Administración, gestión y comercialización de la PYME 1º Automoción
UNIDAD V LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
1. LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
Como consecuencia de que el hombre vive en sociedad se ha visto la necesidad de dividir el trabajo entre sus diferentes miembros, lo que ha hecho posible la especialización con el consiguiente aumento de la productividad, la consecución de una mayor calidad de los productos obtenidos y a un menor coste.
En una empresa las operaciones precisas para la obtención del producto son numerosas y se necesitan personas especializadas para diferentes tareas, que deberán ser coordinadas para que cada uno de ellos cumpla con una actividad diferente y pueda llegar así a una finalidad que es la obtención del producto. Si cada empleado tuviese que realizar él sólo todas las operaciones, la producción se vería reducida. Por todo ello, podemos afirmar que la división del trabajo es la razón misma de la organización, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organización que distribuya las distintas tareas entre los trabajadores.
En este tema vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la organización de la empresa, identificando las concepciones diversas que existen sobre diseño de organizaciones.
2. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa: edificios, máquinas, materiales, personas…, en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen.
Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organización adecuándola a esos objetivos y a la situación en las condiciones específicas en que se encuentre.
A partir de ahora, sólo nos referiremos a la relación que guardan las actividades de los hombres que trabajan en la empresa.
El primer paso en la organización de la empresa será la definición o descripción de los puestos de trabajo, así como la asignación de responsabilidades y posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de los niveles de jerarquía o escalas de autoridad que es lo que se llama estructura. (Ver fig. 11.1)
2.1 .NIVELES DE ORGANIZACIÓN
Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de organización según la dimensión de la empresa y según el ámbito de supervisión de subordinados que pueda controlar el jefe. Si ésta es pequeña y tiene pocos empleados podrán ser dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y teniendo más trabajadores se tendrán que ir constituyendo mandos intermedios, que irán aumentando conforme se incrementa el número de subordinados.
Fig. 5.1
La base de la pirámide representa los trabajos con tareas totalmente ejecutivas. Según se van subiendo escalones las tareas ejecutivas van reduciéndose en cada nivel, a medida que se amplían las tareas directivas.
Los grupos de personas comprendidas en este triángulo pueden estar entrelazadas entre sí de distintas formas lo que da lugar a distintas estructuras.
Cuando la tarea a ejecutar se realiza por una sola persona no se presentan problemas, pero si se exige la participación de varias personas es necesario organizarla.
Con este sistema de relaciones se pretende que:
Dentro del sistema deben existir:
Ambas estarán implícitas o bien se pueden plasmar en un documento escrito.
c) Unos manuales de instrucción y capacitación.
d) Una cultura de la empresa, es decir, un conjunto de costumbres y maneras de actuar que de forma explícita o implícita están guiando y condicionando las decisiones de la empresa.
Todo ello marcará la estrategia a seguir.
2.2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Son pautas con fines orientativos para la dirección de la empresa. Es necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la elección de una estructura.
Entre muchos principios que podríamos citar destacamos los siguientes:
3. EL ORGANIGRAMA
El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la empresa, captada en un momento de su vida.
Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar.
La estructura de organización es como una red de comunicación a través de la cual se transmite información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:
Esta dependencia se expresa colocando al superior en un rectángulo inmediatamente encima del que representa al subordinado y la relación entre ambos mediante una línea vertical.
Comunicación de mando | Comunicación de información |
Descendente | Ascendente |
3.1. CLASES DE ORGANIGRAMAS
1) Por su finalidad:
2) Por su amplitud:
3) Por el contenido:
4) Por la disposición gráfica:
4. DEPARTAMENTALIZACIÓN
Concepto
Es la agrupación de puestos de trabajo homogéneos en unidades organizativas con el fin de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los objetivos marcados. Está directamente relacionada con el tamaño de la empresa y con la complejidad de las operaciones, actividades y funciones.
En una empresa nos podemos encontrar con las siguientes áreas o funciones:
5. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos, ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organización.
Cada empresa tiene su propia estructura organizativa en función de sus objetivos, de su tamaño, de sus productos y de la coyuntura que atraviesa.
1. Estructura jerárquica o lineal
Este modelo se apoya al máximo en el principio de jerarquía basado en la “unidad de mando”, en la que cada individuo responde a su inmediato superior de los subordinados que tiene debajo de él, y a su vez éste depende exclusivamente de su inmediato superior, solo del cual podrá recibir órdenes.
Los poderes se concentran en el mando supremo, que se van delegando para que conforme se va decreciendo en el nivel jerárquico, se van limitando. Ejemplo típico de esta organización es la militar. Esta organización es típica de las PYME.
Ventajas
| Inconvenientes
|
2. Estructura funcional
Surge con el fin de superar los límites de la estructura jerárquica pura y su incapacidad a las crecientes exigencias de especialización. Su característica fundamental es que los subordinados, de los niveles inferiores, en vez de estar conectados a la dirección a través de un único punto (el superior inmediato) recibe las órdenes, instrucciones y la asistencia que necesita directamente de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales desarrolla una función particular, en la que es especialista. De ahí precisamente la denominación de estructura funcional.
