Manual del módulo Requerimientos v7

Este es un comprobante previo a la generación de la Compra o Entrega de la mercadería, pero no es obligatorio, ya que también podemos registrar facturas de Compra o Entregas sin requerimiento.

Al ingresar al módulo podemos destacar 5 zonas:

Barra lateral: Tenemos distintas opciones para buscar o analizar los requerimientos registrados. Se detallarán más adelante.
Zona de filtros: Podremos aplicar filtros para listar solo aquellos requerimientos que cumplan con ciertas condiciones. Es recomendable aplicar filtros siempre, ya que si no se listarán requerimientos muy antiguos o que ya se completaron.
Zona de comprobantes: A medida que generamos requerimientos, en esta zona se listarán todos los que cumplan con las condiciones de los filtros aplicados previamente.
Zona de Información: En esta zona veremos toda la información relacionada con el requerimiento que tengamos seleccionado en pantalla. También hay varias solapas donde podremos ver información general de los ítems o datos adicionales/comerciales y demás.
Zona de Enlaces: En esta zona podremos ver otros comprobantes que estén enlazados al requerimiento que tengamos seleccionado. También podremos adjuntar documentos, ver actividades pendientes/históricas vinculadas, o ver campos INFO/Adicionales y las cotizaciones de monedas registradas para ese comprobante.

2.0.- Generación de requerimientos (datos obligatorios)

Podemos registrar un nuevo requerimiento presionando botón derecho y luego la opción “Nuevo” en la zona de comprobantes. O si no también desde la opción “Nuevo” que se encuentra en la barra lateral.

De esta forma se abrirá una nueva ventana de carga. En la solapa “Principal” debemos completar algunos datos que son obligatorios para cargar cualquier requerimiento.

Contacto: Debemos buscar y seleccionar el contacto al que vamos a generarle este requerimiento.

Razón Social del Sistema: Traerá la que tengamos creada por “defecto”. Podemos seleccionar otra si lo deseamos.

Razón Social: Traerá la que el proveedor seleccionado tenga por “defecto”. También podremos seleccionar otra de ese proveedor si tiene más de una.

Ítems: En esta sección indicaremos los productos o servicios que deseamos agregar al requerimiento. Podremos hacerlo presionando botón derecho y seleccionando luego alguna de las siguientes opciones:

Agregar Productos: (o presionar la tecla “F2”): Se abrirá la Matriz de Productos para poder buscar y seleccionar los ítems desde ahí.

Agregar Producto por Código: (o presionar la tecla “F4”): Podremos ingresar el código del producto para agregarlo al requerimiento sin tener que buscarlo en la Matriz de Productos.

Agregar Producto por Código de Barras: (o presionar la tecla “F3”): En este caso podremos ingresar el código de barras del producto para agregarlo al requerimiento. Se podrá tipear a mano o también utilizar una lectora de códigos de barra.

Agregar Producto como SubItem (o presionar la tecla “F5”): Si agregamos un producto con esta opción, se numerará como “SubItem” del que esté seleccionado. Es decir, si por ejemplo presionamos botón derecho sobre el ítem número “2” y utilizamos esta opción, el producto agregado será el “2.1”.

Agregar Agrupaciones: Las Agrupaciones son conjuntos de ítems que se agregan todos al mismo tiempo (como pueden ser combos o promociones).

Agregar Nuevo Producto: Si deseamos agregar un producto que no tenemos creado todavía, con esta opción podremos darlo de alta primero y luego agregarlo al comprobante.

Agregar Productos de Pedidos: Con esta opción podremos agregar ítems que ya se encuentren cargados en Pedidos de clientes.

Pegar del Portapapeles (o presionar las teclas “Ctrl + V”): Esta opción nos permite copiar desde otro documento los productos que deseamos agregar al requerimiento. El primer paso será copiar la información. En este caso usaremos como ejemplo un archivo de Excel que contiene los productos que deseamos agregar al requerimiento. Con solo copiar los “Códigos” de productos será suficiente, pero también podemos copiar las descripciones, cantidad, precio, costo y n.º de ítem.

Luego, desde el requerimiento utilizamos la opción “Pegar del Portapapeles” (o Ctrl + V). Se abrirá una nueva ventana que traerá la información copiada previamente.

Luego también debemos indicar el tipo de dato que contiene cada columna para que coincida y se tome correctamente.

Como vemos en la imagen anterior, se copia la información, pero debemos indicar el tipo de dato en cada columna. Inicialmente, las columnas figuran como “Ninguno”.

