Voorstel

voor een aanpak van de vrijwilligersproblematiek binnen de

AV HOLLANDIA

(Een gemeenschappelijke aanpak voor een gemeenschappelijk probleem)

Inhoudsopgave

pagina

   1                Inhoudsopgave.

   2                1. Inleiding.

   4                2. Analyse van de probleemsituatie.

                

                2.1        Een stukje geschiedenis.

                2.2        De betrokkenheid van leden bij de club.

        

   5                2.3        De huidige vrijwilligerssistuatie.

   6                2.4        De huidige structuur van de vereniging.

   7                3. Het nieuwe vrijwilligersbeleid.

                3.1        Uitgangspunten.

   8                3.2        Aanpassing van de organisatiestructuur van de AV Hollandia.

  10                3.3        Uitwerking van het vrijwilligersbeleid.

  14                4. Tijdpad voor invoering.

Bijlagen:        * Een nieuwe algemene verenigingsfolder.

                * De ledenkaart.

                * De informatiefolders van de diverse afdelingen, te weten:

                        - pupillen

                        - CD-jeugd

                        - Senioren/AB-jeugd

                        - triatlon

                        - recreanten.                                

- 1 -

1. Inleiding.

Ongeveer een jaar geleden nodigden de bestuursleden Willem Heins (algemeen beheer) en Joop Musman (secretaris) een vijftigtal betrokken leden uit om met hen de bestuurlijke crisissituatie binnen de vereniging te bespreken.

Joop en Willem confronteerden de aanwezigen met een aantal problemen:

- een aantal bestuursleden wilden het bestuur in de najaarsvergadering gaan verlaten en  

  voor hen waren nog geen opvolgers,

- het bestuur was al enige tijd  incompleet (thuiswedstrijden/recreanten), hetgeen tot gevolg  

  had dat taken voortkomende uit deze functies door enkele andere  

  bestuursleden/kaderleden "erbij werden gedaan", hetgeen als nogal frustrerend  werd

  ervaren. Te meer omdat dit niet altijd even  vlekkeloos verliep en er vanuit de leden kritiek

  kwam,

- het bestuur werd geconfronteerd met een voortdurend gebrek aan vrijwilligers, hetgeen

  tot gevolg had dat het bestuur aan beleidsmatige aspecten niet meer toekwam,

- het bestuur zelf functioneerde ook niet naar behoren; gemaakte afspraken werden veelal

  niet uitgevoerd of nagekomen en er werd naar elkaar toe ook niet meer corrigerend

  opgetreden.

Bovengenoemde problemen vormden ook voor Joop en Willem voldoende aanleiding om, als er niets zou veranderen het bijltje er zelf ook maar bij neer te gooien.  Vrijwilligerswerk kan je immers alleen maar volbrengen als je er ook een stukje plezier aan beleeft en er sprake is van waardering voor datgene wat je doet.

De aanwezige kaderleden kwamen ook tot de conclusie dat er inderdaad sprake was van een acute noodsituatie, die snel diende te worden aangepakt. Tijdens de vergadering werd door de aanwezigen besloten tot de vorming van een groep van "wijze mannen" , bestaande uit de heren Stout, Schaaf, Storm, Tietz en van der Gulik, die samen met Willem en Joop, als bestuursgedelegeerden, de situatie verder zouden gaan analyseren. Zij zouden vervolgens moeten proberen te komen tot een aantal oplossingen c.q. aanbevelingen aan het bestuur.

Tijdens de eerst volgende bijeenkomst  werd getracht zicht te krijgen op de meest urgente bedreigingen.

Deze waren tweeërlei van aard:

- tijdens de najaarsvergadering moesten een zestal bestuursvacatures worden opgevuld:  

  het betrof de portefeuilles voorzitter, senioren/AB,  penningmeester, thuiswedstrijden,

  recreanten, CD-junioren,

- daarnaast zou zorg gedragen moeten worden voor de correcte afwikkeling m.b.t. het

  aanvragen van wedstrijden voor het komende  zomerseizoen.

-2-

Waar het de bestuursbezetting betrof is de werkgroep erin geslaagd een bijna volledig bestuur te presenteren. Alleen de post "recreanten" bleef aanvankelijk nog onbezet. Geen slecht begin natuurlijk, maar misschien was het ook wel weer een teken aan de wand dat er vanuit de werkgroep twee, en later zelfs drie personen zijn "gepromoveerd"  tot bestuurslid.

Nico van der Gulik heeft uiteindelijk het voorzitterschap op zich genomen, Leon Schaaf was bereid leiding te gaan geven aan "thuiswedstrijden" (heeft zich inmiddels al weer teruggetrokken wegens te drukke werkzaamheden) en Ed Tietz is de post "recreanten" in het bestuur gaan bezetten.

Daarnaast werd Henk Visscher bereid gevonden de CD-junioren voor de periode van een jaar in het bestuur te vertegenwoordigen en was Bert Oortgijsen bereid aan te blijven namens de senioren/AB.

