un documento para editarlo
10. Marcar con estrella y eliminar elementos
III.- Uso compartido
1. Propietarios, colaboradores y lectores
2. Añadir colaboradores y lectores
3.Compartir con la lista de contactos de Gmail
IV.- Publicación de documentos
I. Cómo acceder y crear nuestro primer documento
- Acceso:
Tras abrir el navegador, accedemos a Docs desde nuestra página de inicio:
Si no estamos en nuestro ordenador, podemos acceder desde nuestro correo de gmail:
Nos aparecerá una ventana como esta:
Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos nuestra dirección de GMail, y en la casilla inferior nuestra contraseña. sólo nos queda pulsar el botón Acceder.
(Aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques)
Como aún no tenemos ningún documento, sólo podemos crear o subir un documento nuevo.
- Nuevo documento
Vamos a ver cómo crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto. Para ello haremos clic en el desplegable Nuevo.
Google docs nos permite la creación de cinco elementos:
- Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios.
- Documento, un documento de texto.
- Presentación, basada en diapositivas.
- Hoja de cálculo.
- Carpeta, para organizar nuestros elementos.
Como queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento.
Se abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador, en la que nos aparece una pantalla c
omo ésta (en el caso de documentos de texto):
Por defecto, el documento toma el nombre de la primera línea escrita en este caso "DOCUMENTO DE TEXTO". Si queremos cambiar el título, desplegamos archivo y cliqueamos la opción cambiar nombre. En el cuadro de diálogo que aparece tecleamos el nuevo título. Así lo hacemos y lo cambiamos por el de PoéTICa (u otro).
En cuanto a tratamiento de textos, inserción de imágenes y vínculos, etc., docs funciona como cualquier procesador de textos. Si te surge alguna duda, puedes consultar aquí:
Y, con mucho más detalle, aquí.
Escribe un documento sencillo relacionado con un tema de Latín, Griego e Historia de la Filosofía. Inserta al menos una imagen, una tabla y un vínculo. Cambia el nombre por el de PoéTICa (u otro) |
Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
En la parte superior derecha nos aparecen los botones .
Guardar: Guarda el documento y nos permite seguir trabajando. Podemos hacerlo rápidamente con las teclas Ctrl + S.
Guardar y Cerrar: Guarda el documento y cierra la ventana.
Al cerrarse la ventana del documento, volvemos a la pantalla inicial de Google Docs. Si no la ves, búscala en la barra de tareas o en las pestañas del navegador.
Ahora nuestro documento PoéTICa nos aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualiza la ventana con el botón Actualizar
II. Administrar Documentos
1. La pantalla de inicio
Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de inicio. A todos los documentos se accede desde esta pantalla, en la que también podemos administrarlos:
En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas formas de clasificar los documentos.
Por ejemplo, pulsando en Soy el propietario mostrará sólo los documentos de los que somos propietario, pulsando en alguna carpeta, se mostrarán sólo los que tenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se mostrarán todos. También podemos ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada.
Los documentos aparecerán listados en el recuadro de la derecha:
- En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento.
- En la columna Carpetas / Uso compartido, aparece en verde el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento.
- En Fecha se muestra la fecha de la última modificación.
Por defecto, aparecen ordenados por fecha, el más reciente primero.
2. Seleccionar documentos
Un documento seleccionado es aquel que está marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que lo deseleccionemos.
Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada, y el título del documento aparecerá sobre fondo azul.
Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre . Volviendo a hacer clic, quitamos la selección.
3. Abrir un documento para editarlo
Se abre un documento al hacer clic sobre su nombre. Se abrirá la pantalla de edición, y podremos modificar el documento. En el caso de documentos PDF, solo podremos abrirlos para verlos, pero no editarlos.
4. Seleccionar documentos
Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos.
Un documento seleccionado es aquel que está marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que lo deseleccionemos.
Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada, y el título del documento aparecerá sobre fondo azul.
Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre . Volviendo a hacer clic, quitamos la selección.
Si por ejemplo, hay 23 documentos, en la parte inferior derecha de la pantalla aparece:
Pulsando en Los 23, seleccionamos todos los documentos listados, y pulsando en Ninguno, los deseleccionamos.
5. Crear un elemento nuevo
Ya vimos, que para crear un nuevo documento, basta con hacer clic en el botón Nuevo. Al abrirse el desplegable, escogemos un tipo de documento o una carpeta, según lo que queramos crear.
Si hemos elegido un documento, éste se abrirá en una nueva pestaña en blanco, mostrando en la pantalla de edición, en el que podemos comenzar a trabajar.
6. Abrir un documento para editarlo
Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde está su nombre. Al hacerlo, se abrirá la pantalla de edición, y podremos modificar el documento.
En el caso de documentos PDF, solo podremos abrirlos para verlos, pero no editarlos.
7. Vista previa
Al abrir un documento en Vista previa, se muestra como si fuese una página Web, sin menús de edición. Puede servirnos para darle un vistazo final a cómo quedará el documento antes de invitar a un lector, publicarlo, o imprimirlo. Accedemos a ella desde el desplegable Compartir.