En este caso tenemos Código, Descripción, Cantidad y Precio, por lo que indicamos el tipo de dato en la columna que corresponda.

De esta forma los datos copiados se tomarán correctamente en el requerimiento y para finalizar presionamos el botón “Aceptar”.

Podemos copiar solamente los códigos de productos si lo deseamos. En ese caso se tomará por defecto la descripción y precio que tengan configurados en la Matriz de Productos.

A medida que vayamos agregando ítems en el requerimiento, podremos ver los importes de cada uno, descuentos o sobreprecios aplicados e impuestos. Luego, para finalizar con la carga del requerimiento, presionamos el botón “Aceptar”.

2.1.- Solapa principal

Además de los datos obligatorios para la carga de los requerimientos, encontraremos otras solapas y campos disponibles donde se podrá agregar otro tipo de información adicional.

En esta solapa Principal detallaremos los datos básicos de los requerimientos. Desde aquí seleccionamos al proveedor y agregamos los ítems que forman parte de este comprobante. El número de requerimiento podemos indicarlo a mano o dejarlo en cero y se completará en forma automática y correlativa. En la parte inferior podemos agregar descuentos generales si existen, o también modificar la moneda del comprobante. En esta solapa figura también la opción “Sumar Impuestos” que podemos marcar/desmarcar según como queramos verlo (no se eliminan los impuestos, sino que simplemente se ocultan en este comprobante).

2.2.- Solapa general

En esta solapa se podrán cambiar o agregar otros datos generales:

Nombre: Podemos asignarle un “Nombre”. Luego también podremos buscar requerimientos por este dato.

Responsable: Por defecto es el usuario que está cargando el comprobante, pero podemos cambiarlo por otro si lo deseamos.

Fecha de Entrega: Por defecto, todos los requerimientos traerán la fecha del día en que se cargan, pero podemos cambiarla por otra. También podemos marcar la opción para que se aplique a todos los productos (esto es porque cada producto también podría tener una fecha de entrega distinta).

Código/Estado/Fecha de Operación: Si corresponde según el comprobante, podemos indicar estos datos. El Código de Operación normalmente se debe informar si la alícuota de IVA del comprobante es 0 % (cero), ya que este dato se informa también al exportar determinados archivos “.txt” desde la Interacción con Terceros (en la barra lateral del módulo de Facturación).

Escenario: Podemos agregar escenarios como dato adicional. Esto permite clasificar los requerimientos. El escenario podemos cambiarlo, la cantidad de veces que lo deseemos y siempre quedará el registro de cada cambio con la fecha y usuario que lo realizó.

A la derecha veremos también una zona de Enlaces por si deseamos vincular este requerimiento con algún otro comprobante.

En la zona inferior tenemos otras opciones que podemos marcar para que al Aceptar, inmediatamente se genere la entrega, compra o una actividad.

2.3.- Solapa comercial

Aquí se podrán agregar datos comerciales acordados con el proveedor. Se pueden tipear a mano o guardar opciones que luego se podrán seleccionar.

Desde el módulo de Empresas, también podemos guardar estos datos por cada proveedor en la solapa “Comercial”. De esta forma, al generarle un nuevo Requerimiento traerá estas mismas condiciones por defecto.

Aquí también podemos indicar el Tipo de Transporte y si el envío es facturable con su precio. El envío solo se toma como informativo (no afecta los importes del requerimiento).

2.4.- Solapa detalles

Esta solapa podemos configurarla desde el Administrador para crear nuevas tablas y campos a medida. Si no se configura previamente, no podremos cargar ningún dato.

2.5.- Solapa monedas

En esta solapa podemos ver las cotizaciones que tenemos registradas para cada una de las monedas que hayamos creado. Al generar nuevos requerimientos (y otros comprobantes en general) se toman por defecto las cotizaciones de monedas que tengamos cargadas en el sistema a nivel general, pero desde esta solapa también podemos cambiarlas. Si lo hacemos, luego debemos presionar el botón “Aplicar Cambios” para que tome el cambio. Este cambio solamente afectará al requerimiento que estamos cargando.

2.6.- Solapa texto asociado

En esta solapa podemos ingresar cualquier tipo de texto adicional. Se puede tipear a mano o copiar y pegar desde otra fuente.

Esta solapa contiene además una opción llamada “Establecer por Defecto”. Nos permite guardar un texto determinado, para que cada vez que generemos un requerimiento podamos seleccionarlo desde esta opción.

2.7.- Solapa descripción

En esta solapa podemos ingresar un texto adicional. Se puede tipear a mano o copiar y pegar desde otra fuente.

