Project Charter Document

Nama Project : Mokapos - Aplikasi Manajemen Kasir

Perusahaan : PT. Moka Teknologi Indonesia

Area Fokus : Aplikasi Mobile

Jenis Produk : Aplikasi Mobile

Rentang Project: 1 Oktober 2021 s.d. 12 Desember 2021

Perkiraan Biaya : Rp 65.500.000,00

Disiapkan Oleh :

Pemilik Dokumen	Project / Peran Organisasi
Ahmad Linnar	Project Manager
Zydhan Linnar	Developer Backend (Server)
Syafiq Wafi	Developer Frontend (Client)
Aqil Assegaff	Interface Designer
Putra Asmarakandi	System Designer
Hendra Artanto	Stakeholder

Project Charter Version Control :

Version	Date	Author	Description
1.0	28 September 2021	Ahmad Linnar	Inisiasi Dokumen

1. Tujuan Project Charter

Tujuan dari project Mokapos ini adalah sebagai berikut.

Memudahkan pekerjaan pemilik toko / pengurus administrasi dengan aplikasi kasir yang

menggunakan sistem cloud untuk bisnis kecil-menengah dan ditargetkan berjalan pada iOS

maupun Android.

2. Gambaran Umum Dokumen

Latar Belakang
Scope Project
Asumsi dan Resiko
Batasan dan Definition of Done
Perkiraan Biaya dan Waktu Pengerjaan
Pendekatan
Organisasi

3. Latar Belakang

Berikut merupakan latar belakang dimulainya project Mokapos.

Cara konvensional sudah tidak praktis maupun relevan
Cara konvensional membutuhkan biaya operasional yang tinggi
Mencatat penjualan secara konvensional minim fitur
Cara konvensional tidak memungkinkan untuk memantau penjualan dari mana saja
Minim metode pembayaran pada cara konvensional
Penghitungan manual rawan terhadap kesalahan
Risiko kehilangan data apabila catatan fisik hilang
Kesulitan dalam mengatur riwayat transaksi.
Kesulitan untuk menghitung keuntungan dan kerugian yang dialami hari ini.
Kesulitan yang meningkat ketika transaksi terjadi dengan ramai sewaktu - waktu.
Kurangnya support penggunaan mata uang virtual (OVO, Dana, dll).
Kurangnya support penggunaan kartu debit atau kredit untuk transaksi.
Penghitungan diskon yang masih manual.
Kesulitan dalam melakukan track stock barang.
Penghitungan pajak yang sering terlupakan.

4. Scope Project

4.1 Target dan Kebutuhan

Target	Kebutuhan
Aplikasi dapat mempermudah manajemen kasir dengan platform yang portable.	Aplikasi dapat diinstall pada Android atau iOS penggunanya sehingga dapat digunakan dimanapun.
Aplikasi dapat membantu mengurus manajemen transaksi.	Aplikasi dapat menyimpan history transaksi. Aplikasi dapat menghitungkan pembayaran dan kembalian. Aplikasi dapat melakukan monitoring transaksi dengan grafik yang membantu.
Aplikasi dapat membantu mengurus manajemen karyawan.	Aplikasi dapat mengurus pendaftaran karyawan baru. Aplikasi dapat mengatur karyawan yang ada. Aplikasi dapat melakukan monitoring karyawan melalui kinerja yang diinput pengguna.
Aplikasi dapat membantu mengurus manajemen produk.	Aplikasi dapat menyimpan produk - produk pengguna. Aplikasi dapat menambah dan mengurangi stok produk. Aplikasi dapat mendaftar dan menghapus jenis produk. Aplikasi dapat melakukan monitoring produk.
Aplikasi dapat membantu mengurus manajemen pelanggan.	Aplikasi dapat menyimpan informasi dasar pengguna. Aplikasi dapat mengidentifikasi pengguna yang berlangganan. Aplikasi dapat menerapkan sistem langganan.

