PROCESSO DE COMPRAS DO ALMOXARIFADO CENTRAL

Antes de comprar, é importante verificar…

Conforme o Guia Nacional de Contratações Sustentáveis (AGU, 2024), um bom planejamento de compras começa com a avaliação da real necessidade do que se pretende contratar, das formas possíveis de fazer essa contratação, dos riscos envolvidos e das ações que podem garantir que tudo aconteça como planejado.

Também é importante levar em conta os critérios de sustentabilidade relacionados ao item, verificando se ele está de acordo com o Plano de Logística Sustentável (PLS) do órgão, com o Plano Anual de Compras, e se pode causar algum impacto ambiental - e, nesse caso, quais medidas podem ser tomadas para reduzir esse impacto.

Por isso, é fundamental que cada setor avalie com atenção o que realmente precisa antes de fazer uma requisição, seja para itens do Almoxarifado Central ou para qualquer outro tipo de bem. Solicitar apenas o necessário ajuda a evitar desperdícios, reduz a demanda por novas compras e contribui diretamente para o uso mais eficiente dos recursos da universidade.

Como funciona o processo de compras no Almoxarifado Central?

Levantamento da necessidade

A identificação dos itens a serem licitados é feita a partir da análise do histórico de aquisições anteriores, com base nos processos de licitações realizados anteriormente.

Como parte destas etapas iniciais, tem-se o PGC: Planejamento e Gerenciamento de Contratações.

O PGC é uma ferramenta eletrônica que consolida as contratações planejadas para o próximo exercício fiscal, junto com estudos preliminares e gerenciamento de riscos.

Portanto, o planejamento que serve como base para as contratações feitas no ano corrente já foi elaborado no ano anterior, com exceção de requerimentos de materiais feitos de maneira emergencial ou por alguma outra justificativa plausível.

Para a inclusão de itens no PGC é necessário preencher os DOCUMENTOS DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA (DFD).

Um DFD é um documento obrigatório para iniciar qualquer processo de contratação pública no Brasil, conforme a Lei nº 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos), sendo o primeiro documento a ser inserido em um processo SEI de aquisição.

Ele detalha a necessidade de contratação, fundamentando o plano de contratações anual (PCA) e evidenciando a necessidade de aquisição de produtos ou serviços, indicando o objeto da contratação, a quantidade, a justificativa e outros detalhes relevantes.

Todas as compras efetuadas pelo Almoxarifado Central devem estar alinhadas com o PCA já elaborado, que corresponde ao planejamento geral da universidade feito anualmente, sendo um documento que consolida as demandas de um órgão ou entidade para o ano seguinte, detalhando as contratações de bens, serviços, obras e soluções de TI que serão realizadas ou prorrogadas.

Tanto o PGC, PCA e o DFD são registrados e gerenciados através do Portal de Compras do Governo Federal.

As licitações dos itens do Almoxarifado Central acontecem anualmente. Os itens são divididos em grupos:

• EXPEDIENTE
• GÊNEROS ALIMENTÍCIOS
• ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM
• COPA E COZINHA
• LIMPEZA E PRODUTOS DE HIGIENE

Após a análise dos itens que necessitam ser adquiridos, são verificadas suas principais características — como peso, tamanho, cor, unidade de medida e tipo de embalagem —, uma vez que tais especificações são fundamentais para a correta descrição dos itens a serem licitados.

Com base nessas características, realiza-se a pesquisa do código correspondente no Catálogo de Materiais (CATMAT), disponível no portal Compras.gov.br. Esse código padronizado é utilizado em todas as aquisições públicas, tanto em processos licitatórios quanto em contratações diretas.

Este CATMAT servirá para realizar a PESQUISA DE PREÇOS em uma etapa futura do processo licitatório.

A definição do quantitativo a ser adquirido leva em consideração o histórico de consumo dos itens e as demandas registradas pela unidade. Para isso, é calculada a média de consumo com base nos dados do sistema interno do Almoxarifado Central. São consideradas as médias mensais de consumo dos itens ao longo de, em média, dos 2 últimos anos. (Podendo ser alterado o número de anos dependendo do caso). Após a realização do levantamento de necessidade de aquisição e os quantitativos dos itens, poderá ser aberto um processo de solicitação de contratação na Plataforma SEI!