De zorg voor de wedstrijden zou door de heren Stout en Musman opgepakt worden.

Toen deze zaken geregeld waren kon verder gekeken worden naar de problemen van meer structurele aard. Daarvoor wilde de werkgroep de hulp inroepen van zgn. "deskundigen". Uit twee organisaties, de Nederlandse Katholieke Sportfederatie (NKS) en SportService Noord-Holland, werd gekozen voor de laatste.

Tijdens een oriënterende bijeenkomst met dhr. Hajo van der Harst, medewerker van Sportservice Noord-Holland, werd een vergader- en begeleidingstraject uitgezet en werd de werkgroep met nog enkele personen uitgebreid. Dit om een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van de vereniging te bewerkstelligen. Uiteindelijk hebben de volgende personen de werkgroep “bemand”: Willem Heins, Joop Musman, Leon Schaaf, Andrea van der Pouw, Adri Storm, Zenja Meijers, Ed Tietz en Nico van der Gulik.

De eerste vier bijeenkomsten hebben in het teken van bewustwording gestaan. Er werden thema’s behandeld als:

- Wat is de AV Hollandia voor een vereniging en wat bindt de leden aan de club?

- Welke plaats hebben vrijwilligers binnen de vereniging en wat is hun motivatie?

- Waarom haken vrijwilligers af? Hoe zit het met beloning en begeleiding?

- Hoe ziet de structuur van de Hollandia eruit en hoeveel vrijwilligers zijn nu eigenlijk actief?

Na deze bewustwordingsfase is de commissie gaan werken aan een voorstel tot nieuw vrijwilligersbeleid. En dat ligt nu in concept voor u. De wijze waarop de werkgroep de probleemsituatie heeft besproken is gelijk aan de indeling van het voorstel.

In hoofdstuk 2 vindt u de analyse van de probleemsituatie, met daarin als onderdelen: een stukje geschiedenis, de betrokkenheid van de leden, de huidige vrijwilligerssituatie en de huidige structuur van de vereniging.

In hoofdstuk 3 wordt het nieuwe vrijwilligersbeleid beschreven, met daarin: de uitgangspunten van dat beleid, het voorstel tot aanpassing van de verenigingsstructuur en de verdere uitwerking van het vrijwilligersbeleid.

Hoofdstuk 4 geeft het tijdpad aan dat de werkgroep voor ogen heeft m.b.t. het aannemen van dit beleidsstuk.

Over de wijze waarop dit beleid praktisch gestalte moet gaan krijgen leest u in dit voorstel niets. Dat moet t.z.t. onderwerp van gesprek zijn voor de werkgroep en het bestuur.

Wij willen tenslotte Sportservice Noord-Holland en dan m.n. Hajo van der Harst bedanken voor zijn begeleiding.

- 3 -

2. Analyse van de probleemsituatie.

2.1 Een stukje geschiedenis.

Het is prettig te weten dat de atletiekvereniging Hollandia niet de enige vereniging is die met een vrijwilligersproblematiek wordt geconfronteerd. Vele andere verenigingen hebben met dezelfde problematiek te maken.

Om goed zicht te kunnen krijgen op wat nu de eigenlijke problemen zijn is het goed eens naar de vereniging zelf te kijken. Wie of wat is nou de AV Hollandia?

Om daarop een antwoord te kunnen geven moet ook eens teruggekeken worden naar de eigen ontstaansgeschiedenis. Ooit maakte onze vereniging deel uit van de HV en AV Hollandia, een omnivereniging met een voetbal- en een atletiektak. De atletiektak was een wedstrijdgerichte organisatie met zo’n kleine honderd leden. Er was een groot saamhorigheidsgevoel, mede omdat men het idee had samen sterk te moeten staan t.o.v. de voetbalpoot. Heel blij waren we dan ook destijds toen er gesproken ging worden over een eigen accommodatie op het nieuw aan te leggen sportpark “De Blauwe Berg”. De atletiekafdeling verzelfstandigde zich en na de verhuizing naar onze eigen baan groeide de vereniging snel naar zo’n zevenhonderd leden.

Naast de prestatieve atletiekbeoefening werd er ook een recreatieve afdeling in de vereniging opgenomen. En vervolgens zelfs ook nog een triatlonafdeling.

Over het algemeen wordt volgens de werkgroep onze vereniging nog steeds als wedstrijdgericht beoordeeld.

De huidige situatie is t.o.v. vroeger nogal veranderd:

- er heeft een behoorlijke groei plaats gevonden, maar nu is er al enige jaren sprake van

  een dalende tendens,

- er zijn meerdere doelgroepen (recreanten/triatlon) en specialismen    

  (werpen/sprinten/midden-lange afstand), met als gevolg minder homogeniteit,

- de eigen accommodatie is nu heel normaal, maar kent wel een aantal vervelende lasten,

- de onderlinge sociale contacten (door de hele vereniging heen) zijn beperkter door de

  eerder genoemde verschillen in doelgroepen/specialismen, maar ook door de grote

  variatie in trainingsavonden,

- het consument zijn is nu gangbaarder (past in het huidige tijdsbeeld),

- er bestaat bij leden een beperkte blik op de breedte van de club,

- de organisatie is complexer geworden.