4.1 Departemental Statement of Work (SOW)

Departemental SOW	Owner / Prime	Sequence
Wawancara kebutuhan Stakeholder	Project Manager	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan yang dibutuhkan dari stakeholder.
Perancangan Fitur Website	Project Manager, Stakeholder	Project Manager dan Stakeholder melakukan diskusi untuk merumuskan apa saja kebutuhan yang dibutuhkan untuk website ini.
Deskripsi Proyek	System Designer	System Designer mendeskripsikan semua yang telah disepakati oleh tim tentang project yang akan dibuat kepada manager.
Desain Antarmuka dan Prototyping	System Designer, Interface Designer, Stakeholder	Merancang dan merumuskan desain antarmuka yang akan diterapkan pada website lalu membuat prototipe dari rancangan tersebut.
Penilaian Berkala	Project Manager	Menilai dokumen yang dibuat telah memenuhi kebutuhan yang telah disepakati.
Implementasi Server (Backend)	Tim Backend Developer	Mengimplementasikan Proses transfer data berupa API dan Auth untuk client (Frontend)
Implementasi Client (Frontend)	Tim Frontend Developer	Mengimplementasikan prototipe yang telah disepakati ke dalam aplikasi client mobile dan menggabungkannya dengan komunikasi antar server.
Proses Deployment Sistem	System Administrator	Mempersiapkan server dan perangkat lunak pendukung pada proses deployment.
Pengujian dan Testing	Quality Assurance dan Stakeholder	Melakukan pengujian dan penilaian kelayakan terhadap aplikasi yang telah jadi.

4.3 Project Deliverables

Milestone	Deliverables
Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mendapatkan kebutuhan project yang diinginkan.	Mendapatkan data dan informasi mengenai project. Mendapatkan kebutuhan stakeholder. Dapat menentukan batasan proyek. Dapat menentukan estimasi kebutuhan dana awal. Dokumentasi kebutuhan sistem dan pengguna. Dokumen kebutuhan project. Dapat menentukan timeline pengerjaan proyek.
Merancang fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan pada website.	Menghasilkan dokumen rancangan fitur-fitur yang nantinya akan diterapkan pada client. Menghasilkan diagram alir berupa workflow fitur-fitur client.
Merancang dan membuat prototipe client.	Mendapatkan outline dan kerangka dari aplikasi client. Mendapatkan desain rancangan antarmuka (wireframe) aplikasi client yang akan diterapkan. Mendapatkan hasil prototipe client, bagaimana aplikasi digunakan nantinya.
Melakukan development backend server.	Menghasilkan sistem backend server yang bekerja sebagaimana mestinya.
Melakukan development frontend client.	Menghasilkan sistem antarmuka frontend client sesuai dengan rancangan awal.
Melakukan deployment dan pengujian terhadap kelayakan aplikasi.	Menghasilkan aplikasi client yang utuh dan fungsional. Mengetahui feedback dari pengguna. Mengetahui hal-hal yang perlu direvisi.
Melakukan presentasi akhir.	Layanan bekerja sesuai kebutuhan stakeholder. Sistem berjalan dengan baik. Produk telah diimplementasikan. Dokumen laporan akhir sistem.

4.4 Deliverables out of Scope

Proyek ini tidak mencakup pengelolaan data dan data diluar ruang lingkup dari proyek tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.

4.5 Perkiraan Biaya dan Waktu Pengerjaan

Milestone	Perkiraan Biaya	Perkiraan Selesai
Biaya Identifikasi Kebutuhan	Rp 1.500.000,00	1 Oktober 2021
Biaya Fitur Autentikasi	Rp 1.000.000,00	4 Oktober 2021
Biaya Fitur Diskon	Rp 2.000.000,00	8 Oktober 2021
Biaya Fitur Monitoring	Rp 5.000.000,00	14 Oktober 2021
Biaya Fitur Peminjaman dan Hutang	Rp 4.000.000,00	20 Oktober 2021
Biaya Fitur Manajemen Karyawan	Rp 3.000.000,00	30 Oktober 2021
Biaya Fitur Manajemen Pelanggan	Rp 3.000.000,00	5 November 2021
Biaya Fitur Manajemen Meja	Rp 3.500.000,00	9 November 2021
Biaya Fitur Manajemen Barang dan Product	Rp 4.500.000,00	14 November 2021
Biaya Fitur Pencetakan Bukti Pembayaran	Rp 2.000.000,00	17 November 2021
Biaya Dokumentasi	Rp 1.500.000,00	19 November 2021
Biaya Desain Antarmuka	Rp 6.000.000,00	27 November 2021
Biaya Fitur Gateway Pembayaran Digital	Rp 4.500.000,00	30 November 2021
Biaya Operasional Website	Rp 8.000.000,00	5 Desember 2021
Biaya Pembelian Server untuk Data Center Production	Rp 11.000.000,00	6 Desember 2021
Pengujian dan Testing	Rp 5.000.000,00	12 Desember 2021
Total Biaya Pengeluaran Project	Rp 65.500.000,00

5. Kondisi Project

5.1 Asumsi

Dengan penyelesaian project ini, diharapkan asumsi - asumsi berikut dapat tercapai.

