COMO TERCEIRIZAR SERVIÇOS DE SEGURANÇA

Atualmente o que encontramos no mercado são empresas com necessidades de reduzir seus custos. Mas quando tratamos de serviços, esta redução deve chegar até um limite onde não ultrapasse a razão da existência de uma empresa, ou seja, a sua prosperidade, obtida através da manutenção da integridade de seus contratos. Isso se dará somente se a contratada tiver condições de honrar seus compromissos sociais, tributários e financeiros e ainda, proporcionar crescimento para seus colaboradores.

Hoje existe uma grande campanha contra a clandestinidade, mas precisamos mais que isso, há necessidade de conscientização por parte do mercado como um todo para os preços. O que hoje pode parecer “barato” amanhã pode custar muito caro, tendo em vista que no caso da extinção da prestadora, todo o passivo trabalhista passa ser de responsabilidade direta da contratante.

Nos últimos anos muitas prestadoras deixaram de existir, isso por terem adotado políticas de preços inexeqüíveis para atender ao mercado, além do passivo trabalhista que fica ao encargo da contratante, muitos funcionários destas foram lesados moral e financeiramente.

Assim o cuidado ao contratar vai além da legalidade, a contratante deve ter como requisito a forma de gestão da prestadora, ou seja, como são geridos os recursos humanos, financeiros e operacionais. Dentro desta perspectiva, podemos perceber que a documentação da empresa demonstra como são honrados os seus compromissos, já a referencia dos seus clientes, fornecedores e colaboradores refletem a qualidade do seu atendimento. As planilhas abertas, não menos importantes, evidenciam como é a política de formação de preço, se a legislação é respeitada e se todos os encargos e insumos estão sendo contemplados. Empresas éticas são responsáveis e não deixam de cumprir com todas as suas obrigações trabalhistas, tributárias e sociais.

Outro ponto a salientar é que as contratantes devem ter muito claro nesta contratação o que esperam contratar: Apenas a mão de obra ou a segurança? No primeiro caso, é importante a presença no seu quadro funcional de um gestor de segurança com conhecimento na área, pois será este quem vai definir as diretrizes e o escopo dos serviços. Será responsável pela implantação, acompanhamento e avaliação da equipe, não cabendo aqui responsabilizar a prestadora pelos erros causados por decisões equivocadas que provoquem algum tipo de dano às pessoas ou ao patrimônio da contratante. Quando se terceiriza a segurança de fato, a prestadora assume toda essa responsabilidade. Assim quem tomar para si esta gestão, deve estar capacitado para analisar, tratar e/ou administrar os riscos existentes.

Para facilitar o processo de contratação dos serviços de segurança e torná-lo mais pratico e eficiente, abaixo algumas dicas:

1ª FASE:  LEGALIDADE QUANTO AO FUNCIONAMENTO

Quando uma empresa deseja terceirizar os seus serviços de segurança ou trocar a prestadora atual, deve tomar algumas precauções. A primeira delas é verificar se as selecionadas estão autorizadas a atuar no estado em que será prestado o serviço pela Polícia Federal. Antes de convidá-las a participar da concorrência consulte o site do Sindesp que disponibiliza a relação das empresas autorizadas. Lembre-se que para cada estado é necessária uma autorização específica e que a de um estado não é válida para todo território nacional.

2ª FASE: HOMOLOGAÇÃO DAS PRESTADORAS

Sabendo quem está autorizada, antes do processo da concorrência propriamente dito, faça a homologação das participantes, assim evita-se perda de tempo em receber propostas de empresas que não estão com seus débitos sociais e tributários em dia ou daquelas que estão irregulares perante os órgãos pertinentes.

Esta fase o contratante deve solicitar uma relação de documentos conforme segue:

Verificar autenticidade no site: www.receita.fazenda.gov.br

Verificar autenticidade no site:  www.caixa.gov.br

Verificar autenticidade no site: www.previdenciasocial.gov.br

Solicitar informações ao Sindicato Patronal do Estado

Solicitar telefone de contato dos clientes para verificar a qualidade dos serviços

Todas as empresas que estiverem aptas, ou seja, apresentaram todos os documentos válidos são chamadas para a terceira fase: Apresentação de Propostas Comerciais.

Importante: Atenção para a data de validade dos documentos e também para autenticidade das informações que estão disponíveis nos sites.

