УТВЪРЖДАВАМ ,
ПРЕЗИДЕНТ на ВСУ:
/Проф. д.ик.н.Анна Недялкова/
ПРАВИЛА
ЗА ПРИДОБИВАНЕ, СЪХРАНЯВАНЕ, ПОЛЗВАНЕ И РАЗПОРЕЖДАНЕ С ДОКУМЕНТИ ОТ БИБЛИОТЕЧНИЯ ФОНД НА ВАРНЕНСКИЯ СВОБОДЕН УНИВЕРСИТЕТ „ЧЕРНОРИЗЕЦ ХРАБЪР“
Раздел I
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1. (1) С тези правила се уреждат условията и редът за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд на Варненския свободен университет ”Черноризец Храбър”.
Правилата уреждат придобиването, регистрирането, инвентаризацията и отчисляването на библиотечните документи.
(2) Правилата уреждат правата, задълженията и отговорностите на служителите (библиотекарите) и читателите за опазване на библиотечния фонд.
Раздел II
ПРИДОБИВАНЕ НА БИБЛИОТЕЧНИТЕ ДОКУМЕНТИ
Чл. 2.(1 ) Във фонда на Университетската библиотека постъпват библиотечни документи чрез закупуване, вътрешен депозит, дарение или книгообмен.
(2) Библиотечните документи постъпват в библиотеката с първичен счетоводен документ - фактура, искане, депозитен списък или акт.
В случаите, в които библиотечните документи се приемат с фактура, не е необходимо съставянето на други документи.
Чл.3. (1) Библиотечните документи, които постъпват по абонамент, чрез обмен и от дарение, се приемат с акт, който задължително съдържа:
1. общия брой на документите;
2. общата им стойност;
3. основанието за придобиване.
(2) Данните по ал. 1 се отразяват в списък, приложен към акта, представляващ неразделна част от него.
(3) За всички постъпили на едно и също основание библиотечни документи се съставя отделен акт в два екземпляра - по един за счетоводството и за библиотеката. На актовете се поставят поредни номера, започващи всяка календарна година от номер едно.
(4) Актът по ал. 1 се съставя от тричленна комисия, в която се включват библиотечни специалисти и счетоводител, определени със заповед от Ректора на Университета.
Чл.4. (1) Библиотечните документи се приемат и регистрират от библиотекар в база данни на електронен каталог.
(2) Регистрацията се извършва, като на гърба на първичния счетоводен документ библиотекарят вписва номера, който документът получава в Книгата за движение на библиотечния фонд, и инвентарните номера на библиотечните документи; документът се подписва и се предава в счетоводството.
(3) Получаването на библиотечни документи, които не подлежат на регистриране, се удостоверява само с подпис на библиотекаря на гърба на първичния счетоводен документ.
Чл. 5. (1) Когато библиотечни документи постъпват безвъзмездно в библиотеката или са без отбелязана цена, стойността им се определя по пазарни цени.
(2) Определянето на пазарните цени на постъпващите библиотечни документи се извършва от отговорния за комплектуването библиотекар.
(3) Ръкописи или други уникални документи, редки и ценни издания, се оценяват от компетентна комисия, определена със заповед на директора на библиотеката.
Чл. 6. (1) Първичнитe счетоводни документи задължително съдържат данни за общия брой и общата стойност на постъпилите библиотечни документи, за автора, заглавието, тома (за периодичните издания - годината и броевете, включени в тома) и цената на всеки отделен документ. В тях се отбелязва датата на получаването и те се подписват от приемащия.
(2) Когато във фактурата е записана търговска отстъпка и/или е начислен ДДС, цената на всеки библиотечен документ се преизчислява и с новообразуваната цена документът се завежда в инвентарната книга.
(3) На основата на първичните счетоводни документи със стойността на приетите и инвентирани библиотечни документи се увеличава балансовата стойност на библиотечния фонд.
Чл. 7. Всички придобити библиотечни документи при регистрация се подпечатват с правоъгълен печат на библиотеката.
Раздел ІІІ
РЕГИСТРИРАНЕ НА БИБЛИОТЕЧНИТЕ ДОКУМЕНТИ
Чл. 8. (1) Библиотечните документи се приемат и регистрират от библиотекар.
(2) Регистрацията на библиотечните документи е обща и индивидуална, като общата се извършва чрез вписвания в Книга за движение на библиотечния фонд, а индивидуалната - в инвентарна книга.