O processo então será instruído de acordo com o modelo da contratação, como: Pregão Eletrônico, Dispensa Direta e Dispensa Eletrônica.

No Almoxarifado Central, as aquisições costumam se dar por meio de PREGÃO ELETRÔNICO* - uma modalidade de licitação utilizada pela administração pública para aquisição de bens e serviços comuns, realizada de forma eletrônica por meio de sistemas como o Compras.gov.br. Sua principal característica é a disputa de lances, onde os fornecedores habilitados competem oferecendo os menores preços.

Estando o material cadastrado no PCA da UFJF do ano corrente, pode-se fazer a requisição no SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ACADÊMICA). Após autorização da mesma, é aberto na plataforma SEI! o processo tipo - Geral 01: Ofício. Nele, também será anexado o DFD mencionado anteriormente, junto com uma série de documentos que serão elaborados para servir de base para a licitação:

• O Estudo Técnico Preliminar (ETP): documento elaborado na fase inicial de uma contratação pública. Ele tem como objetivo demonstrar a necessidade da contratação, avaliar alternativas disponíveis e embasar a tomada de decisão da administração. Avalia-se os riscos da contratação, estimativa de custos, identificação da necessidade da administração pública, estudo de mercado, entre outros.

• O Termo de Referência: É o documento técnico que fundamenta a contratação de bens, serviços ou obras pela administração pública. Ele detalha tudo o que será contratado, servindo como base para o edital de licitação ou para contratações diretas.

• Análise crítica da Pesquisa de Preços: A análise crítica da pesquisa de preços é uma etapa essencial do planejamento da contratação pública, que consiste em avaliar a consistência, a adequação e a veracidade dos preços obtidos na pesquisa de mercado.

• Mapa de Gerenciamento de Riscos: é um instrumento utilizado para identificar, avaliar, classificar e tratar os riscos que podem impactar negativamente a contratação pública em qualquer uma de suas fases: planejamento, execução ou fiscalização do contrato.

• Certificação processual do Termo de Referência: Trata-se de uma etapa de controle interno e validação, que confere segurança jurídica e responsabilização dos agentes públicos envolvidos na elaboração e aprovação do TERMO DE REFERÊNCIA, conforme prevê a Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações). Garante que o TR esteja adequado e completo.

Com o processo devidamente instruído, ele pode ser encaminhado à COSUP (Coordenadoria de Suprimentos), o setor responsável pelas licitações da UFJF.

Enviada a documentação, essa será analisada e poderão ser solicitados ajustes e alterações. Estando a documentação adequada, será aberto novo processo SEI para a licitação.

Como já mencionado, para aquisição de materiais do Almoxarifado Central, tipicamente este processo será um PREGÃO ELETRÔNICO utilizando-se o Sistema de Registro de Preços (SRP).

É então preparado o Edital, com base no Termo de Referência e demais documentos;
Sendo definido os critérios de julgamento, prazo de validade da ata de registro de preços, quantitativos máximos e estimativas por órgão participante, etc.

Esse processo então seguirá para análise jurídica da Procuradoria Federal. Estando devidamente instruído e com o parecer positivo, o edital é publicado no Diário Oficial da União e no Compras.gov.br,  onde os interessados poderão enviar propostas e participar da disputa.

Sendo PREGÃO ELETRÔNICO, o pregoeiro conduz a sessão pública. Há a fase de lances, negociação e habilitação dos licitantes. Após adjudicação, a autoridade competente homologa o resultado e é assinada a Ata de Registro de Preços com os fornecedores vencedores.

A Ata não é um contrato, mas um compromisso para futuras contratações sob demanda, dentro do prazo de validade (até 12 meses).

Com esta ata vigente, é possível fazer pedidos dos materiais de acordo com o estoque e necessidades. Garantindo agilidade e economia em contratações recorrentes, além de flexibilidade para as aquisições, já que serão feitas sob demanda.

Agora trata-se de um processo interno - É gerado um novo processo SEI, de Fiscalização de contrato, para os PEDIDOS DE MATERIAL DE ESTOQUE, através do qual o Almoxarifado Central encaminhará para os setores financeiros da UFJF um documento chamado Solicitação de Demanda - SRP, utilizando-se da Ata de registro de preços mencionada anteriormente para elaboração dos pedidos. É feita também a requisição no SIGA.