Esta estructura es bastante utilizada en las pequeñas y medianas empresas cuando existen especialistas bien coordinados.
Ventajas
| Inconvenientes
|
3. Estructura mixta o jerárquica-funcional
Se basa en la distinción entre jefes con autoridad (tipo jerárquico) y técnicos especialistas que deben ser oidos antes de tomar una decisión (tipo funcional). En este caso, el jefe con autoridad recibe los informes de los técnicos (llamados staff) y bajo su responsabilidad toman la decisión pasando al encargado la orden de ejecutarla.
La función del staff consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar técnicamente a las unidades de mando. No está autorizado ni para dar órdenes ni para tomar decisiones.
En el organigrama se representa mediante trazos discontinuos.
Pueden darse dos alternativas en las ayudas de los staff:
Sirve a un gran número de departamentos y funciones diferentes, por lo que cada departamento de este staff está especializado en una clase de ayuda (personal, contabilidad, técnico-informático, marketing, jurídico, fiscal, calidad, etc.).
Ventajas
| Inconvenientes
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4. Estructura por comité
Las decisiones se llevan a cabo en grupo y no de forma individual, repartiéndose la responsabilidad entre las personas que lo forman.
Ventajas
| Inconvenientes
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5. Estructura matricial
Este tipo de organización adopta una estructura compleja, en forma de matriz de doble entrada, en la que se utilizan dos variables organizativas, por ejemplo funciones y proyectos, estableciéndose enlaces entre ellas.
Cada empleado tiene al menos dos jefes: el gerente funcional, de tipo jerárquico y el gerente del proyecto.
Cuando en un enlace se produce una colisión de competencias, se establece un sistema de jerarquías, como por ejemplo, se puede dar prioridad a la consecución de los proyectos sobre las funciones.
6. Estructura por divisiones
Este modelo ha surgido por las necesidades de la dirección moderna de la empresa, ante un crecimiento diversificado de las misma de naturaleza multiproducto, multimercado y multiplanta.
Una división es una unidad organizativa típica de las grandes empresas, que actúa como una “cuasi-empresa” con sus propios departamentos y objetivos, pero dependiendo de otra unidad superior, la dirección general.
Los criterios más utilizados para realizar divisiones en una empresa son los siguientes:
1. Productos.
2. Mercados.
- Áreas geográficas.
- Tipos de consumidor.
3. Funciones o procesos.
4. Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados.
5. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Todo el estudio realizado hasta este momento sobre organización corresponde a una estructura constituida, es decir, a una estructura de organización formal representado por los organigramas. Este esquema externo está globalmente constituido con vistas a la consecución de un objetivo común.
La organización informal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personal que se encuentran en contacto mútuo, constituyendo un grupo social cuyo origen es por lo tanto espontáneo, no organizado con vistas a un objetivo.
Se crea así, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados líderes informales) y subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los rechazados.
Cada individuo tiene así una posición precisa, que deriva justamente de sus interacciones con los restantes miembros del grupo.
En las relaciones entre los empleados se desarrollan ideas y valores comunes, por ejemplo las aspiraciones que se persiguen y la actitud hacia los superiores; costumbres y rutinas habituales que no han sido formalmente establecidas, cubriendo incluso lagunas de la organización formal.
Se establece una comunicación informal en la empresa que es incluso más fluida que la de la organización formal. Esta información puede ser exacta, pero también pueden circular comentarios que pueden afectar seriamente a la empresa.
Lo ideal es que coincidan la estructura formal e informal y que los jefes formales sean también líderes informales, si no logran el que se reconozca la estructura informal deben evitar choques frontales en los que aún teniendo el poder y la fuerza provocarán una guerra de guerrillas de los grupos informales que repercutirán en la marcha de la empresa.
En resumen, en la organización informal confluyen, pues, intereses personales contrapuestos que no pueden ser manifestados en la estructura oficial, aunque deben se aceptados y conocidos por la dirección, tratando de que apoyen los objetivos generales de la empresa.
ACTIVIDADES
TERUEL: Sede central y fabricación de teléfonos portátiles para automóviles.
CASTELLÓN: Fabricación de emisoras de radio para radioaficionados y para embarcaciones.
HUESCA: Fabricación de teléfonos portátiles para automóviles y antenas parabólicas para TV.
ZARAGOZA: Fabricación de antenas parabólicas para TV.
SORIA: Fabricación de emisoras de radio para radioaficionados.
TARRAGONA: Fabricación de emisoras para embarcaciones.
Sección 1.ª: Cuentas de la empresa.
Sección 2.ª: Compras y Ventas.
Sección 3.ª: Administración, Relaciones Publicas, Financiación y Contratos.
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