Чл.9. (1) При общата регистрация постъпилите библиотечни документи се регистрат на партиди в Книгата за движение на библиотечния фонд , която се поддържа на електронен и хартиен носител.
(2) В Книгата за движение на библиотечния фонд се вписват:
1.датата и номерът на вписването;
2.откъде и как са постъпили библиотечните документи;
3. видът, номерът и датата на първичния счетоводен документ;
4. общият брой на постъпилите библиотечни документи;
5. колко от библиотечните документи са вписани в инвентарните книги и на каква стойност;
6. от кой до кой номер библиотечните документи са регистрирани в инвентарните книги;
7. сведения за броя на библиотечнитe документи, разпределени по вид, съдържание и език.
(3) Поредните номера на вписванията започват за всяка календарна година от номер едно.
(4) Въз основа на общо регистрираните документи се установяват броят и стойността на библиотечните документи, които притежава библиотеката.
Чл.10. (1) Индивидуалната регистрация е начин за инвентиране на всеки библиотечен документ в инвентарни книги, които се водят по образец, поддържат се на електронен и хартиен носител и съдържат:
1. дата на вписването;
2. инвентарен номер;
3. автор;
4. заглавие;
5. том;
6. година на издаването;
7. цена;
8. номер и дата на вписването в Книгата за движение на библиотечния фонд;
9. номер и дата на акта за отчисляване и сигнатура, показваща мястото във фонда.
(2) Всеки отделен библиотечен документ носи съответен уникален инвентарен номер. Въз основа на инвентирането се установява и контролира наличността на библиотечните документи.
Чл. 11. (1) Инвентирането на отделните видове библиотечни документи се води в отделни инвентарни книги.
(2) Не се допускат поправки и зачертавания. Когато е необходимо да се извърши поправка, новият текст се нанася в раздел „Забележки”, с дата и подпис на библиотекаря.
Чл. 12. (1) Периодични издания, които се съхраняват трайно съгласно Режим за съхранение на периодичните издания, утвърден от директора на библиотеката, се регистрират общо и се инвентират.
(2) Периодични издания, които се прочистват на определени интервали, не се регистрират общо и не се инвентират. Разходите за тяхното придобиване не влизат в стойността на библиотечния фонд.
Чл. 13. Патенти, стандарти и др. издания, придобити за служебни нужди, не се регистрират общо и не се инвентират. Разходите за тяхното придобиване не влизат в стойността на библиотечния фонд.
Чл. 14. Библиотечните документи, придобити за нуждите на международния и вътрешния обмен, не се регистрират общо и не се инвентират. За тях се води специална документация, която съдържа:
1.дата и пореден номер на вписването;
2.вид;
3.номер и дата на първичния счетоводен документ;
4.заглавие;
5.единична цена;
6.брой на екземплярите;
7.обща стойност;
8.адресат;
9. номер и дата на писмото.
Чл. 15. Приемането на библиотечни документи, които не подлежат на инвентиране, се удостоверява само с подписа на библиотекаря на гърба на първичния счетоводен документ.
Чл. 16. Всички придобити библиотечни документи, след регистрация се подпечатват с печата на библиотеката.
Чл. 17. Разноските за подвързия и реставрация на библиотечните документи, пощенските и транспортните разноски за доставянето им в библиотеката се изписват на разход и не се включват в стойността на библиотечния фонд.
Чл. 18. (1) Книгата за движение на библиотечния фонд и инвентарните книги се съхраняват безсрочно и задължително на хартиен и на електронен носител.
(2) Документите на хартиен носител се прошнуроват, номерират, подпечатват и заверяват с подписа на директора на библиотеката и главния счетоводител.
Чл. 19. На посочените в чл. 18 документи се прави опис, който се подпечатва и заверява от директора на библиотеката. Описите се съхраняват безсрочно.
Чл. 20. (1) Преписването на Книгата за движение на библиотечния фонд и на инвентарните книги и преинвентирането на библиотечните документи е забранено.
(2) В изключителни случаи преписването и преинвентирането се допуска при наличие на експертно становище от комисия, назначена със заповед на Ректора.
Раздел IV
ПРОЧИСТВАНЕ НА БИБЛИОТЕЧНИЯ ФОНД
Чл. 21. Прочистването на библиотечния фонд е резултат от вторичен подбор и установяване на липсващи библиотечни документи.
Чл. 22. (1) Библиотечни документи се отчисляват от фонда по следните причини:
1. остарели по съдържание;
2. налични много екземпляри от един библиотечен документ;
3. неподходящи за профила на библиотеката;
4. физически изхабени;
5. повредени или невърнати от ползватели;
6. констатирани като липсващи при инвентаризация;
7. повредени или унищожени при стихийни бедствия, както и при кражба, документирана с протокол от органите на МВР.