2.2 De betrokkenheid van de leden bij de club.

Hoe zit het precies met de betrokkenheid van de leden? Is er nog wel sprake van een gevoel van medeverantwoordelijkheid? In principe is ieder lid medeverantwoordelijk.

De werkgroep ervaart een vermindering van betrokkenheid.

Zoekende naar oorzaken hiervoor komen we tot de volgende vijf punten:

- 4 -

- de vereniging moet zich duidelijker profileren, moet een bepaalde identiteit tonen

  (homogeniteit),

- de leden vinden het vanzelfsprekend dat er van alles wordt gedaan; zij vragen zich niet af

  wat er allemaal bij komt kijken,

- er ontbreekt vrijwilligersbeleid; er wordt te weinig op de juiste manier een beroep gedaan    

  op mensen,

- de commissie- en bestuursleden zijn slecht herkenbaar; er is wel wat afstand tussen

  leden/kader/bestuur,

- er is een gebrek aan onderlinge communicatie.

Bij navraag aan leden binnen de vereniging blijkt dat met name oudere leden zich wel medeverantwoordelijk voelen. Jeugdleden voelen zich minder verantwoordelijk; voor vele van hen komen de atletiekprestaties op de eerste plaats. Overigens is er wel sprake van een groeiend saamhorigheidsgevoel, juist ook bij jeugdleden. Er wordt ook aangegeven dat er binnen de vereniging sprake lijkt van veel groepjes.

Ook wordt er wel geklaagd over de slechte uitstraling van het Dagelijks Bestuur. Er gaat weinig stimulerends van uit en er lijkt niet echt sprake te zijn van een duidelijk beleid.

Juryleden zijn niet altijd goed bekend met de te vervullen taak. Men is wel eens wat angstig voor een te grote taak en reageert daardoor soms wat terughoudend. Het jureren vraagt verder ook vaak heel veel tijd. Daarnaast ervaren leden niet altijd waardering voor de werkzaamheden die ze verrichten in het belang van de vereniging.

2.3 De huidige vrijwilligerssituatie.

Het zal voor een ieder duidelijk zijn dat een vrijwilligersorganisatie niet kan functioneren zonder de hulp van vrijwilligers.

Het uit vrije wil bepaalde werkzaamheden verrichten kan worden onderscheiden in: onbetaald iets doen (vrijwilliger), een kleine vergoeding krijgen (semi-vrijwilliger) en je brood ermee verdienen (professional).

Binnen onze vereniging zijn geen professionals actief. Wel kent de vereniging een aantal functies waarvoor een kleine financiële vergoeding wordt gegeven. We moeten hierbij denken aan taken als: het verzorgen van training en begeleiding van atleten/tes, het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden, het begeleiden van schoolsportdagen en het coördineren van het technisch beleid.

Alle andere voorkomende werkzaamheden binnen de club worden onbetaald door vrijwilligers gedaan.

Er kan onderscheid gemaakt worden in het soort werk wat een vrijwilliger doet: er kan sprake zijn van beleidsmatige (meer continue) taken en van uitvoerende (meer losse) taken.

Binnen onze vereniging verrichten vrijwilligers vaak beleidsmatige en uitvoerende taken tegelijkertijd. Deze situatie is ontstaan door een tekort aan vrijwilligers, mogelijk veroorzaakt door het mechanisme om maar steeds aan bekenden te vragen, door geen actief wervend beleid te voeren of door geen toenadering te zoeken met de meer onbekende leden. In ieder geval is gebleken dat daardoor vaak een te zware belasting voor de aanwezige vrijwilliger ontstaat, waardoor het plezier in het uitvoeren van de werkzaamheden afneemt.

- 5 -

Het is niet altijd duidelijk wat er voor een bepaalde taak gevraagd aan kwaliteiten en beschikbare tijd gevraagd wordt en uit welke werkzaamheden de taak precies bestaat.

We spreken dan nog niet over het ontbreken van structurele begeleiding en waardering. Ook over de mogelijkheid om eventueel gemaakte onkosten te declareren bestaat geen duidelijkheid.

Het gevolg van al deze zaken is dat er regelmatig vrijwilligers afhaken en dat gekomen moest worden tot een verplichte inroostering voor allerlei taken voor alle leden.

2.4 De huidige structuur van de vereniging.

Algemene ledenvergadering:

Dagelijks bestuur:                Voorzitter

                                             Secretaris

                                              Penningmeester

Leden van bestuur:                Pupillencommissie

                                        CD-commissie

                                                Senioren/AB-jun.

