Version française : http://tiny.cc/guidemsteams

English version →  http://tiny.cc/msteamshowto 

Microsoft Teams @ uOttawa

Guide d’aide non officiel sur les fonctionnalités de rencontre

préparé par Florian Martin-Bariteau, professeur agrégé, Section de common law.

Microsoft Teams permet d’organiser des rencontres en ligne (y compris des cours) pouvant accueillir jusqu'à 300 personnes (y compris des personnes externes à uOttawa).

Les étudiant(e)s*, le personnel et les professeur(e)s de l'Université d'Ottawa ont toutes et tous accès gratuitement à Microsoft Teams dans le cadre de leur abonnement Office 365. (*même si les étudiant(e)s sont toujours sur Google Apps pour les courriels.)

Comment obtenir Microsoft Teams

Vous pouvez télécharger l'application Microsoft Teams  pour ordinateur de bureau, tablette ou appareils mobiles .

Alternativement, une version Web est également disponible via https://teams.microsoft.com 

Pour vous connecter, veuillez utiliser votre courriel et votre mot de passe uOttawa.

Comment démarrer une rencontre Teams

Vous n'avez PAS besoin de posséder une « Équipe » pour démarrer une réunion de groupe. Utilisez les options disponibles sous les onglets « Chat » ou « Calendrier » comme expliqué ci-dessous.

Rencontre instantanée en tête-à-tête

Dans Microsoft Teams,

1. allez dans «Conversation» dans le menu à gauche dans Teams
2. Recherchez le collègue, l’étudiant(e) ou le(la) camarade de classe que vous souhaitez contacter
3. Cliquez sur le bouton de la caméra «Appel vidéo» ou le bouton du téléphone « Appel audio »
4. Vous êtes connectés.

Pour ajouter jusqu'à 300 personnes à la conversation,

5. cliquez sur le bouton « Ajouter des participants » dans la barre d'options d'appel,
6. commencez à taper le nom de la personne que vous souhaitez inviter dans la zone sous “Ajouter” en haut à droite. Sélectionnez-les lorsqu'ils apparaissent dans la liste et ils recevront immédiatement un appel.

Réunion instantanée avec 1 à 300 personnes

Cette option n'est disponible que pour les comptes des employés. Cependant, les étudiant(e)s peuvent commencer une réunion individuelle et ajouter d'autres étudiant(e)s.

Dans Microsoft Teams,

1. allez dans «Calendrier» dans le menu à gauche dans Teams,
2. cliquez sur le bouton «Rejoindre maintenant» dans le coin supérieur droit,
3. donnez un titre à votre réunion, choisissez si vous souhaitez utiliser la vidéo et choisissez votre source audio préférée ,
4. cliquez sur « Joindre maintenant».

Votre réunion est en direct et vous pouvez maintenant inviter des personnes à vous rejoindre.

• Utilisateurs externes ou invitation de groupe: cliquez sur le bouton de lien « Copier les informations de participation ». Créez un e-mail et cliquez sur « Coller ». Un lien vers la réunion et une procédure d'adhésion seront ajoutés.

• Utilisateurs de l'Université d'Ottawa: commencez à taper le nom ou le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez inviter dans la case sous « Ajouter » en haut à droite. Sélectionnez-les lorsqu'ils apparaissent dans la liste et ils recevront immédiatement un appel.

Planifier une réunion avec 1 à 250 personnes

Cette option n'est disponible que pour les comptes des employés. Cependant, les étudiant(e)s peuvent commencer une réunion individuelle et ajouter d'autres étudiant(e)s.

Vous pouvez planifier une réunion avec une personne, votre classe ou votre équipe de recherche (jusqu'à 250 personnes, y compris des personnes externes) en envoyant une invitation de calendrier.

À partir de Microsoft Outlook:

1. Créez une invitation à une réunion comme d'habitude (par exemple avec tous vos étudiants), ou ouvrez une réunion existante
2. Cliquez sur le  bouton « Réunion Teams ». Une fois votre invitation envoyée, Outlook ajoute tous les détails permettant à vos invités de rejoindre la réunion.

