Informativa relativa al trattamento dei dati personali
La presente informativa (l’“Informativa”) viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”) in relazione al trattamento dei dati personali dei potenziali clienti, quali partner commerciali di Qomodo S.r.l. (i “Partner” – singolarmente il “Partner”).
Il titolare del trattamento è Qomodo s.r.l., con sede legale in Milano, via della Moscova 18, 20121 (MI), C.F. e P.IVA IT12505690961 (il “Titolare” o “Qomodo”).
Il Titolare tratta i dati personali delle persone fisiche che entrano in contatto con Qomodo per valutare l'attivazione di un rapporto di convenzionamento in qualità di Partner commerciale. In particolare, i dati trattati riguardano il legale rappresentante del Partner, i titolari effettivi identificati ai sensi della normativa antiriciclaggio e gli ulteriori referenti indicati dal Partner nell'ambito della relazione commerciale.
Le categorie di dati trattati sono le seguenti:
I dati raccolti tramite compilazione di form, moduli online, contatti telefonici e recapiti aziendali, ovvero tramite piattaforme social professionali (es. LinkedIn), nonché per il tramite del fornitore qualificato di verifica dell'identità (i "Dati").
Il Titolare tratta i suoi Dati secondo le seguenti finalità e basi giuridiche:
Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato
I Dati saranno trattati per creare un contatto e valutare l’opportunità di instaurare un rapporto contrattuale con la società, anche attraverso l’invio di inviti a partecipare ad incontri con il Titolare e/o l’invio di preventivi su richiesta dell’interessato.
Il conferimento dei Dati per la finalità suindicata è necessario in quanto strumentale alla potenziale instaurazione di un rapporto contrattuale con il Titolare. L’eventuale rifiuto, parziale o totale, di conferire i Dati per tali finalità comporterà l’impossibilità, per il Titolare, di valutare l’instaurazione del rapporto contrattuale.
Adempimento degli obblighi di legge
I Dati potranno essere altresì trattati per consentire al Titolare di adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario per dar seguito agli obblighi di legge cui il Titolare è sottoposto.
Verifiche antiriciclaggio e valutazione dell'affidabilità del Partner
Il Titolare tratta i Dati per svolgere le verifiche necessarie all'attivazione del rapporto di convenzionamento con il Partner, tra cui: la verifica dell'identità del legale rappresentante e dei titolari effettivi, la verifica dei requisiti antiriciclaggio (inclusa la consultazione di liste PEP, di soggetti sanzionati e di fonti pubbliche in materia di adverse media), la valutazione dell'affidabilità commerciale e finanziaria del Partner tramite la consultazione di banche dati esterne di informazioni commerciali e creditizie. Le verifiche sono svolte anche mediante processi automatizzati; il Partner ha in ogni caso diritto di richiedere l'intervento umano nel processo di valutazione e di contestare l'esito, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella sezione "I diritti dell'interessato".
La base giuridica di tali trattamenti è costituita dall'adempimento degli obblighi legali cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c GDPR — in particolare la normativa antiriciclaggio) e, per la parte relativa alla valutazione dell'affidabilità commerciale, dal legittimo interesse del Titolare alla prevenzione delle frodi e alla tutela del proprio credito (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
Adempimenti antiriciclaggio e verifica dell'identità del legale rappresentante e dei titolari effettivi
Il Titolare tratta i Dati, ivi inclusi i dati biometrici, al fine di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dalla normativa in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo (D.Lgs. 231/2007 e successive modifiche). La verifica dell'identità del legale rappresentante e dei titolari effettivi del Partner è effettuata tramite un fornitore qualificato che, sulla base del documento d'identità presentato, verifica la corrispondenza tra il volto dell'interessato e la fotografia del documento medesimo. Il template biometrico è generato ed elaborato esclusivamente presso il fornitore, ai soli fini della verifica di corrispondenza.
La base giuridica del trattamento dei dati comuni è costituita dall'adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c GDPR). Il trattamento dei dati biometrici è fondato sul consenso esplicito dell'interessato (art. 9, par. 2, lett. a GDPR), integrato dai motivi di interesse pubblico rilevante in materia di prevenzione del riciclaggio (art. 9, par. 2, lett. g GDPR e normativa nazionale di attuazione).
Il conferimento di tali Dati è necessario per procedere con l'istruttoria di convenzionamento; il rifiuto comporta l'impossibilità per il Titolare di completare le verifiche previste dalla legge e, di conseguenza, di attivare il rapporto contrattuale.
