I eCompanion omfattar attest följande delar:

• Hantera avvikelser (frånvaro/ledigheter, fyllnad/övertid etc)
• Hantera partiell frånvaro
• Attestera resor, utlägg, kilometerersättning
• Slutattest av månad

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hantera avvikelser                                        

1. Logga in i eCompanion Portal

2. När den digitala assistenten visar symbolen “Gubbe med klocka” indikerar det att du har avvikelser att hantera. Avvikelser omfattar frånvaro/ledigheter, fyllnad/övertid etc. En siffra indikerar hur många avvikelser du har att hantera - i exemplet finns 9 avvikelser.

3. Kontrollera område och datum. Vid justering klicka på “sök”

4. För att bevilja alla förbockade rader - kontrollera de förbockade raderna och klicka på “Bevilja alla förbockade rader”. Du har nu startat en körning som kan ta några minuter om du har många poster att bevilja. Systemet hoppar över poster som eventuellt måste justeras manuellt innan beviljandet. Målet är att listan ska vara tom för perioden inför attest av månad. När körningen är klar framgår det av en meddelandetext.

5. Om du vill se bemanningsgruppens planering innan du beviljar en ledighet - Gå till Rapportering > Tjänstledighet/Ledighet. Här kan du se det planerade schemat. Du kan även se andra beviljade/sökta ledigheter med markering: TEXT (=beviljad) och/eller  TEXT  (= ansökt) Se särskild manual för detaljer.

6. Avslå avvikelse

7. Öppna upp aktuell ledighetsansökan genom att klicka på “pennan”

8. I dialogrutan som öppnas kan du skriva en kommentar samt klicka “Ta bort” för att avslå ansökan. (Du kan även bevilja avvikelsen i samma bild).

9. Ett grönt meddelande visas

10. Klart (- du har nu avslagit en avvikelse)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hantera partiell frånvaro                        

1. Logga in i eCompanion Portal        
2. När den digitala assistenten visar symbolen “Kuvertet” indikerar det att du har ett meddelande.
3. Pekar på kuvertet får du information om vad meddelande handlar om. I detta exemplet ser du att medarbetaren Kalle har skickat en ny ansökan om partiell ledighet.

4. Klicka upp meddelandet för att se detaljer om period och omfattning samt eventuell kommentar.

5. Gå till Handläggning > Hantera partiell frånvaro

6. Kontrollera att du står i rätt Område och Bemanningsgrupp. Datum kan lämnas tomt.

7. De partiella ledigheterna listas.

8. Bockar i aktuella rader - klicka på “Bevilja alla markerade rader”  

eller “ Ta bort alla markerade rader” om frånvaron inte är aktuell. Innan du tar bort en rad är det viktigt att du kommunicerar med din medarbetare.

9. Om du vill även beviljade poster med partiell frånvaro. Ändra reglaget “Visa beviljade poster” Tryck på “Sök”. I exemplet visas 2 partiella ledigheter. Den översta är deltidssjukskrivningen och den undre är en post som redan är beviljad. Om du går åt höger framkommer omfattning i % samt period.

OBS! Om du beviljar en partiell frånvaro behöver schemaläggaren i eCompanion för din verksamhet få information om ledigheten (omfattning och aktuella datum) så att ett nytt “partiellt” schema skapas och kopplas under tiden för den partiella ledigheten. Frånvaron blir en lönehändelse (exv. löneavdrag) först när det nya schemat är skapats och kopplats.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Attestera resor, utlägg, kilometerersättning                

1. Logga in i eCompanion Portal
2. När den digitala assistenten visar symbolen “resväskan” indikerar det att du har resor att attestera.

En resa kan vara en endags- eller flerdagsresa men det kan också vara ett utlägg eller en kilometerersättning som saknar anknytning till en resa. En siffra indikerar hur många resehändelser du har att hantera - i exemplet nedan finns 3 resehändelser.

3. Klicka på “Gå till lönebeslut” eller gå via Handläggning > Attest > Självservice

4. Sök fram rätt enhet under “Rapporter och anställningar”.

5. Klicka på “Sök”

6. Bocka för aktuell resa och välj “Visa detaljer” för att titta på Resan.

7. I detaljbilden granskar du resan/utlägget - och godkänner genom att klicka på knappen “Verkställ”. Du kan också skicka tillbaka posten om det exv behöver kompletteras i någon del.

8. Upprepa om du har fler resehändelser att hantera.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Slutattest av månad

1. Logga in i eCompanion Portal
2. Klicka på Handläggning > Attest > Slutattest av månad

3. Markera raden för den medarbetare som du vill attestera. Gul cirkel på raden visar att medarbetaren har klarmarkerat sig.

4. Klicka på “Attestera/Klarmarkera vald rad”

5. Kontrollera så att du har rätt period (ÅÅ-MM)

6. Attestera dag för dag genom att markera rutan för respektive dag eller “Attestera samtliga t.o.m. [datum]”

Notera i detta exemplet har medarbetare inte klarmarkerat sig. Du kan attestera utan att en medarbetare har klarmarkerat sig. Det kan vara aktuellt vid exv längre ledigheter, främst föräldraledigheter, sjukfrånvaro, tjänstledighet etc när din medarbetare inte är i tjänst.

Om medarbetaren klarmarkerat sig finns istället en gul cirkel markering + medarbetarens personnummer i kolumnen “Klarmarkerad anv.”

7. När du attesterat (antingen om du gör det dag för dag eller för hela månaden) visas en grön cirkel i kolumnen Attest anv + ditt personnummer.

8. Gå tillbaka via “<< Tillbaka”- knappen uppe till vänster

9. Välj en ny medarbetare och upprepa momenten ovan - tills alla dina medarbetare är attesterade.

10. Genom att växla mellan “Ej färdigattesterade" eller “Samtliga” kan du se atteststaus. Väljer du “Ej färdigattesterade" visas inte de som du redan attesterat för perioden.

Väljer du “Samtliga” ser du både de som du attesterat (grön cirkel) och de som ej är färdigattesterade (gul cirkel = Klarmarkerad, röd cirkel = Ej attesterad eller klarmarkerad)

11. Upprepa till alla medarbetare är klarmarkerade.