(2) Прочистването на периодичните издания се извършва на същите основания, както при останалите библиотечни документи, съгласно режима за съхранение.
Чл.23. (1) Отчисляването на библиотечни документи се извършва от комисия, назначена със заповед на Ректора. В комисията задъжително участват библиотекар и счетоводител.
(2) Комисията съставя акт, в който се вписват общият брой и общата стойност на отчислените документи, причината и основанието за отчисляването. Към акта се прилага списък на отчислените документи, в който за всеки от тях се посочват автор, заглавие, том, година на издаване, инвентарен номер и стойност, отдел по класификационната схема.
(3) В един акт се вписват библиотечни документи, отчислени само по една причина. Актовете се номерират, като започват всяка календарна година от номер едно.
(4) Документите за отчисляването се съставят в два екземпляра - по един за счетоводството и за библиотеката и се утвърждават от вицепрезидент.
(5) Към акта, в съответствие с причината и начина, по който се постъпва с отчислените библиотечни документи, се прилагат:
1. актове и списъци за безвъзмездно предаване на библиотечните документи на библиотеки или организации;
2. констативни протоколи в случай на повреда, кражба, природни бедствия и др.
3. съдебна документация за заведено изпълнително дело и списък на номерата на изпълнителните листове.
(6) Данните за отчислените библиотечни документи се отразяват в Книгата за движение на библиотечния фонд . В нея се вписват:
1. датата и номерът на вписването;
2. номерът и датата на акта за отчисляване;
3. общият брой на отчислените библиотечни документи;
4. причината за отчисляване;
5. сведения за броя на същите документи, разпределени по вид, съдържание и език.
Чл. 24. Периодичните издания, които не се регистрират съгласно раздел ІІІ , се бракуват след изтичане на срока.
Чл. 25. (1) Въз основа на акта за отчисляване в инвентарните книги на хартиен носител се зачертават с червен цвят инвентарните номера и цените на отчислените библиотечни документи, като се вписват номерът и датата на акта за отчисляване.
(2) В електронните инвентарни книги се попълват съответните полета.
(3) Инвентарните номера и печатът на библиотеката в отчислените екземпляри се унищожават задължително с печат „отчислен".
Раздел V
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Чл. 26. (1) Инвентаризацията на библиотечните фондове се извършва въз основа на заповед на Президента на ВСУ „Черноризец Храбър”, на основание чл. 28 от Закона за счетоводството и действащите нормативни документи за библиотеките.
(2) Процесът на инвентаризация е съобразен със спецификата на библиотечния фонд. Извършва се проверка на различни колекции библиотечни фондове в рамките на съответния отчетен период.
(3) Инвентаризацията на библиотечния фонд се извършва както следва:
1. цялостна инвентаризация на колекцията от справочни издания – ежегодно;
2. по репрезентативния метод – ежегодно на не по-малко от 5 процента от библиотечния фонд.
По този начин за определен по-голям от една година период се извършва пълна инвентаризация на целия библиотечен фонд.
(4) Ред и начин за извършване на инвентаризацията:
1. Със заповед на Президента се назначава инвентаризационна комисия, определят се обектът и срокът на инвентаризация.
2. Инвентаризационната комисия изготвя протокол за резултатите от инвентаризацията и състоянието на фондовете.
3. На основание на протокола се съставят актове за отчисления.
Чл. 27. (1) Част от установените при инвентаризацията липси, които са резултат от специфичните особености при използването на библиотечните документи, се признават за естествени загуби и се отчисляват на това основание, без да се търси отговорност от библиотекарите.
(2) Максимално допустимите размери по ал. 1 са:
1. пет на хиляда библиотечни документа при фонд на свободен достъп до 50 процента.
2. десет на хиляда библиотечни документа при фонд на свободен достъп над 50 процента.
Раздел VІ
ЗАДЪЛЖЕНИЯ И ОТГОВОРНОСТИ НА ПОЛЗВАТЕЛИТЕ НА БИБЛИОТЕЧНИТЕ ДОКУМЕНТИ
Чл. 28. (1) Отношенията между ползвателите и Университетската библиотека се уреждат съгласно разпоредбите на Закона за задълженията и договорите, когато библиотеката предостави на ползвателя библиотечен документ въз основа на заем за послужване съласно чл. 243 - 249 от Закона за задълженията и договорите.