2.8.- Solapa notas

Desde aquí se podrán agregar notas adicionales. Cada nota dejará un registro adicional indicando también el usuario y fecha en que fue cargada.

Una vez que el requerimiento fue cargado podemos seguir agregando más notas (el mismo usuario y otros también). Siempre quedará el registro del usuario y fecha en que se cargó cada nota.

2.9.- Solapas info/adicionales

Estas solapas son similares. En ambas disponemos de 20 campos en los que podemos agregar más información adicional. Para cada campo podemos guardar opciones si deseamos agilizar la carga en los próximos requerimientos.

El nombre de cada uno de los “Campos” se puede cambiar también si deseamos que figuren con una leyenda distinta (tanto en Info como en Adicionales).

La diferencia entre estas 2 solapas es que toda la información que se carga en la solapa “Adicionales” se traslada al próximo comprobante que también tenga “Adicionales”. Es decir, si ingresamos información y luego generamos una entrega desde el requerimiento, en los campos Adicionales de la entrega veremos la misma información que cargamos en los campos Adicionales del requerimiento.

3.0.- Cambios de estados

Todos los requerimientos generados se podrán listar en la vista principal del módulo. Del lado izquierdo figuran varias columnas con información de cada requerimiento que tengamos listado en pantalla y a la derecha veremos más detalles de los mismos (ítems, cantidades, descripciones, precios, etc.).

En una de las columnas podemos ver el “Estado” que tienen los comprobantes y se actualizará de acuerdo a las operaciones que realicemos en adelante.

3.1.- Estado “pendiente”

Los requerimientos tienen inicialmente un estado “Pendiente”. Son todos aquellos en los que la mercadería aún sigue pendiente de entrega por parte del proveedor. Si nos entregan solo una parte, el estado del requerimiento seguirá siendo “Pendiente”. Cambiará cuando nos hayan entregado el total.

3.2.- Estado “completado”

Los requerimientos pasarán al estado “Completado” una vez que nos hayan entregado el total de la mercadería.

3.3.- Estado “anulado”

Este es el estado que tendrán los requerimientos que se anulen con botón derecho. Si el requerimiento ya está completado no lo podremos anular, pero en ese caso se podrá anular la entrega primero y luego el requerimiento. A un requerimiento con estado “anulado” no le podemos generar compras ni entregas, pero si podemos copiarlo para generar uno nuevo.

3.4.- Estado “a autorizar”

Desde el Administrador, en el Rol de los usuarios, podemos configurar un permiso de autorización para los requerimientos. Si configuramos este permiso, todos los requerimientos que genere deberán ser revisados por otro usuario que determinará si lo autoriza o rechaza.

Luego este estado podremos seleccionarlo para filtrar todos aquellos requerimientos generados que requieran autorización.

3.5.- Estado “rechazado”

Los requerimientos que estén para autorizar podrán ser rechazados. En ese caso se darán de baja con este estado. Un requerimiento rechazado puede copiarse para generar otro.

Aclaración: Los estados pueden revertirse. Es decir, un requerimiento con estado “Completado” puede volver a figurar “Pendiente” si por ejemplo se anulan las entregas que tenga generadas.

4.0.- Operaciones a realizar con los requerimientos

Al presionar el botón derecho sobre alguno de los requerimientos que tengamos cargados en el módulo, se abrirá un menú con distintas opciones.

Las detallaremos a continuación:

Modificar: Esta opción nos permite modificar un requerimiento pendiente. Podremos agregar nuevos ítems, editar los que ya estén cargados o también editar la información de las demás solapas del requerimiento.

Copiar: Se generará un requerimiento nuevo con los mismos datos del que estamos copiando. Podemos copiar cualquier requerimiento, incluso los que estén anulados.

Anular: Con esta opción se podrán anular los requerimientos. Si un requerimiento ya tiene compras o entregas generadas, tendremos que anular esos comprobantes primero para poder anular el requerimiento después.

Generar Entregas: Esta opción nos permite registrar la entrega (o remito del proveedor) del requerimiento seleccionado. El requerimiento pasará al estado “Completado” una vez que se hayan generado entregas por el total de la mercadería.

Generar Compras: Con esta opción podremos registrar la factura del proveedor del requerimiento seleccionado.

5.0.- Barra lateral del módulo

La barra lateral contiene diversas opciones que podremos utilizar para analizar los requerimientos o realizar distintos tipos de operaciones.

5.1.- Nuevo

Con esta opción podremos dar de alta un nuevo requerimiento.

