El módulo de Contabilidad nos permite administrar toda la información contable generada a través de distintos tipos de comprobantes. Podemos tener asientos contables generados en forma automática (como pueden ser facturas, recibos, compras, pagos y comprobantes del módulo de Fondos), así como también asientos contables generados en forma manual directamente desde el módulo de Contabilidad.

También se podrán generar distintos tipos de análisis e informes que se detallarán más adelante.

1.1 Vista principal del módulo

Al ingresar en este módulo notaremos distintas secciones con las que podremos interactuar. Por un lado, tenemos a la izquierda una barra lateral. En la zona superior tenemos la zona de Filtros y en la parte inferior, la zona donde se listarán los asientos contables.

Barra lateral: Aquí se encuentran los distintos tipos de análisis disponibles y también opciones de parametrización del módulo.
Zona de Filtros: Aquí se podrán aplicar distintos tipos de filtros para indicar los asientos contables que deseamos ver. Podemos filtrar por rangos de fecha, Ejercicio Contable, Cuenta Contable, Rango de números de asientos, Razón Social del cliente/proveedor y Origen del asiento.
Asientos: En esta sección se listan todos los asientos contables que cumplan con las condiciones de los filtros aplicados previamente y su detalle. Aquí también podremos alternar entre 2 vistas disponibles: “Asientos” y “Libro Diario”.

Para buscar asientos contables desde la vista principal del módulo, debemos indicar el Ejercicio Contable.

También podremos aplicar cualquiera de los demás filtros:

Rango de Fechas: se listarán los asientos con fecha dentro del rango seleccionado.

Cuenta Contable: se listarán los asientos que tengan la cuenta contable seleccionada.
Rango de Números de asientos: se listarán los asientos numerados dentro de ese rango. Si dejamos este rango en 0 (cero) se toman todos
Razón Social Cliente/Proveedor: podremos listar asientos que tengan relación con algún cliente o proveedor determinado.
Tipo Origen: se listarán asientos que tengan un origen determinado. El origen dependerá de cómo haya sido generado el asiento contable.

Luego presionamos el botón “Buscar” y se listarán todos los asientos contables que cumplan con las condiciones de los filtros aplicados y del Ejercicio Contable seleccionado.

También tenemos 2 vistas disponibles para ver los asientos contables:

Asientos: todos los asientos contables se muestran en un único listado y el detalle de cada uno se podrá ver por separado en la zona inferior.

Libro Diario: se listan todos los asientos contables en un mismo listado. A diferencia de la vista anterior, el detalle de cada asiento estará incluido dentro del mismo listado.

2. Parametrización general de la Contabilidad

Para poder generar asientos contables en forma automática en TACTICA CRM & ERP debemos tener en cuenta primero algunos puntos importantes:

Crear el Ejercicio Contable.
Dar de alta el plan de cuentas.
Generar relaciones entre nuestro plan de cuentas y los objetos que luego van a generar asientos en forma automática.
Habilitar la generación automática de asientos desde el Administrador.

2.1 Creación de nuevo Ejercicio Contable

Para dar de alta un nuevo Ejercicio Contable, debemos acceder a la opción “Ejercicios Contables” que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Al ingresar se abrirá una nueva ventana donde se podrán buscar todos los Ejercicios Contables que ya tengamos creados hasta el momento, modificarlos, eliminarlos o generar asientos de apertura.

En esta ventana debemos presionar el botón derecho y luego seleccionar la opción “Nuevo” en la zona inferior.

Luego debemos seleccionar la Razón Social para la que vamos a crear este Ejercicio Contable, darle un Nombre e indicar el rango de fechas de vigencia del mismo.

Fecha Comprobación: Además de la fecha de Inicio y Fin del ejercicio veremos también esta fecha adicional que por defecto es igual a la Fecha de Inicio.

Esta fecha permite cerrar un período determinado dentro del ejercicio. Es decir, solo se podrán generar asientos contables con fecha igual o posterior a la fecha de Comprobación. Por lo tanto, si esta fecha es mayor a la Fecha de Inicio, en ese período previo no se podrán generar asientos contables. La fecha de Comprobación puede volver a modificarse en cualquier momento.

Una vez que tengamos creado el Ejercicio Contable, el siguiente paso será dar de alta el Plan de Cuentas que vamos a utilizar.

2.2 Cuentas Contables

Una vez que tengamos creado nuestro Ejercicio Contable podremos dar de alta las Cuentas Contables del mismo. Podremos hacerlo desde la opción Cuentas Contables o también desde la opción Árbol de Cuentas que se encuentra en la barra lateral del módulo. Desde estas opciones, también se podrá modificar o eliminar las cuentas contables.

Ambas opciones abrirán a continuación la misma ventana de Cuentas Contables, solo que por defecto una mostrará los resultados en forma de “Lista” y la otra en forma de “Árbol”. Al ingresar podremos cambiar la vista manualmente por la otra si lo deseamos.

Al ingresar, podremos dar de alta una nueva cuenta contable presionando el botón derecho en la zona inferior y luego seleccionando la opción “Nuevo”.

En la ventana de creación de la cuenta contable debemos indicar los siguientes datos:

Ejercicio: Debemos seleccionar el Ejercicio Contable para el que vamos a crear esta nueva cuenta contable.
Número: Indicamos el número correspondiente de la cuenta.
Nivel: Es igual que el número, pero separado por puntos. Esto es para determinar cómo se ordenará en el plan de cuentas con relación a las demás cuentas. Cada punto (.) sumará un nivel adicional.
Descripción: Indicamos el nombre de la cuenta contable.
Tipo y Saldo: Indicamos las características que tiene la cuenta marcando las opciones correspondientes.

Para finalizar presionamos el botón Aceptar.

Información adicional: Si vamos a dar de alta el plan de cuentas por primera vez, lo que se recomienda es hacerlo mediante una importación de datos. La importación agiliza el proceso cuando se trata de una carga masiva de datos.

Una vez que tengamos creado nuestro plan de cuentas, desde la misma ventana de Cuentas Contables se podrán listar los resultados en forma de “Lista” o también en forma de “Árbol”.

En cualquier caso, el orden en que se muestran las cuentas contables depende exclusivamente del “nivel” que tengan configuradas. Cada punto (.) sumará un nivel adicional dentro de otro nivel previo que comience igual.

