Requirement Pengguna Aplikasi

  1. Web browser : Google Chrome, Mozila Firefox, Opera, Safari atau IE
  2. RAM : > 512MB
  3. Internet

Requirement Pembangunan

  1. PHP versi 7.2
  2. Framework Codeigniter 3, Bootstrap 4
  3. Database MySQL

Seputar Aplikasi

E-Office (Sistem Informasi Pengelolaan Surat Dinas) merupakan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan dalam pengelolahan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dalam instansi yang terkait.  E-Office membantu menyimpan dan melakukan pencatatan arsip surat masuk ataupun surat keluar secara digital (atau terkomputerisasi), Selain itu E-Office juga mempermudah dalam distribusi surat masuk ke pegawai dalam instansi yang terkait, atau yang biasa disebut dengan disposisi surat.

Fitur

Fitur E-Office memiliki beberapa fitur unggulan antara lain:

  1. Manajemen Surat Masuk dan Keluar

Sistem akan membantu dalam memanajemen surat masuk dan surat keluar sehingga proses surat menyurat akan termanajemen dengan baik.

  1. Pengendalian Surat Masuk dan Keluar

Dengan fitur ini memungkinkan surat masuk dan keluar dapat terkendali dengan adanya pemeriksa surat.

  1. Pengarsipan Digital (Retensi)

Surat masuk dan surat keluar diinputkan kedalam system berupa file terlampir (gambar hasil scan surat).

  1. Disposisi Surat

Memudahkan aplikasi sistem pendistribusian surat dengan lebih mudah hemat dan tepat sasaran.

  1. Korespondensi Surat

Dengan fitur ini memungkinkan adanya keterkaitan antara surat satu dengan surat lain sehingga akan dapat mengetahui rankaian dalam surat menyurat.

  1. Pelacakan Surat

Memungkinkan pencatatan alur-alur surat mulai surat masuk hingga semua proses disposisi.

  1. Multiuser

Aplikasi bisa diakses dengan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dengan level akses yang berbeda.

  1. Notifikasi internal sistem.

Pegawai sebagai penerima surat akan mendapatkan pesan notifikasi bahwa pegawai tersebut telah mendapat disposisi surat.

  1. Pelaporan

E-Office menyediakan bentuk laporan surat berupa file PDF.

Panduan Penggunaan

E-Office memiliki tampilan yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna sehingga mudah  untuk  dipahami dan digunakan. Adapun  cara  penggunaan  aplikasi E-Office adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan akses kedalam sistem.

Aplikasi E-Office dapat diakses atau dibuka pada alamat

http://e-office.ciamiskab.go.id/ Isi kolom username dan password yang telah ditentukan sesuai hak akses masing-masing, kemudian masukan captcha yang tersedia sesuai gambar kemudian klik login untuk mengkases halaman awal.

Selanjutnya tampilan beranda E-Office akan tampil

  1. Halaman Beranda Super Admin

Apabila proses login sukses maka super admin akan masuk ke halaman ini. Pada halaman ini terdapat beberapa menu diantaranya :

  1. Instansi

Pada halaman super admin, menu intansi ini terdapat beberapa fungsi diantaranya Tambah Instansi berfungsi untuk menambah intansi baru kemudian fungsi Perbaharui berfungsi untuk memperbaharui data instansi yang sudah ada dan yang terakhir fungsi Hapus untuk menghapus record data/ instansi yang akan dihapus.

  1. Pengguna Aplikasi

Pada halaman super admin di menu Pengguna terdapat beberapa fungsi diantaranya Tambah Pengguna yang berfungsi untuk menambah pengguna atau user, kemudian fungsi Perbaharui untuk memperbaharui data instansi yang sudah ada dan yang terakhir adalah fungsi Hapus untuk menghapus record data/ instansi yang akan dihapus.

  1. Surat Masuk

Pada menu surat masuk terdapat beberapa form yaitu diantaranya form inbox, form inbox dihalaman super admin ini hanya bisa melihat surat masuk

Selanjutnya form Disposisi, form disposisi padahalaman super admin ini berfungsi untuk menampilkan surat yang di disposisikan terhadapnya.

Form SP dan SPPD pada halaman super admin ini berfungsi untuk menampilkan Surat Perintah (SP) dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang ditujukan kepadanya.

Form Nota Dinas pada halaman super admin ini berfungsi untuk menampilkan nota dinas yang ditujukan kepadanya.

Form Trash pada halaman super admin ini berfungsi untuk menampilkan surat yang telah terhapus.

  1. Surat Keluar

Menu Surat Keluar pada halaman super admin ini berfungsi untuk menampilkan surat keluar.

  1. Kalender

         Menu kalender ini berfungsi untu menampilkan kalender

  1. Pelacakan Surat

Menu ini berfungsi untuk memantau proses bisnis surat masuk dan keluar.

  1. Statistik Surat

Menu ini berfungsi untuk menampilkan statistik dari surat masuk dan keluar.

  1. Halaman Beranda Admin

Pada saat melakukan login dengan hak akses admin, sistem akan mengarahkan ke halaman beranda admin, dimana terdapat beberapa menu diantaranya :

  1. Instansi

Pada menu ini sistem akan menampilkan informasi intansi terkait, dimana informasi tersebut bisa di edit oleh admin dengan cara langsung merubah data kemudian meng klik tombol simpan.

  1. Karyawan

Pada menu ini sistem akan menampilkan data pegawai yang ada dinas terkait, dan terdapat beberap fungsi yaitu

        Fungsi Tambah karyawan

Setelah mengklik fungsi tambah karyawan sistem akan menampilkan Form karyawan yang berfungsi untuk menambahkan karyawan baru.

        Fungsi Aktifkan User

Form ini berfungsi untuk membuat akun untuk karyawan agar bisa mengakses E-Office, dengan cara mengisi username dan password lalu tekan tombol kirim.

        Fungsi Perbaharui

Setelah meklik tombol Perbaharui sistem akan menampilkan Form Karyawan yang akan di perbaharui datanya, setelah selesai klik tombol Perbaharui.

Fungsi Hapus

Setelah mengkilk tombol/fungsi Hapus sistem akan menampilkan alert untuk menampilkan informasi apakah anda akan menhapus data tersebut, jika ingin melanjutkan klik OK dan jika batal klik Batal

  1. Bidang

Ketika mengklik menu Bidang, sistem akan menampilkan form bidang dan menampilkan seluruh data pegawai di instansi terkait, terdapat beberapa fungsi yaitu :

Tambah bidang

Setelah mengkilk fungsi Tambah Bidang, sistem akan menampilkan pop up jabatan. Admin hanya perlu mengisi data yang diperlukan setelah itu klik simpan.

Perbaharui Pejabat

Fungsi ini digunakan untuk mengganti pejabat terkait yang akan diganti. Dengan cara mengklik fungsi perbaharui pejabat kemudian sistem akan memunculkan pop up Perbaharui Pejabat admin bisa langsung memilih nama pejabat pengganti dan memilih atasan, seteleah selasai klik perbaharui.

Perbaharui Jabatan

Fungsi ini digunakan untuk mengganti jabatan terkait yang akan diganti. Dengan cara mengklik fungsi perbaharui jabatan kemudian sistem akan memunculkan pop up Perbaharui Jabatan admin bisa langsung mengisi nama bidang dan tipe jabatan setelah selesai klik perbaharui.

  1. Surat Masuk

Pada menu surat masuk terdapat beberapa form yaitu diantaranya form inbox, form inbox dihalaman super admin ini hanya bisa melihat surat masuk

Selanjutnya form Disposisi, form disposisi padahalaman admin ini berfungsi untuk menampilkan surat yang di disposisikan terhadanya

Form SP dan SPPD pada halaman admin ini berfungsi untuk menampilkan Surat Perintah (SP) dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang ditujukan kepadanya.

Form Nota Dinas pada halaman admin ini berfungsi untuk menampilkan nota dinas yang ditujukan kepadanya.

Form Trash pada halaman admin ini berfungsi untuk menampilkan surat yang telah terhapus.

  1. Surat Keluar

Menu Surat Keluar pada halaman admin ini berfungsi untuk menampilkan surat keluar

  1. Kalender

 Menu kalender ini berfungsi untu menampilkan kalender

  1. Pelacakan Surat

Menu ini berfungsi untuk memantau proses bisnis surat masuk dan keluar.

  1. Statistik Surat

Menu ini berfungsi untuk menampilkan statistik dari surat masuk dan keluar.

  1. Halaman Beranda Karyawan

Apabila proses login sukses maka user akan masuk ke halaman ini. Pada halaman ini terdapat beberapa menu diantaranya :

  1. Surat Masuk

Sistem akan menampilkan informasi surat masuk, untuk memasukan surat masuk baru dengan cara menklik menu Buat Surat kemudian system akan menampilkan form Surat Masuk 

Isi informasi pada form surat masuk dengan lengkap, untuk menambah penerima klik Penerima system akan otomatis memunculkan daftar penerima, untuk meng-upload hasil scan surat klik choose file untuk mengupload, setelah menyelesaikan pengisian data klik simpan. Surat akan otomatis terkirim ke penerima surat.

Surat diterima oleh kepala dinas terkait, selanjutnya kepala dinas bisa mereview surat dengan cara klik nama judul surat.

Muncul form Preview Surat Masuk, untuk menutupnya klik tutup. Selanjutnya ada tombol unduh yang fungsinya untuk mengunduh surat yang hasil di scan oleh agendaris

Setelah mengklik unduh, system akan menambah tab baru dqan menampilkan surat yang telah discan oleh agendaris dan ikuti tanda panah diatas untuk meng unduh surat hasil scan.

Kemudian setelah membaca isi surat diatas kepala dinas bisa langsung mendisposisikan surat dengan mengklik disposisi.

System akan memunculkan form Surat Disposisi, isi form disposisi diatas sesuai dengan masing-masing form yang tersedia, disposisi ini bisa menambahkan penerima disposisi lebih dari satu orang dengan mengklik tombol aksi plus (+) setelah selesai klik kirim, maka surat disposisi akan dikirim ke agendaris terlebih dahulu.

Surat yang telah di disposisi akan masuk ke menu surat masuk user agendaris dan selanjutnya akan ditindak lanjuti dengan mengagendakan surat disposisi dari kepala dinas dengan mengklik menu Pengagendaan.

Untuk mengagendakan surat yang telah di disposisikan kepala dinas dengan mengklik tombol Agendakan.

System akan menampilkan menu SP & SPPD dengan ketentuan sebagai berikut :

-Apabila dibutuhkan surat perintah maka isi form surat perintah

-Apabila dibutuhkan surat perjalanan dinas maka isi form surat perintah dan form surat perjalanan dinas dan klik simpan kemudian system akan membuat SP&SPPD dikirimkan ke user penerima SP&SPPD di menu SP&SPPD dan sekaligus dibuatkan surat disposisi yang bisa dilihat dan dicetak dimenu disposisi pemberi dan penerima disposisi.

-Apabila tidak dibutuhkan surat perintah & surat perjalanan dinas maka user dapat langsung menekan / klik skip. System hanya akan membuatkan surat disposisi yang bisa dilihat dan dicetak dimenu disposisi pemberi dan penerima disposisi.

Surat telah masuk di menu disposisi si penerima untuk mencetak surat disposisi dengan cara klik unduh.

Berikut adalah tampilan dari surat disposisi dan siap untuk di cetak.

Kemudian untuk mengunduh dan mencetak SP&SPPD dengan cara mengklik unduh.

Ketika sipenerima disposisi telah menyelesaikan tugasnya langkah selajutnya untuk membuat nota dinas dengan cara mengkilk tombol selesai.

System akan mengarahkan si user penerima ke menu Nota Dinas, dan selanjutnya mengisi form yang disediakan kemudian simpan. Dan akan dikirimkeun ke user terkait yang di tembuskan oleh si user.

  1. Surat Keluar

Menu Surat Keluar ini berfungsi untuk menulis surat secara digital, dengan cara klik Buat Surat kemudian system akan menampilkan form Surat Keluar

Isi detail surat yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan system juga bisa menambahkan lapiran berupa photo dengan cara klik choose file kemudian pilih photo yang dibutuhkan sebagai bahan lampiran kemudian open, setelah selesai mengisi detail surat klik simpan surat akan terkirim ke penerima surat.

  1. Kalender

Menu ini berfungsi untuk melihat agenda kegiatan yang sudah terjadwal dikalender system.

  1. Pelacakan Surat

Menu ini berfungsi untuk menampilkan proses bisnis surat masuk dan surat keluar yang ada di system ini. Sehingga user bisa mengetahui jika ada surat yang belum terdistribusi dengan baik. Disediakan dengan fungsi pencarian untuk memudahkan user dalam mencari surat yang dibutuhkan.

  1. Statistik Surat

Menu ini berfungsi untuk menmapilkan statisktik dari surat masuk dan keluar baik itu berdasarkan jumlah yang masuk ke bidang tertentu ataupun keseluruhan jumlah bidang disuatu instansi.