                                                Recreanten

                                                Triatlon

                                                Technische Commissie

                                                Thuiswedstrijden

                                                Algemeen beheer                        

Clubbladcommissie (geen bestuursverantwoording) / Clubrecordcommissie.

De voorzitter van iedere commissie vertegenwoordigt de commissie in het bestuur en draagt daarmee bestuursverantwoording.

De commissies bestaan uit een aantal leden, welke op dit moment meestal door de commissie wordt vastgesteld. Dit heeft tot gevolg gehad dat de grootte van de verschillende commissies nogal varieert: de CD-commissies bestaat bijv. uit wel meer dan tien personen, terwijl de Sen/AB-commissie ternauwernood vier mensen telt. Er kan ook geconstateerd worden dat deze ontwikkeling niet overeenkomstig het huishoudelijk reglement is. De structuur is langzamerhand aan het verworden.

De leden van de commissies hebben naast het commissiewerk tevens een uitvoerende taak voor het werkgebied waar zij in de commissie verantwoordelijk voor zijn.

- 6 -

3. Het nieuwe vrijwilligersbeleid

Uit de analyse van de situatie door de werkgroep komt vooral het steeds terugkerende probleem van werven en behouden van kaderleden en vrijwilligers naar voren. Om hier verandering in te brengen is naar de mening van de commissie in alle geledingen van de vereniging een actief vrijwiligersbeleid nodig.

De tijdelijke commissie doet in dit deel voorstellen over de invulling van dit nieuwe beleid. De commissie gaat er van uit dat het bestuur naar aanleiding van deze voorstellen en aanbevelingen het beleid vast stelt en dat er stappen worden genomen de leden te informeren.

De commissie vindt het belangrijk voor het slagen van het beleid dat de leden goed geïnformeerd zijn en dat er voldoende draagvlak is voor de uitvoering er van.  

Onderstaand worden eerst de uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid beschreven. Daarna wordt ingegaan op aanpassingen in de structuur van de vereniging.  Vervolgens wordt rond een aantal specifieke onderwerpen de uitvoering van het vrijwilligersbeleid beschreven.

Tenslotte is een tijdpad opgenomen met betrekking tot bespreking en invoering.

3.1 Uitgangspunten.

Ons nieuwe vrijwilligersbeleid kent drie centrale uitgangspunten:

1. Het is gericht op het vergroten van de betrokkenheid

2. Het is gericht op het uitbreiden van het aantal actieve leden

3. Het beoogt doorstroming van kaderleden in de vereniging.

Hoofdlijnen van het vrijwilligersbeleid:

Om de genoemde uitgangspunten te realiseren zijn gerichte maatregelen nodig om uit te dragen dat de vereniging "van en voor de leden" is en dat activiteiten "voor en door elkaar" worden georganiseerd. Lid zijn betekent niet alleen aan sportbeoefening doen, maar ook (op welke manier dan ook) actief zijn om dat mogelijk te maken. Deze visie wordt actief uitgedragen in bijvoorbeeld het clubblad, door commissie- en bestuursleden, bij gezamenlijke bijeenkomsten en dergelijke. Dit vraagt een gericht PR-beleid.

Vervolgens zijn er voor de hele vereniging gerichte maatregelen nodig om mensen te mobiliseren en te werven en taken toe te wijzen.

Voorwaarde hiervoor is een helder zicht op de taken die vervuld moeten worden zodat duidelijk waar iemand voor gevraagd wordt en wat dat aan tijdsinvestering met zich meebrengt.

Om tot afstemming te kunnen komen tussen hetgeen individuele leden te bieden hebben en wat de vereniging vraagt,  wordt een  ledenkaart (zie bijlage) ingevoerd.

- 7 -

Ter uitvoering van dit beleid is het vervolgens noodzakelijk een goed overzicht te hebben op alle taken die moeten worden uitgevoerd. Dit wordt aangeleverd door de commissies in de vorm van een omschrijving van alle voorkomende taken, die binnen de nieuwe structuur een plaats moeten krijgen. Deze commissies hebben vooral een coördinerende functie en kunnen daarmee in omvang beperkt blijven.

Ieder lid van een commissie heeft een bepaalde portefeuille met daarin een aantal langer lopende, structurele taken en aandachtsgebieden. Voor de uitvoering van die taken doet men voornamelijk een beroep op leden. Daarmee is de taak van commissielid voornamelijk coördinerend van aard.

In iedere commissie functioneert iemand die alle kwesties met betrekking tot vrijwilligers en kader in de gaten houdt. Af en toe komen deze commissieleden apart bij elkaar om de uitvoering van het vrijwilligersbeleid te bespreken en voorstellen voor bijstellingen te doen. Hierbij is ook de coördinator vrijwilligersbeleid aanwezig. Deze is verantwoordelijk voor alle zaken met betrekking tot werven, ondersteunen en behouden van kaderleden en vrijwilligers in de vereniging.