2.3 Identificadores

Los Identificadores nos permiten generar relaciones contables entre el plan de cuentas que tengamos cargado y los distintos objetos del sistema. Es decir, nos permiten configurar la cuenta contable que se debe tomar por defecto al momento de contabilizar en forma automática las distintas operaciones.

Esta no es la única forma en que vamos a poder generar este tipo de relaciones. Hay otro tipo de relaciones contables como por ejemplo las tasas de IVA, Retenciones/Percepciones y Cajas/Cuentas del módulo de Fondos que solo se pueden realizar directamente desde su propia configuración y no por medio de los Identificadores (lo veremos más adelante en el punto 2.3.2).

Podemos acceder a los Identificadores desde la barra lateral del módulo.

Al ingresar veremos una zona de Filtros en la parte superior de la ventana. Esto permitirá buscar los Identificadores que ya tengamos configurados.

Para buscar relaciones ya generadas, debemos indicar primero el Ejercicio Contable que vamos a consultar y los demás campos podemos dejarlos vacíos, ya que solo los utilizaremos para filtrar resultados.

De esta forma se listarán las relaciones contables que ya tengamos generadas. Desde aquí también se podrán crear nuevas relaciones, modificarlas o eliminarlas presionando botón derecho en la zona inferior.

2.3.1 Nueva relación contable por medio de Identificadores

Para configurar un Identificador debemos presionar botón derecho y luego la opción “Nuevo” en la zona inferior de la ventana de Identificadores.

Se abrirá una nueva ventana en la que indicaremos los siguientes parámetros:

Identificador: Es el objeto de TACTICA CRM & ERP que vamos a relacionar con alguna de las cuentas contables. Sí deseamos por ejemplo indicar la cuenta contable que se tomará por defecto para contabilizar el importe neto en las ventas, seleccionaremos el Identificador “Ventas” (o “Compras” según corresponda).

Cuenta Contable: Aquí buscaremos y seleccionaremos la cuenta contable que debe tomarse por defecto para contabilizar al Identificador seleccionado en el paso anterior. En este caso estamos configurando el Identificador “Ventas” por lo tanto, seleccionaremos la cuenta contable de ventas.

Porcentaje: El porcentaje normalmente lo dejaremos en 100%. Puede cambiarse si deseamos distribuir la asignación contable del Identificador en varias cuentas. Tomando como ejemplo al Identificador “Ventas”, podremos determinar que el importe facturado se contabilizará en varias cuentas contables, asignándoles un porcentaje a cada una (en ese caso, la suma de todas las cuentas debe ser siempre del 100%).

Tipo / Tipo Origen / Nombre Origen: Si estamos configurando relaciones contables desde los “Identificadores”, estos campos siempre estarán vacíos. Nos darán información adicional, pero solo al realizar relaciones contables desde otro lugar. Ese tipo de relaciones lo veremos más adelante.

Para finalizar presionamos el botón Aceptar.

De esta forma, cada vez que se necesite contabilizar el importe neto de las ventas, por defecto se tomará la cuenta contable que hayamos seleccionado de nuestro plan de cuentas.

2.3.2 Nueva relación contable para objetos que no utilizan Identificadores

Existen algunas relaciones contables que no se generan por medio de los Identificadores del módulo de Contabilidad.

Esto sucede por ejemplo con las Tasas de IVA, Retenciones/Percepciones, Caja/Cuentas del módulo de Fondos, u otro tipo de configuraciones más específicas.

En estos casos, debemos ir a la configuración misma de ese objeto en particular y configurar desde ahí la cuenta contable que se tomará por defecto para generar el asiento. A continuación veremos algunos ejemplos.

2.3.2.1 Ejemplos

Veamos como ejemplo las tasas de IVA. Para indicar la cuenta contable que se tomará por defecto para contabilizar el IVA, primero debemos ir a la configuración misma de las tasas.

Podemos acceder desde el Administrador en: “Parámetros - Tasas de IVA”.

Aquí veremos el listado completo de tasas de IVA que tengamos creadas. Seleccionamos la tasa que deseamos configurar y presionamos el botón “Modificar”. Luego veremos que figuran opciones para establecer la cuenta contable de esta tasa, tanto para Ventas como para Compras.

Seleccionamos la opción que deseamos configurar (en este caso será para Ventas) y luego se abrirá una nueva ventana.

En esta ventana debemos seleccionar primero la Razón Social y Ejercicio Contable correspondiente. Nos mostrará también el Origen y Tipo de configuración que estamos realizando.

También figura un campo de “Cuenta Contable” pero es importante dejarlo vacío en este paso, ya que solo se utiliza para filtrar resultados.

Una vez que tengamos seleccionado el Ejercicio correspondiente, presionaremos el botón “Buscar” para chequear si ya existe alguna cuenta configurada para esta tasa de IVA. Si existe la veremos en la zona inferior y si no la búsqueda no traerá ningún resultado.

En este caso vemos en la zona inferior que todavía no hay ninguna cuenta contable asignada para contabilizar la tasa de IVA 21% para Ventas.

Para configurarla debemos presionar el botón derecho y luego seleccionar la opción “Nuevo”.

Se abrirá la siguiente ventana.

Razón Social / Ejercicio: Nos mostrará la Razón Social y Ejercicio contable para el que estamos configurando esta tasa.

Identificador “Sin Relación”: Este campo figura como “Sin Relación”, ya que no se trata de uno de los “Identificadores” del módulo de Contabilidad.

Cuenta contable: Desde aquí buscaremos y seleccionaremos la cuenta contable que se tomará por defecto para contabilizar la tasa de IVA. En este caso, al tratarse de la tasa de IVA para ventas, seleccionaremos la cuenta contable “IVA DÉBITO FISCAL”.

Porcentaje: El porcentaje normalmente lo dejaremos en 100%. Puede cambiarse si deseamos distribuir la asignación contable para esta tasa de IVA en varias cuentas (es decir, que se contabilice en varias cuentas contables en vez de una sola, indicando el porcentaje correspondiente de cada cuenta, totalizando siempre un 100% entre todas).

Tipo / Tipo Origen / Nombre Origen: Se mostrarán las características del objeto que estamos configurando.

