vidain

Guidelines para Uso y Mantenimiento de la Base de Datos de vidain

1. Creación y Actualización de Perfiles

El ingreso de la información se da por los siguientes medios: Formularios de Planning Center utilizados de forma presencial en cada campus, Página Web, App Church Center, Groups, Services, Check in, o directo por el módulo de people (PCO), por lo tanto se debe cuidar que todos los perfiles creados cumplan ciertos campos básicos.

1.1 Perfiles creados desde People

• Evita duplicados: Antes de crear un perfil, verifica si ya existe buscando por teléfono celular. Si no tiene teléfono, busca por correo electrónico.
• Manejo de duplicados: Si detectas un perfil duplicado, primero completa el proceso de Merge Profile antes de avanzar con el registro.
• Datos esenciales al crear un perfil:

• Campus
• Estado Civil
• Género
• Correo Electrónico
• Teléfono celular

• Datos adicionales al actualizar un perfil:

• Fecha de Nacimiento
• Fecha de Aniversario
• Expediente Espiritual (Fecha en que llegó a vidain)
• Dirección (Delegación/Municipio, Colonia, Estado, CP)
• Household (si es casado o tiene hijos, vincular perfiles familiares)

Información Adicional de un Perfil de Adulto

Voluntario

Los voluntarios requieren información adicional en su perfil para mejorar la gestión y seguimiento de sus roles.

• Además de los datos generales, asegúrate de completar lo siguiente en el apartado de EXPEDIENTE ESPIRITUAL:

• Áreas Actuales de Servicio
• Historial de Servicio (¿En qué áreas ha servido previamente?)
• Liderazgo (¿Ha liderado grupos de voluntarios?)
• Temperamento
• Dones Espirituales
• Working Genius
• Talla de Playera (para asignación de uniformes)

• Revisa el manual de gestión de voluntarios aquí.

Miembros de un Grupo / Ambiente

• Además de los datos generales, asegúrate de completar lo siguiente en el apartado de EXPEDIENTE ESPIRITUAL:

• Cursos Tomados
• ¿Está bautizado?
• Cualquier otro dato relevante del expediente

1.2 Perfiles creados desde Check in

Para asegurar una correcta administración y registro familias desde el ambiente de Kids/Estudiantes considera:

• Registrar datos generales del contacto principal del Household
• Registrar datos generales del niño(s)

• Nombre completo
• Fecha de Nacimiento
• Género
• Grado escolar
• Información médica relevante

• Crear y vincular los Households correctamente

1.3 Perfiles creados desde Groups o Services

Antes de agregar un nuevo contacto fuera de People, verifica que no exista en la base de datos, haciendo lo siguiente:

• Ve a la App de People y busca a la persona por nombre, teléfono ó correo. Algunas veces las personas usan un correo diferente al que ya tenían registrado, así que comprueba si se trata de una persona ya existente.
• Una vez que se verifica esta información, asegúrate de que las personas que estás incluyendo a un grupo / agendado en un programa, cumplan con los datos generales de la sección 1.1.

2. Workflows (Flujos de Trabajo)

• Si creas un Workflow, asegúrate de:

• Hacerlo visible a todos los Managers.
• Dar permisos de Manager al perfil pco@vidain.org para asegurar acceso global.
• Registrar notas de seguimiento en cada paso para mejorar la trazabilidad del proceso.

Considera que no es posible reasignar Cards (Tarjetas) de un WF a otro, por lo que si requieres hacer algún cambio de este tipo, comunicate con el Administrador de PCO de tu campus.

3. Forms (Formularios)

Antes de crear un formulario de People, sigue estas recomendaciones:

• Consulta primero al Administrador de tu campus para asegurar que el formulario esté alineado con los procesos existentes.
• Al crear un form, considera:

• Agregar el teléfono celular como campo mandatorio. Los números celulares son únicos y nos ayudan a detectar potenciales duplicados e identificar a las personas para su seguimiento adecuado.
• Prioriza el uso de campos personalizados del sistema para que la información se almacene correctamente en los perfiles de People.
• Activa siempre el botón "Log in" en la Configuración (Settings) para que los usuarios tengan que registrarse antes de enviar un formulario.

• Antes de lanzar el form y de acuerdo a los campos que contenga tu formulario, analiza si requieres automatizar lo siguiente para que los registros estén completos:

• Campus
• Asignar a un workflow (En caso de que el registre detone una acción)
• Actualizar los campos: Nos contactó (Presencial / en línea), fecha de llamada, fecha de actualización, ¿cómo se enteró de nosotros? (redes sociales, presencial)

• Después de aplicar el form, verifica si no existen duplicados después de cada submission y revisa que todos tengan el campus actualizado.

4. Permisos en PCO

Para garantizar la seguridad y el acceso adecuado a la información, comunica cualquier cambio de acceso de voluntarios al Administrador de tu campus.

A continuación se definen algunos criterios:

• Tipos de permisos existentes: Viewer, Editor y Manager.

• Consulta el Reporte de permisos actuales aquí. Este se actualiza mensualmente.
• Revisión trimestral: El administrador del campus, hará una auditoría de accesos y permisos cada tres meses para mantener la seguridad de la base de datos.

5. Reportes y Análisis de Datos

• Por seguridad, no está permitido descargar la base de datos completa.
• Usa "Listas" en PCO para ejecutar reportes, analizar información y tomar decisiones.
• Consulta aquí el manual con los diferentes filtros para crear tus propios Reportes o Listas.
• Si necesitas un reporte específico, solicita apoyo al Administrador de PCO de tu campus.

6. Lista de Contactos

Esta es la lista de Administradores de PCO de cada campus.