3.2 Aanpassing van de huidige organisatiestructuur van de AV Hollandia.

De huidige structuur geldt als uitgangspunt voor een aanpassing van de vernieuwde verenigingsstructuur. Groot verschil is het uitgangspunt dat een commissielid een coördinerende taak krijgt. De uitvoering van een taak moet door andere mensen gedaan worden, onder verantwoording van het commissielid. De commissie moet een omschrijving maken van de taken welke uitgevoerd moeten worden, binnen het kader van de voorgestelde structuur. Het commissielid verzamelt om zich heen een groep mensen die de taak gaan uitvoeren.

De grootte van de commissie wordt vastgesteld door het bestuur. Alle commissies bestaan uit hetzelfde aantal leden.

Helemaal nieuw in de structuur is de functie van de “coordinator vrijwilligersbeleid” en de hem ondersteunende “commissieleden vrijwilligersbeleid/communicatie”. Alleen commissies die een groep leden vertegenwoordigen kennen zo’n commissielid.

Structuur Hollandia

Algemene ledenvergadering:

Dagelijks Bestuur:                 Voorzitter

                                              Secretaris

                                              Penningmeester

Leden van Bestuur:                 Pupillencommissie

                                                CD-junioren

                                                Senioren/AB-junioren

                                                Recreanten

                                                Triatlon

                                                Technische Commissie

                                                Thuiswedstrijden

                                                Algemeen beheer

- 8 -

Onder verantwoording van het bestuur vallen tevens: Clubblad

                                                                                     Coördinator vrijwilligersbeleid

                                                                                     Sponsorcommissie

                                                                                     Evenementencommissie

Pupillencommissie:                 Voorzitter

                                                Secretaris

                                                Vrijwilligersbeleid / Communicatie

                                                Competitie / Wedstrijden

                                                Sociale activiteiten                                

CD-commissie:                 Voorzitter

                                         Secretaris

                                         Vrijwilligersbeleid /  Communicatie

                                         Competitie / Wedstrijden

                                         Sociale activiteiten

Senioren/AB-commissie:        Voorzitter

                                                Secretaris

                                                Vrijwilligersbeleid / Communicatie

                                                Competitie / Wedstrijden

                                                Sociale activiteiten

Recreantencommissie :        Voorzitter

                                              Secretaris

                                              Vrijwilligersbeleid / Communicatie

                                              Sociale activiteiten

                                              Organisatie trimlopen

Triatlon :                         Voorzitter

                                       Secretaris

                                       Vrijwilligersbeleid / Communicatie

                                       Wedstrijden

                                       Sociale activiteiten

Technische commissie:         Voorzitter

                                              Trainingscoördinator

                                               Voorzitter medische commissie

Thuiswedstrijden:                 Voorzitter

                                             Secretaris

                                             Wedstrijdsecretariaat

                                             Wegwedstrijden

                                             Jurycoördinator

                                             (ad hoc commissies: Schoolatletiek, Trigallezwedstrijd)

Algemeen beheer:                 Voorzitter

                                               Kantinebeheer

                                               Schoolsport

                                               Onderhoud clubhuis

                                               Materialen

- 9 -

3.3 Uitwerking van het vrijwilligersbeleid

* Algemeen: vrijwilligersbeleid is taakbeleid en coördinatie.

Centraal staat het werken met overzichtelijke en heldere taakomschrijvingen. Er wordt gestreefd naar duidelijk afgebakende, niet te omvangrijke taken.  Iemand die voor het eerst een taak  doet kan (vaak) het best klein beginnen. Later is uitbreiding (en doorstroming) mogelijk. De taken worden zo gekozen dat iedereen die een taak doet tevreden weer naar huis kan gaan met het gevoel nuttig en plezierig aan de slag te zijn geweest. Zowel bij beginners als bij meer ervaren mensen dient te worden gewaakt voor overbelasting.

Bij langer lopende taken (bijvoorbeeld commissieleden) wordt duidelijk gemaakt welke taken er bij een functie horen, hoeveel tijd er mee gemoeid is, welke mogelijkheden er zijn cursussen te volgen en of er een (onkosten)vergoeding bestaat.  

Ook bij korter lopende taken wordt goed duidelijk gemaakt wat de taak precies inhoudt. Indien mogelijk wordt gezorgd voor een beschrijving van de taak. Er is altijd een aanspreekbare persoon bij wie men te rade kan.

Er is aandacht voor ontvangst van mensen met een korte taak. Na het volbrengen van de taak worden zij bedankt en dient er aandacht te zijn voor de ervaringen van de vrijwilliger.