Para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

Si volvemos a buscar, veremos que ahora la cuenta contable ya ha quedado configurada para esta tasa de IVA.

Esta forma de relacionar las cuentas contables se aplica a cualquier otro objeto que no figure dentro del listado de “Identificadores” del módulo de Contabilidad (retenciones/percepciones, impuestos internos, cajas/cuentas de Fondos, etc.).

Veamos otros ejemplos:

Cajas/Cuentas: Debemos ir directamente al módulo de Fondos, buscamos la Caja o Cuenta, la modificamos y luego editamos las relaciones a cuentas contables.

Retenciones/Percepciones: Podemos acceder a los tributos desde el Administrador en “Parámetros: Tributos - Configuración”. Desde ahí buscamos el tributo que deseamos configurar, lo modificamos y luego editamos las relaciones a cuentas contables.

Para configurar otros objetos seguiremos siempre los mismos pasos.

2.3.3 Parametrización Contable Particular

Ya hemos visto que los Identificadores del módulo de Contabilidad permiten configurar una parametrización contable a nivel “General”. Es decir, la cuenta contable que tengan configurados estos Identificadores se tomará siempre por defecto para todas las operaciones.

En los siguientes Identificadores, podremos parametrizar distintas cuentas contables en forma particular (dependiendo del Producto facturado o Empresa).

Compras
Deudores por Venta
Proveedores
Ventas

Esta configuración particular podremos realizarla desde:

Talonarios de facturación (facturas, notas de crédito/débito)
Matriz de Productos
Fiscal de las empresas.

2.3.3.1 Prioridades en los Identificadores

Existe un orden de prioridad que debemos tener en cuenta si deseamos configurar relaciones contables particulares.

Las prioridades son las siguientes (de menor a mayor importancia):

Identificador “Ventas”:

Identificador -> Talonario -> Producto

Identificador “Compras”:

Identificador -> Producto

Identificador “Deudores por ventas”:

Identificador -> Fiscal Cliente

Identificador “Proveedores varios”:

Identificador -> Fiscal Proveedor

¿Qué significa que existan prioridades?

Tomemos como ejemplo al Identificador “Ventas” (Identificador -> Talonario -> Producto).

El Identificador “Ventas” puede tener configurada una cuenta contable. Como ya hemos visto, esa cuenta es la que se tomará siempre por defecto al contabilizar facturas de venta.

Pero al mismo tiempo podríamos tener configurada una cuenta contable en un Talonario de facturación. En ese caso, si facturamos con ese Talonario en particular, se tomará por defecto la cuenta contable del Talonario y no la del Identificador (el Talonario tiene mayor prioridad).

Por otro lado, también podríamos tener configurada una cuenta contable en un Producto determinado. En ese caso, si facturamos ese producto, se contabilizará por defecto con la cuenta contable del producto y no la del Identificador ni tampoco la del Talonario (la cuenta contable del producto tiene mayor prioridad que las anteriores).

2.3.3.2 Ejemplo de configuración en comprobantes de Venta

Tomemos como ejemplo una Factura de venta tipo “E”.

En este caso tenemos parametrizada la siguiente configuración:

Identificador “Ventas”: tiene configurada la cuenta contable “VENTAS”. Esta es la cuenta contable que se tomará por defecto al contabilizar facturas de venta.

Identificador “Deudores por Venta”: tiene configurada la cuenta contable “DEUDORES POR VENTAS”. Esta es la cuenta contable que se tomará por defecto al contabilizar los deudores en facturas de venta.

De esta forma, cada vez que registremos otra factura de venta similar sin otros impuestos, se tomarán por defecto estas cuentas contables para generar el asiento. No importa cuál sea el producto facturado ni la empresa.

Si, en cambio, deseamos realizar una configuración más particular, podremos configurar una cuenta contable distinta en el Talonario utilizado. Esto podremos hacerlo desde el menú “General”, en la opción “Talonarios”.

Aquí debemos buscar el Talonario, luego presionar botón derecho y seleccionar la opción “Modificar”.

Se abrirá la ventana de configuración del Talonario. Aquí debemos seleccionar la opción “Editar relaciones a Cuentas Contables”.

Al editar las relaciones se abrirá una nueva ventana donde primero podremos presionar el botón “Buscar” y ver si el Talonario ya tiene configurada alguna cuenta particular. Chequeamos también que el Ejercicio contable sea el correcto.

En este caso, el Talonario no tiene configurada ninguna cuenta contable.

Para agregarle su propia cuenta contable presionamos botón derecho en la zona inferior y luego seleccionamos la opción “Nuevo”.

Aquí debemos buscar y seleccionar la cuenta contable que deseamos asignarle al Talonario. En este caso será la cuenta contable “VENTAS EXTERIOR” (cuenta n.º 4104). Para finalizar presionamos el botón Aceptar.

Si buscamos nuevamente veremos la cuenta contable asociada al Talonario.

Para finalizar presionamos el botón “Cerrar”.

De esta forma, cada vez que facturemos con este Talonario de Facturas tipo E, los ítems facturados se contabilizarán por defecto con la cuenta contable “VENTAS EXTERIOR” en vez de tomar la cuenta contable “VENTAS” configurada para el Identificador de Ventas. Esto es porque el Talonario tiene mayor prioridad que el Identificador.

Por otro lado, si lo deseamos también se podrá parametrizar una cuenta contable directamente en el producto/servicio facturado, ya que tal vez no todos los productos se contabilizan de la misma forma.

Esto podremos hacerlo ingresando al menú General y luego seleccionando la opción “Matriz de Productos”.

Al ingresar en la Matriz de Productos debemos buscar primero el ítem que deseamos configurar. Lo seleccionamos, presionamos botón derecho y luego seleccionamos la opción “Modificar”.

Aquí debemos seleccionar la opción “Editar relaciones a Cuentas Contables de Ventas” (o de “Compras” si es para operaciones de compra).

En la nueva ventana que se abrirá, podemos presionar el botón “Buscar” y ver primero si este Ítem ya tiene configurada alguna cuenta contable particular. Chequeamos también que el Ejercicio contable sea el correcto.

En este caso, el Producto no tiene configurada ninguna cuenta contable todavía.