5.2.- Buscar

Con esta opción se podrán buscar requerimientos filtrando por datos más específicos que no figuran en los filtros de la vista principal del módulo.

5.3.- Contador

Para utilizar el contador debemos primero listar los requerimientos que deseamos analizar en la vista principal del módulo aplicando los filtros correspondientes. En este caso, listaremos los requerimientos pendientes de este mes.

Desde el Contador luego podremos analizar los importes de esos mismos requerimientos por separado y por total.

5.4.- Autorizaciones

Esta opción permite autorizar o rechazar aquellos requerimientos que requieran autorización. Esto dependerá de los permisos que tengamos configurados en el rol de los usuarios.

Por un lado, podemos configurar un permiso para que el usuario pueda o no, generar requerimientos “sin autorización”. Si no puede, todos los requerimientos que genere deberán ser autorizados o rechazados.

Por otro lado, el usuario que se encargue de revisar los requerimientos debe tener configurado el permiso que le permita autorizar.

De esta forma, si se genera un requerimiento que requiera autorización, figurará en la opción de “Autorizaciones” de la barra lateral del módulo. Al seleccionar un requerimiento se podrán autorizar algunos ítems y rechazar otros, o también autorizar/rechazar todos.

5.5.- Requerimientos por entregar

Desde esta opción se listarán todos los productos de Requerimientos que tienen alguna cantidad pendiente de Entrega.

Podemos filtrar por producto para ver solamente de uno en particular o también listar todos.

Para cada producto podremos ver el proveedor, la cantidad pendiente de entrega, el número de requerimiento, fecha de entrega, código y descripción.

5.6.- Requerimientos por comprar

Desde esta opción podremos listar los requerimientos que tengan ítems pendientes de comprar. Podemos ver los requerimientos de todos los días o aplicar un filtro por rango de fechas. También podemos marcar una opción para listar solo aquellos requerimientos con compras anuladas.

En la zona superior se listarán los requerimientos y en la zona inferior podremos ver los ítems de cada uno con su código, descripción, cantidad, cantidad facturada, cantidad remitida, fecha de emisión, fecha de entrega, moneda y precio total.

5.7.- Análisis de clientes

Desde esta opción podremos listar los requerimientos que tengan ítems pendientes de comprar. Se tomarán los ítems de los requerimientos que se hayan generado desde los pedidos de clientes.

Podemos filtrar por rango de fechas, cliente y fiscal del sistema. Si no aplicamos ningún filtro se tomarán todos.

En la zona izquierda del análisis se mostrarán los clientes. Del lado derecho veremos los pedidos que tiene generados el cliente seleccionado y también los requerimientos de esos pedidos, proveedores, código, descripción, cantidad requerida, fecha de entrega y fecha de entrega del pedido.

5.8.- Carpetas de importación

Las carpetas de importación nos permiten agrupar ítems de distintos Requerimientos y de Compras también. Luego desde la carpeta de importación podremos ver los ítems agregados, los importes totales y si lo deseamos también podremos aplicar un filtro para ver los importes por rango de fechas.

Al ingresar en esta opción cambiará la vista del módulo, ya que se listan solo las Carpetas de Importación. Aquí también podemos darlas de alta presionando botón derecho y luego la opción “Nuevo”.

Podemos darla de alta indicando el Nombre. Luego podemos asignarle también algún escenario y fecha de entrega si lo deseamos, pero no son obligatorios.

Una vez creada la carpeta de importación, la veremos listada junto con las demás.

Podemos agregar ítems a las carpetas de importación en el momento en que estamos generando un Requerimiento o Compra, presionando botón derecho sobre el producto y luego la opción “Producto - Seleccionar Carpeta de Importación”.

Luego seleccionamos la carpeta de importación. Podemos aplicarla también a todos los productos si lo deseamos.

Podemos hacerlo también luego de que el Requerimiento o Compra ya fueron generados, desde la solapa “Ítems” del comprobante.

De esta forma, en la carpeta de importación podremos ver todos los ítems agregados con sus respectivos importes, cantidades y total general.

5.8.1.- Actualizar costos con las carpetas de importación

Podemos utilizar las carpetas de importación para actualizar los costos de los productos. Nos referimos al “costo” con el que figuran en la Matriz de Productos (solapa “Precios”).

La actualización de costos siempre tomará como base el Precio de Compra y a eso se le sumará algún gasto adicional.

Para eso debemos tener en cuenta lo siguiente:

Desde los Requerimientos agregamos a las carpetas de importación, los ítems a los que deseamos actualizarles el costo.

Desde las Compras agregamos a las carpetas de importación, los ítems que utilizaremos para actualizar el costo de los anteriores.

