«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Генеральний директор

Товариства з обмеженою відповідальністю

«Електронні Торги України»

_____________________ Маловічко О.В.

31.08.2017

Регламент

використання електронної системи закупівель RIALTO

1. Загальні положення

Цей регламент визначає правила і порядок використання системи електронних закупівель RIALTO і є обов'язковим для всіх користувачів системи, включаючи замовників, учасників та електронних майданчиків, які підключені до системи.

1.1 Визначення основних термінів

  1. Авторизований електронний Майданчик (далі - Майданчик) - авторизована Оператором інформаційна система, яка є складовою частиною Системи та забезпечує  реєстрацію осіб, автоматичне розміщення, отримання і передання інформації та документів під час проведення процедур закупівель, користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет;
  2. Аукціон (Модуль аукціону) - складова частина Системи, що забезпечує можливість Учасників, які подали пропозицію на закупівлю, зменшити ціну згідно правил, визначених цим Регламентом;
  3. Двоетапний тендер - процедура відбору, в якій наявна прекваліфікація учасників на предмет відповідності їх пропозицій технічним вимогам, встановленим Замовником
  4. Замовник – фізична або юридична особа, яка здійснює закупівлі з використанням електронної системи RIALTO
  5. Електронна система закупівель (далі – Система) – інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в Системі,  до складу якої входять Центральний веб-портал, Центральна база даних, Модуль аукціону та Авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами;
  6. Користувач Системи - Замовник, Учасник;
  7. Оператор електронної системи закупівель (далі - Оператор) – організація, яка визначає правила користування системою, авторизує електронні майданчики і здійснює їх підключення до Системи, виконує адміністрування Системи та забезпечує дотримання правил всіма користувачами Системи;
  8. Простий тендер - процедура відбору учасників, у якій кваліфікація пропозицій учасників відбувається тільки після аукціону
  9. Рейтинг замовника – показник, який розраховується Системою автоматично на основі історії проведення закупівель Замовником в Системі, і публікується (у відкритому доступі) на Центральному порталі Системи і сайтах Майданчиків для інформування зацікавлених учасників щодо репутації  Замовника;
  10. Рейтинг постачальника –  показник, який розраховується Системою автоматично на основі історії дій Учасника в Системі (подання пропозицій, запитання, скарги, тощо), і публікується (у відкритому доступі) на Центральному порталі Системи і сайтах Майданчиків для інформування зацікавлених сторін щодо репутації  Замовника;
  11. Тендер (Торги, Закупівля, Процедура) - здійснення відбору учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, установленими цим Регламентом;
  12. Учасник – фізична  або юридична особа, яка виявила намір взяти участь у закупівлях  з  використанням  електронної системи  RIALTO та є зареєстрованим користувачем Системи.
  13. Центральна база даних - складова частина Системи, що забезпечує обмін інформацією між елементами системи, включаючи Центральний веб-портал, Авторизовані електронні Майданчики та інше;

2. Підключення  Замовників до Системи

2.1 До початку проведення закупівель за допомогою Системи, Замовник повинен:

Ознайомитись з цим Регламентом, прийняти його правила і, за необхідності, внести зміни до внутрішніх положень про здійснення закупівель;

Призначити Куратора з числа вищих посадових осіб Замовника, який буде отримувати  регулярну звітність про стан закупівель Замовника та проблеми, які виникають в процесі роботи і брати участь у вирішенні спірних питань;

Укласти договір з одним або декількома Майданчиками і створити облікові записи, необхідні для роботи в Системі.

2.2. Майданчик має право в будь-який момент припинити надання послуг за договором із Замовником/Учасником у випадку порушення ними положень цього Регламенту. При цьому застосовуються норми та санкції, встановлені у договорі між Майданчиком та Замовником/Учасником.

3. Планування закупівель

3.1 Для ефективного використання Системи і надання учасникам можливості  планувати свої ресурси, Замовники можуть завчасно опублікувати плани здійснення закупівель в Системі, зазначаючи наступну інформацію:

3.2 Замовники можуть за необхідності вносити зміни до плану закупівель.

4. Загальні умови здійснення закупівлі

4.1 Оголошення про проведення закупівлі

4.1.1 Замовник не пізніше ніж за 5 днів до бажаної дати проведення аукціону  публікує оголошення про проведення закупівлі, яке містить наступну інформацію:

4.1.2 Додатково до цієї інформації, Замовник може визначити наступні елементи:

4.1.3 Замовник може розділити предмет закупівлі на окремі частини (лоти) для збільшення конкуренції. Кожен окремий лот розглядається як окрема закупівля.