Para agregarle su propia cuenta contable presionamos botón derecho en la zona inferior y luego seleccionamos la opción “Nuevo”.

Luego debemos buscar y seleccionar la cuenta contable que deseamos asignar al producto. En este caso será la cuenta contable “VENTAS HARDWARE” (cuenta n.º 4105). Para finalizar presionamos el botón Aceptar.

Si volvemos a buscar, veremos la cuenta contable asociada al Producto.

De esta forma, cada vez que facturemos este producto se contabilizará por defecto con la cuenta contable “VENTAS HARDWARE” y no se tomará la cuenta contable del Talonario utilizado ni la del Identificador de Ventas porque esta tiene mayor prioridad.

2.3.3.3 Ejemplo con Clientes/Proveedores

En el caso de las empresas, también podremos configurar una cuenta contable particular. Esto lo haremos desde los datos fiscales de las mismas.

Podemos acceder desde el módulo de Empresas, seleccionando la empresa correspondiente y luego modificando la fiscal en la solapa que se encuentra a la derecha. En este caso será la empresa “CANAL A”.

Al modificar los datos fiscales de la empresa se abrirá una nueva ventana donde podremos editar las relaciones a cuentas contables. Podremos hacerlo para la empresa como Cliente o como Proveedora.

Al editar las relaciones a cuentas contables se abrirá una nueva ventana donde podremos buscar si ya existe alguna cuenta contable vinculada con este cliente/proveedor. Si no hay ninguna, se mostrará vacío.

Para poder asignarle su propia cuenta contable, presionamos botón derecho en la zona inferior y luego seleccionamos la opción “Nuevo”.

Luego debemos buscar y seleccionar la cuenta contable que deseamos asignarle a este cliente. En este caso le asignaremos la cuenta contable “SOCIO POR CUENTA PARTICULAR”.

Al buscar nuevamente veremos la cuenta vinculada con este cliente y ya podremos cerrar esta ventana.

De esta forma, cuando generemos un comprobante de venta a este cliente en particular, el asiento contable tomará por defecto la cuenta contable que el cliente tiene asignada en su fiscal y no la cuenta contable general configurada en el Identificador “Deudores por Venta” (la cuenta contable de su fiscal tiene mayor prioridad que la cuenta contable del Identificador “Deudores por Venta”).

2.4 Habilitar la generación automática de asientos contables

Para poder generar comprobantes y que se contabilicen en forma automática, primero debemos habilitar esta opción desde el Administrador.

La opción figura en “Parámetros - Asientos Automáticos”.

Al ingresar veremos en la zona superior de la ventana, el historial de activación/desactivación de la generación de asientos automáticos.

En la zona inferior podremos marcar/desmarcar las opciones de Configuración que vamos a utilizar.

Generar Asientos Automáticos (General): Esta opción habilita a todas las demás. También habilita la generación automática de asientos contables en operaciones del módulo de Fondos.
Generar Asientos Automáticos (Módulo Facturación): Se habilita la generación automática de asientos contables al registrar comprobantes del módulo de Facturación.
Generar Asientos Automáticos (Módulo Compras): Se habilita la generación automática de asientos contables al registrar comprobantes del módulo de Compras.
Generar Asientos Automáticos (Módulo Recibos): Se habilita la generación automática de asientos contables al registrar comprobantes del módulo de Recibos.
Generar Asientos Automáticos (Módulo Pagos): Se habilita la generación automática de asientos contables al registrar comprobantes del módulo de Pagos.

3. Copiar plan de cuentas

Esta opción nos permitirá copiar un plan de cuentas ya existente, de un Ejercicio Contable a otro. En general lo haremos al crear un nuevo Ejercicio Contable, ya que no tendrá cargada ninguna cuenta contable.

Si ya tenemos creado nuestro plan de cuentas, pero necesitamos dar de alta uno nuevo (por ejemplo para el próximo ejercicio contable), podremos copiarlo utilizando la opción “Copiar plan de cuentas” que se encuentra en las opciones del módulo.

Al ingresar en esta opción, lo primero que debemos hacer es seleccionar el Ejercicio Contable en el que ya tengamos creado nuestro plan de cuentas. Esto lo haremos en la sección de “Origen”.

Luego seleccionaremos el ejercicio contable al que deseemos copiarle el mismo plan de cuentas desde la sección de “Destino”.

Aquí veremos también otras opciones:

Copiar las relaciones de las cuentas: Además del plan de cuentas, se copiarán todas las relaciones contables que tengamos creadas (Identificadores, Cajas, Tributos, Tasas de IVA, etc.).

Cancelar el proceso si ocurre algún error al copiar alguna relación: Si activamos esta opción y existe algún error al copiar las relaciones, el proceso se cancela. Podemos dejar esta opción desmarcada y en caso de detectar un error, el proceso continúa copiando las demás relaciones hasta finalizar. Un error puede ser, por ejemplo, que la relación a copiar ya exista en el ejercicio destino. Esto no es grave, ya que si el proceso continúa esa relación existente se omitirá y simplemente seguirá copiando las relaciones que falten.

Copiar plantillas de asientos: Si tenemos creada alguna Plantilla en el ejercicio contable “origen”, se copiará también al ejercicio contable “Destino”.

Copiar configuraciones: Si tenemos creada alguna “Configuración” (de Balances) en el ejercicio contable “origen”, se copiará también al ejercicio contable “Destino”.

Luego para comenzar con el proceso presionamos el botón “Aceptar”.

Una vez finalizado el proceso, presionamos nuevamente el botón “Aceptar” para darlo por terminado.

4. Comprobar Ejercicio

Esta función comprobará si todos los identificadores y objetos están relacionados correctamente para trabajar con los asientos automáticos.

Podemos ingresar desde la opción “Comprobar Ejercicio” que se encuentra en la barra lateral del módulo de Contabilidad.

Al ingresar se abrirá una nueva ventana donde podremos buscar y seleccionar el ejercicio contable que deseamos comprobar.

Luego de haber seleccionado el ejercicio, se mostrará un mensaje que nos preguntará si deseamos realizar la operación. Para continuar presionamos el botón “Si”.

Luego se mostrará otro mensaje preguntando si deseamos ir editando las relaciones al encontrar faltantes.