De taakomschrijvingen worden per commissie gemaakt en op verenigingsniveau op elkaar afgestemd. De uitvoering van taken is niet voorbehouden aan commissieleden. Zij hebben primair een coördinerende en sturende functie. In iedere commissie zit iemand die alle vrijwilligers- en communicatiezaken behartigt. Deze persoon heeft de volgende taken:

Taken van het commissielid vrijwilligersbeleid / Communicatie

- actieve rol bij het opstellen van taken

- bewaken van de wijze van werven

- beoordelen van de taakomschrijvingen

- opvangen en verwelkomen van nieuwe leden

- beheren van specifieke gegevens ledenkaart

- aandacht voor doorstroming van leden

- signaleren van knelpunten

- per jaar inventariseren van vacatures kader

- deelnemen aan bijeenkomsten vrijwilligersbeleid

* Coördinator vrijwilligersbeleid

De coördinator vrijwilligersbeleid functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Zijn/haar taak is in samenspraak met de “commissieleden vrijwilligersbeleid/communicatie” de uitvoering van het vrijwilligersbeleid te coördineren. De bedoeling is met het instellen van deze functie alle  zaken met betrekking tot het werven, begeleiden, stimuleren en motiveren van kaderleden nadrukkelijk aandacht te schenken. De “coordinator vrijwilligersbeleid” functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur en rapporteert aan hen twee keer per jaar over de uitvoering van het vrijwilligersbeleid en eventueel gewenste  bijstellingen daarin.  

- 10 -

* Bijeenkomst vrijwilligerszaken.

Minimaal twee keer per jaar is er op initiatief van de “coordinator vrijwilligersbeleid” een bijeenkomst met de commissieleden vrijwilligersbeleid/communicatie.

Tijdens deze bijeenkomst komen de volgende zaken aan de orde:

- bespreken taakomschrijvingen

- bespreken taakbeleid per commissie

- zorgen voor afstemming tussen commissies

- coördineren scholing

- uitvoering en evalueren vrijwilligersbeleid

- voorstellen voor aanpassingen in het beleid.

De meer structurele taken worden eveneens in deze bijeenkomst besproken. Aandachtspunt daarbij is naast duidelijkheid en uitvoerbaarheid vooral mogelijke overbelasting.

Ook wordt gekeken naar doorstroming en verwachte vacatures op langere termijn.

* Communicatie met de leden

Bij te beleggen bijeenkomsten en in het clubblad wordt uitgedragen dat een vereniging alleen kan bestaan als de leden gezamenlijke inspanningen doen. Ver-enigen is wat je in je eentje niet voor elkaar krijgt samen realiseren. Dat betekent: niet alleen halen maar ook wat brengen.  Daarom wordt van ieder gevraagd aan een taak(je) op zich te nemen.  Er wordt een intern PR beleid opgezet om deze visie aan de leden over te brengen.

In principe zal bij het slagen van dit beleid geen verplichte inroostering voor taken meer hoeven plaats te vinden.

Belangrijk is dat mensen altijd mondeling gevraagd worden voor een duidelijk afgebakende taak. Eventueel na een voorafgaande brief of schriftelijke oproep.

Voorgesteld wordt dat de procedure voor de opvang van nieuwe leden wordt aangepast.   Er wordt onder andere gedacht aan verwelkomen, informeren van nieuwe leden door middel van een verenigingsboek/brochure en het beleggen van bijeenkomsten voor nieuwe leden. Per commissie wordt er een brochure gemaakt die in de algemene gelegd kan worden.

Procedure voor de opvang van nieuwe leden.

1. Iedere commissie heeft een commissielid vrijwilligersbeleid/communicatie in haar midden die als primaire taak heeft de opvang van nieuwe leden.

2. Tijdens de trainingen zal hij/zij bij de verschillende trainers nagaan welke nieuwe atleten de trainingen zijn komen bezoeken. Deze atleten worden door hem/haar benaderd en krijgen de verenigingsfolder. Hierin staat in zijn algemeenheid omschreven wie de atletiekvereniging Hollandia is. Ook krijgt het aspirant-lid de specifieke folder met informatie over de categorie waarvan hij/zij  deel gaat uitmaken.

Het commissielid noteert de naam, het adres en het telefoonnummer van iedere betrokkene om het vervolg in goede banen te kunnen leiden.

3. Na twee weken krijgen de betrokkenen een inschrijfformulier en een ledenkaart. Het is de bedoeling dat het commissielid een toelichting geeft voordat beide formulieren worden

- 11 -

ingevuld. Duidelijk zal moeten worden dat het lidmaatschap van onze vereniging rechten, maar ook plichten met zich meebrengt. Daarom ook willen we via de ledenkaart aan de weet komen voor welke werkzaamheden de betrokkene in aanmerking zou willen komen.

Als er sprake is van aanmelding van jeugdleden worden de ouders gevraagd welke werkzaamheden zij op zich zouden willen  nemen.

4.  Het commissielid inventariseert, als wordt afgezien van lidmaatschap, wat hiervan de oorzaak is. Het is immers prettig om te weten waar wij binnen onze vereniging evt. verbeteringen zouden kunnen realiseren.