4.1.4 В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється згадувати окремі електронні майданчики з вказівкою про те, що прийом пропозицій відбувається саме через ці майданчики.

4.1.5  В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється вказувати інші способи подання/ прийому пропозицій, аніж ті, що передбачені цим Регламентом (через електронну пошту, листом на адресу замовника, телефонним повідомленням тощо).

4.2 Використання якісних (нецінових) показників

4.2.1 Замовник може встановити якісні показники для визначення економічно найвигіднішої пропозиції, але вага таких показників не повинна перевищувати 30% від загальної.

4.2.2 У випадку застосування таких показників, під час створення оголошення про закупівлю, Замовник визначає конкретні припустимі значення кожного показника і вагу кожного значення. Ця інформація публікується в складі оголошення і Учасники можуть заздалегідь оцінювати якісні показники своєї пропозиції і підвищувальний коефіцієнт, який вони отримують.

4.3 Період уточнень

4.3.1 Період уточнень має свої особливості, які залежать від обраного типу закупівлі. При проведенні Простого тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється Замовником самостійно, з урахуванням особливостей, визначених розділом 4.10 цього Регламенту. При проведенні Двоетапного тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється автоматично таким чином, аби завершитись за день до закінчення періоду подання пропозицій.

4.3.2 До моменту завершення періоду уточнень, Учасники можуть задавати запитання.  Запитання Учасників і відповіді Замовника публікуються на Центральному порталі і веб-сайтах Майданчиків.

4.3.3 При проведенні Простого тендеру, Замовник може надавати відповіді та вносити зміни до оголошення до завершення періоду уточнень. При проведенні Двоетапного тендеру, Замовник може надавати відповіді та вносити зміни до Оголошення до завершення періоду подання пропозицій, з урахуванням особливостей, визначених розділом 4.11 цього Регламенту.

4.3.4 Звернення Учасників до контактної особи Замовника напряму поза межами Системи не можуть розглядатись як офіційні і не враховуються під час подальшого перебігу процедур за виключенням випадку, коли Замовник вносить зміни до оголошення закупівлі, базуючись на результатах такого спілкування.

4.4 Подання пропозицій

4.4.1 Учасники можуть подавати свої пропозиції на закупівлю з моменту початку прийому пропозицій і до моменту завершення цього періоду, як було визначено Замовником в Оголошенні.

4.4.2 Учасники подають пропозиції на тендер виключно через Систему. В момент  подання пропозиції Майданчик стягує з Учасника плату відповідно до встановлених ним тарифів.

4.4.3 До завершення періоду подання пропозицій, Учасник може внести зміни до пропозиції або скасувати її. У випадку скасування тендеру, Майданчик повертає Учаснику плату за подання пропозиції.

4.4.4 До моменту розкриття пропозицій, Система забезпечує їх конфіденційність. Інформація про подані пропозиції не розкривається. 

4.4.5 Кожен учасник має право подати одну або декілька пропозицій на один і той самий тендер або один і той самий лот, якщо закупівля була розділена на лоти.  У випадку такого подання декількох пропозицій, Учасник повинен скористатись декількома Майданчиками.

4.4.6 У випадку, якщо Учасник подав декілька пропозицій,  відповідно до положень  пункту 4.4.5 цього Регламенту,  а згодом одну з них вирішив відкликати, Замовник має право відхилити всі інші пропозиції цього учасника, не розглядаючи їх. 

4.5 Реверсивний аукціон

4.5.1 Дата і час аукціону визначаються Системою автоматично, в момент початку прийому пропозицій.

4.5.2 Всі учасники, які подали пропозиції на Тендер, та не були відхилені на прекваліфікації, автоматично допускаються до аукціону.  Після аукціону, вся інформація (включаючи вкладені файли) по поданим пропозиціям автоматично публікується на Центральному порталі і сайтах Майданчиків.

4.6 Визначення переможця процедури

4.6.1 Після завершення Аукціону, Система автоматично розкриває інформацію про Учасників і сортує остаточні пропозиції (з урахуванням результату Аукціону) від найменшої ціни до найбільшої (у випадку застосування Замовником нецінових критеріїв - від найбільш економічно вигідної до найменш економічно вигідної) для визначення порядку розгляду пропозицій Замовником.

4.6.2 Учасник, чия пропозиція знаходиться на розгляді у Замовника, може за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли. У випадку, якщо такі вкладені файли містять змінену або доповнену інформацію, Замовник має право залишити таку інформацію без розгляду. Учасники, чия пропозиція була відхилена, або черга розгляду якої не настала, можливості завантажувати додаткові файли не мають.