Si elegimos la opción “No”, comenzará el proceso que comprobará el ejercicio y nos mostrará las relaciones faltantes, pero no se podrán editar en ese momento.

En cambio, si seleccionamos la opción “Sí”, el proceso comienza y a medida que se detectan las relaciones faltantes, podremos seleccionar la cuenta contable correspondiente que vamos a asignarle.

Luego podemos presionar el botón “Aceptar” para continuar con el proceso.

También podemos presionar el botón “Cancelar” si no deseamos generar la relación en el momento y continuar verificando las demás.

5. Nuevo Asiento

Esta opción nos permitirá crear un asiento manual.

Podemos acceder desde la opción “Nuevo Asiento” que se encuentra en la barra lateral del módulo de Contabilidad.

Al momento de generar un nuevo asiento manual, indicaremos:

Fecha: por defecto será el mismo día en que lo estamos registrando.
Ejercicio Contable: indicamos el Ejercicio en el cual se dará de alta el asiento.
Número: Podemos cambiarlo a mano. También dejarlo en cero para que le asigne el número en forma automática (correlativo).
Descripción: Ingresamos una descripción para identificar el asiento.
Cuentas Contables: En la zona inferior de esta ventana, podremos presionar botón derecho y seleccionar la opción “Nuevo” para agregar las cuentas contables. También indicaremos el importe y tipo de saldo de cada una.

En la zona inferior podremos chequear que los saldos de las cuentas estén balanceados.

Para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

El asiento manual se listará en la vista principal del módulo junto con los demás.

Si presionamos botón derecho sobre los asientos manuales, podremos modificarlos, eliminarlos o copiarlos.

6. Asiento Resumen

El asiento resumen nos permitirá contabilizar masivamente distintos tipos de comprobantes que no se hayan contabilizado previamente.

Podremos, por ejemplo, generar asientos resumen para contabilizar comprobantes (como facturas, compras, recibos y/o pagos) que fueron registrados antes de tener parametrizada la contabilidad, por lo que no tienen generado ningún asiento contable todavía.

También podría sernos útil si decidimos no generar asientos contables en forma automática por cada factura cargada, sino directamente un único asiento resumen para todas las facturas del día, mes, etc. Esto también aplica para compras, pagos, recibos y costos.

Los distintos tipos de asiento resumen que tenemos disponibles son para:

Ventas
Costos de Mercadería Salida
Compras
Pagos
Recibos

Podemos acceder desde la opción “Asiento Resumen” que se encuentra en la barra lateral del módulo de Contabilidad.

Al ingresar en esta opción podremos generar nuevos asientos, resumen o también presionar el botón “Buscar” y ver todos los que tengamos generados hasta el momento.

En la parte superior veremos también una zona de Filtros que podremos aplicar para listar solo aquellos asientos resumen que estén dentro de algún rango de fecha en particular o pertenezcan a un Ejercicio determinado.

En la zona inferior veremos el detalle del asiento resumen que esté seleccionado.

6.1 Nuevo Asiento Resumen

Podemos generar un nuevo asiento resumen desde 2 lugares distintos:

Vista principal del módulo de Contabilidad: En la solapa de “Asientos” presionamos botón derecho y luego seleccionamos la opción “Nuevo Asiento Resumen”.

Opción: Asiento Resumen (barra lateral): Desde aquí podemos presionar botón derecho en la zona de asientos y luego seleccionar la opción “Nuevo”.

De esta forma se abrirá una nueva ventana donde indicaremos todas las características del asiento resumen que deseamos generar.

Primero indicaremos el Ejercicio Contable para el que vamos a generar el asiento, la fecha que tendrá y una descripción.

Luego debemos marcar el tipo de asiento resumen que vamos a generar marcando la opción correspondiente.

Las detallaremos a continuación:

1. Venta: para generar un asiento resumen de ventas debemos indicar el tipo de talonario y sucursal. Luego también indicaremos si deseamos generarlo por rango de Números o Fechas.

2. Costos de Mercadería Salida: Para poder generar este tipo de asiento resumen tenemos que indicar cuál es el tipo de origen de costos que deseamos utilizar.

Aquí tenemos 4 opciones disponibles:

-Facturas: Solo para movimientos de salida de stock por Facturas. Se debe indicar Talonario y Sucursal. Puede ser por rango de números o rango de fechas de emisión de las facturas.

-Remitos: Solo para movimientos de salida de stock por Remitos. Se debe indicar Talonario y Sucursal. Puede ser por rango de números o rango de fechas de emisión de los remitos.

-Comprobantes de stock: Solo para descargas manuales de Stock. Es el ID de Comprobante de Stock (podemos verlo al "Ver Origen" de la descarga manual). No es necesario talonario ni sucursal. Puede ser por número de ID del comprobante o por fecha.

-Movimientos de stock: Por número de movimientos de salida de stock (figura en la columna “Nro. Movimiento” de la solapa “Movimientos” en el módulo de Stock). No es necesario talonario ni sucursal. Puede ser por número o fecha del movimiento.

2. Compras - Pagos - Recibos: Para este tipo de asiento resumen, solo será necesario indicar el tipo de comprobante e Intervalo de fechas.

Para finalizar presionaremos el botón “Aceptar” y comenzará un proceso que se detallará en pantalla.

Luego, para finalizar, presionamos nuevamente el botón “Aceptar”.

Nota: Si incluimos facturas que ya tienen generado un asiento contable, en este asiento resumen se excluirán, indicando cuál es la factura excluida. Esto no es un error, simplemente un aviso.

Si presionamos botón derecho sobre cualquiera de los asientos resúmenes veremos también otras opciones.

En las opciones de este menú podremos seleccionar “Ver Detalle” y se abrirá el listado de facturas y cuentas contables utilizadas para cada una, junto con el importe del Debe y el Haber.

Por otro lado, también podremos hacer lo siguiente:

Modificar: Se podrá cambiar el número del asiento, su descripción o también las cuentas contables por otras si corresponde.

Regenerar: El asiento resumen se eliminará primero e inmediatamente después podremos volver a generarlo con las mismas características (o editándolo antes si es necesario hacer cambios).

Eliminar: Si un asiento resumen no está bien, se podrá eliminar y volver a generar las veces que sea necesario.

