Tietosuojaseloste –  Ma-Pe Trade Oy

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Ma-Pe Trade Oy

PL 53

05201 Rajamäki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pekka Mäkelä, pekka@bolditalic.fi  0405930846

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on meidän välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle.

Seuraavat sopimukset ja velvoitteet asettavat oikeutetun edun henkilötietojen keräämiseen:

- vuokrasopimukset

- kirjanpitolaki

- vuokralaisten pääsykoodien ja avaimen säilytys

Keräämme henkilötietoja myös markkinointia varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus.

4. Henkilötietojasi vastaanottavat:

- yrityksemme ja sen työntekijät

- tilintarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme

- IT-yritys, joka ylläpitää verkkosivujamme

- Kiinteistönvälittäjämme, joka välittää tilojamme

- Isännöitsijämme, joiden tehtävänä on hoitaa tilojen isännöintiä

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot ja sotu/y-tunnus)  tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan tallentaa EU:n tai  ETA:n ulkopuolelle, jos palveluntarjoaja  tai muu kolmas osapuoli sitä teknisten seikkojen vuoksi vaatii. Tietoja  tallennetaan Google drive- ja Google sähköpostipalveluun.´

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.  Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietoja säilytetään:

• Sähköpostit 5 vuoden ajan. Google sähköpostipalvleussa.
• Kirjanpitoaineisto 7 vuoden ajan. Asteri ohjelmistossa ja kirjanpidon  kansioissa
• Vuokrasopimukset 3 vuotta vuokrasopimuksen päättymisestä, google drive -palvelussa ja vuokrasopimusten kansioissa.
• Avain ja pääsykoodi rekisteri. 1kk vuokrasopimuksen päättymisestä,  Jablatron järjestelmässä ja varmuuskopiona rekisteristä vastaavan henkilön tietokoneella.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia siihen oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).