4.6.3 Замовник виконує розгляд пропозицій у порядку, визначеному Системою. За наявності підстав для відхилення пропозиції, Замовник надає обґрунтування таких підстав (у вигляді вкладеного файлу, який прикріплюється до рішення Замовника в Системі і дискваліфікує таку пропозицію.  У такому випадку, Система пропонує Замовнику розглянути наступну за порядком пропозицію. 

4.6.4 За відсутності підстав для відхилення, Замовник публікує в Системі рішення про визнання пропозиції переможцем. Скасувати рішення про визнання пропозиції переможцем Замовник може самостійно, у випадку відмови Учасника від укладання договору.

4.6.5 Рішення про визначення переможця Замовник має опублікувати в системі протягом трьох календарних днів з моменту прийняття такого рішення, але не пізніше, ніж через 20 календарних днів з моменту завершення аукціону.

4.7 Публікація договору

4.7.1 Після укладання договору з Учасником, який був визнаний переможцем, Замовник публікує інформацію про договір, зазначаючи наступну інформацію:

4.7.2 Замовник може додати текст договору у вигляді вкладених файлів

4.8 Публікація інформації про зміни до договору і виконання договору

4.8.1 У випадку внесення змін до договору, Замовник публікує цю інформацію у Системі, зазначаючи суть змін.

4.8.2 У випадку розірвання договору, Замовник зазначає причини такого розірвання, дату розірвання і інформацію про часткову оплату за договором, якщо така оплата мала місце.

4.8.3 У випадку успішного виконання договору, Замовник публікує інформацію про оплату за договором.

4.9 Скасування закупівлі

4.9.1 Замовник може у будь-який момент до завершення тендеру скасувати закупівлю, опублікувавши в Системі причини такого скасування. В цьому випадку Майданчики повертають Учасникам оплату за подання пропозицій. 

4.10 Особливості Простого тендеру  

4.10.1 Період уточнень у Простому тендері встановлюється Замовником самостійно. Якщо очікувана вартість закупівлі становить менше 50,000 гривень, період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день. В іншому випадку період уточнень не може бути меншим за  3 робочі дні.  

4.10.2 Якщо очікувана вартість закупівлі становить менше 50,000 гривень, період подання пропозицій не може бути меншим ніж 1 робочий день. В іншому випадку період подання пропозицій не може бути меншим за  2 робочі дні. 

4.10.3 У випадку, якщо на закупівлю була подана лише одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на стадію визначення переможця.  

4.10.4 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається завершення аукціону.

4.11 Особливості Двоетапного тендеру 

4.11.1 Період уточнень розраховується системою автоматично, таким чином, аби завершитись за один день до завершення періоду подання пропозицій.   

4.11.2 Замовником встановлюється лише дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить п’ять днів.  

4.11.3 При подані пропозицій, Учасники Двоетапного тендеру мають зазначити, які документи є комерційною частиною пропозиції - вони розкриються Замовникові для розгляду тільки після прекваліфікації. Також Учасник Двоетапного тендеру може надати деяким документам ознаки конфіденційних - це зробить їх доступними тільки для Замовника.  

4.11.4 Якщо в момент редагування процедури до завершення періоду подання пропозицій залишається менше трьох днів, Замовник має продовжити його таким чином, аби від моменту внесення змін до завершення періоду подання пропозицій залишалося мінімум три дні.

4.11.5 Якщо на момент завершення періоду подання пропозицій їх подано мінімум дві, тендер перейде до етапу прекваліфікації. На цьому етапі розкриваються Замовникові тільки технічна та кваліфікаційна частини пропозиції, комерційна частина залишається прихованою та розкривається тільки після аукціону. Замовник розглядає пропозиції учасників та допускає їх до аукціону, або відхиляє ті пропозиції, що не підійшли за його вимогами. 

4.11.6  Закупівля вважається успішною тільки якщо подано мінімум дві пропозиції. До аукціону вона перейде також тільки якщо за результатами прекваліфікації Замовником буде допущено до нього мінімум дві пропозиції.   

4.11.7 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається момент початку прекваліфікації

5. Плата за використання Системи

5.1 Використання системи для Замовника є безкоштовним.

5.2 Плата з Учасника стягується в момент подання ним пропозиції на тендер.

5.3 Плата за подання пропозиції повертається Учаснику в наступних випадках:

6. Прикінцеві положення

6.1 Цей Регламент може бути змінений за рішенням Оператора в односторонньому прядку.  Рішення про зміну Регламенту публікуються на Центральному веб-порталі і сайтах Майданчиків не пізніше, ніж за 10 днів до вступу змін в силу.

6.2 Зміни (доповнення) до Регламенту, вступають в силу в строк визначений при такому розміщенні.