À partir de Microsoft Teams:

1. allez dans «Calendrier» dans le menu à gauche dans Teams,
2. cliquez sur le bouton «Nouvelle réunion» dans le coin supérieur droit,
3. entrez les informations clés. Lorsque vous «enregistrez» votre réunion, Teams enverra une invitation de calendrier avec tous les détails pour que vos invités rejoignent la réunion.

Comment rejoindre une rencontre Teams

Il est possible de rejoindre une réunion Teams via un lien « Rejoindre » envoyé par e-mail ou par invitation  au calendrier (via l’application Teams ou la version Web), ou en appelant le numéro de téléphone Teams (lorsque disponible).

Des personnes externes peuvent également rejoindre une réunion Teams. Elles pourront se joindre via un lien sur leur navigateur,  via l'application si elles ont un compte Teams, ou par téléphone.

(Merci de noter que l’offre par téléphone est une option payante de Teams. Seules les personnes payant pour une telle licence peuvent offrir une rencontre avec un numéro de téléphone. Il n’a pas de frais pour les appelant(e)s, outre les éventuels frais d’appel locaux)

Pendant une rencontre Teams

Conversation

Tous les participants peuvent accéder à un panneau de conversation pour discuter pendant la réunion.

Pour ouvrir le panneau de conversation:

• Cliquez sur le bouton «Afficher la conversation» de la barre de contrôle de votre réunion.

Si vous avez plus de 5 personnes à la réunion, il est recommandé de demander aux personnes de « lever la main » pour avoir la parole. Vous pouvez leur demander d’écrire un message dans la conversation ou, s’ils ont les emojis d'activités, de  faire signe de la main lors de la conversation de la réunion:

• tapez «(vague)» dans la conversation, ou sélectionnez l'«emoji».

Mise en sourdine des participants

Invitez les participants à couper leur micro pendant la réunion.

L'hôte peut désactiver le son des participants:

1. cliquez sur le bouton « Afficher les participants » de la barre de contrôle de votre réunion,
2. cliquez sur:

1. "Tout mettre en sourdine" (ou "Tout"), ou
2. mettre en sourdine sur le nom du participant spécifique pour avoir la possibilité de mettre en sourdine / les réactiver.

Si un(e) participant(e) a été mis en sourdine, il recevra une notification l’en informant. La personne pourra réactiver le son si elle a besoin d'être entendue.

Sous-titrage

Ceci est une option en cours de développement et n'est disponible qu'en anglais.

Pour activer les sous-titres en direct pendant votre réunion:

1. cliquez sur le bouton «...» de la barre de contrôle de votre réunion,
2. cliquez sur «Activer les sous-titres en direct»

Pour désactiver les sous-titres en direct avant la fin de la réunion:

1. cliquez sur le «...» sur la barre de contrôle de votre réunion,
2. cliquez sur «Désactiver les sous-titres ».

Enregistrer une rencontre

Vous pouvez enregistrer une réunion pour capturer l'audio, la vidéo et le partage d'écran. Vous pourrez télécharger les enregistrements de la conversation.

Pour démarrer un enregistrement:

1. Cliquez sur le bouton «...» de la barre de contrôle de votre réunion,
2. Cliquez sur "Démarrer l'enregistrement"

Pour désactiver l'enregistrement avant la fin de la réunion:

3. Cliquez sur le bouton «...» de la barre de contrôle de votre réunion,
4. cliquez sur «Arrêter l'enregistrement».

Si vous avez un compte Microsoft Stream (licence A3 ou A6), vous pouvez lire et partager une réunion enregistrée. Il existe également des fonctionnalités de transcription, et vous pouvez modifier une transcription d'enregistrement après votre réunion.

Partager l'écran et d'autres contenus

Vous pouvez partager votre écran, certaines fenêtres, vos diapositives, etc. pendant la réunion. Veuillez consulter la page d’aide «Partager le contenu d'une réunion dans Teams pour plus de détails et regarder la vidéo: montrer votre écran pendant une réunion.