7. Mayor / Saldos

Desde esta opción podremos analizar los saldos de las cuentas contables de un ejercicio contable particular, el detalle de cómo están conformados dichos saldos y su origen.

Podemos acceder desde la barra lateral del módulo de Contabilidad.

Al ingresar debemos indicar primero cuáles serán las cuentas contables a analizar.

Esto podremos hacerlo en la zona superior de la ventana, seleccionando el ícono de búsqueda.

Luego debemos seleccionar el ejercicio contable que deseamos analizar y las cuentas contables de dicho ejercicio.

Luego de haber seleccionado las cuentas contables que deseamos analizar, presionaremos el botón “Seleccionar”.

En caso de seleccionar cuentas que no son imputables, veremos un mensaje avisando que se ignoran. Esto es normal, ya que son cuentas que no registran saldos.

De esta forma veremos las cuentas contables seleccionadas en la zona superior de la ventana. Luego para analizar los saldos presionaremos el botón “Buscar”.

Para cada cuenta veremos el importe de:

Debe
Haber
Saldo
Saldo Anterior

Las columnas del Debe, Haber y Saldo Anterior, se verán afectadas por el filtro de fecha ubicado en la zona superior izquierda.

De esta forma podremos filtrar saldos de un rango de fechas determinado, tanto del Debe como del Haber.

Por otro lado, todo el saldo que sea anterior al período filtrado se verá en la columna de “Saldo Anterior”.

También al momento de analizar los saldos de las cuentas contables veremos varias opciones disponibles:

Mayor con Detalles: se podrá ver información acerca de cada uno de los comprobantes que dan origen al saldo de la cuenta seleccionada.

Calcular todos los asientos al buscar: si marcamos esta opción al buscar los saldos de las cuentas contables con “detalles” (opción anterior), la carga será más lenta porque los detalles de cada una se procesarán de entrada para todas. En caso contrario, el listado se cargará más rápido y los detalles de los saldos de cada cuenta contable se procesarán solo al momento de seleccionarlas.

Omitir Asiento de Apertura: se omitirá el asiento de apertura en este análisis sí existe.
Omitir Asiento de Cierre: se omitirá el asiento de cierre si existe.
Omitir Asiento de Ajuste por Inflación: se omitirá el asiento de ajuste por inflación si existe.

8. Mayor / Saldos Mensual

Esta opción es similar a la vista en el punto anterior (Mayor / Saldos), pero aquí los saldos se mostrarán agrupados en forma mensual. Podemos acceder desde la barra lateral del módulo de Contabilidad.

Al igual que en el análisis de Mayor / Saldos, se deberán seleccionar primero las cuentas contables que deseamos analizar, el rango de fechas y las opciones de análisis (Mayor con Detalles, Omitir Asiento de Apertura, Omitir Asiento de Cierre, Omitir Ajuste por inflación).

Los saldos de las cuentas se mostrarán agrupados en forma mensual.

El saldo del Asiento de Apertura se mostrará en una columna separada.

Si aplicamos un filtro por rango de fechas, podremos analizar los saldos de ese período en particular y ver además los saldos anteriores al período filtrado.

9. Ajuste por Inflación

El ajuste por inflación nos permite corregir el efecto inflacionario del año en que se liquida, considerando cómo impacta en el patrimonio de la empresa. Se observa y se mide mediante la evolución de índices indicadores.

9.1 Dar de alta los índices de inflación

El primer paso será indicar los índices mensuales de variación de inflación. Para ello, nos dirigiremos al módulo Contabilidad en la barra lateral, donde seleccionaremos la opción “Índices de Inflación”.

Obtendremos la apertura de la ventana que se muestra a continuación:

En esta ventana tendremos la opción de dar de alta los índices de dos maneras distintas: mes a mes o por bloques.

9.1.1 Dar de alta los índices mes a mes.

Para indicar los índices de a un mes, daremos clic derecho en la ventana mostrada previamente y presionaremos “Nuevo”.

Se abrirá una ventana en la cual deberemos seleccionar los parámetros correspondientes, como vemos a continuación.

En Ejercicio, indicaremos a qué ejercicio contable corresponden los índices que estaremos dando de alta. Junto a este dato, también se completará automáticamente la Razón Social correspondiente.

Al hacer clic en el botón indicado en la imagen, se abrirá la ventana donde podremos acceder al listado de ejercicios contables disponibles.

Para poder visualizar el listado, deberemos presionar el botón “Buscar” que se indica en la imagen a continuación. También tendremos la posibilidad de filtrar la búsqueda según los parámetros que decidamos.

Cuando se despliegue el listado, como se muestra a continuación, podremos visualizar los ejercicios existentes y seleccionar el correspondiente.

Con el ejercicio seleccionado, la ventana se verá de la siguiente manera:

En “Período” marcaremos a qué mes corresponde el índice cargado. Para ello, en el calendario seleccionaremos cualquier día correspondiente al mes deseado.

En “Valor del índice” indicaremos manualmente el índice que necesitemos cargar. Este índice puede ser, por ejemplo, el índice de inflación de precios al consumidor (fuente IPCBA).

Luego de hacer clic en “Aceptar”, veremos el índice del mes indicado cargado en la tabla.

9.1.2 Dar de alta los índices en bloque

También tenemos la alternativa de cargar los índices correspondientes a los meses del ejercicio contable de manera masiva. Para acceder a esta opción, daremos clic derecho en la ventana que se muestra a continuación y seleccionaremos “Editar índices de ejercicio”.

En la ventana que se abre como resultado, seleccionamos el botón que se indica para acceder al listado de ejercicios.

Presionamos el botón “Buscar” para acceder al listado.

A continuación, seleccionamos el ejercicio correspondiente con doble clic.

Lo que veremos a continuación será un listado con todos los meses que encierre el ejercicio seleccionado.

Como vemos, la tabla nos muestra un listado con los meses comprendidos dentro del ejercicio (por ejemplo, en este caso, de enero a diciembre), el índice general y el coeficiente de cada mes. En este caso, vemos que el mes de abril (ABRIL 2022) ya tiene su información cargada porque TACTICA CRM & ERP está reconociendo el índice que dimos de alta previamente.

Si optamos por utilizar esta herramienta, deberemos cargar los índices de todos los meses presentes en el ejercicio. Para ello, haremos clic en la sección “Índice” de cada mes y escribiremos el índice correspondiente.

