Manual del

Complemento

Google CRM Sync

Índice General

1.0.- Introducción

2.0.- Configuración de cuenta de Google

3.0.- Configuración del complemento

3.1.- Credenciales de Google

3.2.- Eventos

3.3.- Parámetros: importación

3.4.- Parámetros: sincronización

3.5.- Sincronizar

3.6.- Programar tarea

1.0.- Introducción

Este complemento nos permitirá sincronizar los contactos y las actividades pendientes e históricas del calendario (llamadas, reuniones y acciones) de TACTICA v7 con los contactos y calendario de nuestra cuenta de Google.

Esta sincronización puede darse en ambos sentidos. Es decir, los contactos y actividades de TACTICA v7 se podrán subir a nuestra cuenta de Google y viceversa.

Para esto, primero debemos realizar una serie de pasos en la sección de desarrolladores de Google. Esto es necesario para obtener los permisos de acceso a las APIs con las que nos vamos a comunicar en este proceso.

Lo veremos en forma detallada en el siguiente paso.

2.0.- Configuración de cuenta de Google:

El primer paso para gestionar las credenciales de nuestra cuenta de Google será ingresar en la sección para desarrolladores.

Desde ahí podemos establecer las APIs con las que vamos a comunicarnos y establecer también cómo se llama la aplicación que se va a comunicar, entre otras cosas. Esto sirve, por un lado, para identificar la aplicación y por otro, para que no se tome como una app maliciosa.

https://console.developers.google.com/

Al ingresar, primero debemos aceptar los términos y condiciones.

En este paso es importante corroborar que tengamos seleccionada la cuenta de Google con la que vamos a trabajar. Si nos trae otra cuenta por defecto, debemos cambiarla por la que corresponda.

Luego de aceptar las condiciones, crearemos un nuevo Proyecto desde la sección de “APIs y servicios habilitados”.

Lo primero que haremos será indicar el Nombre del proyecto. En este caso será Tactica GoogleSync. La Ubicación podemos dejarla por defecto como “Sin organización”.

Luego presionamos la opción Crear.

Luego de haber creado el proyecto, utilizaremos el buscador de APIs y servicios que se encuentra en la zona superior de la ventana, para habilitar las siguientes:

-Contacts API

-Google People API

-Google Calendar API

-Google Sheets API

Lo que haremos será buscarlas primero, luego seleccionarlas y habilitarlas.

Todas se habilitan de la misma forma. Solo debemos presionar el botón “Habilitar” luego de seleccionarlas.

En el próximo paso debemos crear las credenciales para acceder a los datos con las APIs.

Para eso, primero ingresaremos en la sección de Credenciales y luego seleccionaremos la opción “Configurar Pantalla de Consentimiento”.

Aquí marcamos la opción “Externos” y luego “CREAR”.

Luego debemos indicar el nombre de la aplicación. Este es el nombre que se mostrará cuando la aplicación pida permisos. En este caso la llamaremos “GoSyncTactica”.

Será necesario también indicar un correo electrónico de asistencia del usuario. Aquí seleccionaremos la misma cuenta de correo que estamos configurando.

En esta misma ventana, al final de la hoja, debemos indicar también la información de contacto del desarrollador. Volvemos a ingresar la misma cuenta de correo electrónico y ya podemos guardar y continuar.

Luego volvemos a ingresar al menú de Credenciales, seleccionamos la opción “Crear Credenciales” y luego “ID de cliente de OAuth”. Esto es necesario porque las APIs están accediendo a datos de un usuario y se requieren permisos.

Al ingresar en esta opción se deberá seleccionar el Tipo de Aplicación. En este caso será “App de escritorio”.

También debemos indicar el Nombre (podemos dejar el que trae por defecto) y luego presionar el botón CREAR.

Luego de crearlo se abrirá automáticamente una nueva ventana en la que tendremos que “copiar” el ID de cliente y el Secreto del cliente, ya que los vamos a necesitar más adelante.

Si deseamos copiar estos datos en otro momento, podemos volver a esta ventana desde la sección de Credenciales, usando la opción de “Descargar el cliente de OAuth” que se encuentra a la derecha.

Lo último que haremos en este sitio será volver a la sección de “Pantalla de consentimiento de OAuth” y agregar el usuario de prueba.

Agregamos la misma cuenta de correo que estamos configurando y guardamos.

Con esto finalizamos la gestión de la cuenta en la sección de desarrolladores y podemos cerrar la ventana.

Luego ya podemos iniciar sesión en el complemento de Google CRM Sync para comenzar a configurarlo.

3.0.- Configuración del complemento

Para poder utilizar este complemento debemos crear al menos un perfil con el que indicaremos las opciones de sincronización que vamos a utilizar.

Si lo deseamos, podemos tener varios perfiles configurados con distintas opciones de sincronización.

Todos los perfiles agregados se podrán editar, eliminar y duplicar.

Para dar de alta uno nuevo, utilizamos la opción “Agregar” que se encuentra a la derecha. Solo debemos indicar el nombre del perfil y aceptar.

Cada perfil creado se podrá guardar para poder volver a ejecutarlo en otro momento con la misma configuración o también marcarlo como “Habilitado”.

Nota: La opción “Habilitado” del Perfil, se utilizará en caso de que ejecutemos todos los perfiles activos del usuario al mismo tiempo (esto lo veremos más adelante). En ese caso, solo se ejecutarán los perfiles que estén marcados como “Habilitado”.