 3ª FASE: PROPOSTAS COMERCIAIS

As propostas devem ser elaboradas com base num escopo bem claro e objetivo criado pelo gestor de segurança da contratante, caso não exista esta função, chamar as participantes a realizarem uma visita técnica. O ideal é que todas sejam atendidas ao mesmo tempo, isso para garantir a imparcialidade de informações. Além de conhecer a unidade a ser atendida, devem obter as seguintes informações:

Um cuidado muito importante é o de verificar as atividades a serem realizadas, visto que apenas a vigilância armada ou desarmada é regulamentada e autorizada pela Polícia Federal para exercer a função dentro dos limites do patrimônio da contratante. As demais funções são auxiliares, podem apenas observar e não agir. São elas: Portaria, Recepção, Controle de Acesso, Vigia, etc.

Após a realização da visita técnica ou do envio do escopo dos serviços por parte do gestor de segurança, a contratante deve disponibilizar um e-mail para que as participantes possam enviar suas dúvidas, as quais devem ser respondidas rapidamente e de forma clara, com cópia para todas as demais concorrentes. Desta forma o processo torna-se mais transparente e imparcial.

O tempo para entrega de propostas deve ser em média de 7 dias contados a partir da visita técnica ou do envio do escopo por parte do gestor de segurança, assim todas as participantes têm condições de elaborar uma proposta mais adequada à realidade da empresa.

Quando do recebimento das propostas a contratante deve verificar as discrepâncias de preços, ou seja, ter a percepção dos exageros tanto para cima como para baixo. Quando uma prestadora apresenta valores muito aquém da média é preciso ter muita atenção e verificar se não está deixando de contemplar algum custo, o que pode gerar conseqüências indesejáveis para a contratante, como assumir um passivo trabalhista futuro, já que legalmente, é um contrato de responsabilidade solidária e subsidiária.

Junto com a proposta comercial, sempre que possível solicitar planilha de custos aberta para comparação. Interessante que sejam individualizadas por postos unitários para facilitar as verificações. Abaixo os itens que devem constar em tais planilhas:

No caso de a empresa ignorar algum custo, solicitar justificativas com bases legais e avaliar com muito critério.

4ª FASE: CONTRATAÇÃO DOS SERVIÇOS

Uma vez escolhida a prestadora, antes de anunciar a vencedora, é importante discutir todos os itens da proposta e certificar-se que esta terá condições de atender ao contrato de forma satisfatória e com a qualidade esperada. Ao elaborar o contrato a contratante deve evidenciar todos os requisitos, prazos e forma de avaliação. Importante o envolvimento do jurídico para avaliar todas as clausulas.

Depois da contratação, cabe à contratante monitorar e acompanhar não somente os serviços, mas também as obrigações trabalhistas, sociais e tributárias. Verificando todos os meses, os seguintes documentos:

 Todos os documentos devem ter suas cópias arquivadas mês a mês pelo tomador dos serviços, comprovando assim o cumprimento de todas as obrigações previdenciárias e trabalhistas.

Outra forma de acompanhamento é saber do próprio funcionário da prestadora sobre sua satisfação e verificar com o mesmo se este está sendo respeitado em seus direitos com relação aos seus recebimentos e também a forma que se dá o atendimento e o tratamento por parte da mesma.

Ao acompanhar o desempenho da gestão de pessoas, operacional, administrativo e financeiro da prestadora, a contratante minimiza os riscos de problemas futuros. Lembrando que quando uma empresa não está bem financeiramente o principal indício é o atraso no pagamento dos funcionários, na entrega de vale alimentação, nos depósitos de fundo de garantia e nos recolhimentos do INSS.

SILVIA FERREIRA NETTO, Consultora e Instrutora de Segurança; Técnica de Segurança Patrimonial / UFPR; Graduada no Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Segurança Pública – Universidade do Sul de Santa Catarina - UNISUL; Atua a 10 anos na área da segurança privada; Sócia-diretora da Ferreira Netto Assessoria e Consultoria; Instrutora credenciada pela DPF – Departamento da Polícia Federal; Instrutora Centro de Formação de Vigilante - Cursos Profissionais de Segurança – CPS; Associada da ABSEG – Associação Brasileira de Profissionais de Segurança; Consultora de Segurança CONSEG-Boqueirão -Ctba; MBS – Master Business Security; Analise de Riscos; Processos de Segurança Patrimonial e Investigações e Fraudes Empresariais B&A / FAPI/SP – Planos de Segurança – SEGPLUS; Gerenciamento de Riscos Corporativos/ ABSEG-SP; Prevenção do Crime através do Desenho Urbano/ CREA-PR; Honra ao Mérito Acadêmico/96 – FAE; Participação em diversos congressos, seminários e palestras de Segurança e Gestão de Riscos