A solicitação passa por análise da área de orçamento (Pró-Reitoria de Gestão e Finanças (PROGEFI)), que verifica a disponibilidade de dotação orçamentária.

Após aprovação, a requisição é enviada para empenho, sendo emitida Nota de Empenho para a empresa vencedora da ata.

A Nota de Empenho funciona como um documento que formaliza a reserva de recursos orçamentários para o pagamento de uma despesa.

Este empenho é enviado ao fornecedor, que agora terá um prazo para realizar a entrega da mercadoria.

Algumas vezes este prazo não é cumprido, tendo que ser acionada a Gerência de Pós-Compra, que trabalha em conjunto com a Gerência de Estoque no Almoxarifado Central. O setor de Pós-Compra trabalha para que, entre outras coisas, sejam buscadas soluções diretamente com os fornecedores para atrasos na entrega, troca de mercadoria, resolver pendências de itens faltantes, etc.

Sendo o material entregue, ele é conferido e estando de acordo, a Nota Fiscal é lançada no SIGA, onde seguirá para pagamento e o material estará disponibilizado para pedidos.

Como é o processo de requisição e entrega de mercadoria?  

Após o recebimento, conferência e a entrada dos itens adquiridos no estoque do Almoxarifado Central, as unidades podem solicitar materiais por meio de requisição registrada no SIGA. Após aprovação pelo gestor da Unidade, a requisição será analisada pela equipe da Gerência de Estoque, podendo os itens serem negados, liberados na quantidade solicitada ou liberados em quantidade menor. Essa análise é feita com base em sistema interno de registro de histórico de pedidos das diversas unidades acadêmicas e outros setores da UFJF.

Um item pode ser recusado ou liberado em menor quantidade devido à estoque baixo, por exemplo, para evitar que falte material para outras unidades, ou então por ser considerado um pedido muito acima do histórico da unidade - sendo necessário, nesse caso, que se apresente uma justificativa para aquela quantidade.

Após a análise da requisição no sistema, o documento é impresso e encaminhado para a separação dos materiais. A entrega dos itens ocorre conforme a rota de entregas programada para o dia.

Caso a unidade identifique um erro no pedido, é possível realizar a devolução dos itens. Para isso, a unidade deve entrar em contato com o Almoxarifado Central via e-mail, explicando a situação e solicitando formalmente a devolução. O estorno dos materiais é efetuado no próprio sistema SIGA, e os recursos correspondentes são retornados à conta da unidade requisitante. Observação: o estorno só poderá ser efetuado se a devolução ocorrer dentro do mesmo mês em que a requisição foi realizada.

Qualidade dos itens comprados  

As aquisições realizadas pelo Almoxarifado Central seguem os procedimentos da Lei nº 14.133/2021, sendo efetuadas, em sua maioria, por meio da modalidade de pregão eletrônico, que adota como critério principal o menor preço.

Para garantir que os itens adquiridos apresentem uma qualidade mínima aceitável, mesmo dentro do critério de menor preço, é fundamental uma descrição técnica precisa dos materiais. Para isso, utilizamos os códigos e especificações do CATMAT (Catálogo de Materiais do Compras.gov.br) e complementamos o Termo de Referência com o maior número possível de detalhes técnicos.

Essa prática assegura que a licitação resulte na aquisição de materiais adequados às necessidades da administração, aliando economicidade e qualidade.

Não podemos direcionar a aquisição para marcas específicas de um detergente específico, por exemplo, podemos no máximo colocar que seja de qualidade similar. Assim sendo, no pregão eletrônico, vence o fornecedor que apresentar a proposta com o menor preço para o item licitado. Entretanto, esse critério pode levar à contratação de produtos cuja qualidade seja inferior à desejada, como ocorre, por exemplo, no exemplo mencionado de detergente, em que muitas marcas podem não ter a qualidade esperada.

Essa situação se repete em diversos materiais adquiridos pelo Almoxarifado Central, representando um desafio na busca pelo equilíbrio entre preço competitivo e qualidade adequada.