De esta manera, iremos llenando todos los índices y como resultado, también veremos reflejados los coeficientes correspondientes en la columna derecha de la ventana.

Este coeficiente será el resultado de realizar la operación de división del índice general con el índice del último mes. En el caso que se muestra en la imagen, por ejemplo, la división se hará con el índice de todos los meses respecto al índice del mes de diciembre.

Una vez hayamos cargado correctamente todos los índices, haremos clic en “Aceptar”.

Veremos la ventana con todos los índices cargados, donde podremos elegir el orden del listado según el parámetro que deseemos.

Además, podremos modificar individualmente cada índice si así lo necesitáramos dando clic derecho sobre el índice deseado y presionando “Modificar”.

Cuando el listado esté completo como lo deseamos, cerramos la ventana.

9.2 Configuración del Identificador de Índices de Inflación

Previo a realizar el asiento, deberemos asignarle la cuenta contable correspondiente al identificador de Índices de inflación. En este caso, la cuenta contable correspondiente será “Ajustes por Inflación”.

En el módulo Contabilidad, seleccionamos la opción “Identificadores”.

En la ventana emergente, seleccionamos el identificador de Índice de Inflación.

Hacemos clic derecho sobre el espacio blanco y seleccionamos “Nuevo”.

Se abrirá una ventana donde seleccionaremos la cuenta contable que relacionamos con el identificador de índice de inflación.

En la ventana que se abre como resultado, procedemos a buscar y seleccionar la cuenta de Ajuste por Inflación. Podemos utilizar los filtros para la búsqueda, como en este caso donde buscamos con la palabra “ajuste” en el filtro de descripción. Se arrojarán los resultados coincidentes con este parámetro.

Seleccionamos la cuenta correspondiente y la veremos cargada en el indicador para su conexión.

Con la cuenta de ajuste por inflación ya cargada en el indicador de indicadores de inflación, podemos proceder a realizar el ajuste.

9.2.1 Ajuste por Inflación

Habiendo dado de alta los índices, el siguiente paso será realizar el ajuste por inflación. Para acceder a esta opción, abriremos la herramienta “Ajuste por inflación” dentro del módulo Contabilidad.

En principio, la ventana se encontrará vacía.

Para comenzar, debemos seleccionar las cuentas contables sobre las cuales deseamos hacer el ajuste.

Para poder visualizar el listado del plan de cuentas existente, presionamos el botón “Buscar”.

En la ventana resultante, indicaremos el ejercicio al que correspondan las cuentas que deseamos ajustar. También tendremos la opción de agregar filtros a nuestra búsqueda.

En la imagen a continuación se muestra, a modo de ejemplo, la búsqueda utilizando como filtro la palabra “ventas” en la sección descripción, para obtener como resultado las cuentas cuyas descripciones contengan dicha palabra una vez que presionemos “Buscar”.

Veremos el listado de cuentas coincidentes con los parámetros de nuestra búsqueda.

En este caso, para ejemplificar, seleccionaremos la cuenta que se indica como “Ventas” y luego presionaremos “Seleccionar”.

Veremos que se ha cargado la cuenta en el listado de Cuentas Contables Seleccionadas. Para cargar los saldos de la cuenta, presionamos “Buscar”.

En el cuadro de Saldos, vemos tres datos correspondientes a cada mes: el Saldo, el Índice de Inflación de ese mes y el Saldo Ajustado, resultante de aplicarle el índice de inflación al saldo original.

Si desplazamos hacia la derecha, veremos que al final del listado mensual encontramos el saldo total y el saldo total ajustado de acuerdo a los índices de inflación configurados.

El último paso sería crear el asiento del ajuste por inflación. Haremos clic derecho en el sector de saldos y presionamos “Crear Asiento Ajuste por Inflación”.

Se abrirá la pestaña donde podremos visualizar los detalles del asiento, agregar notas y ver los datos de la auditoría.

Una vez corroboramos que esté todo en orden, presionamos “Aceptar”. Cuando el ejercicio se haya creado correctamente, veremos el siguiente cartel.

10. Balance

Esta opción nos permitirá obtener un Balance general de todas las cuentas de nuestro ejercicio contable o solo de las que seleccionemos mediante Configuraciones que veremos más adelante.

Podremos acceder desde la opción “Balance” que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Para generar un Balance debemos:

Seleccionar el Ejercicio Contable que deseamos analizar.
Indicar un rango de fechas.
Marcar/Desmarcar opciones de análisis (Omitir Asiento de Apertura, Omitir Asiento de Cierre, Omitir Asiento de Ajuste por Inflación).
Indicar el Tipo de Balance: Saldos, Sumas y saldos, o General.
Finalmente, presionar el botón “Buscar”.

Si marcamos la opción “Ejercicio” se tomarán en cuenta todas las cuentas contables del ejercicio seleccionado.

Tenemos 3 tipos de Balances:

Saldos: Veremos el saldo total de las cuentas. Solo de aquellas que tengan algún saldo registrado.

Sumas y saldos: En este caso se agregan columnas para ver por separado los importes del Debe y el Haber. Se lista el plan de cuentas completo (incluyendo aquellas cuentas que tienen saldos en cero).

General: Con esta opción el Balance también traerá columnas para ver por separado los importes del Debe y el Haber, pero a diferencia del anterior, solo se muestran cuentas contables que tengan saldos registrados. Las cuentas con saldos en cero no se listarán.

En cualquier caso, si aplicamos un filtro por rango de fechas podremos ver el saldo filtrado y también el saldo anterior a ese período.

10.1 Balances: Configuración

La Configuración nos permitirá generar Balances de un grupo determinado de cuentas contables.

Para esto debemos marcar la opción “Configuración” y luego seleccionar el ícono de búsqueda que se encuentra a la derecha.

Se abrirá una nueva ventana donde podremos buscar las Configuraciones que tengamos guardadas.

Para crear una nueva Configuración, presionamos el botón derecho y luego la opción “Nuevo”. Indicamos el Nombre que tendrá dicha Configuración, seleccionamos el Ejercicio Contable que deseamos analizar y luego presionamos el botón “Aceptar”.

Ahora podremos verla en el listado de Configuraciones guardadas.