Legittimo interesse (tutela giudiziaria)
I Dati saranno trattati per esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio. Tale legittimo interesse è da ritenersi prevalente poiché corrisponde ad un diritto costituzionalmente garantito e, in quanto tale, è socialmente riconosciuto come prevalente rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato. Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario per consentire al Titolare la difesa in procedimenti giudiziari e stragiudiziali.
Legittimo interesse (comunicazioni informative e promozionali)
I Dati saranno trattati al fine di consentire al Titolare di contattare i Partner per l’invio di comunicazioni individuali di carattere informativo e promozionale, sulla base del contatto già instaurato con gli stessi, e inerenti prodotti e/o servizi della medesima tipologia rispetto a quelli richiesti dal Partner, salvo opposizione. La base giuridica di tale trattamento risiede nel legittimo interesse del Titolare a mantenere e rafforzare le relazioni umane e professionali instaurate con i Partner e al fine di instaurare un rapporto contrattuale con gli stessi. Legittimo interesse che non pregiudica i diritti e le libertà dei Partner in quanto trova il suo rispettivo bilanciamento nell’interesse e nella ragionevole aspettativa dei Partner a ricevere informazioni sui prodotti richiesti e sull’attività del Titolare al fine di valutare l’instaurazione del rapporto contrattuale con quest’ultimo.
I Dati saranno trattati da dipendenti del Titolare laddove necessario per l’espletamento delle attività di cui al paragrafo 3 che precede.
Inoltre, i Dati Personali potranno essere comunicati a terzi laddove necessario per la costituzione, gestione, esecuzione e/o conclusione del rapporto contrattuale con il Titolare. In tal caso, i terzi destinatari dei Dati Personali – titolari autonomi del trattamento o debitamente designati quali responsabili del trattamento – appartengono alle seguenti categorie:
I Dati Personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, che li tratteranno, a seconda dei casi, in qualità di titolari autonomi o di responsabili del trattamento debitamente designati:
L'elenco puntuale dei responsabili del trattamento è custodito presso la sede del Titolare e potrà essere consultato su richiesta da trasmettere ai recapiti indicati nella sezione "I diritti dell'interessato".
I Dati sono conservati dal Titolare per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, secondo i seguenti criteri:
per l'esecuzione delle misure precontrattuali e la valutazione dell'opportunità di instaurare un rapporto di convenzionamento: i Dati sono conservati per 24 mesi dalla raccolta, salvi i termini più lunghi indicati ai punti successivi. Ove venga sottoscritto un contratto con il Titolare, i Dati saranno trattati secondo quanto descritto nell'informativa fornita al momento dell'instaurazione del rapporto contrattuale;
per gli adempimenti in materia di antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007) e per la relativa verifica dell'identità e dei requisiti del Partner, dei suoi legali rappresentanti e titolari effettivi: i Dati sono conservati per 10 anni dall'esecuzione della verifica o dalla cessazione del rapporto, come previsto dall'art. 31 del D.Lgs. 231/2007. La conservazione decennale si applica anche nei casi in cui il rapporto di convenzionamento non sia stato successivamente instaurato — ivi compresi i casi di esito negativo delle verifiche antiriciclaggio successive alla sottoscrizione del contratto — in coerenza con gli obblighi di documentazione previsti dalla normativa;
per l'adempimento di ulteriori obblighi di legge cui è soggetto il Titolare (in particolare adempimenti amministrativo-contabili): 10 anni ex art. 2220 c.c.;
per la tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e stragiudiziale: per il tempo necessario alla gestione del contenzioso e comunque non oltre i termini di prescrizione ordinaria previsti dalla normativa civilistica.
Il Titolare tratta prevalentemente i Dati all'interno del territorio dell'Unione Europea. Tuttavia, per l'erogazione dei propri servizi il Titolare si avvale di fornitori qualificati che possono trattare i Dati anche in Paesi terzi rispetto allo Spazio Economico Europeo, in particolare gli Stati Uniti.
Tali trasferimenti avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR e, in particolare, in forza (i) della decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework adottata dalla Commissione Europea in data 10 luglio 2023, per i fornitori certificati aderenti al Framework, e (ii) delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c) e d) del GDPR, integrate ove necessario da misure supplementari a tutela dei Dati.
L'elenco aggiornato dei fornitori del Titolare che comportano trasferimenti extra-SEE e delle relative garanzie è disponibile su richiesta ai recapiti indicati nella sezione "I diritti dell'interessato".
I Partner, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, gli interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici). Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo ad un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati in ogni momento, mediante semplice richiesta al Titolare da trasmettere: