Modalités de traitements des données personnelles et conditions générales de la Plateforme
Procédure d’admission des Candidats
Traitement de données personnelles
Responsabilités au sens du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (“RGPD”)
Procédures de traitement des données
Populations concernées par les traitements de données personnelles
Conservation, archivage, destruction des données
Nature des données personnelles traitées et sources
Données collectées sur le Portail et produites directement par l’Utilisateur
Droits d’accès des mineurs et des personnes dont les données sont collectées de manière indirecte.
Modalités de transferts de données personnelles aux destinataires des données
Transferts soumis à consentement express (opt-in) de l’Utilisateur
Transferts soumis à information, avec possibilité d’exercice du droit d’opposition (opt-out)
Accès, utilisation et disponibilité de la Plateforme
Disponibilité de la Plateforme
Droit de propriété intellectuelle
Loi applicable et juridiquement compétente
Les présentes Conditions générales ont pour objet de déterminer les conditions et modalités que l’Utilisateur s’engage à respecter dans le cadre de l’admission à Sciences Po et notamment:
Dans le cadre des présentes Conditions générales, les termes “Candidat”, “Dossier de candidature”, “Plateforme Sciences Po” (ou “Plateforme”), “Portail“ commençant par une lettre majuscule auront les significations déterminées par les Règlements d’admissions de Sciences Po.
“Conditions générales” signifie les présentes Modalités de traitements des données personnelles et conditions générales de la Plateforme dans leur dernière version. Les Conditions générales pourront faire l’objet de modifications par Sciences Po.
“Parcoursup” désigne la plateforme nationale de préinscription pour l’accès aux formations initiales du premier cycle de l’enseignement universitaire, telle que définie par le décret n°2018-172 du 9 mars 2018 et les éventuels décrets postérieurs portant sur le même objet, permettant aux Candidats issus de l’enseignement secondaire français de déposer leur candidature au diplôme de Bachelor. Il est précisé que Parcoursup est géré de manière totalement indépendante par rapport à Sciences Po. À cet égard, Parcoursup pourra mettre en œuvre ses propres procédures de gestion de sa plate-forme. En particulier, le Candidat est informé que Parcoursup pourrait procéder, sous sa seule responsabilité, soit au classement des Candidats, soit à toute modification d’un classement qui serait, le cas échéant, réalisé par Sciences Po.
“Règlement d’admission” désigne le Règlement d’admission au diplôme de Bachelor de Sciences Po, le Règlement d’admission en Master, et plus généralement tout Règlement de Sciences Po relatif aux Procédures d’Admission.
“Sciences Po” désigne indifféremment l’IEP de Paris et/ou la Fondation nationale des sciences politiques.
“Utilisateur” signifie tout Utilisateur de la Plateforme Sciences Po. Cf. paragraphe 2.e des présentes Conditions générales.
L’Utilisateur s’engage à respecter les termes et conditions des présentes Conditions générales.
L’Utilisateur est informé que les Conditions générales peuvent faire l’objet de modifications qui lui seront opposables à compter de leurs modifications. L’Utilisateur est ainsi invité à prendre connaissance régulièrement des dispositions des Conditions générales.
Les Conditions générales demeurent applicables pour la durée de disponibilité du Portail aux Utilisateurs.
Sciences Po assure la gestion, l’hébergement et la maintenance de la Plateforme. L’Utilisateur est informé que Sciences Po peut à tout moment sous-traiter tout ou parti des missions précitées sans en avertir préalablement l’Utilisateur et sous réserve du respect des dispositions prévues au sein des Conditions générales.
Sciences Po s’engage à faire ses meilleurs efforts pour fournir une continuité de disponibilité de la Plateforme aux Utilisateurs. Toutefois, Sciences Po ne pourra en aucun cas être tenu responsable de toute interruption de service intervenant sur Parcoursup.
L’Utilisateur doit prendre connaissance du Règlement d’admission de Sciences Po.
Pour commencer sa candidature, l’Utilisateur doit se créer un compte sur le Portail.
Les collectes de données personnelles réalisées dans le cadre des campagnes d’admissions sont renouvelées chaque année.
Les données collectées sont téléchargées par l'étudiant sur le Portail à partir de son espace personnel.
La complétion du Dossier de candidature donne lieu à une validation des pièces justificatives obligatoires à l’admission.
S’en suit l’évaluation de la candidature telle que décrite dans le Règlement d’admission de Sciences Po.
L’Utilisateur doit suivre la procédure telle que décrites à l’article d) des Conditions générales. A ce titre, L’Utilisateur reconnaît être seul responsable des données qu’il transmet à Sciences Po sur le Portail : Sciences Po ne pourra en aucun cas être tenu responsable des données erronées transmises par l’Utilisateur. Le cas échéant, l’Utilisateur devra informer Sciences Po dans les meilleurs délais dès lors qu’il en a connaissance.
Les Utilisateurs sont tenus de respecter les dispositions du RGPD et, dont la violation est passible de poursuites judiciaires. Ils doivent notamment s’abstenir, s’agissant des informations nominatives auxquelles ils accèdent, de toute collecte, de toute utilisation détournée et, d’une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes ou au droit d’auteur afférent.
Le Candidat comprend que la captation de l’entretien oral, par tous moyens et notamment par l’intermédiaire d’un smartphone ou d’un enregistreur externe, est strictement interdite. La diffusion de tels enregistrements, en particulier sur les réseaux sociaux, est de surcroît strictement prohibée. Il appartient à chacun d’avoir un usage conforme au droit à l’image, au droit d’auteur et de respecter la réglementation portant sur la protection des données à caractère personnel ;
Sciences Po agit en tant que responsable du traitement de données personnelles confiées par l’Utilisateur de la Plateforme dans le cadre des finalités décrites à l’article 2.f.
Les personnes concernées par le traitement (défini ci-après) reconnaissent et autorisent Sciences Po à sous-traiter le traitement à toutes autres personnes morales. Dans ce cadre, Sciences Po s’engage à faire respecter par le sous-traitant les mêmes obligations que celles à sa charge au titre des présentes Conditions générales notamment en termes de mise en oeuvres des mesures techniques et organisationnelles. Sciences Po et ses éventuels prestataire s’engagent à respecter et à faire respecter par leur personnel et leurs éventuels sous-traitants les principes de protection des données édictés par la loi, notamment : Le principe de finalité du traitement, le principe de pertinence, de minimisation et de proportionnalité des données collectées, le principe d’une durée limitée de conservation des données, le principe de sécurité et de confidentialité des données, le principe d’information et respect des droits des personnes concernées par le traitement.
Concernant les données traitées par le dispositif national français d’admissions “Parcoursup”, l’Utilisateur est informé que, lorsque des établissements d’enseignement supérieur utilisent l’outil d’aide à la décision fourni par Parcoursup, le ministère traite les données personnelles nécessaires au classement des candidatures pour le compte de ces établissements. Le MESRI est alors le sous-traitant hébergeant les serveurs et les données du logiciel Parcoursup. Des transferts de données entre MESRI et Sciences Po sont réalisés pour certaines procédures d’admission.
Aucune utilisation ou consultation de ces données à d’autres fins que celles de stockage et fourniture de service ne peut être faite par les prestataires de messagerie et applications collaboratives en nuage. L’Utilisateur est informé que les échanges par mail entre l’Utilisateur et les services de Sciences Po conduisent à confier les données de messagerie au prestataire de messagerie choisi par Sciences Po, et ce, jusqu’au terme de sa relation contractuelle établie entre Sciences Po et le sous-traitant.
A ce titre, conformément au contrat conclu entre Sciences Po et Google, l’Utilisateur est informé que Sciences Po utilise la suite collaborative Google Apps For Education (service de messagerie et applications collaboratives en nuage). Dans ce cadre, l’Utilisateur est informé que ses données personnelles pourront être traitées selon les termes des engagements pris entre Sciences Po et Google. L'Utilisateur pourra à tout moment solliciter Sciences Po afin de connaitre les modalités de traitement de ses données. Google assure le stockage des mails et des données.
En vertu du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (dit “RGPD”), les données personnelles traitées sur le Portail sont, selon les finalités de traitement :
Le traitement de données personnelles ne prévoit pas de prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.
En conformité avec les dispositions du Règlement général à la protection des données 2016/679, les traitements des données nominatives réalisés à partir du Portail ont fait l’objet d’une déclaration au registre des traitements de données de Sciences Po et d’une analyse d’impact sur la protection des données.
Concernant les candidatures au diplôme de Bachelor de Sciences Po, la première partie de la Procédure d’admission correspondant aux résultats quantitatifs et à une première analyse qualitative du Dossier de candidature est réalisée par un traitement automatisé des données, permettant d’établir un premier ordonnancement des Dossiers de candidature. Le Candidat comprend que le déroulement complet de la Procédure d’admission à Sciences Po, au travers de l’évaluation des Dossiers de candidature, ne donne pas lieu à la prise d’une décision d’admission entièrement automatisée.
Plus généralement, le Candidat est informé :
De manière facultative et en tant que de besoin, une information relative au paramétrage d’ordonnancement préalable des Dossiers de candidature pourra être faite sur le Site de Sciences Po.
Le Site collecte les données des Candidats à Sciences Po en formation initiale et summer ou winter school (Candidats à l'entrée au collège universitaire, étudiant en échange, master, doctorat, prépa aux concours administratifs français (dont ENA), demandes d'inscription à la Summer school et Winter school).
Les traitements de données à caractère personnel concernent :
Les données sont collectées sur la Plateforme à des fins de :
L’Utilisateur comprend qu’il est entendu par “gestion des campagnes d’admission” les traitements de données nécessaires :
L’Utilisateur comprend qu’il est entendu par “recherche scientifique dans l’intérêt public” tout projet de recherche mené par Sciences Po dans le cadre de ses missions institutionnelles, dans le respect de l’article 6.1.e du RGPD.
L’Utilisateur comprend qu’il est entendu par “enquêtes et statistiques” les traitements suivants :
Les données à caractère personnel collectées sur la Plateforme par Sciences Po font l’objet d’un hébergement en France.
Les données relatives à la traçabilité des accès sur la Plateforme sont conservées pendant la durée légale d’un an et détruites à échéance. Les données utilisées à des fins de gestion des admissions sont conservées a minima pour la durée de la Procédure d’admission et de la durée des recours, et, pour certaines d’entre elles, jusqu'à 10 ans dans les archives courantes de Sciences Po (conformément aux durées d'utilité administrative et aux prescriptions légales, Sciences Po étant soumis aux règles d’archivage des documents administratifs par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978). Les données des Candidats admis sont conservées à des fins d’archivage patrimonial.
Les données utilisées à des fins de recherche scientifique dans l’intérêt public sont conservées en base courante jusqu’à la fin du projet de recherche ou sa publication et peuvent ensuite être versées sur des archives intermédiaires de type entrepôts de données de la recherche, après anonymisation des données.
En naviguant sur le Portail et en remplissant le présent formulaire, l’Utilisateur accepte que Sciences Po collecte ses données à caractère personnel pour les finalités ci-dessus énoncées.
Le Portail collecte les données personnelles transmises au travers de la création du compte et de la complétion du Dossier de candidature.
La Plateforme collecte les données personnelles transmises indirectement par les étudiants dans leurs dossiers de candidature (par exemple au niveau des recommandations professionnelles ou académiques). Elle enregistre également les données personnelles nécessaires aux comptes d’administration et aux comptes évaluateurs des dossiers de candidature.
Pour les besoins de la Procédure d’admission, des données à caractère personnel du Candidat sont collectées au sein du Dossier de candidature complété sur le Portail. En complétant le Dossier de candidature, le Candidat accepte que Sciences Po traite ses données à caractère personnel pour les finalités ci-dessus énoncées. Les données à caractère personnel collectées sur le Portail sont notamment :
Les Candidats
Les référents
Les évaluateurs
L’Utilisateur comprend que le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI) est également producteur et destinataire des données collectées pour certaines procédures d’admission. L’Utilisateur est invité à consulter les conditions générales de Parcoursup.
Sciences Po s'engage à protéger la vie privée et la réputation des Candidats : Sciences Po s'interdit expressément de traiter les données personnelles de telle sorte que leur utilisation constitue une atteinte à leur vie privée, un risque pour leur réputation ou toute autre utilisation préjudiciable.
Conformément au RGPD, le Candidat dispose d’un droit d’information et d’accès, de rectification et d’effacement de ses données, et d’un droit d’opposition et de limitation des traitements de données réalisés à partir des Dossiers de candidature hébergés sur le Portail et d’un droit de définir des directives relatives au sort de ses données post-mortem.
Il est à noter notamment que, dans le cadre spécifique de la gestion des admissions, qui conditionnent l’inscription à une formation de Sciences Po :
Le Candidat qui s’oppose au traitement de ses données dans le cadre de la Procédure d’admission est réputé renoncer à sa candidature.
Les droits relatifs aux données personnelles d’une personne mineure peut être exercé par la personne concernée ou par ses responsables légaux. Ces droits s’appliquent alors à l’ensemble des données personnelles traitées par Sciences Po, hors données de santé confiées directement par la personne mineure au Pôle Handicap et/ou au Pôle Santé. A la date du 18ème anniversaire de la personne mineure, l’ensemble de ces droits expirent : le transfert des données personnelles aux responsables légaux est conditionné exclusivement au consentement de la personne concernée.
Certaines données personnelles sont collectées indirectement (e.g. données des responsables légaux, financeurs de la scolarité, contacts d’urgence).
Dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679, Sciences Po répond favorablement aux demandes d’accès aux données personnelles qui les concernent.
Sont destinataires de tout ou partie des données du Dossier de candidature et du Dossier écrit du Candidat :
Les données des Candidats admis et inscrits, collectées directement auprès des Candidats ou produits par l’établissement peuvent être utilisées par l’ensemble des Directions de l’établissement, notamment : la Direction de la formation, la Direction des affaires internationales, la Direction de la Stratégie et du Développement, l’Ecole doctorale, les Centres de recherches, ainsi que les Directions supports de Sciences Po.
L’Utilisateur est informé que Sciences Po transfère ses données personnelles à des tiers uniquement dans le cadre des finalités définies au sein de ces Conditions générales.
L’Utilisateur est informé qu’il peut recevoir occasionnellement des demandes émises par Sciences Po, concernant son autorisation au transfert de ses données personnelles, dans le but d’actualiser ou compléter les consentements enregistrés sur le Portail. L’Utilisateur détermine ses préférences de manière libre et éclairée.
Certains transferts de données à destination de tiers publics ou privés relèvent de la mission de service public de l’établissement (enseignement, recherche et documentation). L’Utilisateur dont la candidature conduit à une admission à Sciences Po est informé que son admission engendre la réalisation de nouveaux traitements de données déterminés par sa relation pré-contractuelle avec l’établissement (inscription administrative).
L’Utilisateur peut être invité par Sciences Po à accepter le transfert de ses données personnelles à d’autres fins que celles mentionnées dans les présentes Conditions générales. Sciences Po informe alors précisément la finalité et les modalités de ce transfert. Le consentement de l’Utilisateur est parfaitement libre.
Les transferts liés aux enquêtes et de statistiques aux fins de pilotage et d’amélioration des services et de l’offre de formation de l’établissement à l’intérêt légitime de l’établissement sont par défaut organisés par l’établissement, sauf si l’Utilisateur s’y oppose. L’Utilisateur peut exercer son droit d’opposition à tout moment auprès de Sciences Po.
Les informations personnelles que l’Utilisateur transmet sur le Portail relèvent de sa responsabilité pleine et entière, sans que Sciences Po ne puisse en être tenu responsable. Sciences Po n’accepte la responsabilité d’un quelconque préjudice, direct ou indirect, lié ou causé par la communication de ces informations, en dehors de cas de fraude ou négligence caractérisées.
Sans limitation des termes précédents, l’Utilisateur reconnaît formellement que Sciences Po ne pourra être tenu responsable d’aucun préjudice, de quelque nature que ce soit, direct ou indirect, lié à (a) l’utilisation de matériel, informations, tout autre document, service fourni et/ou contrôlé par un opérateur tiers à Sciences Po, auquel il aurait recours pour l’assister dans sa candidature en ligne ; (b) tout virus importé ou transmis par l’Utilisateur dans le système d’information de Sciences Po.
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Mise à jour le 17/09/2020 /