Basta cerrar la ventana para volver a edición.
8. Subir archivos
Otra opción que nos permite Google Docs, es la de subir un archivo desde fuera de Google Docs para trabajar con él en línea.
Al pulsar el vínculo Subir en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo.
Crea un documento en tu procesador de textos. Guárdalo y súbelo a Google docs, con el nombre PoéTICa II (u otro II). |
Volvemos a la pantalla de inicio pulsando el enlace << Volver a Google Docs.
9. Carpetas
Podemos crear carpetas para clasificar nuestros documentos. Son útiles para agruparlos por temas. Un documento puede estar en varias carpetas, puesto que añadirlos a la carpeta equivale a etiquetarlos.
Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos:
- Para crear una carpeta:
Cliqueamos en Nuevo, y elegimos Carpeta.
Se abrirá una carpeta llamada Nueva carpeta.
- Personalizar una carpeta:
Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre ella en el árbol de la izquierda. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene.
Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus características.
Para introducir un documento en una carpeta, basta con seleccionar el elemento, situar el cursor sobre él y arrastrarlo hacia la carpeta. Si se ha hecho correctamente, el nombre de la carpeta aparecerá en verde al lado del elemento.
También se puede mover un elemento desde el menú contextual (click con el botón derecho):
Crea una carpeta con el nombre "textos" y mueve PoéTICA y PoéTICA II a ella. Haz una captura con el resultado. |
10. Marcar con estrella y eliminar elementos
La marca de estrella es una opción que nos permite resaltar aquellos documentos o carpetas a los que les queramos prestar una atención especial.
Consiste en un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento.
Podemos marcarla / desmarcarla pulsando el icono para activarla, y volviendo a pulsar en el icono para desactivarla.
Para eliminar un elemento, podemos hacerlo también desde el menú contextual (botón derecho) El elemento irá a la papelera, de donde podremos rescatarlo si lo volvemos a necesitar.
III.- Uso compartido
1.-Propietarios, colaboradores y lectores
Propietarios
- Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores.
- Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso de los colaboradores y de los lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.
Colaboradores
- Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso).
- Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.
Lectores
- Pueden ver la versión más reciente de un documento, de una hoja de cálculo o de una presentación, pero no realizar cambios.
- Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de cálculo o de la presentación.
Obtén más información sobre cómo eliminar colaboradores y lectores de documentos, de hojas de cálculo o de presentaciones.
Acceso con cuentas de Google
Documentos y hojas de cálculo: si se publican o si se accede a ellos mediante invitación, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google.
Presentaciones: cualquiera puede verlas si se publican. Los invitados necesitan una cuenta de Google.
2.-Añadir colaboradores y lectores
Existen dos maneras de compartir Google Docs: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.
- Compartir desde la lista de documentos
- En la lista de documentos selecciona la casilla situada junto a los elementos que quieras compartir y haz clic en el botón Compartir.
- Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.
- Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable.
- Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitación (esto es opcional).
- Compartir directamente desde un documento
- Haz clic en Compartir > Compartir con otros usuarios.
- Selecciona como colaboradores o como lectores, según prefieras.
- Escribe la dirección de correo electrónico o las listas de correo que desees añadir.
- Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores.
- Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto en el cuadro que aparece en pantalla y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en Cancelar. Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.
Compartir con la lista de contactos de Gmail
Cuando invites a otros usuarios a que editen o vean una hoja de cálculo, documento o presentación, tu lista de contactos de Gmail se utilizará para proporcionarte un acceso fácil mediante la escritura rápida de los nombres y direcciones de correo electrónico. Esto significa que, siempre que escribas el nombre de un usuario que esté incluido en tu lista de contactos de Gmail, su dirección de correo electrónico se completará automáticamente en el cuadro de invitación una vez que hayas escrito las primeras letras.
Los mismos procedimientos se pueden utilizar para compartir carpetas.
Comparte uno de los documentos creados con Aristóteles (como colaborador) y comparte también la carpeta (como lector) |
IV.- Publicación de documentos
Colaboración: Publicación de documentos
En Google Docs, con la publicación podrás poner tu documento a disposición de todo el mundo. Una vez que hayas publicado el documento, la hoja de cálculo o la presentación en una página web, obtendrás una URL que podrás compartir con quien quieras.
El contenido que publiques no aparecerá en el índice de búsqueda de Google; no obstante, puede que otros motores de búsqueda indexen los documentos publicados.
Para publicar los documentos, haz clic en el menú desplegable Compartir situado en la parte superior derecha y selecciona Publicar como página web. A continuación, haz clic en Publicar documento.
Si envías la URL de la versión publicada del documento, de la hoja de cálculo o de la presentación a colaboradores, éstos no podrán efectuar modificaciones. En cada caso, verán lo siguiente:
- Documentos: se muestra una versión sin barras de herramientas disponibles.
Nota: no se pueden publicar archivos PDF.
RESUMEN DE TAREAS:
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Fuentes : Aulaclic y Ayuda de Google