CONTROL DE INVENTARIOS
Recuerda que el primer paso para manejar cualquier aplicación es hacer una adecuada implementación, te sugerimos que revises el siguiente enlace http://clauserp.com/ayuda/como-empezar-software-erp-contabilidad.php
Al registrar las compras de productos clasificados en cuentas de inventario, el sistema automáticamente llevará el control de las unidades compradas y su respectivo costo promedio del mes.
El inventario de mercancía aumenta con el registro de:
- Compras
- Devoluciones en Ventas
- Altas de Mercancía
El inventario de mercancía disminuye con el registro de:
- Ventas
- Devoluciones en compras
- Bajas
- Consumo manual
Tienes varias opciones que veremos detalladamente a continuación:
- Traes un inventario en saldos iniciales.
- Tu empresa es nueva y tu inventario es comprado con el capital
Nota: para ambas situaciones, recuerda que lo primero que debes hacer es crear tus artículos para la compra y venta, todos los que tengas en inventario.
Para el caso 1 SALDOS INICIALES.
En la implementación en la opción “Crea el capital o tus saldos iniciales”, como en este caso traes un balance inicial allí tendrás la opción de cargar el valor en dinero que corresponde al inventario:
Importante: Claus solo maneja para inventarios las cuentas “Mercancía no fabricada por la empresa y Materia prima”
Como se ve en la imagen de arriba el balance te va a pedir que detalles el inventario, es decir que describas las cantidades y valores unitarios de la mercancía.
también puedes usar los el archivo de excel si tu inventario es muy extenso.
Lo necesario es registrar todo el inventario hasta que complete el valor total registrado en la cuenta principal, de lo contrario no podrá cerrar sus saldos iniciales porque le aparecerá detalle pendiente.
Una vez tengas creado tu inventario, al cerrar el mes lo podrá consultar por la aplicación de inventarios dentro de tu empresa.
Recuerda que Claus es automático, por lo tanto al realizar facturas de venta y compra de inventario se irá actualizando, para ver reflejados estos movimientos es necesario cerrar los meses.
Para el caso 2 CAPITAL Y COMPRA DEL INVENTARIO.
- Hacer el registro de capital normalmente en el menú de implementación.
- Crear los artículos para la venta en las cuentas de inventario.
Al registrar una compra de los artículos clasificados en esas cuentas el inventario se moverá automáticamente, lo mismo al registrar ventas.
Al cerrar el mes verás reflejado este inventario.
Efectivamente se ven reflejadas las cantidades compradas.
Recuerda que se debe registrar un inventario físico al menos una vez al año.
Informes inventarios:
- Inventario actual de mercancía no fabricada:
Se refiere a las unidades que tienes en tu inventario, según el sistema, es decir el toma el inventario inicial y lo suma con las compras, le resta las ventas y si haces altas o bajas de mercancía también las tiene en cuenta.
Registro de Inventario Físico
Ingrese a Inventarios de clic en Nuevo:
Diligencia los campos “ Capturar, Editar o Reportar Inventario Físico”
Al registrar el inventario físico, claus te mostrará qué diferencias hay entre tu inventario contable y el físico, lo ideal es que no hayan, sin embargo se pueden dar averías o pérdidas en el inventario o también sobrantes.
Se recomienda realizar un seguimiento a los productos que presentan diferencias con el fin de identificar su origen, el cual puede estar representado en pérdida de mercancía, daño o mercancía obsequiada que aún no ha sido registrada. Si la empresa tiene registro de fichas técnicas (ficha de consumo), realice una revisión para identificar que sus componentes se encuentran registrados en la cantidad y unidad de medida correcta.
Hacer un seguimiento a sus faltantes y sobrantes le permitirá identificar las causas reales por las cuales se presentan diferencias con respecto al inventario actual de ClausERP.com.
El inventario de ClausERP.com es calculado tomando como base el inventario físico de diciembre del año anterior, por lo tanto los inventarios físicos que registre en el transcurso del año le servirán para identificar en qué productos se está presentado diferencias.
Como cuadrar el inventario físico para que sea igual al inventario actual de ClausERP.com?