Peningkatan proses transaksi yang lebih cepat.
Aplikasi yang optimis dapat melakukan penghitungan yang sangat cepat.
User Interface yang friendly dan mudah digunakan untuk segala kalangan.
Produktivitas toko - toko meningkat.

5.2 Resiko

Resiko

Pencegahan

Waktu untuk melakukan pertemuan sulit

ditentukan

Melakukan meeting untuk mencari hari kosong untuk semua anggota developer. Lakukan pertemuan minimal 1 kali dalam 2 hari. Jika benar-benar tidak memungkinkan lakukan meeting

online.

Informasi dari

stakeholder kurang

memadai

Mencari informasi ke stakeholder lain yang sekiranya akan terlibat dalam sistem atau

stakeholder yang

berpengalaman

Ruang lingkup proyek melebar jauh

Menetapkan batasan dari sitem yang akan dibuat

Waktu pengerjaan

proyek tidak tepat

waktu

Melakukan scheduling atau penjadwalan yang tepat disesuaikan

dengan bobot

pekerjaan dan jumlah anggota tim

5.3 Batasan Project

Batasan dari project yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

1. Fitur yang diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, tidak ditambahkan ataupun dikurangi.

2. Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum maka akan ditunda hingga pengerjaan selesai dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya

3. Aplikasi Mokapos ini dibuat khusus untuk PT. Moka Teknologi Indonesia untuk melakukan pemantauan, pengelolaan, dan mencatat transaksi kasir.

4. Aplikasi pada akhir project akan diserahkan sepenuhnya kepada PT. Moka Teknologi untuk distribusi dan penjualannya.

5.4 Definition of Done

Project dapat dikatakan selesai dan siap diluncurkan jika kriteria - kriteria berikut telah tercapai.

Aplikasi minim bug dan tidak ada bug major.
Menu - menu yang ada bisa dibuka dan dioperasikan seluruhnya.
Kecepatan komputasi yang tidak lambat.
Dokumentasi cara penggunaan aplikasi selesai dibuat.
Mendukungnya layanan pembayaran digital.
Selesainya fitur monitoring data transaksi dan yang lainnya.
Selesainya fitur catat - mencatat hutang dan pinjaman.

6. Pendekatan Pengerjaan

Pendekatan yang dilakukan dalam proyek ini adalah dengan melakukan interview intensif dengan stakeholder dan melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen serta kebutuhan. Serta, dalam pengembangannya dibagi menjadi dua tim utama, yakni yang pertama adalah tim pengerjaan backend server dan frontend client kemudian yang kedua adalah tim deployment dan testing. Masing - masing tim utama selalu melaporkan proses dan keadaan pengerjaan pada project manager untuk segera dievaluasi dan dikaji kualitas kecocokan terhadap spesifikasi stakeholder.

7. Project Team Organization Plans

Peran	Nama Anggota	Tanggung Jawab
Project Manager	Ahmad Linnar	Melakukan interview terhadap stakeholder Memberikan analisa kebutuhan stakeholder ke tim Melakukan kontrol terhadap project Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya project Memberikan evaluasi berdasarkan kebutuhan stakeholder. Mengatur kebutuhan finansial
Frontend Developer	Syafiq Wafi	Merancang rancangan antarmuka website. Mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat oleh interface designer. Membuat tampilan antarmuka sistem administrator dan pengguna.
Backend Developer	Zydhan Linnar	Merancang arsitektur backend dari website. Menentukan penggunaan framework, library, dan stack development website. Mengimplementasi backend sistem dari hasil rancangan. Melakukan testing/pengujian performa website.
System Designer	Putra Asmarakandi	Menyiapkan server yang digunakan untuk deployment. Membuat desain database dan desain sistem informasi. Membuat dokumentasi penggunaan sistem.
Interface Designer	Aqil Assegaff	Melakukan pembuatan desain aplikasi client. Membuat prototipe untuk dipresentasikan kepada stakeholder. Mengirim desain dan prototipe kepada frontend developer.

8. Approvals

Prepared By :

Project Manager

Ahmad Linnar

Tanggal

28 September 2021

Approved By :

Stakeholder

Hendra Artanto

Tanggal

28 September 2021