• Si d'autres participants ont besoin de partager du contenu (par exemple, des étudiants pour présenter leur travail), vous pouvez leur donner des droits temporaires pour le faire. Veuillez consulter la page d’aide «Rôles dans une réunion Teams» pour plus de détails.

Pour partager votre présentation PowerPoint:

1. Cliquez sur le bouton «Partager» de la barre de commandes de votre réunion.
2. Dans la section PowerPoint, sélectionnez une présentation disponible (récemment utilisée) ou cliquez sur Parcourir pour rechercher un autre fichier sur votre ordinateur.

Pour partager un écran ou une fenêtre:

1. Cliquez sur le bouton «Partager» de la barre de contrôle de votre réunion,
2. sélectionnez votre écran actuel, un autre écran ou une fenêtre spécifique.

Pour partager un PowerPoint ou un écran depuis un autre appareil, vous pouvez ajouter un «appareil compagnon»:

1. Ouvrez Teams avec le même compte sur un autre appareil (votre téléphone, votre tablette,…),
2. vous verrez un message en haut de votre écran mobile avec une option pour rejoindre la réunion en cours: appuyez sur «Rejoindre» pour ajouter votre appareil compagnon,
3. Cliquez sur «Partager» (ou «...», puis «Partager»),
4. Choisissez ce que vous souhaitez partager avec la réunion:

1. Partager Powerpoint

1. Sélectionnez votre fichier,
2. cliquez sur «Commencer à présenter»

2. Partager la photo

1. Sélectionnez votre fichier,
2. cliquez sur «Commencer à présenter»

3. Partager la vidéo

1. Cliquez sur «Commencer à présenter» sur l'écran suivant.

4. Écran de partage

1. Démarrez l'enregistrement,
2. passez à l'application que vous souhaitez utiliser.

Tableau blanc

Vous pouvez avoir un tableau blanc dans Microsoft Teams qui permet aux participants des réunions Teams de dessiner, d'esquisser et d'écrire ensemble sur une toile numérique partagée.

Pour ouvrir et partager un tableau blanc:

1. Cliquez sur le bouton «Partager» de la barre de contrôle de votre réunion.
2. Dans la section «Tableau blanc»,  sélectionnez «Tableau blanc Microsoft».

Notes de réunion

Vous pouvez également prendre des notes de réunion. Les notes de réunion sont un excellent endroit pour capturer et partager des notes avant, pendant et après une réunion d'équipe.

Pour prendre des notes de réunion:

1. Cliquez sur le bouton «...» de la barre de contrôle de votre réunion,
2. cliquez sur «Afficher les notes de réunion».
3. Si personne n'a commencé à prendre des notes, cliquez sur «Commencer à prendre des notes de réunion».

Confidentialité (arrière plan)

Vous pouvez flouter l'arrière-plan de votre appel vidéo. Votre image restera nette tandis que tout derrière vous sera subtilement caché.

Vous pouvez aussi ajouter un fond personnalisé pour totalement cacher ce qui vous entoure.

Comment utiliser Teams pour l’auto-enregistrement

Cette option n'est disponible que pour les comptes employés.

Dans Microsoft Teams,

1. allez dans «Calendrier» dans le menu gauche dans Teams,
2. cliquez sur le bouton «Rejoindre maintenant» dans le coin supérieur droit,
3. Donnez un titre à votre réunion (par exemple, le nom de la conférence), choisissez si vous souhaitez utiliser la vidéo, et sélectionnez votre source audio préférée,
4. cliquez sur "Joindre maintenant",

5. Si vous avez des diapositives: partagez votre présentation PowerPoint ou la fenêtre de votre navigateur affichant vos diapositives Google ou Prezi (voir ci-dessus).
6. Lorsque vous êtes prêt: démarrez l'enregistrement d'une réunion (voir ci-dessus).

Vous pourrez télécharger les enregistrements sur votre ordinateur. Vous pouvez ensuite les partager via OneDrive, YouTube, Vimeo, Google Drive.

Si vous avez un compte Microsoft Stream (licence A3 ou A6), vous pouvez jouer et partager une réunion enregistrée. Il existe également des fonctionnalités de transcription, et vous pouvez modifier une transcription d'enregistrement après votre réunion.

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