El inventario puede cuadrarlo mediante el registro de documentos de Altas y Bajas |
Cuando el Inventario Actual es Superior al Físico: Registre un documento de Alta, con los productos que faltan. Registre un Documento de Baja con los productos que sobran. |
Cuando el Inventario Actual es Inferior al Físico: Registre un Documento de Alta con los productos que sobran. |
Cuando la empresa Vende productos que Fabrica, deberá hacer un registro de la ficha técnica (ficha de consumo). En la cual se identificará cada uno de los componentes de materia prima necesarios para la elaboración del producto. Basado en esta ficha técnica, el sistema descargara del inventario de materia prima y mercancía no fabricada, de cada uno de los componentes en las unidades de medida allí registrados.
Cuando realice el proceso de cierre de mes, ClausERP generara un comprobante de costos de ventas. (basado en las cantidades vendidas y su costo promedio de compra o fabricación).
Inventario Físico:
Su empresa podrá registrar un inventario físico mensual de sus materias primas, productos terminados y mercancía no fabricada por la empresa.
ClausERP.com requiere que se reporte como mínimo un inventario físico al año, el cual debe registrarse en el mes de diciembre. Este inventario fisico registrado, es la base para el año siguiente.
Su empresa podrá registrar durante el año, los inventarios físicos mensuales que estime conveniente.
ClausERP.com, le informará mediante el reporte de faltantes y sobrantes, en cuales productos se presentan diferencias.
Recuerde que las devoluciones en ventas aumentan las cantidades de inventario de materia prima y mercancía no fabricada por la empresa, por lo tanto, si existen devoluciones donde el material utilizado o el producto vendido es imposible recuperarlo, se recomienda hacer un documento de baja donde se especifique el motivo de este ajuste.
Al efectuar el cierre contable, ClausERP.com valora el inventario fisico de acuerdo a los costos unitarios promedio de compra, que se sacan de todas las compras registradas durante el mes, de manera ponderada, es decir basado en unidades compradas y el precio unitario de compra.
Con el inventario fisico valorado, ClausERP.com verifica el saldo del inventario en la contabilidad y realiza el ajuste automatico del inventario a favor o a cargo, mediante comprobante contable , pues da por verdadera la cifra del inventario fisico reportado y que fue valorado como se indico anteriormente.
En los informes de costos del inventario físico, teórico y ajuste de inventario en la aplicación de costos, usted podrá verificar en detalle las operaciones realizadas de valoración y ajuste contable del inventario físico reportado para cada uno de los artículos del inventario; y en el balance, por ver detalle, puede constatar que el inventario físico valorado, cuadra con la cifra del saldo de la contabilidad.
Si se presentan diferencias significativas en el comprobante de ajuste de inventario, es preciso que verifique los precios unitarios de compra y las cantidades en su correspondiente unidad de medida, que están en las facturas originales, para identificar problemas de digitación y entrar a corregirlos antes de efectuar el cierre contable nuevamente. Conviene verificar igualmente que el inventario físico esta bien digitado en ClausERP.com.
Tenga en cuenta que los cambios significativos en los precios del mercado o en los precios unitarios de artículos convertidos a moneda nacional, consignados en las facturas de compra, pueden incidir de manera importante en el comprobante de ajuste de inventario que realiza de manera automática ClausERP.com, al efectuar el cierre contable.
ClausERP.com no ofrece, un control de inventario de producto terminado (porque no tenemos un sistema de control de producción), por lo tanto toda venta se descarga según la ficha técnica del producto terminado (materia prima / mercancía no fabricada por la empresa).
El Producto terminado solo se afecta cuando se realiza un inventario físico reportando al final del periodo el inventario físico, esto para las empresas que quieran ver reflejado en su balance general el valor contable y detalle de sus productos terminados. Igualmente puede ser afectado mediante notas contables que solo afectan la parte contable.
Reportes de Inventario
ClausERP le permite observar en cualquier momento los saldos de inventario, de manera consolidada o independiente por producto a través del Kardex.
ClausERP le permite ajustar su inventario, de acuerdo al inventario físico reportado. Utilice el informe de faltantes y sobrantes de inventario, alli podrá observar las diferencias presentadas entre el inventario real (Físico) y el inventario Teórico (Inventario que debería Tener) y tomar la decisión de dar de alta o baja los productos que presentan diferencia.
INVENTARIO INICIAL EN PLAN DE FACTURACIÓN E INVENTARIO
El inventario físico se registra en el primer mes de movimiento de la empresa como una alta de mercancía, para el siguiente año, se debe hacer el mismo procedimiento a enero con las cantidades que finalizó en diciembre 31.