3.1.- Credenciales de Google

En esta sección debemos completar el ID de Cliente y el Secreto de Cliente. Son los mismos que copiamos en el primer paso (los que obtuvimos de la página para desarrolladores de Google).

Una vez que ingresamos los datos, presionamos el botón “Iniciar Sesión”.

Al iniciar sesión se abrirá el navegador web donde tendremos que seleccionar la cuenta que estamos configurando.

Por cuestiones de seguridad, inicialmente nos dará un mensaje indicando que Google no ha verificado la aplicación. Presionamos el botón “Continuar”.

Luego marcamos todas las casillas de acceso y continuamos.

Finalmente, recibiremos un mensaje de verificación y podremos cerrar la ventana.

3.2.- Eventos

En esta sección tenemos la posibilidad de ver el registro de eventos.

Al seleccionar esta opción, se abrirá un archivo txt que nos mostrará el log de cada uno de los procesos que se haya ejecutado, ordenados por fecha y hora.

Este archivo se irá actualizando con el tiempo, a medida que se vayan registrando nuevos procesos. Podemos vaciarlo con la opción “Eliminar registro de eventos”.

3.3.- Parámetros: importación

En esta sección encontraremos las opciones generales de importación.

Son las que podemos habilitar para importar nuestros contactos y actividades del calendario de Google hacia TACTICA CRM & ERP.

Tenemos varias opciones:

        -Nuevos Contactos de Google: En TACTICA v7 se darán de alta los contactos que tengamos en nuestra cuenta de Google o se actualizarán si ya existen. Si el contacto no pertenece a ninguna empresa en particular, se creará dentro de una empresa con su mismo nombre.

        -Agregarme como Usuario Responsable: Si marcamos esta opción, el usuario con el que estemos importando se agregará como responsable de la empresa creada.

-Nuevas Actividades del Calendario de Google a: Con esta opción se importarán también las actividades del calendario de Google. Siempre será para el usuario con el que estamos conectados en el complemento. Solo se sincronizarán las actividades de hoy en adelante.

3.4.- Parámetros: sincronización

En esta sección tenemos las opciones de sincronización.

A diferencia de la anterior, son las opciones que podemos habilitar para importar nuestros contactos y actividades de TACTICA v7 hacia el calendario de Google. Es decir, en el sentido contrario.

En la parte superior tenemos el Filtro de Contactos Origen: Aquí se deberá seleccionar un filtro, grupo de contactos o SQL query.

Todos los contactos de TACTICA v7 que formen parte del filtro, grupo o query seleccionada, junto con sus actividades (dependiendo de las opciones que marquemos a continuación), son los que se sincronizarán con los contactos y calendario de nuestra cuenta de Google.

Luego en la parte inferior tenemos las Opciones de Sincronización: Con estas opciones indicaremos si deseamos sincronizar los contactos, actividades pendientes, o actividades históricas del usuario con el que estamos conectados. Se tomarán en cuenta todas las que tengan fecha a futuro y solo las de determinados días hacia atrás (dependiendo de la cantidad de días que seleccionemos). Si los datos a sincronizar ya existen, solo se actualizarán.

Priorizar las Modificaciones de TACTICA v7 en la misma fecha: Si marcamos esta opción y existen modificaciones de los contactos o actividades (tanto en TACTICA v7 como en Google), al sincronizar se actualizarán, pero priorizando siempre la modificación de TACTICA v7 por sobre la de Google.

Por ejemplo: si un mismo contacto se modifica en TACTICA v7 y en Google el mismo día por separado, al sincronizar, el contacto se actualizará solo en Google, ya que tendrá prioridad la modificación que se realizó desde TACTICA v7 por sobre la de Google.

En cambio, si no marcamos esta opción, dependerá de dónde se modificó la última vez. Es decir, si un mismo contacto se modificó en Google por última vez, al sincronizar se actualizará en TACTICA v7 con esos cambios. O al contrario, se actualizará en Google, si se modificó en TACTICA v7 por última vez.

3.5.- Sincronizar

Una vez que tenemos definidos todos los parámetros de importación y sincronización del perfil, podemos ejecutarlo utilizando el botón “Sincronizar” que se encuentra en la parte superior derecha.

Al hacerlo, se guardará automáticamente la configuración de ese perfil y comenzará el proceso de sincronización. Luego podemos aceptar para finalizar.

3.6.- Programar tarea

Podemos programar la sincronización para que se genere en forma automática cada cierta cantidad de días, horas o minutos.

Para eso debemos indicar:

-Período de sincronización: indicamos cada cuántos minutos, horas o días debe ejecutarse.

-Fecha y hora de inicio: La fecha y hora en que se ejecutará por primera vez.

-Fecha y hora de finalización: Si no marcamos esta opción, se ejecutará en forma indefinida. Pero si la habilitamos, podremos indicar hasta qué día y hora debe ejecutarse.

-Ejecutar todos los perfiles Activos de este usuario: Si tenemos varios perfiles creados, con esta opción se ejecutarán todos. Pero solo los que estén marcados como “Habilitado”. O si no marcamos esta opción, se ejecutará solo el perfil que tenemos seleccionado.

Una vez que definimos todos los parámetros, presionamos el botón “Crear”. O también, si deseamos dar de baja esta tarea, utilizaremos el botón “Eliminar”.