5. De ledenkaarten zullen door het commissielid vrijwilligersbeleid/communicatie worden geïnventariseerd.

6. De coordinator vrijwilligersbeleid beheert de ledenkaarten .

De ledenkaart wordt een belangrijk middel om zicht te krijgen op specifieke deskundigheden van leden waar een beroep op gedaan kan worden. Tevens kan deze kaart worden gebruikt om aan te geven aan welk soort activiteiten men zou willen bijdragen.

(Zie bijlage: Ledenkaart)

 

* Vergoedingen/waardering

Wij willen tot een duidelijk overzicht te komen van alle soorten taken in de vereniging en de regels die erbij gelden ten aanzien van onkostenvergoedingen en beloningen. Er moet geinventariseerd worden welke regelingen op dit moment gelden binnen de vereniging. Deze moeten als bijlage worden toegevoegd aan dit voorstel.

 

Het is belangrijk bij korter lopende taken vorm te geven aan waardering. Verschillende mogelijkheden daartoe zijn:

- consumptiebon met bedanktekstje

- bedankkaartje na de wedstrijd

- aandacht in clubblad voor vrijwilligers

- publiceren van lijsten met vrijwilligers

- bedankjes omroepen door speaker.

Bij korte taken gaat het vooral om aandacht voor degene die iets doet. Door de commissie wordt gekozen uit de mogelijkheden. De gang van zaken en de ervaringen die worden opgedaan komen aan de orde in de bijeenkomsten vrijwilligersbeleid/communicatie.

Langere termijn en meer structurele taken:

- feestavond voor actieve leden

- attentie met sinterklaas of kerst

- sportdag voor actieve vrijwilligers verzorgd door actieve sporters (atleten/tes)

- uitstapje/etentje met commissie

- interview met een actief lid in het clubblad

- uitreiking van de Wiljan Loomans-speld

- onderscheidingen door de KNAU.

- 12 -

* Ondersteuning en scholing.

Bij een ieder die in de vereniging actief is wordt aandacht besteed aan het functioneren. Vooraf wordt bezien wat er aan uitleg en instructie nodig is. Achteraf wordt geïnformeerd  naar de ervaringen op de dag en eventuele ideeën voor een volgende keer.

Scholing wordt gericht ingezet om doorstroming in de vereniging te waarborgen.  Zowel bij jongere leden (bijv. jeugdjuryproject) als bij ouderen. Aan cursussen zijn in principe voor de betrokkenen geen kosten verbonden. Alleen voor trainerscursussen geldt een vergoeding van 50% van de kosten.

De scholing wordt gecoördineerd door de coordinator vrijwilligersbeleid.

- 13 -

4. Tijdpad voor invoering.

  1 sept 1997                Bespreking van de voorlopige versie in de werkgroep.

18 sept 1997                Aanbieding van het definitieve voorstel aan het bestuur.

                        Het bestuur neemt een principe-besluit.

  7 okt 1997                Presentatie van het voorstel aan de commissies door de werkgroep.

31 okt 1997                Einddatum inleveren schriftelijk reacties commissies.

  3 nov 1997                Inventarisatie van reacties door de werkgroep.

11 nov 1997                Presentatie van het voorstel en reactie aan de ledenvergadering.

                        Stemming over het voorgestelde vrijwilligersbeleid.

nov/dec 1997                Inventarisatie van taken en functies door de commissies.

januari 1998                Verwerking van de taken in de organisatiestructuur  door de                                 werkgroep.

vanaf januari                Gaan uitvoeren van het voorgestelde beleid.

Los van invoering van dit vrijwilligersbeleid dienen er deze winter in ieder geval een aantal zaken te worden opgepakt. Door een dreigend jurytekort denken wij denken met name aan:

* het organiseren van minimaal 2 jurycursussen (4 cursusavonden + 1 examenavond)

* het organiseren van een scheidsrechterscursus (4 cursusavonden + 1 examenavond)

* het organiseren van een cursus jury tijd (1 cursusavond + 1 examenavond)

* het organiseren van een jeugdjurycursus voor C-junioren

Daarnaast denkt de werkgroep dat het noodzakelijk is om al meteen zicht te krijgen op haar leden door  het invoeren van de ledenkaart.

- 14 -

LEDENKAART        A.V. HOLLANDIA HOORN        

(datum:                .......  -  ......  -  .........)

Naam                                : ..........................................................................................................

Adres                                : ..........................................................................................................

Postcode + woonplaats                : ............... - .......................................................................................

Geslacht                        :  M / V                Geboortedatum        : ........................................................

Telefoonnummer                : ..........................................................................................................

Categorie                        :        0  pupillen        0  CD-jeugd        0  AB-jeugd        

                                        0  senioren        0  veteranen        0  triatlon        0  recreanten

Andere gezinsleden ook lid?        :  J / N                zo ja, wie?        ..........................................................

Doet u ook andere sporten?        :  J / N                 zo ja, welke?        ..........................................................

Naam verantw. persoon *        : ..........................................................................................................

School/opleiding *                : ..........................................................................................................