(2) Условията на договора се определят в Правила за обслужване на читателите, утвърдени от Ректора.
(3) Сключването на договора се установява с писмен документ или в електронен запис. В него се съдържат следните данни: име, бащино име, фамилно име, постоянен адрес и адрес по местоживеене, единен граждански номер, данни, свързани с идентификация в институцията (факултет, специалност, факултетен номер и др.); автор, заглавие и инвентарен номер на заетия библиотечен документ, дата на връщане на документа, подпис на читателя и на библиотекаря при получаването.
(4) Редът, по който става заемането на библиотечен документ за дома или ползване на място, се определя от Правила за обслужване на читателите.
Чл.29. (1) Всеки читател е длъжен:
1. да се грижи за запазване на заетите библиотечни документи;
2. да ги върне в определения срок, годни за ползване;
3. да не преотстъпва ползването им на трети лица.
(2) Когато читателят не върне заетите библиотечни документи, се прилагат санкции, регламентирани в Правилата за обслужване на читатели.
Чл. 30. Директорът на библиотеката може да прекрати действието на договора за заемане на библиотечни документи за определен срок, когато ползвателят не спазва изискванията на Правилата за обслужване на читателите.
Раздел VII
ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА БИБЛИОТЕКАРИТЕ ЗА ЗАПАЗВАНЕ НА БИБЛИОТЕЧНИЯ ФОНД
Чл. 31. (1) Библиотекарите са длъжни да запознават читателите с правилата за обслужване на библиотеката, определящи задълженията им за опазване на библиотечните документи и санкциите за неизпълнението на тези задължения.
Чл.32. (1) Библиотекарите са длъжни да следят за:
1. пълно и точно попълване, датиране и подписване на писмения или електронния документ ( запис ).
2. правилното ползване на библиотечните документи, като проверяват и констатират състоянието им при предаване и приемане, а когато се отнася за документи, ползвани на „свободен достъп", да извършват проверки по време на работа с тях.
3. спазването на сроковете за връщане на библиотечния документ и при забавяне да постъпят по реда, посочен в Правилата за обслужване на читателите.
(2) При автоматизирано обслужване библиотекарите са длъжни стриктно, вярно и точно да въведат необходимите данни, а при връщане на заетите библиотечни документи да се въведе по съответния начин информация, че са приети обратно в библиотеката.
Чл. 33. (1) Библиотекарите са длъжни да установят специален режим за ползване на:
1. редки и ценни библиотечни документи ( редки публикации и справочни издания, периодични издания и др. );
2. библиотечни документи, получени по междубиблиотечно и международно междубиблиотечно заемане.
(2) Библиотекарите са длъжни да вземат всички необходими мерки и да предприемат всякакви действия за запазване на библиотечния фонд от кражби, пожари, наводнения и други.
Чл. 34. Библиотекарите носят имуществена отговорност за липсите, установени при инвентаризация, ако комисията по инвентаризация констатира, че те имат персонална вина за това, и ако направи предложение за възстановяване на липсващите документи.
Чл.35. Библиотекарите заплащат установените липси при инвентаризация, надхвърлящи предвидените от тази наредба нормативи за естествени загуби, по цени на библиотечните документи от инвентарните книги, актуализирани чрез преоценка, ревалоризация и деноминация.
Чл.36. Комисията по инвентаризация предлага кои от установените липси трябва да се отчислят като естествени загуби и кои да бъдат възстановени от библиотекарите.
ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. По смисъла на тези правила:
1. „Ползвател” е всеки получател на библиотечни услуги, предоставяни от библиотеката на ВСУ „Черноризец Храбър“.
2. „Библиотечни документи” е съвкупност от документи , собственост на библиотеката на ВСУ „Черноризец Храбър“.
3. „Свободен достъп” е прекият достъп на ползвателите до част от библиотечните колекции.
4. „Междубиблиотечно заемане” е заемане на библиотечни документи, при което се създава взаимоотношение между библиотеки, аналогично на взаимоотношението библиотека-читател.
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 2. Вътрешните правила са изготвени на основание действащите библиотечни нормативни документи и Закона за счетоводството.
§ 3. Библиотечната документация е съобразена с действащите Български държавни стандарти.
§ 4. Данните, необходими за извършването на общата и индивидуалната регистрация на библиотечни документи, се осигуряват при използването на автоматизирана система.
§5. Правилата са приети на заседание на АС на 25 ноември 2016 г. ( Протокол № 4 от 25.11.2016 г. и влизат в сила от деня на приемането им.