Veamos un ejemplo:

Desde los Requerimientos agregamos estos 2 ítems a una Carpeta de Importación:

Inicialmente, podríamos considerar que el “costo” de los productos es su precio de compra.

Pero podemos tener un gasto adicional y queremos que forme parte del costo de ambos ítems. Lo que haremos desde la Compra, es agregar solo el gasto a la Carpeta de Importación.

Luego desde la Carpeta de Importación podemos presionar botón derecho y utilizar la opción “Actualizar Costo”.

En la parte superior veremos el importe de los ítems agregados desde las Compras ($20.000).

En la parte inferior veremos cada uno de los ítems agregados desde los Requerimientos y el importe anterior se distribuirá entre todos en forma equitativa (50% y 50% en este caso). Es decir, se distribuirán $10.000 para cada uno.

Si lo deseamos podemos modificar los importes o porcentajes, ya que tal vez el costo no se debe distribuir en forma equitativa.

Luego, para finalizar, presionamos el botón Aceptar y de esta forma, en la Matriz de Productos habremos actualizado el costo de ambos ítems. El Costo ahora será el Precio de Compra + $10.000.

Costo actualizado del ítem 1:

Costo actualizado del ítem 2:

5.9.- Ítems sin carpetas de importación

Desde esta opción podremos listar todos los ítems de Requerimientos y de Compras que no fueron asignados a ninguna Carpeta de Importación. Si presionamos botón derecho sobre alguno podemos asignarlo a una.

También debemos indicar un porcentaje, ya que podríamos asignar menos del 100%.

Podemos filtrar por rango de fechas, producto, fiscal del sistema y origen.

5.10.- Análisis

Al ingresar en este análisis nos encontraremos con varias solapas que contienen distintos informes.

Solapa “Requerimientos”: En esta solapa se podrán listar todos los requerimientos creados, pendientes, completados y anulados. También se podrá filtrar por rango de fechas, producto, fiscal del sistema y origen.

Por cada requerimiento podremos ver el nombre, fecha de creación, proveedor, n.º interno de requerimiento, n.º de revisión, responsable, moneda, importe, promedio de descuento, usuario de creación, fecha de entrega y estado.

En la zona inferior figuran 2 campos donde se mostrarán los totales por importe y cantidad.

Solapa “Ratios”: Desde esta solapa se podrán analizar los requerimientos creados, pendientes, completados y anulados al mismo tiempo. Tenemos filtros para poder listar por rango de fechas, fiscal del sistema, usuarios, moneda y escenario.

Para todos los requerimientos se mostrará el importe total, cantidad, ratio de importe, ratio de cantidad, promedio, promedio de días abierto y promedio de descuento.

En la solapa de “Información” se muestra cómo se están conformados los distintos ratios.

Solapa “Ranking”: Desde esta solapa se podrán analizar todos los requerimientos creados, pendientes, completados y anulados, pero también separados por usuario. Esto nos permitirá poder comparar entre ellos. Podremos filtrar por rango de fechas, fiscal del sistema, usuarios, moneda y escenario.

También podemos ordenar las columnas para poder listar, en forma ascendente o descendente, los requerimientos generados por importes o cantidades.

Aquí también podemos analizar solamente requerimientos pendientes, completados o anulados por separado.

Solapa “Alertas”: En esta solapa figuran 2 secciones. En la parte superior se podrán analizar los requerimientos pendientes que tengan fecha de entrega anterior a hoy.

Luego en la parte inferior se listarán los requerimientos pendientes sin escenario.

En ambos casos se podrá filtrar por usuarios, moneda y fiscal del sistema.

Solapa “Sin Seguimiento”: Aquí se podrán listar todos los requerimientos pendientes que no tengan seguimiento.

Cuando hablamos de “seguimiento” nos referimos a las actividades pendientes o históricas que puedan tener enlazados los requerimientos. Son las que figuran en la zona de enlaces, en las solapas de Pendientes e Historial.

Al analizar los requerimientos sin seguimiento se podrá filtrar también por usuarios, moneda, escenario, fiscal del sistema y actividad.

Tenemos varias opciones de seguimiento que podemos configurar. Se listarán solo los requerimientos que cumplan con todas ellas:

-Historial - Últimos x días

-Historial - Menor a x veces

-Pendiente - Próximos x días

Es decir, se listarán los requerimientos que, en los últimos “x” días, la cantidad de historiales que tenga vinculados sea menor a “x” cantidad y que tampoco tenga actividades pendientes en los próximos “x” días.

28/07/2023

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