Beroep        *                        : ..........................................................................................................

Evt. andere deskundigheden *        : ..........................................................................................................

Bent U eerder als vrijwilliger actief geweest binnen een andere vereniging? *        :          J / N

Zo ja, welke functie? *                : ..........................................................................................................

Bij welke van de onderstaande taken zou U bij onze vereniging als vrijwilliger actief willen zijn? *

1. Onderhoudswerkzaamheden:        0  schilderswerkzaamheden

                                        0  schoonmaakwerkzaamheden

                                        0  onderhouden wedstrijd- en trainingsmateriaal

                                        0  bouwkundige onderhoudswerkzaamheden opstallen

2. Administratieve werkzaamheden:        0  administratieve werkzaamheden thuis

                                        0  werkzaamheden voor het clubblad

                                        0  notuleren van (bestuurs)vergaderingen

3. Assistentie tijdens wedstrijden:        0  klaarzetten/opruimen wedstrijdmaterialen

                                        0  helpen in de kantine

                                        0  assisteren in het wedstrijdsecretariaat (computer)

                                        0  assisteren bij jurywerkzaamheden

                                        0  begeleiden van groepjes jeugd tijdens wedstrijden

4. Andere werkzaamheden:                0  verzorgen van trainingen

                                        0  thee zetten tijdens jeugdtrainingen

                                        0  verrichten van commissiewerkzaamheden

                                        0  assisteren bij schoolsportdagen (overdag)

                                        0  regelen van vervoer bij uitwedstrijden

                                        0  helpen bij de organisatie van sociale activiteiten

                                        0  bezorgen van het clubblad in de eigen wijk

                                        0  medewerker kantine tijdens trainingsavonden (1x p mnd)

Overige bijzonderheden / opmerkingen        : .............................................................................................

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

* Indien het aanmelding van een jeugdlid (jonger dan 16 jaar) betreft, worden de ouders verzocht    

  onderstaande vragen te beantwoorden.

ATLETIEKVERENIGING HOLLANDIA HOORN

(informatiefolder 'ATLETIEK in Hoorn')

Je hebt belangstelling voor de atletieksport en bent woonachtig in de omgeving van Hoorn? Dan ben je bij de atletiekvereniging Hollandia op het juiste adres!

De AV. Hollandia beschikt over een van de meest moderne kunststofaccommodaties van Nederland. Onze baan is te vinden op het sportcomplex 'de Blauwe Berg', nabij het Keern in Hoorn (zie de situatieschets).  Daar vinden de meeste trainingen plaats, maar tijdens de wintermaanden wordt er ook getraind in een sportzaal  (jeugd) en in de Schoorlse duinen. Ook zijn wij in het bezit van een goed geoutilleerde krachtruimte.

De AV. Hollandia  wil ieder lid de mogelijkheid bieden om op zijn/haar eigen niveau aan atletiek te doen. We kennen daarom naast de wedstrijdatletiekafdeling (jeugd/senioren/veteranen)  ook een recreatie- en een triatlonafdeling.

Als je echt geïnteresseerd bent in atletiek nodigen we je uit een kijkje te komen nemen tijdens een training en ter plaatse of telefonisch om inlichtingen te vragen. Zowel de trainers als de contactpersonen zijn daartoe altijd bereid.

We hebben de goede gewoonte om iedereen die dat wil de gelegenheid te geven kennis te maken met onze sport. Dit doen wij door 'nieuwkomers' enkele trainingen te laten meedoen voordat zij zich als lid moeten inschrijven.

Onze trainingen worden geleid door met zorg gekozen trainers en jeugdleid(st)ers. Je kunt tijdens de trainingen kennismaken met de verschillende onderdelen van de atletiek.

Als je eenmaal (wedstrijd)lid bent kun je ook aan wedstrijden deelnemen. Zo doet de vereniging mee aan diverse competities; zowel 's zomers (baancompetitie) als 's winters (crosscompetitie), zowel voor de jeugd als voor de senioren. Natuurlijk organiseren wij zelf ook een aantal wedstrijden. Tevens kun je je inschrijven voor vele andere wedstrijden in het land.

Voor de jeugd worden de meeste wedstrijden georganiseerd in Noord-Holland. De CD-jeugd en de pupillen bezoeken hun wedstrijden meestal in groepsverband; hiervoor dienen wel inschrijfgelden en vervoerskosten te worden betaald. Voor het vervoer wordt een beroep gedaan op de ouders/verzorgers.

Bij aanmelding als nieuw lid zal de contactpersoon  je niet alleen informeren over alle voorzieningen waarvan leden gebruik kunnen maken, maar zal tevens gesproken worden over de verplichtingen die het lidmaatschap van een vrijwilligersorganisatie  als de onze nu eenmaal ook met zich meebrengt. In  het kader hiervan zal ook een ledenkaart moeten worden ingevuld.

Wij hopen dat u zich snel bij de AV Hollandia thuis zult voelen.