Luego también debemos agregar las cuentas contables que se analizarán con esta Configuración. Esto podemos hacerlo presionando el botón derecho en la zona inferior y luego seleccionando la opción “Nuevo”.

Debemos indicar primero si vamos a agregar una cuenta contable “Imputable” o “No Imputable'', luego buscarla y finalmente seleccionarla. Para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

De la misma forma, agregaremos todas las cuentas contables que deseamos incluir en esta Configuración y una vez que estén agregadas podremos seleccionarla.

De esta forma, al generar el Balance solo se tomarán en cuenta las cuentas contables que formen parte de la Configuración seleccionada.

11. Balance de 8 columnas

Este análisis se utiliza para la determinación del resultado tributario de la sociedad basándose en el balance de 8 columnas normalmente utilizado en Chile.

Podremos acceder desde la opción “8 Columnas” que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Para poder generar este tipo de Balances, solo será necesario seleccionar el ejercicio contable que deseamos analizar en la zona superior y luego presionar el botón “Buscar”.

Si lo deseamos también podremos aplicar filtros por rangos de fechas o también marcar las opciones para omitir los asientos de Apertura, Cierre y Ajuste por Inflación.

12. Renumeración

Todos los asientos contables tienen una numeración. El primer asiento contable de un ejercicio será siempre el número “1” y a partir de ahí, los próximos asientos se renumeran en forma automática y correlativa.

Esta opción nos permitirá renumerar los asientos contables para reemplazar su numeración por otra distinta. Podemos acceder desde la opción “Renumeración” que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Al ingresar en esta opción, el primer paso será seleccionar los asientos contables que deseamos renumerar porque podemos hacerlo para todos o solo algunos. Para eso, lo que haremos será buscar y seleccionar el Ejercicio Contable que deseamos renumerar. Podemos filtrar también por rangos de fechas y/o Nro de Asientos.

Finalmente, presionamos el botón “Buscar” para listar los asientos que se renumerarán más adelante (en este punto no habremos renumerado ninguno todavía).

De esta forma, los asientos a renumerar se listarán en la zona inferior. Solo faltará indicar las opciones de renumeración y presionar el botón “Renumerar”.

12.1 Opciones de renumeración

A continuación detallaremos las distintas opciones posibles:

Sumar un valor al número de asiento: Podemos indicar un “Valor” y sumar esa cantidad al número de los asientos seleccionados. Por ejemplo: si el valor ingresado es “10”, al renumerar, el asiento número “1” pasará a ser el “11” y así con todos los demás.
Restar un valor al número de asiento: Es similar a la opción anterior, solo que restará el “Valor” ingresado a la numeración de los asientos seleccionados.
Renumeración correlativa: Indicamos el número del primer asiento del ejercicio y luego todos los demás se renumerarán en forma correlativa a partir de este.

Una vez que hayamos indicado las opciones de renumeración que deseamos aplicar, debemos presionar el botón “Renumerar” para comenzar con el proceso.

En el caso de la Renumeración correlativa, podremos indicar también un Orden que podrá ser por Fecha o Número y además en forma Ascendente o Descendente. Esto nos dará varias posibilidades.

Veamos como ejemplo un ejercicio donde tenemos un asiento contable por mes, numerados correlativamente a partir del asiento número “101”.

Si deseamos renumerarlos en forma correlativa a partir del número “1”, marcamos esa opción e ingresamos el número del primer asiento.

Al renumerar de esta forma, las posibilidades son:

Ordenar por Número y Ascendente:

Al renumerar se respetará el orden de la numeración original, pero ahora el primer asiento será el indicado (en este caso el “1”) y los demás se renumerarán en forma correlativa.

Ordenar por Número y Descendente:

Al renumerar se respetará el orden de la numeración original, pero en este caso será en forma descendente. Es decir, ahora el asiento número “1” será el de diciembre, el asiento “2” el de noviembre y así con los demás, ya que se renumerarán en forma descendiente.

Ordenar por Fecha y Ascendente:

Al renumerar de esta forma se tomará en cuenta la fecha original que tengan los asientos contables y se renumerarán en forma ascendente siguiendo ese orden.

Ordenar por Fecha y Descendente:

Al renumerar de esta forma se tomará en cuenta la fecha original que tengan los asientos contables, pero se renumerarán en forma descendente siguiendo ese orden. Es decir, ahora el asiento número “1” será el de diciembre porque por fecha es el último, el asiento “2” será el de noviembre y así con los demás en forma descendiente.

La renumeración por “Fecha” nos será útil en caso de tener asientos con número alto, pero que por fecha deberían ser anteriores o viceversa.

Por ejemplo, podemos tener registrado un asiento contable que fue cargado después de los demás, pero con fecha anterior. El número del asiento es mayor, ya que siempre se numera en forma correlativa.

Si renumeramos asientos contables por Fecha y en forma Ascendente, este último asiento pasará a ser el primero, ya que por fecha es anterior a todos los demás, aunque haya sido registrado después.

13. Plantillas

Desde esta opción se darán de alta las Plantillas de asientos, que luego podremos utilizar al momento de registrar asientos manuales.

Podemos acceder desde la opción “Plantillas” que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Al ingresar veremos una zona de filtros en la parte superior de la ventana para buscar las Plantillas que ya tengamos guardadas. Si deseamos crear una nueva, presionamos botón derecho en la zona inferior y luego la opción “Nuevo”.

Para crear la Plantilla primero debemos indicar el nombre de la misma y el Ejercicio Contable para el que deseamos utilizarla. Luego agregamos las cuentas contables que va a contener mediante el ícono de búsqueda que se encuentra a la derecha.

Al agregar las cuentas contables, las veremos en el listado inferior. Para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

Si buscamos Plantillas, ahora la veremos creada en el listado. Presionando botón derecho sobre la misma podremos modificarla, eliminarla, copiarla o exportarla también.

Si vamos a registrar asientos manuales, podremos seleccionar la plantilla creada previamente presionando botón derecho y luego la opción “Nuevo según plantilla”. Desde ahí vamos a poder buscarla y seleccionarla.

De esta forma se agregarán todas las cuentas contables al asiento y solo restará indicar los importes del DEBE y el HABER para cada una.

Luego para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

10/10/2022

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